Så här ställer du in en röstmeddelandehälsning för företag (med exempel)

När du anropar ett företagsnummer hör du ofta en automatiserad röstmeddelandehälsning som hjälper dig att guida dig genom telefonkatalogen och nästa steg.

Den perfekta röstbrevlådehälsningen får ditt lilla företag att se professionellt ut och kan bidra till att öka försäljningen och öka kundnöjdheten.

I den här artikeln visar vi dig hur du ställer in en röstmeddelandehälsning för företag för din onlinebutik, företag eller blogg. Vi kommer också att visa dig de bästa exemplen på röstmeddelanden som du kan använda som en template.

Varför är en röstmeddelandehälsning viktig för ditt företag?

Mer än 88 % av alla lokala search på mobila enheter leder till ett anrop. Detta är främst tack vare de snygga knapparna click-to-call som visas i Googles lokala search-resultat.

För många småföretag är det kanske inte möjligt att besvara alla anrop omedelbart. Ibland kan customize anropa efter kontorstid och you kanske är upptagen eller inte har någon anställd available vid den tidpunkten.

Det är här din röstmeddelande hälsning kommer in.

För många kunder kommer detta att vara deras första kontakt med ditt företag. Om du inte ställer in en röstmeddelandehälsning för företag kan du förlora en kund till din konkurrent.

Å andra sidan kan det också få allvarliga konsekvenser om du inte lyckas med röstbrevlådehälsningen. Customers kan lägga på, inte följa upp eller helt enkelt nå ut till dina konkurrenter.

Med detta sagt, låt oss ta en titt på hur man korrekt ställer in professionella röstmeddelanden för din online-verksamhet som gör ett positivt intryck på dem som ringer.

Det bästa sättet att ställa in en röstbrevlådehälsning

Normalt sett använder småföretagare ett fast eller mobilt telefonnummer för att hantera anrop. Även om det kan få jobbet gjort, tillåter de dig inte att hantera affärssamtal på rätt sätt eller ställa in en effektiv automatisk röstbrevlåda.

Det bästa sättet att hantera affärssamtal är att använda en tjänst för företagstelefoni. Många småföretag använder ett virtuellt företagstelefonnummer eftersom det låter dem effektivt hantera affärssamtal utan att offra deras integritet.

Till skillnad från en fast telefon eller ett mobilnummer använder den internet för att hantera anrop. Den officiella termen för denna teknik anropas en VoIP-tjänst för företag (Voice over Internet Protocol).

Att Följer en tjänst för företagstelefoni ger dig följande fördelar jämfört med fast telefoni och mobil:

• You can set your business hours and record different voice greetings to be played based on the time of the day.
• Du kan ställa in automatisk telefonist, add to extensions för att styra anropen, låta användare lämna ett röstmeddelande och mycket mer.
• Det fungerar på din dator, surfplatta, skrivbordstelefon och till och med på din mobiltelefon med hjälp av appar.
• Flera användare kan använda samma telefonnummer oberoende av deras location.
• You can easily give access to new employees without calling in a technician or buying new equipment.

Vi rekommenderar att du använder Nextiva eftersom de är den bästa leverantören av tjänster för företagstelefoner på marknaden. De erbjuder en omfattande uppsättning funktioner med en användarvänlig webbaserad adminpanel och appar för din telefon.

Vi använder Nextiva i vår verksamhet för att hantera anrop för WPBeginner och andra Awesome Motive-egenskaper.

Om du vill ha en alternativ lösning kan du ta en titt på RingCentral eller Ooma. De är båda bra företagstelefontjänster och de erbjuder en otroligt utvald plattform med massor av tools för att hantera rösthälsningar, auto-attendanter, röstmeddelanden, kopior, utskrifter och mycket mer.

När du har konfigurerat en telefonitjänst för företag kan du ställa in rösthälsningar med hjälp av användarvänliga Settings.

Exempel på rösthälsningar för företag

Det finns några grundläggande regler som du måste följa för att skapa de mest effektiva röstbrevlådehälsningarna:

• Undvik klyschor som ”Your anrop är viktigt för oss”. De är överanvända och känns inte längre uppriktiga.
• Se till att din röstbrevlåda låter vänlig och personlig när du spelar in den.
• Försök att inte låta som om du gillar att läsa från ett manus.
• Om du kan, anställ en röstartist som hjälper dig att posta röstmeddelanden. Du kan till och med hitta någon på Fiverr.
• Se till att din röstbrevlåda innehåller viktig information som gillar ditt företagsnamn, öppettider och kontaktinformation.

Här är några skript för röstbrevlådehälsningar som du kan använda för ditt företag.

Exempel på röstbrevlådehälsningar utanför kontorstid

Den här röstbrevlådehälsningen spelas upp när customers anropar you efter kontorstid eller under helger. Se till att denna röstmeddelandehälsning informerar användarna om öppettider och alternativa sätt att nå kundtjänst eller lokationen i butiken.

”Hej, du har kommit till [företagsnamn]. Vi är tillgängliga via telefon från [9 am] till [6 pm] [PST] måndag till fredag. Du kan också använda Contact Form på vår website, [www.example.com], för att lämna ett message, så återkommer vi till dig via email. Om du gillar att vi ringer upp dig, vänligen lämna ditt namn och nummer tillsammans med ett kort meddelande, så kommer vårt team att återkomma till dig så snart som möjligt.”

