Ekip E-postalarını Yönetmeye Yardımcı Olacak En İyi 10 Paylaşılan Gelen Kutusu Aracı (Uzman Seçimi)

WPBeginner’da, farklı projeler ve web sitelerinde çok sayıda müşteri ve ekip e-postası yönetiyoruz. Bu süreçte, kendimiz ve genel olarak küçük işletmeler için en iyisini bulmak amacıyla birçok paylaşılan gelen kutusu aracı denedik.

Ekibinizin iletişimini takip etmek gerçek bir baş ağrısı olabilir. Piyasada çok sayıda paylaşılan gelen kutusu aracı varken, doğru olanı seçmek bunaltıcı gelebilir.

Bu nedenle tüm popüler paylaşımlı gelen kutusu araçlarını test etmek için zaman ayırdık ve fiyatlandırma, kullanım kolaylığı ve temel özellikler gibi faktörlere dikkat ettik.

Bu makalede, ekip ve müşteri e-postalarınızı kolayca yönetmeniz için en iyi paylaşılan gelen kutusu araçlarını göstereceğiz.

En İyi Paylaşılan Gelen Kutusu Araçları: En İyi Seçtiklerimiz

Paylaşılan Gelen Kutusu Yazılımını Nasıl Test Ettik ve İnceledik

Ekip e-postalarından bunalmış mı hissediyorsunuz? Paylaşılan gelen kutusu yazılımı sizin çözümünüz olabilir. Gelen tüm e-postalarınızı verimli bir şekilde yönetmek için ekibinizin birlikte çalışabileceği merkezi bir konum gibidir.

Sizin için en iyi paylaşımlı gelen kutusu çözümlerini bulmak için, işletme sahipleri için en önemli olan şeylere odaklandık. Süslü ekstraların ötesine baktık ve ihtiyacınız olan temel özelliklere odaklandık.

Örneğin, otomasyon oyunun kurallarını değiştiriyor. Auditoria.AI CEO’su yapay zeka uzmanı Rohit Gupta şöyle açıklıyor:

Otomatik iş akışları sayesinde e-postalar, önceden tanımlanmış kurallara ve kriterlere göre uygun ekip üyelerine veya departmanlara yönlendirilir. Bu yenilik süreci kolaylaştırır ve mesajların paylaşılan gelen kutularında kaybolma veya gözden kaçma olasılığını azaltır.

Rohit Gupta, Auditoria.AI CEO’su

Bu araçlardan bazılarını farklı projeler için kendimiz de kullanıyoruz, bu nedenle iyi çalıştıklarını biliyoruz. Diğerleri, sunduklarından emin olmak için kapsamlı bir şekilde test ettiğimiz popüler seçeneklerdir. Kendimizin kullanmayacağı bir aracı tavsiye etmeyiz.

Son olarak, bu paylaşılan gelen kutusu çözümlerinin gerçek dünya senaryolarında ne kadar etkili, güvenilir ve kullanıcı dostu olduğunu anlamak için kullanıcı incelemelerini ve referanslarını taradık.

1. İzciye Yardım Et

Ortak bir gelen kutusu kullanmak isteyen küçük işletmeler için Help Scout en iyi paylaşılan gelen kutusu yazılımı olarak öne çıkıyor. Kurulumu kolay, kullanıcı dostu ve paranızın karşılığını mükemmel bir şekilde veriyor.

Help Scout ile e-postalar üzerinde birlikte çalışmak çok kolay. Görüşmeleri belirli ekip üyelerine atayabilir, ekibinizin görmesi için özel notlar bırakabilir ve hatta mükerrer çalışmayı önlemek için destek talebi üzerinde zaten başka birinin çalışıp çalışmadığını kontrol edebilirsiniz.

Help Scout’un güçlü yönlerinden biri de konuşmaları klasörler ve ekipler halinde organize edebilmesidir. Bu özelliği, pazarlama ve müşteri desteği gibi projelerimizdeki farklı işlevler için ayrı posta kutuları oluşturmak için kullandık.

Help Scout ayrıca faturalama veya satış gibi diğer departmanlardan kullanıcıları ‘hafif kullanıcı’ olarak dahil etmenize de olanak tanır. İlgili sorunlardan haberdar olmaları ve müşterilerin doğru kişilerden yardım alabilmeleri için onları görüşmelere ekleyebilirsiniz.

Bir bilgi tabanınız varsa, müşterilerinize yararlı içerikler göndermek için doğrudan gelen kutunuzdan kolayca bakabilirsiniz. Bu şekilde sekmeleri değiştirmek zorunda kalmazsınız.

