Belge Yönetimi veya Dosya Yönetimi için WordPress Nasıl Kullanılır?

WordPress kullanıcılarının karşılaştığı yaygın zorluklardan biri belge yönetimi veya dosya yönetimidir.

Revizyonları takip etmek, erişim kontrolü ve ihtiyacınız olan dosyaları bulmak, bir ekip yönetiyorsanız hızla zaman alıcı bir kabusa dönüşebilir. Ancak WPBeginner’da bunun için bir çözümümüz var.

Bu makalede, WordPress’i bir belge yönetimi veya dosya yönetim sistemi olarak nasıl kullanacağınızı göstereceğiz. Bu şekilde, web sitenizin tüm temel belgelerini depolamak, düzenlemek ve bunlar üzerinde işbirliği yapmak için modern bir sisteme sahip olacaksınız.

Belgeleri ve Dosyaları Yönetmek için Neden WordPress Kullanılmalı?

İçerik ekibinin bir parçasıysanız, iletişim kurmak ve görevleriniz üzerinde çalışmak için birden fazla platform kullanıyor olabilirsiniz.

Örneğin, Google Drive gibi bir platform kullanarak taslakları paylaşabilir, Asana ile projeyi takip edebilir ve Slack kullanarak ekip üyelerinizle iletişim kurabilirsiniz. Ardından, son taslağı WordPress’te görsellerle birlikte yayınlamanız gerekecektir.

Sorun şu ki, bu kadar çok farklı araç kullanırken bir belgenin izini kaybetmek çok kolay.

Bu dosya ve belgeler WordPress siteniz için kullanılacaksa, her şeyi WordPress kontrol panelinizde tek bir yerde tutmanızı öneririz. Bu şekilde, farklı araçlar arasında gezinme karmaşası olmadan içeriği verimli bir şekilde yönetebilir, güncelleyebilir ve yayınlayabilirsiniz.

Varsayılan olarak, WordPress çeşitli türde dosyaları depolamak için kullanabileceğiniz yerleşik bir medya kitaplığına sahiptir. Sorun şu ki, bu kütüphanede yalnızca dosyaları depolayabilir ve düzenleyebilirsiniz, daha fazlasını yapamazsınız.

Bunu akılda tutarak, belgelerinizi ve dosyalarınızı kolayca yönetmek için WordPress’i nasıl kullanacağınızı göstereceğiz. Adımlar arasında gezinmek için bu hızlı bağlantıları kullanabilirsiniz:

Adım 1: WP Document Revisions ve Members Eklentilerini Kurun

WordPress’te bir belge yönetim sistemi kurmanın en kolay yolu WP Document Revisions kullanmaktır. Bu eklenti, diğer kişilerle dosyalar üzerinde çalışmanıza, belgeleri çevrimiçi olarak saklamanıza ve her belge için eksiksiz bir revizyon geçmişi görmenize olanak tanır.

Yüklemeniz gereken bir diğer eklenti de Members. Bu eklenti, belgelerin erişimlerini yönetmek için kullanışlı olacak WordPress kullanıcı rolleri için izinler oluşturmanıza ve özelleştirmenize olanak tanır.

Bu kılavuz için Members’ın ücretsiz sürümü yeterlidir. Ancak, üyelik seviyeleri eklemek, kapılı içerik oluşturmak ve farklı üyelik seviyelerine göre erişimi kısıtlamak gibi daha fazla özellik elde etmek için premium MemberPress sürüm üne yükseltmek isteyebilirsiniz.

Yapmanız gereken ilk şey bu eklentileri yüklemek ve etkinleştirmektir. Daha fazla ayrıntı için WordPress eklentisi yükleme hakkındaki adım adım kılavuzumuza bakın.

Ardından, bir sonraki adıma geçin.

Adım 2: WP Belge Revizyonlarına Yeni Bir Belge Yükleyin

WP Document Revisions eklentisini etkinleştirdikten sonra, sol taraftaki menüde yeni bir ‘Documents’ seçeneği göreceksiniz.

