Så här ställer du in en delad inbox för Gmail för din site i WordPress

Behöver du konfigurera en delad Gmail inbox för din WordPress website?

Om du vill göra det enklare för ditt team att hantera email för din site i WordPress, är en delad inbox rätt väg att gå. Det gör att alla i ditt team kan se och svara på email från en plats, vilket ser till att inget faller mellan stolarna.

I den här guiden kommer vi att visa dig 3 sätt att ställa in en delad Gmail inbox i WordPress.

Varför behöver du en delad email inbox för WordPress?

Om du lanserar en website för företag kommer du snart att behöva en delad inbox för företagsmail för att stödja din verksamhet.

På WPBeginner använder vi en delad professionell inbox för hundratals dagliga meddelanden, som gillar partnerskapsförfrågningar och affiliates. Detta håller vårt team på samma page och hjälper oss att svara effektivt på varje email.

Andra Awesome Motive-varumärken som WPForms och OptinMonster använder också delade inboxar för företagsmail. De använder dem för att samla alla kundfrågor och requests från support, vilket gör det enklare att svara snabbt.

Erbjuder Gmail en utvald funktion för delad inbox för e-post?

Gmail i sig erbjuder inte en utvald funktion för delning av inbox. Även om du tekniskt sett kan skapa en new Gmail-adress och dela lösenordet, avråder vi starkt från att göra detta.

Delning av password innebär säkerhetsrisker som obehörig åtkomst och svårigheter att spåra vem som har tillgång till kontot. Dessutom skulle alla i teamet ha tillgång till all email, vilket potentiellt kan utsätta dem för känslig information.

Ett annat alternativ är att använda Google Groups för en delad inbox.

Enligt vår erfarenhet är den här funktionen snabb och gratis, men det är ej det mest effektiva sättet att ta emot och skicka email som ett team. Dessutom kommer den inte med de funktioner som behövs för att effektivisera kommunikationen och förbättra svarstiderna för email.

Av den anledningen kommer denna tutorial att visa dig 3 lösningar för att skapa en delad Gmail inbox för din WordPress website. Du kan använda snabblänkarna under för att hoppa till din önskade metod:

Metod 1: Ställ in en delad Gmail-inbox med GrooveHQ (rekommenderas)

Den första metoden är att använda GrooveHQ, som är en av de bästa programvarorna för helpdesk på marknaden. Det här är vad vi använder på WPBeginner för att samla all vår marknadsföring och partnerskap email, och det har varit en smidig upplevelse hela tiden.

Step 1: Anslut Groove till ditt Gmail-konto

För att använda Groove måste du gå till deras website och klicka på knappen ”Buy Now & Save”.

Därefter registrerar du dig för ett Groove account med Gmail eller en annan email address.

Alla GrooveHQ-planer inkluderar en gratis 7-dagars provperiod efter att du registrerat dig, och du kan välja en prenumeration före eller när provperioden slutar. För mer information, kolla in vår fullständiga GrooveHQ-recension.

När du har skapat ett account kommer Groove att visa dig en checklista med uppgifter för att slutför din installation.

För att ställa in din delade Gmail-inbox klickar du bara på ”Anslut Gmail” i steget ”Skapa en inbox”.

Du väljer sedan ett Gmail account som ska anslutas till Groove.

Välj bara ett account och gå igenom vyn för samtycke för att slutföra anslutningen.

När du har gjort det går du tillbaka till Groove website för att namnge din inbox. Du kan tänka på vad du kommer att använda inboxen till. Om det är för customer support, namnger du den bara ”Customer Support”.

När du har gjort det, gå vidare och klicka på ”Anslut ditt Gmail-konto”.

Därefter måste du välja hur mycket email-historik Groove ska importera. Det längsta du kan välja är 1 år.

Du kan också välja om de email som de kan importera ska vara i tillståndet Open eller Closed, och om email tags måste importeras också.

När du har konfigurerat dessa Settings klickar du på ”Start import & take me to my Inbox”.

Importen kommer sedan att runna i bakgrunden medan du utforskar ditt inbox-gränssnitt.

Step-by-Step 2: Bjud in dina teammedlemmar till Groove

Nu när du har anslutit ditt Gmail email account med Groove, låt oss bjuda in några teammedlemmar så att du kan börja tilldela uppgifter till dem.

Högst upp till höger i din Groove email inbox, click på din profil avatar och select ”Invite team members” i dropdown menyn.

Därefter måste du infoga email adresserna till dina teammedlemmar. Var och en måste vara på en separat rad eller separerad med ett kommatecken.