Help Scout’un Artıları:

• Geliştirilmiş iş akışı: Konuşmaları geçici olarak bir kenara ayırmak ve belirlenen bir tarih ve saatte gelen kutunuzun en üstüne geri getirmek için Ertele özelliğini kullanın.
• Çarpışma algılama: Ekip arkadaşlarının aynı e-postayı aynı anda yanıtlamasını önleyin.
• Dahili notlar: Ekip üyelerinin müşteri etkileşimlerini e-postalar içinde özel olarak tartışmasına izin verin.
• Müşteri bağlamı: Müşterinizin tüm geçmiş etkileşimlerini ve bilgilerini kullanışlı bir kenar çubuğunda görün. Hatta gerektiğinde bu bilgileri güncelleyebilirsiniz.
• Derinlemesine raporlama ve analiz: İlk e-posta yanıt süreleri ve ortalama çözüm süreleri dahil olmak üzere ekibinizin performansı hakkında değerli bilgiler sağlar.
• Çok kanallı iletişim: Help Scout e-postanın ötesine geçerek canlı sohbet, sosyal medya ve SMS iletişimi (üçüncü taraf entegrasyonları aracılığıyla) için entegrasyonlar sunar.

Help Scout’un Eksileri:

• Sınırlı AI özellikleri: Gelişmiş AI işlevleri yalnızca daha yüksek katmanlı planlarda mevcuttur.
• Ölçeklenebilirlik sorunları: Deneyimlerimize dayanarak, büyük işletmeler Help Scout ile bazı hatalar ve sınırlamalar yaşayabilir.

Fiyatlandırma: Help Scout’un fiyatlandırması sınırsız kullanıcı için (50 kişi sınırıyla) aylık 0$’dan başlar ve 100 kişi için aylık 75$’a kadar çıkar. Kredi kartı gerektirmeyen ücretsiz bir deneme mevcuttur, böylece taahhütte bulunmadan önce deneyebilirsiniz. Daha yüksek planlar daha fazla kişi, ekstra paylaşılan gelen kutusu hesapları, HIPAA uyumluluğu ve özel bir hesap yöneticisi sunar.

Neden Help Scout ‘useçtik: Help Scout’un uygun fiyatı, kullanım kolaylığı ve güçlü işbirliği özellikleri, müşteri iletişimini geliştirmek, ekip iş akışlarını düzene koymak ve nihayetinde müşteri memnuniyetini artırmak isteyen küçük işletmeler için mükemmel bir seçimdir.

2. Kahraman Gelen Kutusu

WordPress web sitesi mi işletiyorsunuz? O zaman Heroic Inbox sizin için en iyi paylaşılan gelen kutusu çözümüdür. Bu yardım masası eklentisi WordPress sitenizi e-posta hesabınıza sorunsuz bir şekilde bağlar. Bu şekilde, müşteri destek gelen kutunuzu doğrudan WordPress yönetici alanınızdan yönetebilirsiniz.

Gmail (Google Workspace) ve Outlook gibi popüler e-posta istemcileriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur.

Kabul etmek gerekir ki Heroic Inbox’ı kurmak diğer bazı seçenekler kadar kolay olmayabilir. Bununla birlikte, pek çok eklenti bu düzeyde WordPress entegrasyonu sunmaz, bu da onu merkezi bir platformu tercih eden web sitesi sahipleri için uygun bir seçim haline getirir.

Heroic Inbox ile Gmail’i nasıl kuracağınızı öğrenmek için WordPress’te paylaşılan bir Gmail gelen kutusu kurma hakkındaki makalemizi okuyabilirsiniz.

Bir diğer avantaj ise WooCommerce entegrasyonudur. Müşterilerle etkileşim kurarken, Heroic Gelen Kutusu arayüzünde geçmiş satın alımlarını görüntüleyebilirsiniz. Bu, soruları çözmek ve kişiselleştirilmiş destek sunmak için değerli bir bağlam sağlar.

Ayrıca, Heroic Inbox çeviriye hazır olduğundan uluslararası müşterilere hizmet veren işletmeler için mükemmel bir seçenektir.

Heroic Inbox’ın Artıları:

• Sınırsız bilet ve kullanıcı: İstediğiniz sayıda müşteri sorgusunu ve destek ekibi üyesini kısıtlama olmadan yönetin.
• Bilet geçmişi: İhtiyaçlarını anlamak ve tekrar eden sorunları izlemek için her müşterinin geçmiş mesaj geçmişini inceleyin. Bu, takip iletişimi için de yararlı olabilir.
• Organizasyon için e-posta etiketleri: Verimli yönetim için destek taleplerinizi kategorilere ayırmak ve düzenlemek üzere özel etiketler oluşturun.
• Taslak yanıtlar: Müşterilere göndermeden önce inceleme ve onay için taslak yanıtlar oluşturarak ekip çalışmasını geliştirin.
• Dosya ekleri: Net iletişim için müşterilerin destek taleplerine dosya eklemelerine ve ekleri doğrudan WordPress içinden indirmelerine izin verin.