WordPress’e bir belge yüklemeyi deneyelim. Bunu yapmak için Belgeler ” Tüm Belgeler bölümüne gidin. Ardından, ‘Belge Ekle’ düğmesine tıklayın.

Ardından, belgeye bir başlık vermeniz gerekir. Bu, özellikle WordPress panosunu konuk blog yazarları gibi diğer kişilerle paylaşıyorsanız, belgeyi tanımlamanıza yardımcı olacak bir şey olmalıdır.

Bunu yaptıktan sonra, ‘Yeni Sürümü Yükle’ düğmesine tıklayın.

Bu, standart WordPress medya kitaplığına benzer şekilde çalışan ‘Belge Yükle’ açılır penceresini açar.

Belgenizi açılır pencereye sürükleyip bırakabilir ya da ‘Dosya Seç’e tıklayıp bilgisayarınızdan bir dosya seçebilirsiniz.

WP Belge Revizyonları şimdi dosyayı WordPress’e yükleyecektir.

WP Document Revisions, güçlü sürüm kontrol özelliklerine sahiptir. Bu, bir belgenin tüm geçmişini göstererek diğer insanlarla işbirliği yapmanıza yardımcı olabilir. Hatta dosyanın önceki sürümlerini açabilir ve herhangi bir noktada önceki bir sürümü geri yükleyebilirsiniz.

Bir belgeyi her yüklediğinizde veya güncellediğinizde, Revizyon Özetine bir not yazabilirsiniz.

Bu notlar, güncellemeyi yapan kişinin adının yanında, ekranın alt kısmına doğru revizyon günlüğünde görünecektir.

Güncelleme yeni bir dosya yüklemesi içeriyorsa, bir ‘Geri Yükle’ bağlantısı da göreceksiniz.

Belgenin bu sürümünü geri yüklemek için bağlantıya tıklamanız yeterlidir. Dosyanın önceki bir sürümüne geri dönseniz bile, geçmiş bozulmadan kalacaktır, böylece herhangi bir bilgi kaybetmezsiniz.

Bunu yaptıktan sonra, belgenin iş akışı durumunu ayarlayabilirsiniz.

Kontrol panelini diğer kişilerle paylaşırsanız, bu herkesin belgenin ilk taslak, inceleme aşamasında, devam etmekte veya başka bir durumda olduğunu bilmesini sağlar. Bu, yanlış anlamaları önlemenize ve çok yazarlı WordPress bloglarında editoryal iş akışını iyileştirmenize yardımcı olabilir.

‘İş Akışı Durumu’ altındaki açılır menüyü açmanız ve ardından listeden bir seçenek belirlemeniz yeterlidir.

Ardından, diğer kullanıcıların dosyanın ne hakkında olduğunu anlamalarına yardımcı olacak bir açıklama eklemek isteyebilirsiniz.

Bunu yapmak için metin düzenleyiciye yazmanız yeterlidir. Bu bölüm tüm standart metin biçimlendirme seçeneklerini içerir, böylece bir bağlantı ekleyebilir, madde işaretleri ve numaralı listeler oluşturabilir, ayrıca kalın ve italik biçimlendirme ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

Ayrıca, kullanıcıların dosyayı anlamasına yardımcı olabilecek veya bir dizin veya eke benzer şekilde ekstra bilgi sağlayabilecek bir belge görüntüsü eklemek isteyebilirsiniz.

İşlem, WordPress yazılarına ve sayfalarına öne çıkan bir görsel eklemeye benzer. Basitçe ‘Belge Görüntüsü Ayarla’yı seçin ve ardından medya kitaplığından bir görüntü seçin ya da bilgisayarınızdan yeni bir dosya yükleyin.

Bir dosya yüklediğinizde, WP Document Revisions sizi belgenin sahibi olarak işaretler.

Bu dosyayı başka birine atamak için ‘Sahip’ açılır menüsünü açın ve listeden yeni bir kullanıcı seçin. Bu, özellikle WordPress blogunuza çok sayıda kullanıcı ve yazar eklediyseniz belgelerinizi düzenli tutmanıza yardımcı olabilir.