Under väljer du typ av åtkomst för dessa användare. Du har tre alternativ: Admin, Agent (för support team) eller Lite (för teammedlemmar som inte behöver prata direkt med mottagarna av email men som vill lägga till anteckningar i konversationer).

Varje gång du lägger till nya teammedlemmar kan du bara välja en åtkomsttyp. Om vissa teammedlemmar är obligatoriska för olika typer av åtkomst måste du upprepa det här steget.

När du är klar klickar du bara på ”Next”.

I det här skedet går du vidare och väljer vilka inboxar dessa teammedlemmar ska ha tillgång till. Om du till exempel lägger till supportagenter behöver de troligen bara komma åt kundtjänstens inbox.

Efter det klickar du på ”Invite”.

Nu kommer Groove att skicka dina teammedlemmar en inbjudan via email till din inbox.

De kan helt enkelt klicka på knappen där för att få tillgång till Groove. Här är hur emailet gillar att se ut:

Step 3: Add a GrooveHQ Widget till din WordPress webbplats

Groove har ej ett officiellt plugin för WordPress, men du kan ansluta din WordPress website till Groove med hjälp av dess widgetar. Vi kommer att använda det gratis WPCode-pluginet för att göra detta, eftersom det gör det säkert, enkelt och hanterbart att lägga till custom code snippets.

Vi rekommenderar att du installerar detta WordPress plugin först innan du fortsätter med resten av stegen.

När du har gjort det går du tillbaka till Groove page och clickar på din profil avatar för att öppna dropdown menyn. Klicka sedan på ”Settings”.

På sidan Settings väljer du ”Widget” i den vänstra sidebaren.

Därefter klickar du på knappen ”Create your widget”.

På nästa vy går du vidare och ger widgeten ett namn.

Det kan vara något enkelt, som gillar ”Support Widgetar”.

Sedan väljer du vilken typ av Groove-funktioner du vill att widgeten ska ha. Förutom ett kontaktformulär för att ta emot email från kunder eller partners, kan du också använda widgeten för att aktivera en chattsupport.

Du kan också tacka ja till att skapa en kunskapsbas för vanliga frågor och svar.

När du är klar klickar du på ”Next step” längst ner.

Nästa steg är att customize själva widgeten. Här kan du add to din företagslogga, ändra widgetens standardfärg och ändra widgetens icon-stil.

Den praktiska previewen visar hur widgeten gillar att se ut med your customizes.

Om du rullar längst ner måste du selecta vilken funktion som ska vara den första vy som användarna ser när de öppnar widgeten.

Startskärmen innebär att alla Groove-funktioner som du har aktiverat kommer att visas här. Så om du aktiverar funktionerna för chattsupport och kontaktformulär kommer användaren att se dem båda och kan välja den som passar bäst för sina behov.

Alternativt kan du select Contact Form First om du bara använder Groove för din delade inbox för e-post.

När du har gjort ditt val kan du klicka på ”Install and finish”.

I detta skede kommer Groove att generera en installationskod som du kan infoga före taggen </head> på din website.

Här klickar du bara på ”Kopiera kod”.

Nu, öppna din WordPress admin area och gå till Code Snippets ” Header & Footer.

Sedan klistrar du bara in koden från tidigare i ”Header” section och clickar ”Save Changes”.

Nu är det klart. Allt du behöver göra nu är att besöka din website och se om widgeten fungerar som den ska. You can also give widgetar a try by using it to send a test email to your shared email inbox.

Så här gillar vi widgeten på vår demo website:

Metod 2: Skapa en delad Gmail Inbox inuti med heroisk inbox

GrooveHQ gör det enkelt för Beginnare att skapa en delad Gmail inbox med lite teknisk installation.

Det innebär dock att du måste använda en annan programvara än WordPress för att visa och hantera dina delade e-postmeddelanden. Detta kan vara obekvämt för vissa personer, eftersom du måste växla mellan olika plattformar.

Om du föredrar att använda ett plugin för WordPress istället rekommenderar vi Heroic Inbox. Med detta plugin för helpdesk kan du ansluta din WordPress website till Gmail, skapa en delad inbox för email och bjuda in andra teammedlemmar att samarbeta i inboxen.

Med detta sagt, observera att Heroic Inbox inte har en widget som gillar GrooveHQ. Det ställer bara in en delad e-postinkorg i WordPress dashboard för de business email accounts du använder.

Dessutom tar installationen något längre tid än den första metoden, så se till att läsa varje steg noggrant.

Step 1: Konfigurera tillägget Heroic Inbox

Först och främst måste du köpa en Heroic Inbox plan på HeroThemes website, eftersom tillägget inte kommer med en gratis version. Du kan lära dig mer om priserna i vår fullständiga HeroThemes review.