Heroic Inbox’ın Eksileri:

• Giriş planında sınırlı özellikler: Heroic Inbox’ın temel planı, diğer çözümlerin giriş planlarında yaygın olarak bulunan özelliklerden yoksundur (çarpışma algılama, dahili tartışmalar ve kaydedilmiş e-posta şablonları gibi).

Fiyatlandırma: Heroic Inbox yıllık 199,50 dolardan başlıyor ve 499,50 dolara kadar çıkıyor. Bazı rakiplerinin aksine, kullanıcı başına fiyatlandırma olmadan sabit bir ücret sunar, bu da uygun maliyetli olabilir. Daha yüksek planlar premium destek seçenekleriyle birlikte gelir.

En iyi değer için, Heroic Inbox ve güçlü bir bilgi tabanı eklentisi olan Heroic KB‘yi içeren Heroic Bundle‘ı almanızı öneririz. Fiyat yıllık 299,50 dolar ile 849,50 dolar arasında değişiyor.

Neden Heroic Inbox’ı seçtik? Eklentinin WordPress ile sorunsuz entegrasyonu, sınırsız bilet ve kullanıcı ve WooCommerce uyumluluğu, onu WordPress ile çalışan işletmeler için cazip bir seçenek haline getiriyor.

Daha fazla bilgi edinmek isterseniz HeroThemes incelememize göz atabilirsiniz.

3. HubSpot

Potansiyel müşterileri çekmekten mevcut müşterileri beslemeye ve sürekli destek sağlamaya kadar farklı aşamalardaki müşteri etkileşimlerini yönetiyor musunuz? Eğer öyleyse, HubSpot sizin için mükemmel bir paylaşımlı gelen kutusu çözümü olabilir.

HubSpot iyi bilinen bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracıdır. Ekip e-postası özelliği Pazarlama, Satış ve Hizmet Merkezi platformlarında mevcuttur.

Paylaşılan bir gelen kutusunun yanı sıra, e-posta yanıtı izleme, e-posta performansı raporları ve özelleştirilebilir gelen kutusu görünümleri gibi özelliklere de sahip olacaksınız. Bu araçlar, e-posta iletişiminiz hakkında değerli bilgiler edinmenize ve ekibinizin iş akışını optimize etmenize yardımcı olur.

HubSpot’un her biri 5.000’e varan çok sayıdaki e-posta şablonu ve konserve parçacığı bizi etkiledi. Bu, ortak mesajlar için önceden yazılmış içeriği yeniden kullanarak zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

HubSpot’un Artıları:

• Güçlü CRM: Müşteri desteği, satış erişimi ve pazarlama kampanyalarını tek bir platformdan yönetin.
• Ölçeklenebilir e-posta şablonlama: Verimli iletişim için 5.000 adede kadar hazır parçacık ve e-posta şablonu oluşturun.
• E-posta performansı içgörüleri: Geliştirilecek alanları belirlemek için e-posta sağlığı hakkında değerli veriler elde edin.
• Otomatik iş akışları: Görüşmeleri otomatik olarak yönlendirmenin yanı sıra, pazarlama veya satış için otomatik e-posta yanıtları için tetikleyiciler de ayarlayabilirsiniz.
• Bağlı gelen kutusu otomasyonu: HubSpot’a bağlandığında, platform kişilerinizi otomatik olarak yakalamak, yönetmek ve e-posta içeriğine göre eylemler önermek için yapay zeka kullanacaktır.

HubSpot’un Eksileri:

• Sınırlı SLA yönetimi: Diğer çözümlere benzer şekilde, SLA (hizmet seviyesi anlaşması) yönetimi yalnızca daha yüksek katmanlı planlarda mevcuttur. Ancak, HubSpot ile aylık 15 $/kullanıcı planından çok daha pahalı olan aylık 1.080 $ planına yükseltmeniz gerekecektir.

Fiyatlandırma: HubSpot sınırlı özelliklere sahip ücretsiz bir plan sunar. Ücretli Müşteri Platformu planları kullanıcı başına aylık 15$ ile aylık 4.000$ arasında değişmektedir. Bu planlar Pazarlama, Satış, Hizmet, İçerik, Operasyon ve Ticaret Merkezlerine erişimi içerir.

Teknik olarak ekip gelen kutusu işlevselliği için yalnızca Pazarlama, Satış ve Hizmet Merkezlerini içerecek şekilde özel bir plan oluşturabilseniz de, fiyatın önceden paketlenmiş planlardan daha yüksek olduğunu gördük.

Neden HubSpot’u seçtik: CRM araçları, kapsamlı e-posta işlevleri, otomasyon yetenekleri ve yapay zeka destekli özellikleri, tüm müşteri etkileşimlerini tek bir merkezi platformda yönetmek isteyen işletmeler için güçlü bir rakip olmasını sağlıyor.

HubSpot incelememizin tamamında bu konuda daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

4. Yardım Masası

HelpDesk, tüm destek e-postalarınızı tek bir yerden yönetmek için güçlü bir sisteme sahip bir müşteri hizmetleri platformudur.