Varsayılan olarak, WP Document Revisions dosyayı özel olarak yayınlar, böylece yalnızca oturum açmış kullanıcılar görebilir.

Başka bir seçenek de belgeyi WordPress web sitenizde yayınlamaktır, böylece insanlar kontrol paneline giriş yapmadan belgeye erişebilirler.

Belgeyi yayınlasanız bile, ‘Görünürlük’ün yanındaki ‘Düzenle’ bağlantısına tıklayarak bir parola eklemek yine de iyi bir fikirdir.

Ardından, ‘Parola korumalı’ seçeneğini seçin ve ‘Parola’ alanına güvenli bir parola yazın.

Bu işlem tamamlandıktan sonra, değişikliklerinizi kaydetmek için ‘Tamam’a tıklayın.

Parola kullanmak istemiyor musunuz? O zaman, yukarıda açıklanan aynı süreci takip edebilirsiniz, ancak bu kez ‘Herkese Açık’ı seçin.

Dosyayı nasıl yayınladığınız önemli değil, WP Document Revisions URL’sini doğrudan başlığın altında gösterecektir. İnsanlar bu URL’yi ziyaret ederek dosyayı görebilirler.

Bunun yerine özel bir kalıcı bağlantı oluşturmak için ‘Düzenle’ düğmesine tıklayın.

Ardından, yeni URL’yi yazın ve ‘Tamam’a tıklayın.

Girdiğiniz bilgilerden memnun olduğunuzda, ayarlarınızı kaydetmek için ‘Güncelle’ düğmesine tıklayın.

Adım 3: Belgeler için Kendi İş Akışı Durumlarınızı Oluşturun

Önceki adımda gördüğünüz gibi, iş akışı durumları bir belgenin ilk taslak mı, devam etmekte mi yoksa başka bir durumda mı olduğunu görmeyi kolaylaştırır. Blog gönderilerini taslak veya yayınlanmış olarak kaydetmenize benzer şekilde, durumlar da editoryal iş akışını iyileştirebilir.

WP Belge Revizyonları dört varsayılan iş akışı durumuyla birlikte gelir: son, devam ediyor, ilk taslak ve inceleme altında. Bu varsayılan durumları değiştirmeniz veya daha fazla durum eklemeniz gerekebilir.

İş akışı durumlarını değiştirmek için Belgeler ” İş Akışı Durumları bölümüne gidin. Mevcut bir durumu özelleştirmek istiyorsanız, üzerine gelin ve ‘Düzenle’ düğmesine tıklayın.

Bu, iş akışı durumunun adını, slug’ını ve açıklamasını değiştirebileceğiniz bir düzenleyici açar. Bu, WordPress’te kategorileri ve etiketleri düzenleme şeklinize benzer.

Değişiklik yapmayı tamamladığınızda, ‘Güncelle’ düğmesine tıklayın.

Yeni iş akışı durumları da ekleyebilirsiniz.

Belgeler ” İş Akışı Durumları bölümünde yeni bir ad, slug ve açıklama yazın. Ardından, ‘Yeni İş Akışı Durumu Ekle’ düğmesine tıklayın.

Adım 4: WordPress’te Kullanıcı Rollerini ve Belge Erişimini Yönetme

Varsayılan olarak WP Belge Revizyonları, kullanıcı rollerine göre kişilere farklı belge düzenleme yetenekleri atar. Örneğin, yazarlar başkaları tarafından yayınlanan belgeleri düzenleyemez veya özel olarak yayınlanan belgeleri okuyamaz.

Varsayılan izinler çoğu web sitesi için uygun olmalıdır. Ancak, bu ayarlardan herhangi birini gözden geçirmek ve değiştirmek istiyorsanız, en kolay yol Üyeler‘i kullanmaktır.

Members’ı kurup etkinleştirdikten sonra, WordPress web sitenizdeki tüm farklı kullanıcı rollerini görmek için Members ” Roles sayfasına gidin.

Burada, farenizi değiştirmek istediğiniz kullanıcı rolünün üzerine getirin.