När du har köpt en plan bör du få dina account details, download-länk och license key skickade till din email. Du kan downloada pluginet med hjälp av länken i e-postmeddelandet.

Öppna sedan din WordPress admin area för att installera pluginet. För instruktioner Step-by-Step kan du läsa vår guide för nybörjare om hur du installerar ett plugin till WordPress.

När pluginet är installerat och aktivt kommer du att bli ombedd att insert din license key. Gå vidare och gör det, och klicka sedan på knappen ”Activate” när du är klar.

Nu kommer du att se två alternativ för att lägga till en e-post inbox till Heroic Inbox: generisk eller Gmail.

Välj bara alternativet ”Gmail” för att fortsätta.

Därefter kommer du att se en vy där du ombeds att enter dina credentials för Google Workspace app.

Heroic Inbox kommer att förse dig med en Authorized Redirect URI som du måste enter när du skapar din Google Workspace app. Det är en specifik URL som en applikation registrerar hos en server för auktorisering (gillar Google eller Facebook) för att ta emot svar på autentisering på ett säkert sätt.

I nästa steg visar vi dig hur du skapar en Google-app för att få dina credentials för Heroic Inbox.

Step-by-Step 2: Skapa en Google Workspace-app för Heroic Inbox

Först går du till Googles webbplats för Cloud Console. Om du inte redan har loggat in på ditt Google Workspace account kan du göra det nu.

Därefter klickar du på menyn ”Select a project” högst upp till vänster på page.

En popup visas där du ombeds att välja ett projekt.

Eftersom vi skapar en ny Google Workspace app för Heroic Inbox, väljer du helt enkelt ”New Project” högst upp till höger i fönstret.

I det här skedet måste du fylla i ditt projektnamn. Det kan vara något som du lätt kan identifiera senare, gillar ”Heroic Inbox Project”.

Du måste också välja en location för att lagra projektet i Google Cloud. You can just choose ”No organization” and then click the ”Create” button.

Nästa steg är att navigera till sökfältet och leta efter ”Gmail API”.

Gå vidare och välj det Google API när du har hittat det.

På nästa page, click ”Enable”.

Detta gör att Gmail kan ta emot och skicka email på uppdrag av pluginet.

Du har nu aktiverat Gmail API, men du måste fortfarande ansluta det till Heroic Inbox.

Klicka nu på knappen ”Create Credentials”.

Kl. 12.00 kan du välja vilken typ av API du använder. Klicka helt enkelt på ”Gmail API” för den här.

När det gäller data väljer du ”User data”. När du är klar klickar du på ”Next”.

Därefter kan du uploada en logga att använda i din vy för Google samtycke (vilket är valfritt) och insert din kontaktinformation för utvecklare. You can use your own email for this.

Efter det klickar du på ”Save and Continue”.

Nästa steg handlar om behörighetsområden, som är valfria att konfigurera.

Heroic Inbox rekommenderar att du låter det vara, så du kan rulla ner till steget efter detta.

I OAuth Client ID-steget måste du välja en applikationstyp, som bör vara ”Webbapplikation”.

Sedan kan du fylla i applikationens namn. Det kan vara så enkelt som ”Heroic Inbox Integration”.

Nu kan du gå tillbaka till din Heroic Inbox plugin inställningar page från tidigare där det ger dig den auktoriserade Redirect URI. Gå vidare och kopiera den.

Därefter går du tillbaka till Google Cloud och klistrar in det i lämpligt fält.

När det är gjort klickar du på ”Create”.

Google Cloud kommer sedan att generera din OAuth 2 Client ID:n och Client Secret.

You can find your Client ID:n on that page. Sedan klickar du på ”Download” för att ladda ner filen Client Secret till din dator.

I detta skede ska du navigera till menyn ”OAuth consent screen” i Google Cloud.

Klicka sedan på ”Publicera app” så att API:et inte längre är i testläge.

Till sist kan du öppna din Heroic Inbox plugin page igen från tidigare. Du kan klistra in Client ID:n och Client Vyn i lämpliga fält.

När du har gjort det klickar du på ”Bekräfta”.

På nästa vy klickar du på knappen ”Select Mailbox”.

You will then be redirect to select a Gmail account to link to WordPress.

Du kan alltid upprepa detta steg för att add to fler Gmail inboxar.

När du har valt ett account ska du kontrollera alla boxar på vyn för samtycke. Detta är för att säkerställa att Heroic Inbox fungerar korrekt.

Klicka sedan på ”Fortsätt”.