Şöyle çalışır: bir müşteriden gelen her e-posta bir bilet haline gelir. Daha sonra bu destek taleplerini kolayca önemli veya çok acil değil olarak işaretleyebilir, işleri düzenli tutmak için etiketler ekleyebilir ve görüşmede döngüde olması gereken belirli ekip üyelerine veya takipçilere atayabilirsiniz.

Sık sorulan soruları yanıtlarken zaman kazanmanızı sağlamak için HelpDesk kendi özelleştirilebilir e-posta şablonlarınızı oluşturmanıza olanak tanır. Bu hazır yanıtları oluşturmayı kolaylaştırmak için görsel bir oluşturucu bile var.

HelpDesk’i iş ihtiyaçlarınıza göre uyarlamak istiyorsanız, destek taleplerinize özel alanlar ekleyebilirsiniz. Örneğin, ‘Sipariş Numarası’ için bir alan oluşturabilirsiniz, böylece ekibiniz e-postalar arasında arama yapmak zorunda kalmadan ilgili müşteri satın alma ayrıntılarını kolayca bulabilir.

HelpDesk’in Artıları:

• Müşteri destek ekipleri için mükemmel: Öncelikleri işaretleme, müşteri görüşmesi etiketleme, ekip arkadaşları atama ve destek taleplerine takipçi ekleme gibi özellikler ekibinizin birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
• Ekip çalışması özellikleri: Yardımcı olabilecek diğer ekip üyelerini dahil etmek için özel notlar veya bahsedenler ekleyin ve herkesin ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olmasını sağlayın.
• Tekrarlayan görevler için otomasyon: Destek taleplerini ele alma şeklinizi hızlandırmak için otomatik atama yönlendirmesi ve iş akışları ayarlayın.
• Performans analizleri: Günün hangi saatlerinde en çok e-posta aldığınız, sorunları çözmenin ne kadar sürdüğü ve ekibinizin müşterilere ne kadar hızlı yanıt verdiği gibi ölçümleri gösteren gerçek zamanlı raporlar alın.
• Ekip yanıt e-posta adresleri: sales@business.com veya marketing@business.com gibi giden mesajlar için profesyonel görünümlü iş e-postası takma adları oluşturun.

HelpDesk’in Eksileri:

• Herkese uyan tek bir fiyatlandırma: HelpDesk’in yalnızca bir standart planı vardır. Dahil olandan daha fazla kullanıcıya ihtiyacınız varsa, küçük işletmeler için pahalı olabilecek özel bir fiyat teklifi almanız gerekir.

Fiyatlandırma: HelpDesk aylık kullanıcı başına 29 dolardan başlıyor. Ayrıca LiveChat ve ChatBot ile aynı şirket tarafından yönetilir, böylece e-posta iletişiminin ötesine geçmek için canlı sohbet ve sohbet botları ekleyebilirsiniz.

Neden HelpDesk’i seçtik? HelpDesk’i kullanıcı dostu biletleme sistemi ve müşteri hizmetleri ekipleri için özel olarak tasarlanmış özellikleri nedeniyle seçtik. Ekip çalışmasına, otomasyona ve yararlı raporlara odaklanan HelpDesk, müşteri deneyimini artırmanıza yardımcı olabilir.

5. Gmelius

Gmelius, Gmail’e özel bir paylaşımlı gelen kutusu çözümüdür. Kurulum sırasında odağınızı seçebilirsiniz: Gelen e-postaları otomasyonla düzene sokmak için ‘Gelen Kutusu Odağı’ veya giden e-posta çabalarınızı artırmak için ‘Sosyal Yardım Odağı’.

Gmelius’u mevcut Gmail hesabınıza bağlayabilir, bir Google Grup e-postasını ortak bir gelen kutusuna dönüştürebilir ve hatta bir e-posta takma adı bağlayabilirsiniz. Arayüzün kendisi Gmail’e çok benziyor, bu da onu Google’ın e-posta platformuna aşina olan kişiler için mükemmel hale getiriyor.

Gmelius’un gerçek gücü özelleştirme seçeneklerinde yatmaktadır. Atanmış ekip üyelerine, e-posta etiketlerine veya diğer kriterlere göre özel görünümler oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, otomasyon kuralları ve şablonları iş akışınızı optimize etmenize yardımcı olur. Örneğin, ekibinizin e-posta yönetimini kolaylaştırmak için otomatik yanıtlar ayarlayabilir, içeriğe göre e-postalar atayabilir ve hatta ihlal edilen SLA’lar için bildirimler alabilirsiniz.

