Kurumsal Sesli Karşılama Mesajı Nasıl Oluşturulur (Örneklerle)

Bir işletme telefon numarasını aradığınızda, genellikle telefon rehberi ve sonraki adımlar boyunca size rehberlik eden otomatik bir sesli karşılama duyarsınız.

Mükemmel bir sesli mesaj karşılaması, küçük işletmenizin profesyonel görünmesini sağlar ve satışları artırmaya ve müşteri memnuniyetini yükseltmeye yardımcı olabilir.

Bu makalede, çevrimiçi mağazanız, işletmeniz veya blogunuz için nasıl bir sesli karşılama mesajı oluşturacağınızı göstereceğiz. Ayrıca şablon olarak kullanabileceğiniz en iyi sesli karşılama örneklerini de göstereceğiz.

İşletmeniz İçin Sesli Mesaj Karşılaması Neden Önemlidir?

Mobil cihazlarda yapılan yerel aramaların %88’inden fazlası bir telefon görüşmesiyle sonuçlanıyor. Bunun başlıca nedeni, Google yerel arama sonuçlarında görünen şık tıkla ve ara düğmeleridir.

Birçok küçük işletme için tüm çağrılara anında cevap vermek mümkün olmayabilir. Bazen müşteriler mesai saatlerinden sonra arayabilir ve o sırada meşgul olabilirsiniz veya personeliniz olmayabilir.

Sesli mesaj karşılama mesajınız burada devreye girer.

Birçok müşteri için bu, işletmenizle ilk temasları olacaktır. Bir iş sesli mesaj karşılaması ayarlamamak, bir müşteriyi rakibinize kaptırmanıza neden olabilir.

Öte yandan, sesli mesaj karşılamasını doğru yapmamanın da ciddi sonuçları olabilir. Müşteriler telefonu kapatabilir, takip etmeyebilir veya rakiplerinize ulaşabilir.

Bununla birlikte, çevrimiçi işletmeniz için arayanlar üzerinde olumlu bir izlenim bırakan profesyonel sesli mesaj karşılamalarını nasıl düzgün bir şekilde ayarlayacağınıza bir göz atalım.

Sesli Karşılama Mesajı Oluşturmanın En İyi Yolu

Normalde, küçük işletme sahipleri aramaları yönetmek için bir sabit hat veya cep telefonu numarası kullanır. İşi halledebilseler de, iş aramalarını düzgün bir şekilde yönetmenize veya etkili bir otomatik sesli mesaj karşılaması ayarlamanıza izin vermezler.

İş aramalarını yönetmenin en iyi yolu bir iş telefonu hizmeti kullanmaktır. Birçok küçük işletme, gizliliklerinden ödün vermeden iş aramalarını etkili bir şekilde yönetmelerine olanak tanıdığı için sanal bir iş telefonu numarası kullanır.

Sabit hat veya cep telefonu numarasının aksine, aramaları yönetmek için interneti kullanır. Bu teknoloji için resmi terim, iş VoIP telefon hizmeti (İnternet Protokolü Üzerinden Ses) olarak adlandırılır.

Bir iş telefonu hizmeti kullanmak size sabit hat ve cep telefonuna göre aşağıdaki avantajları sağlar:

• Çalışma saatlerinizi belirleyebilir ve günün saatine göre çalınacak farklı sesli karşılamalar kaydedebilirsiniz.
• Otomatik görevli ayarlayabilir, çağrıları yönlendirmek için dahili numaralar ekleyebilir, kullanıcıların sesli mesaj bırakmasına izin verebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.
• Bilgisayarınızda, tabletinizde, masa telefonunuzda ve hatta uygulamaları kullanarak cep telefonunuzda çalışır.
• Birden fazla kullanıcı, konumlarından bağımsız olarak aynı telefon numarasını kullanabilir.
• Bir teknisyen çağırmadan veya yeni ekipman satın almadan yeni çalışanlara kolayca erişim sağlayabilirsiniz.

Piyasadaki en iyi iş telefonu hizmet sağlayıcısı oldukları için Nextiva ‘yı kullanmanızı öneririz. Kullanımı kolay web tabanlı yönetici paneli ve telefonunuz için uygulamalar ile kapsamlı bir dizi özellik sunarlar.

WPBeginner ve diğer Awesome Motive mülklerinin çağrılarını yönetmek için işimizde Nextiva kullanıyoruz.

Alternatif bir çözüm istiyorsanız RingCentral veya Ooma‘ya göz atabilirsiniz. Her ikisi de harika iş telefonu hizmetleridir ve sesli karşılamaları, otomatik katılımcıları, sesli mesajları, çağrı transkriptlerini ve daha fazlasını yönetmek için birçok araç içeren inanılmaz derecede zengin özelliklere sahip bir platform sunarlar.