Om anslutningen är framgångsrik, kommer du att återvända till Heroic Inbox plugin page och se en text som säger ”Heroix Inbox är redo!

Du kan också clicka på knappen ”Test Mailbox Configuration” för att skicka dig själv ett test email gjort med Heroic Inbox plugin.

Du kan titta på screenshoten under för att se hur ett test email utan problem gillar att se ut.

Så där ja!

Step-by-Step 3: Add WordPress användare till din brevlåda

Nu när du har anslutit Heroic Inbox med Gmail kan du börja lägga till användare för att få tillgång till inboxen.

Allt du behöver göra är att gå till Heroic Inbox ” Dashboard i WordPress adminpanel. Sedan hittar du din brevlåda där. Klicka bara på menyn med tre punkter och välj ”Mailbox Settings”.

Här går du till tabben ”Användare”.

Sedan måste du klicka på ”Add User” för att lägga till nya WordPress-användare i inboxen.

Nu kan du gå vidare och välja en användare från dropdown-menyn och välja rätt roll för dem. You can either assign them a Mailbox User or an Administrator role.

När du är klar klickar du på ”Add User”.

Nu är det klart. Du har utan problem skapat en delad Gmail inbox för din WordPress blogg eller website.

Metod 3: Skapa en delad Gmail-inbox med Google Groups (gratis)

Om du letar efter ett gratis verktyg för delad inbox för att ställa in en delad Gmail-inkorg kan du göra det med Google Groups. Nackdelen med denna metod är att gränssnittet inte är lika användarvänligt som de andra två, och du kan få en limit för hur många email du kan skicka dagligen.

Med det sagt, om du har ett litet team och du är i början av ditt lilla företag, kan Google Groups vara en bra tillfällig lösning.

Först loggar du in på ditt Gmail account. Gå sedan till Google Groups website och klicka på ”Create group”.

Sedan måste du ge din grupp ett namn och skapa en new group email.

Om du använder ett personligt Gmail-konto kommer ditt domain name att vara @googlegroups.com. Men om du har ett custom domain name kommer gruppkontot att använda det istället.

När du är klar klickar du på ”Next”.

Efter det kan du konfigurera dina inställningar för integritet.

Här kan du göra din Google-grupp offentligt sökbar, allow endast inbjudna medlemmar att gå med och bestämma vad gruppmedlemmar och gruppens hantering kan göra.

Om du är klar med den här page, click ”Next”.

Nästa steg är att lägga till medlemmar. Här skriver du bara in dina teammedlemmars email addresses i fälten Group members, Group managers eller Group owners.

Du kan också välja ”Varje email” för prenumerationen. Detta innebär att varje användare i gruppen får en notification när new emails tas emot, snarare än i grupper.

När det är slutfört klickar du på ”Skapa grupp”.

När du har skapat en grupp navigerar du till ”Group settings” i sidebaren och selectar ”General”.

Leta sedan reda på sektionen Aktivera ytterligare funktioner i Google Groups och select ”Collaborative Inbox”. När du är klar klickar du bara på knappen ”Save changes”.

Nu kan du gå vidare och använda denna email som din WordPress admin email address och/eller för WordPress kontaktformulär, popups, och så vidare. På så sätt får du ett meddelande när du får ett meddelande från en besökare på din website.

Bonus tips: Använd WP Mail SMTP för att förbättra WordPress email deliverability

Även om WordPress är en utmärkt plattform för att bygga webbplatser, är det inte ett bra alternativ för att skicka email. Detta beror på att många WordPress webbhotell-tjänster inte är inställda för att använda PHP mail()-funktionen, som ansvarar för att skicka email.

Som ett resultat av detta kommer email som skickas direkt från WordPress websites ofta inte fram.

Det är därför Gmail och andra leverantörer av e-posttjänster inte använder PHP:s mail()-funktion. Istället använder de SMTP-installationen över SSL/TLS för sending och mottagning av email.

Tack och lov kan du använda pluginet WP Mail SMTP på din website. Detta plugin kommer att konfigurera din WordPress site för att skicka email med hjälp av SMTP-inställningar, inklusive Gmails SMTP server, istället för PHP-funktionen. På så sätt kommer dina email att levereras istället för att hamna i skräppost foldern.

Du kan lära dig mer i vår ultimata guide om hur du konfigurerar WP Mail SMTP med valfri server.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du ställer in en delad Gmail inbox för din WordPress-webbplats. Du kanske också vill kontrollera våra WordPress tutorials om hur man skapar ett nyhetsbrev via email och vårt expertval av de bästa tilläggen för kontaktformulär.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.