Gmelius’un artıları:

• Tanıdık arayüz: Gmelius, Gmail’in bir uzantısı gibi hissettirerek mevcut Gmail kullanıcıları için öğrenmeyi ve kullanmayı kolaylaştırır.
• Güçlü gelen kutusu özellikleri: E-posta atama, e-postaları duruma göre taşıma, anahtar kelimelere göre etiketleme, otomatik yanıtları ayarlama ve SLA ihlal uyarılarını alma gibi çeşitli gelen kutusu görevlerini otomatikleştirin.
• Kapsamlı şablon kütüphanesi: Zamandan tasarruf etmek ve tutarlı mesajlar oluşturmak için departmana göre (borç hesapları ve müşteri hizmetleri gibi) kategorize edilmiş önceden oluşturulmuş e-posta şablonlarından oluşan geniş bir kitaplığa erişin.
• Google Meet ve Zoom entegrasyonu: Bu, müşterilerle veya ekip üyeleriyle doğrudan e-posta dizilerinden takip video görüşmeleri planlamak gibi durumlar için yararlı olabilir.

Gmelius’un eksileri:

• Sınırlı entegrasyonlar: Bu listedeki diğer seçeneklerle karşılaştırıldığında, Gmelius daha az sayıda üçüncü taraf entegrasyonu sunar.

Fiyatlandırma: Gmelius aylık kullanıcı başına 10$’dan başlar ve aylık kullanıcı başına 36$’a kadar ölçeklenir. Ücretsiz 7 günlük deneme sürümü mevcuttur. Daha yüksek bir plana yükseltme, 12 aylık raporlama penceresi, sınırsız görev ve kişi ve çalışma saatlerini ayarlama gibi avantajların kilidini açar.

Neden Gmelius’u seçtik? Gmail benzeri tanıdık arayüzü Gmelius’un kullanımını kolaylaştırıyor. Ayrıca, kapsamlı otomasyon özellikleri ve işbirliği araçları iş yükünüzü daha fazla yönetmenize yardımcı olabilir.

6. Freshdesk

Tıpkı HelpDesk gibi Freshdesk de e-posta, telefon web sitesi sohbeti ve daha fazlasından gelen mesajları ekibinizin yönetmesi için destek taleplerine dönüştürür.

Yeni bir bilet gelir gelmez, Freshdesk’in Bilet Gönderimi, kurallarınıza göre otomatik olarak en uygun ekip üyesine gönderebilir. Bu, müşterilerinizin doğru kişiden hızlı bir şekilde yardım almasını sağlar.

Daha üst düzey bir plan alırsanız, ekibinize daha fazla yardımcı olmak için Freddy AI asistanını kullanabilirsiniz. Müşteri mesajlarını özetleyebilir, kulağa daha iyi gelmesi için bir şeyleri nasıl yeniden ifade edeceğinizi önerebilir ve hatta konuşmalarınızdaki eğilimleri analiz etmenize yardımcı olabilir.

Freshdesk’in Artıları:

• Kullanıcı dostu istatistik panosu: Müşteri yanıtı bekleyenler, ekibiniz için beklemede olanlar ve halihazırda çözülmüş olanlar da dahil olmak üzere devam eden tüm görüşmelerinizi bir bakışta görün.
• Düzenli gelen kutusu: Destek taleplerinizi düzenli tutmak ve ekibinizin kolayca bulmasını sağlamak için özel alanlar, durumlar ve görünümler oluşturun.
• Otomatik yükseltmeler: Bir destek talebinin önceliğini otomatik olarak yükseltmek için kurallar oluşturun. Örneğin, bir müşteri bir ödeme sorunuyla ilgili yanıt vermediyse, destek talebini durumu daha iyi idare edebilecek başka bir kişiye yönlendirebilirsiniz.
• Günlük geçişler: Freshdesk, satış etkinlikleri gibi durumlar için mükemmel olan tam erişimli, ancak yalnızca o gün için yeni geçici temsilcileri hızlı bir şekilde eklemenize olanak tanır.

Freshdesk’in Eksileri:

• Performans sorunları: Deneyimlerimize ve kullanıcı yorumlarına dayanarak, Freshdesk zaman zaman biraz yavaş olabilir.

Fiyatlandırma: Freshdesk 2 temsilciye kadar ücretsiz bir plan sunar. Ücretli planlar aylık kullanıcı başına 15$’dan başlar ve aylık kullanıcı başına 79$’a kadar çıkar. Yükseltme, 1000’den fazla uygulamadan oluşan bir pazara, daha fazla raporlama seçeneğine ve daha fazla otomasyon özelliğine erişmenizi sağlar.

Neden Freshdesk’i seçtik? Freshdesk, ekibinizin işbirliği yapmasını ve müşteri sorularını hızlı bir şekilde çözmesini kolaylaştırır. Ücretsiz plan ve uygun fiyatlı ücretli katmanlar, en hızlı çözüm olmasa bile her büyüklükteki işletme için harika bir seçenek haline getiriyor.