”Hej, du har ringt till [företagsnamn]. Vi kan för närvarande inte svara på ditt anrop. Våra kontorstider är [öppettider] måndag till fredag. Vår store på [store location] är öppen för customize under helgerna. Du kan också kontakta oss via chattsupport på vår website [www.example.com] [24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan]. Om detta inte är brådskande och du gillar att vi ringer upp, vänligen lämna ditt namn och nummer efter pipet.”

Som du kan se levererar båda templates för röstbrevlådehälsningar viktig information och erbjuder kunderna alternativa sätt att kontakta via chattsupport eller kontaktformulär.

Exempel på hälsningar från röstbrevlådan

Dessa hälsningsbudskap kan registreras under semestern.

”Hej, du har kommit till [företagsnamn]. Vårt team är för närvarande borta från kontoret för att tillbringa semestern med vänner och familj. Vi kommer tillbaka till jobbet den [dag och tid]. Vänligen lämna ditt namn och nummer så återkommer vi till dig så snart som möjligt. [Trevlig helg (eller lämplig hälsning för den aktuella högtiden)]”.

”Trevlig semester! Vårt team kl. [företagsnamn] är bortresta fram till [datum]. Om du är en befintlig kund kan du fortfarande öppna en supportbiljett på vår website, vi kommer att försöka återkomma till dig inom de närmaste 24 timmarna. Du kan också kontakta oss via chattsupport eller kontaktformuläret på vår website [www.example.com]. Om det inte är brådskande kan du lämna ditt namn och nummer efter pipet. Vi återkommer till ditt anrop så snart som möjligt.”

”Hej, du har kommit till [företagets namn]. Vi har close för (semesternamn) och kommer att återgå till arbetet den [datum och tid]. Om du behöver ett brådskande response kan du maila oss på (email_address), och vi kommer att försöka besvara all email inom 24 timmar. Du kan också lämna ett message, så hör vi av oss till dig efter semestern (Happy New Year / Holiday)”.

Som du kan se ger dessa professionella röstbrevlådehälsningar kunderna så mycket information som möjligt. Dessa hälsningar säkerställer också att kunderna vet hur man får ett snabbare response med hjälp av alternativa kontaktmetoder under semestern.

Exempel på röstbrevlådehälsning borta/upptagen

Om du är upptagen, bortrest eller underbemannad och inte kan besvara anrop från kunder omedelbart, kan du använda dessa hälsningsfraser som exempel.

”Hej, du har kommit till [företagsnamn]. Vi kan inte ta ditt anrop just nu, men vi skulle gärna ringa upp dig så snart som möjligt. Vänligen lämna oss ditt namn och nummer efter pipet.”

”Hej, vi är för närvarande borta från telefonen. Om det inte är alltför brådskande kan du maila oss på (email address). Annars vänligen lämna ditt namn och nummer efter pipet, så ringer vi upp dig direkt.”

Om du är den enda personen som svarar på anrop kan du göra det till en personlig röstbrevlådshälsning.

”Hej, du har kommit till (Your Name). Jag har för närvarande inte möjlighet att svara i telefon. Du kan skicka ett email till (email address), eller så kan du lämna ditt namn och nummer efter pipet, så ringer jag upp dig så snart som möjligt.”

Testa och förbättra dina röstbrevlådehälsningar

En annan bra anledning till att använda en professionell tjänst är att du kan tracka alla dina anrop och view detaljerade reports om dem. Så här gillar vi till exempel Nextivas page för analys av anrop.

You will need to track how many users heard each voicemail greeting and how they responded. Röstbrevlådehälsningar med en högre poäng för kunder som lämnar ett meddelande fungerar effektivt.

Meddelanden i röstbrevlådan som inte ens hörs helt och hållet är ett misslyckande.

Vi rekommenderar att du provar olika röstbrevlådehälsningar för att hitta den perfekta balansen. Updating av din röstmeddelandehälsning med jämna mellanrum kan också hjälpa dig att fylla kommunikationsluckor som du inte ens visste fanns.

Följ upp dina meddelanden i röstbrevlådan

Nu när you har skapat en balanserad, informativ och vänlig röstbrevlådehälsning är nästa steg ännu viktigare.

Vad händer när en customer lämnar ett röstmeddelande till you?

Om du använder ett professionellt affärstelefonsystem kommer du enkelt att kunna spåra och svara på dessa meddelanden.

Se till att du och dina anställda är lika väl förberedda för en snabb uppföljning. En snabb callback gör mycket för att stärka affärsrelationer och göra affärer till close sales.

Expertguider om företagskommunikation

Nu när du vet hur du ställer in den perfekta röstmeddelandhälsningen kanske du gillar att se några andra guider relaterade till affärskommunikation:

• Bästa tjänsterna för företagstelefoni för småföretag
• Bästa appar för telefonnummer för virtuella företag (med gratis alternativ)
• Beginner’s Guide: Vad är VoIP och hur fungerar det? (Förklarat)
• Så här ställer du in ett telefonsystem med automatisk växel för din website
• Bästa tillägg för röstmeddelanden för WordPress
• Bästa programvaran för automatisk uppringning för småföretag (jämfört)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Vilket är bättre? (Jämfört)
• Bästa tools för teamkommunikation för småföretag
• Bästa faxtjänsterna online för småföretag
• Google Meet vs Zoom: Vilket är bäst för your business?

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du ställer in röstbrevlådehälsningar för din online-verksamhet. Du kanske också vill se vår guide om hur du skapar en gratis email address för företag och våra expertval för de bästa e-postmarknadsföringstjänsterna för småföretag.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.