Bir iş telefonu hizmeti kurduktan sonra, takip etmesi kolay ayarlarını kullanarak sesli karşılamaları ayarlayabilirsiniz.

İşletmeler için Sesli Karşılama Örnekleri

En etkili sesli karşılama mesajlarını oluşturmak için uymanız gereken bazı temel kurallar vardır:

• ‘Aramanız bizim için önemli’ gibi klişelerden kaçının. Bunlar aşırı kullanılıyor ve artık samimi gelmiyor.
• Sesli mesaj kaydınızın kulağa samimi ve kişisel geldiğinden emin olun.
• Bir senaryodan okuyormuş gibi görünmemeye çalışın.
• Yapabiliyorsanız, sesli karşılama mesajlarını kaydetmenize yardımcı olması için bir ses sanatçısı kiralayın. Fiverr‘da bile birini bulabilirsiniz.
• Sesli mesajınızda işletmenizin adı, çalışma saatleri ve iletişim bilgileri gibi önemli bilgilerin yer aldığından emin olun.

İşte işletmeniz için kullanabileceğiniz bazı ticari sesli karşılama senaryoları.

Mesai Dışı Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri

Bu sesli karşılama mesajı, müşteriler sizi mesai saatlerinden sonra veya hafta sonları aradığında çalınacaktır. Bu sesli karşılama mesajının kullanıcıları çalışma saatleri ve müşteri hizmetlerine veya mağaza konumuna ulaşmanın alternatif yolları hakkında bilgilendirdiğinden emin olun.

“Merhaba, [işletme adı]’na ulaştınız. Pazartesi’den Cuma’ya [sabah 9] ile [akşam 6] [PST] saatleri arasında telefonla hizmetinizdeyiz. Bize mesaj bırakmak için web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formunu da kullanabilirsiniz; size e-posta yoluyla geri döneceğiz. Sizi geri aramamızı isterseniz, lütfen adınızı ve numaranızı kısa bir mesajla birlikte bırakın; ekibimiz en kısa sürede size geri dönecektir.”

“Merhaba, [işletme adı]’na ulaştınız. Şu anda çağrınıza cevap veremiyoruz. Çalışma saatlerimiz Pazartesi’den Cuma’ya [çalışma saatleri] şeklindedir. Mağaza konumu] adresindeki mağazamız hafta sonları müşterilerimiz için açık kalmaktadır. Bizimle web sitemizdeki [www.example.com] canlı sohbet aracılığıyla da iletişime geçebilirsiniz [haftanın 7 günü 24 saat]. Bu acil bir durum değilse ve sizi geri aramamızı istiyorsanız, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın.”

Gördüğünüz gibi, her iki sesli karşılama şablonu da önemli bilgiler veriyor ve müşterilere canlı sohbet veya iletişim formu aracılığıyla iletişim kurmanın alternatif yollarını sunuyor.

Tatil Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri

Bu karşılama mesajları tatillerde kaydedilebilir.

“Merhaba, [işletme adı]’na ulaştınız. Ekibimiz şu anda tatillerini arkadaşları ve aileleriyle geçirmek için ofis dışında. İşe [gün ve saat] tarihinde döneceğiz. Lütfen bize adınızı ve numaranızı bırakın, size en kısa sürede geri döneceğiz. [İyi tatiller (veya o tatil için uygun tebrik)]”.

“Mutlu tatiller! İşletme adı]’ndaki ekibimiz [tarih]’e kadar yok. Mevcut bir müşterimiz iseniz, web sitemizde hala bir destek bileti açabilirsiniz, önümüzdeki 24 saat içinde size geri dönmeye çalışacağız. Bizimle canlı sohbet veya web sitemizdeki [www.example.com] iletişim formu aracılığıyla da iletişime geçebilirsiniz. Acil değilse, bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz. Aramanıza mümkün olan en kısa sürede geri döneceğiz.”

“Merhaba, [şirket adı]’na ulaştınız. (Tatil adı) nedeniyle kapalıyız ve [tarih ve saat] tarihinde işe geri döneceğiz. Acil bir yanıta ihtiyacınız varsa, bize (e-posta_adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz ve tüm e-postaları 24 saat içinde yanıtlamaya çalışacağız. Ayrıca bize bir mesaj bırakabilirsiniz ve tatilden sonra size geri döneceğiz (Mutlu Yıllar / Tatil)”.

Gördüğünüz gibi, bu profesyonel sesli karşılama mesajları müşterilere mümkün olduğunca fazla bilgi sağlıyor. Bu karşılamalar ayrıca müşterilerin tatillerde alternatif iletişim yöntemlerini kullanarak nasıl daha hızlı yanıt alabileceklerini bilmelerini sağlar.