7. Mektup

Missive‘i denediğimizde ilk izlenimimiz arayüzün minimalist olduğuydu. E-postaları okuduğunuz ve yanıtladığınız ana alanın yanı sıra, gelen kutusu klasörlerinizi gösteren bir kenar çubuğu ve düzenli e-posta yönetimi için yeni klasörler oluşturma seçeneği var.

Bu paylaşılan gelen kutusu aracı ayrıca hem gelen hem de giden e-postalar için özel kurallar sunar. Gelen e-postalar için gönderene, alıcıya veya konu satırına göre kurallar tanımlayabilirsiniz. Bu kurallar not ekleme, bildirimleri erteleme, konuşmaları birleştirme ve daha fazlası gibi eylemleri tetikleyebilir.

Giden e-posta kuralları, belirli bir zaman dilimi içinde yanıt alınmazsa otomatik olarak e-posta göndererek takip hatırlatıcıları ayarlamanıza olanak tanır.

Bunun dışında Missive, e-postalara yanıt vermeden önce sizin ve ekibinizin fikirler üzerinde beyin fırtınası yapmanıza olanak tanıyan bir ekip sohbeti özelliğine sahiptir.

Missive’in Artıları:

• Otomatik iş akışları: Hem gelen hem de giden e-postalar için güçlü kurallar oluşturarak iletişimi ve takipleri kolaylaştırın.
• Ekip sohbeti: Yerleşik sohbet işlevselliği ile ekip işbirliği oluşturun.
• Tüm planlarda iş saati desteği: Önceden tanımlanmış iş saatlerine göre bildirimleri yönetin. Diğer birçok rakipte bu özellik genellikle yalnızca üst düzey planlarda mevcuttur.
• Hazır yanıtlar: Hem bireysel hem de ekip kullanımı için önceden yazılmış mesajlar oluşturarak zamandan tasarruf edin ve tutarlı iletişim sağlayın.

Missive’in Eksileri:

• Bazıları için çok basit olabilir: Temiz olmakla birlikte, arayüzün gri renk düzeni, öğeleri görsel olarak ayırt etmeyi zorlaştırabilir.
• Sınırlı Başlangıç planı: Help Scout’a kıyasla kullanıcı başına aylık 14 $ ile uygun fiyatlı olsa da, Başlangıç planı sizi en fazla 5 kullanıcıyla sınırlandırır.

Neden Missive’ı seçtik? Genel olarak Missive, e-postalarını yönetmek için basit ama etkili bir yol arayan ekipler için harikadır. Kutudan çıktığı haliyle, mesai saati desteği ve yerleşik ekip sohbeti gibi genellikle yalnızca daha üst düzey planlarda bulunan özellikler de sunuyor.

8. Hiver

Hiver, paylaşılan gelen kutusu özelliklerini doğrudan Gmail hesabınıza ekleyen bir araçtır. Tek yapmanız gereken Hiver Chrome uzantısını yüklemek ve mevcut Gmail’inizde çalışacak. Daha sonra atanmış görev listeleri, müşteri iletişim bilgileri ve yardımcı analizler gibi yeni özellikler göreceksiniz.

Hiver ekibinizin düzenli kalmasına yardımcı olur. İlerlemeyi kolayca takip etmek için e-postaları açık, beklemede veya kapalı olarak işaretleyebilirsiniz. Ayrıca e-postaları belirli ekip üyelerine atayabilir, daha iyi sıralama için etiketler ekleyebilir ve tüm e-posta geçmişini görmek için etkinlik günlüğünü kullanabilirsiniz.

Bazı benzersiz ekip işbirliği araçları da var. Örneğin, e-postaları özel kalıcı bağlantılarla güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz. Ya da müşteriler, ilerlemeden önce başka birinin onayına ihtiyaç duyan özel taleplerde bulunduğunda onay iş akışları oluşturabilirsiniz.

Hiver’ın artıları:

• Gmail içinde çalışır: Paylaşılan gelen kutunuzu doğrudan mevcut Gmail’inizden yönetin, her şeyi tanıdık ve düzenli tutun.
• Çok kanallı destek: Hiver, sohbet robotları, bilgi tabanı ve hatta canlı sohbet dahil olmak üzere temel e-postanın ötesinde özellikler sunar.
• Yük dengeleme: Atama sınırları belirleyerek ekip üyelerinin aşırı iş yükü altında kalmasını önleyin.
• Benzersiz yapay zeka özellikleri: Hiver, müşteri e-postasına göre kullanılacak e-posta şablonları önerebilir veya görüşmeleri otomatik olarak kapatmak için teşekkür mesajlarını algılayabilir.

Hiver’ın eksileri:

• Daha az entegrasyon: Hiver, bazı rakipleri kadar çok sayıda başka araçla bağlantı kurmuyor.

Fiyatlandırma: Hiver 7 günlük ücretsiz deneme sunar ve sınırlı bir ücretsiz planı vardır. Ücretli planlar 10 kullanıcı ve 2 posta kutusu için aylık kullanıcı başına 19 dolardan başlıyor ve aylık kullanıcı başına 49 dolara kadar çıkıyor. Yükseltme size ek paylaşılan gelen kutuları sağlar.