Daha sonra devam edebilir ve kullanıcı rolü düzenleyicisini açan ‘Düzenle’ seçeneğine tıklayabilirsiniz.

Sol sütunda tüm farklı içerik türleri gösterilmektedir.

Sol taraftaki menüde ‘Belgeler’ üzerine tıklayın.

Şimdi bu kullanıcı rolünün sahip olduğu, başka bir kişinin dosyalarını silme veya kendi belgelerini düzenleme gibi tüm izinleri göreceksiniz.

Her izin için ‘Ver’ veya ‘Reddet’ onay kutusuna tıklamanız yeterlidir.

Yaptığınız değişikliklerden memnun olduğunuzda ‘Güncelle’ye tıklayın.

Members eklentisine daha ayrıntılı bir bakış için lütfen WordPress’te kullanıcı rollerine nasıl yetenek ekleneceği veya kaldırılacağı hakkındaki kılavuzumuza bakın.

Bu eklentiyi kurduktan sonra, her belgeye kimin erişebileceğini bile kontrol edebilirsiniz. Belgeler “ Tüm Belgeler bölümüne gitmeniz yeterlidir.

Burada, herhangi bir dosyanın üzerine gelin ve göründüğünde ‘Düzenle’ bağlantısına tıklayın.

Şimdi, yeni ‘İçerik İzinleri’ kutusuna ilerleyin. Burada, WordPress blogunuzdaki veya web sitenizdeki tüm kullanıcı rollerinin bir listesini bulacaksınız.

Bu belgeye erişmesi gereken her rolün yanındaki kutuyu işaretlemeniz yeterlidir.

Bu bölümde ayrıca bir Ücretli Üyelikler sekmesi göreceksiniz. Bu, ödeme yapan üyelere erişimi kısıtlamanıza olanak tanır.

Daha fazla bilgi için lütfen WordPress üyelik sitesi oluşturmaya yönelik nihai kılavuzumuza bakın.

Değişikliklerden memnun olduğunuzda, ayarlarınızı daha önce olduğu gibi kaydetmek için ‘Güncelle’ye tıklayın.

WordPress Dosyalarını Yönetmek İçin Daha Fazla Yol Öğrenin

Bu kılavuz size tüm önemli belgelerinizi düzenli tutmak için WordPress’i nasıl kullanacağınızı gösterdi. Ancak WordPress’in yapabileceği tek şey bu değil! İşte WordPress’te dosyalarınızı yönetmeyi daha da kolaylaştırmanın bazı yolları.

Web sitenize elektronik tablolar veya sunumlar gibi dosyalar yüklemeniz mi gerekiyor? WordPress’e yüklenecek ek dosya türlerinin nasıl ekleneceğine ilişkin kılavuzumuz size yardımcı olabilir. WordPress’in bu dosyaları da kabul etmesini nasıl sağlayacağınızı gösterecek, böylece her şeyi tek bir yerde tutabileceksiniz.

İnsanların bir bakışta bir şeyin ne tür bir dosya olduğunu anlamasını kolaylaştırmak mı istiyorsunuz? WordPress’te ek dosya türü simgelerinin nasıl eklen eceğine ilişkin makalemiz tam size göre. Dosyalarınızın yanına nasıl küçük resimler ekleyeceğinizi gösterecek, böylece herkes bunun bir belge mi, video mu yoksa başka bir şey mi olduğunu anlayacak.

Son olarak, özellikle PDF yüklemeniz gerekiyorsa, bunun için de bir rehberimiz var! PDF dosyalarını WordPress sitenize nasıl yük leyeceğiniz, bu PDF’leri web sitenize almanın ve doğru göründüklerinden emin olmanın kolay bir yolunu gösterecektir.

Umarız bu makale WordPress’i belge veya dosya yönetimi için nasıl kullanacağınızı öğrenmenize yardımcı olmuştur. En iyi WordPress etkinlik günlüğü ve izleme eklentileri uzman seçimimizi ve WordPress çöp kutunuzu otomatik olarak boşaltma kılavuzumuzu da görmek isteyebilirsiniz.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.