Dışarıda / Meşgul Sesli Mesaj Karşılama Örnekleri

Meşgulseniz, uzaktaysanız veya personeliniz yetersizse ve müşteri çağrılarını hemen yanıtlayamıyorsanız, bu karşılama mesajlarını örnek olarak kullanabilirsiniz.

“Merhaba, [işletme adı]’na ulaştınız. Şu anda çağrınıza cevap veremiyoruz, ancak sizi en kısa sürede geri aramak isteriz. Lütfen bip sesinden sonra bize adınızı ve numaranızı bırakın.”

“Merhaba, şu anda telefona bakamıyoruz. Çok acil değilse, bize (e-posta adresi) adresinden e-posta gönderebilirsiniz. Aksi takdirde, lütfen bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakın, sizi hemen geri arayacağız.”

Çağrıları yanıtlayan tek kişi sizseniz, bunu kişisel bir sesli mesaj karşılaması haline getirebilirsiniz.

“Merhaba, (Adınız)’a ulaştınız. Şu anda telefona cevap veremiyorum. Bana (e-posta adresi) adresine bir e-posta gönderebilir veya bip sesinden sonra adınızı ve numaranızı bırakabilirsiniz, sizi en kısa sürede arayacağım.”

Sesli Mesajlarınızı Test Edin ve İyileştirin

Profesyonel bir telefon hizmeti kullanmak için bir başka harika neden de tüm aramalarınızı takip edebilmeniz ve bunlarla ilgili ayrıntılı raporları görüntüleyebilmenizdir. Örneğin Nextiva’nın çağrı analiz sayfası bu şekilde görünüyor.

Her bir sesli karşılama mesajını kaç kullanıcının duyduğunu ve nasıl yanıt verdiklerini izlemeniz gerekecektir. Mesaj bırakan müşteri sayısı daha yüksek olan sesli karşılamalar verimli çalışıyor demektir.

Tamamen duyulmayan sesli mesajlar bile bir başarısızlıktır.

Mükemmel dengeyi bulmak için farklı sesli mesaj karşılama mesajlarını denemenizi öneririz. Sesli mesaj karşılama mesajınızı periyodik olarak güncellemek, varlığından bile haberdar olmadığınız iletişim boşluklarını doldurmanıza da yardımcı olabilir.

Sesli Mesajlarınızı Takip Edin

Artık dengeli, bilgilendirici ve arkadaşça bir sesli karşılama mesajı oluşturduğunuza göre, bir sonraki adım daha da önemlidir.

Bir müşteri size sesli mesaj bıraktıktan sonra ne olur?

Profesyonel bir iş telefonu sistemi kullanıyorsanız, bu mesajları kolayca takip edebilir ve yanıtlayabilirsiniz.

Sizin ve personelinizin hızlı bir takip için eşit derecede iyi hazırlandığınızdan emin olun. Hızlı bir geri arama, iş ilişkilerini güçlendirmede ve satışları kapatmada uzun bir yol kat eder.

İş İletişimi Hakkında Uzman Kılavuzları

Artık mükemmel sesli karşılama mesajını nasıl oluşturacağınızı bildiğinize göre, iş iletişimiyle ilgili diğer bazı kılavuzları görmek isteyebilirsiniz:

• Küçük İşletmeler için En İyi İş Telefonu Hizmetleri
• En İyi Sanal İş Telefon Numarası Uygulamaları (Ücretsiz Seçeneklerle)
• Yeni Başlayanlar İçin Rehber: VoIP Nedir ve Nasıl Çalışır? (Açıklamalı)
• Web Siteniz İçin Otomatik Görevli Telefon Sistemi Nasıl Kurulur?
• WordPress için En İyi Sesli Mesaj Eklentileri
• Küçük İşletmeler için En İyi Otomatik Çevirici Yazılımı (Karşılaştırıldı)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Hangisi Daha İyi? (Karşılaştırıldı)
• Küçük İşletmeler için En İyi Ekip İletişim Araçları
• Küçük İşletmeler için En İyi Çevrimiçi Faks Hizmetleri
• Google Meet vs Zoom: İşletmeniz için Hangisi Daha İyi?

Bu makalenin çevrimiçi işletmeniz için sesli karşılama mesajlarını nasıl ayarlayacağınızı öğrenmenize yardımcı olacağını umuyoruz. Ayrıca, ücretsiz bir işletme e-posta adresinin nasıl oluşturulacağına ilişkin kılavuzumuzu ve küçük işletmeler için en iyi e-posta pazarlama hizmetleri için uzman seçimlerimizi görmek isteyebilirsiniz.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.