Neden Hiver’ı seçtik? Gmelius’a benzer şekilde, Hiver da Gmail’i geliştirmek için tasarlanmıştır. Ancak, Gmail arayüzünü taklit eden Gmelius’un aksine, Hiver doğrudan Gmail’in içine entegre olur ve daha ekonomiktir. Bu sayede e-postalarınızı Gmail ortamından ayrılmadan yönetebilirsiniz.

9. Google Grupları

Bütçeniz kısıtlı ve ortak bir Gmail gelen kutusu oluşturmak için hızlı bir yola mı ihtiyacınız var? Google Groups‘u deneyebilirsiniz. Google Workspace’in bu ücretsiz hizmeti, tüm ekibinizin kullanabileceği merkezi bir e-posta adresi oluşturmanızı sağlar.

Yalnızca Google Workspace yönetici ayrıcalıklarına sahip kullanıcıların Gruplar oluşturabileceğini unutmamak önemlidir. Hesap izinlerinizden emin değilseniz, yönetici ekibinize danışmanız yeterlidir.

Grubunuz oluşturulduktan sonra, sahibi veya yöneticisi Ortak Gelen Kutusu özelliklerini etkinleştirebilir. Bu, ekip üyelerinin e-postaları belirli ekip üyelerine atayarak, görüşmeleri çözüldü olarak işaretleyerek ve daha iyi organizasyon için etiketler kullanarak görüşmeleri yönetmesine olanak tanır.

Google Gruplarının Artıları:

• Ücretsiz ve kullanımı kolay: Herhangi bir maliyet söz konusu değildir ve kurulum basittir.
• İşbirliğine dayalı özellikler: E-postalar atayabilir, konuşmaları çözümleyebilir ve mesajlarınızı düzenlemek için etiketler kullanabilirsiniz.
• Roller ve izinler: Paylaşılan gelen kutunuzun güvenliğini sağlamak için net roller ve erişim izinleri tanımlayın. Kimlerin konuşmaları görüntüleyebileceğine, bunlara katılabileceğine, mesajları onaylayabileceğine vb. karar verebilirsiniz.

Google Grupların Eksileri:

• Sınırlı işlevsellik: Google Gruplar ortak çalışma özellikleri sunsa da diğer paylaşımlı gelen kutusu platformlarıyla aynı seviyede değildir.

Fiyatlandırma: Google Grupları oluşturmak ve kullanmak, Grup oluşturmak için gerekli izinlere sahip olduğunuz sürece tüm Google Workspace kullanıcıları için tamamen ücretsizdir. Çalışma Alanı planları aylık 6$/kullanıcı ile 18$/kullanıcı arasında değişir ve daha yüksek katmanlar kullanıcı başına daha fazla depolama alanı sunar.

Neden Google Groups’u seçtik? Google Gruplar, ortak bir Gmail gelen kutusu oluşturmak için ücretsiz ve basit bir çözüm arayan ekipler için harika bir başlangıç seçeneğidir. Ancak, listedeki diğer seçenekler kadar ölçeklenebilir olmadığı için uzun süreli kullanım için önermiyoruz.

10. Outlook Paylaşılan Posta Kutusu

Siz ve ekibiniz bağlantıda kalmak için zaten Microsoft 365 ve Outlook kullanıyor musunuz? Ekibiniz küçük ve e-postalar üzerinde birlikte çalışmak için basit bir yol mu arıyorsunuz? O halde Outlook’un Paylaşılan Posta Kutusu özelliğini deneyin.

Microsoft 365 hesabınızın yöneticisiysenizPaylaşılan Posta Kutusu kurmak kolaydır. Tek yapmanız gereken ekibiniz için özel olarak yeni bir e-posta adresi oluşturmak ve üyeleri eklemektir. Yönetici siz değilseniz, onlardan sizin için bir tane oluşturmalarını isteyebilirsiniz.

Kurulup çalışmaya başladığında, Paylaşılan Posta Kutusu Outlook’unuzda yeni bir klasör olarak görünür. Ekibiniz bu paylaşılan adresten e-posta alabilir ve bu e-posta adres inden gönderdiğiniz tüm iletiler herhangi bir kişiden değil ekipten gelmiş gibi görünür.

Outlook Paylaşılan Posta Kutusunun Artıları:

• Basit kurulum: Paylaşılan Posta Kutuları, mevcut Outlook’unuza doğrudan uyum sağladıkları için kurulumu ve kullanımı kolaydır.
• Ekip takvimleri: Paylaşılan Posta Kutusuna bağlı takvim otomatik olarak herkesin takvim listesinde görünür, böylece herkes toplantılar ve son tarihler konusunda aynı sayfada olur.
• Gelen kutusu kuralları: Tıpkı kendi gelen kutunuzda olduğu gibi, Paylaşılan Posta Kutusuna gelen e-postaları otomatik olarak sıralamak ve yönetmek için kurallar oluşturabilirsiniz.

Outlook Paylaşılan Posta Kutusunun Eksileri:

• Büyük ekipler için değil: Paylaşılan Posta Kutuları en iyi küçük ekipler için çalışır. Ekibiniz daha büyükse veya daha fazla işbirliği özelliğine ihtiyaç duyuyorsa, farklı bir araca ihtiyacınız olabilir.

Fiyatlandırma: Paylaşılan Posta Kutusu özelliği, kullanıcı başına aylık 6 ABD dolarından başlayan ve kullanıcı başına aylık 22 ABD dolarına kadar çıkan tüm Microsoft 365 İş planlarıyla birlikte gelir. Microsoft 365 ayrıca bir aylık ücretsiz deneme sürümü de sunuyor.

Neden Outlook Paylaşılan Posta Kutusu’nu seçtik? Microsoft 365 kullanan küçük ekipler için Paylaşılan Posta Kutusu harika bir seçenek olabilir. Ancak, ekibinizin daha gelişmiş özelliklere ihtiyacı varsa, diğer alternatifleri keşfetmek isteyebilirsiniz.

Ekip E-postaları için En İyi Paylaşılan Gelen Kutusu Araçları Hangileridir?

Küçük işletmeler için Help Scout, ekip e-postalarınızı yönetmek için en iyi paylaşılan gelen kutusu aracıdır. Kullanımı kolay, uygun fiyatlı ve ekibinizin birlikte etkili bir şekilde çalışmasına yardımcı olan özelliklerle doludur. Bu da daha mutlu müşteriler ve ekibiniz için daha sorunsuz bir iş akışı anlamına gelir.

İşletmeniz WordPress üzerinde çalışıyorsa ve çok sayıda müşteri sorgusuyla ilgileniyorsanız, Heroic Inbox güçlü bir rakiptir. Doğrudan WordPress kontrol panelinize takılır, böylece alıştığınız ortamdan hiç ayrılmadan destek biletlerini yönetebilirsiniz.

Son olarak, tüm müşteri etkileşimlerini tek bir yerden yönetmek isteyen işletmeler için HubSpot‘tan başkasına bakmayın. Bu platform, güçlü CRM sistemi ile temel paylaşılan gelen kutularının ötesine geçiyor.

Paylaşılan E-posta Gelen Kutuları: Sıkça Sorulan Sorular

Piyasadaki en iyi paylaşılan gelen kutusu araçlarını gördüğümüze göre, şimdi sıkça sorulan bazı soruları yanıtlayalım.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Birkaç seçenek var. Google Groups ücretsiz bir çözüm sunar, ancak sınırlı özelliklere sahiptir. Daha iyi bir deneyim için Help Scout veya Heroic Inbox‘ı düşünün. Her iki araç da ekip üyelerine e-posta atama, izinleri ayarlama ve görevleri kullanıcı dostu bir arayüzde otomatikleştirme gibi özellikler sunar.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot ve Help Desk küçük işletmeler için harika paylaşılan gelen kutusu araçlarıdır. Bu platformlar, iletişimi çok daha kolay hale getirmek için otomatik e-posta yönlendirme, dahili notlar, e-posta etiketleme ve hazır yanıtlar gibi özellikler sunar.

En uygun olanı seçmek, özel ihtiyaçlarınıza ve bütçenize bağlıdır.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

Help Scout oldukça basit bir Gmail kurulum süreci sunar. Hesabınızı bağladıktan sonra, Help Scout mevcut e-postalarınızı sorunsuz bir şekilde içe aktarır.

Gmail’lerini geliştirmek isteyen kullanıcılar için Hiver harika bir seçenektir. Görev atamaları ve etkinlik geçmişi gibi özellikleri doğrudan Gmail’in içine ekler.

Ekip İşbirliği için Daha Fazla Araç Keşfedin

• Küçük İşletmeler için En İyi Görev Yönetimi Yazılımı
• Küçük İşletmeler için En İyi Ekip İletişim Araçları
• Küçük İşletmeler için En İyi Pazarlama Otomasyon Araçları
• İşletmeler için En İyi Görüntülü Sohbet Yazılımı (Ücretsiz Seçeneklerle)
• Küçük İşletmeler için En İyi Çevrimiçi Faks Hizmetleri

Bu makalenin, ekip e-postalarını yönetmeniz için en iyi paylaşılan gelen kutusu araçlarını keşfetmenize yardımcı olduğunu umuyoruz. Ayrıca en iyi e-posta pazarlama hizmetleri listemize ve yüksek dönüşüm sağlayan bir açılış sayfasının nasıl olması gerektiğine ilişkin uzman görüşlerimize de göz atmak isteyebilirsiniz.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.