Så här anlitar du virtuella assistenter för din site i WordPress (experttips)

Undrar du hur du kan anlita virtuella assistenter för din WordPress site?

Att run ett företag är mycket arbete. Men om du Misslyckas med att underhålla din WordPress website ordentligt, då kan du se din trafik och försäljning snabbt insticksprogram. Den goda nyheten är att du kan få en virtuell assistent (VA) att hantera din site åt dig.

I den här artikeln kommer du att lära dig hur du anställer en virtuell assistent WordPress så att du kan fokusera på de viktigaste aktiviteterna i ditt företag.

Vad är en virtuell assistent?

En virtuell assistent (VA) är en oberoende uppdragstagare som hjälper till att stödja your business på distans.

De hanterar alla repetitiva eller tidskrävande uppgifter som du inte har tid med eller som du skulle behöva en hjälpande hand med. Det kan vara uppgifter som att gilla att tidsinställa möten, hantera din kalender eller till och med skicka email.

Till skillnad från en kontorschef eller en verkställande assistent utför en virtuell assistent sitt arbete helt på distans. Dessutom används VAs allmänt för enklare uppgifter, medan verkställande assistenter är betrodda att utföra mer komplexa aktiviteter som kräver mer erfarenhet.

Varför behöver du anlita virtuella assistenter för din WordPress webbplats?

Hantering av en WordPress-webbplats innebär att vara ansvarig för att hålla backup på webbplatsen, plugin- och theme-uppdateringar och WordPress core-uppdateringar.

Om du Misslyckas med att underhålla din site kan den riskera att hackas, drabbas av driftstopp eller till och med ha långsamma hämtartider. Och det kan direkt leda till att du förlorar besökare och till och med customers.

Om du inte har tid att underhålla din site eller inte vet hur du ska göra, kanske du vill anlita en virtuell assistent.

Din virtuella assistent kommer att vara responsiv och hjälpa till med WordPress-relaterade uppgifter på distans. De kan utföra ett brett spektrum av uppgifter som går utöver underhåll, t.ex:

• Teknisk support: Utför regelbundna backups av WordPress, håll dina tillägg och themes updating, optimera prestandan på din site och mycket mer.
• Hantering av content: Utför uppdateringar av content för sökmotorsoptimering, schemalägg posts och hantera comments.
• Customer support: Svara på blogginlägg och kommentarer i sociala media, engagera dig i din målgrupp och schemalägg möten.
• Support för e-commerce: Om du äger en online-butik kan du låta din VA behandla ordrar, hantera produktlistor och hantera kundförfrågningar. Eller så kan de utföra datainmatningsuppgifter som att gilla updating av lagernivåer eller priser.
• Design: Om de har design- eller kodningskunskaper kan VA göra ändringar i layouten, justera stilar eller till och med skapa visualiseringar.

VAs kan ta bort arbetsbelastningen från din tallrik så att du kan fokusera på högre prioriterade aktiviteter som driver intäkter för ditt företag.

För att sätta det i perspektiv, låt oss säga att din tid är värd $ 50 i timmen. Många administratörer kan outsourcas till VAs för 5 till 25 dollar per timme. Som ett resultat kommer de extra timmar du har återfått att tillåta dig att tjäna mer pengar.

Att anställa VAs kan bara vara det bästa draget du kan göra i ditt företag. Med det sagt, här är hur du kan bygga ett tillförlitligt team av VAs.

1. Decide Which Tasks to Outsource and Document Your Process (Bestäm vilka uppgifter som ska läggas ut på entreprenad och dokumentera din process)

Det första du behöver göra är att göra en lista över uppgifter som du gillar din WordPress virtuella assistent att utföra.

Detta hjälper dig att filtrera VA till endast de som passar dina behov. Som tidigare nämnts finns det dussintals uppgifter som en assistent kan hantera åt dig.

Följaktligen, om allt detta är uppgifter som du för närvarande utför själv, bör du dokumentera hela processen och skapa riktlinjer som de kan följa. Det finns många effektiva sätt att dokumentera processen:

• Använd Snagit för att registrera din vy och genomför varje click du gör för varje uppgift.
• Skapa en checklista eller en hubb för resurser i Notion. Du kan behöva inkludera tutorials, skript och templates att följa.

Det gör det inte bara lättare att introducera dina nya medarbetare, utan det hjälper dig också att skriva en mer exakt description och hitta rätt kandidater för rollen.

Här är ett exempel på hur en resource hub på Notion kan gilla att se ut.

Du kan tagga varje dokument efter vilken typ av uppgift det är.

I varje dokument har vi inkluderat Step-by-Step instruktioner tillsammans med screenshots för att hjälpa till att guida VAs att utföra en uppgift.

2. Skriv en korrekt jobbannons

Om du vill hitta rätt WordPress virtuell assistent måste du skriva en övertygande beskrivning som lockar någon med de egenskaper och färdigheter du behöver.

Detta fungerar som ett filter för att identifiera rätt kandidat. En effektiv post för virtuell assistent bör innehålla:

• Omfattning av arbetet: Beskriv de uppgifter och ansvarsområden som VA kommer att hantera. You should clear state the expected availability and whether you are looking to fill a full-time or part-time role.
• Kompetens som behövs: Ange de färdigheter och kvalifikationer som du söker. Lista också de tools och programvaror som VA förväntas kunna använda, t.ex. CMS:et WordPress.
• Erfarenhet: Nämn vilken erfarenhetsnivå du söker, om det är nybörjare eller någon med specifika års erfarenhet.
• Budget: Fixed a budget and indicate your preference for hourly rates or fixed-priced contracts.

Ju mer detaljer du kan inkludera, desto bättre. Till exempel, här är vad en jobbpost kan gilla att se ut.

3. Vet var du hittar de bästa virtuella assistenterna

När du har fått din documentation på plats och skrivit din jobbannons är du redo att börja leta efter virtuella assistenter.

Freelance websites är en bra utgångspunkt för att hitta en dedikerad VA, särskilt när du har specifika behov i åtanke.

Även om du kan gå den traditionella vägen att anställa virtuella assistenter via jobbsajter, har frilansplattformar vissa fördelar, till exempel:

• Ett review-system för att se hur de arbetat med tidigare kunder
• Globala betalningar och enkel fakturering
• En utvald funktion för diskussion om detaljer i projektet och delning av filer
• Payment sker via en spärrtjänst, så you betalar bara för arbete som blir completed

Med det sagt rekommenderar vi dessa frilansplattformar för att komma igång:

Kodbar

Codeable är en tillförlitlig WordPress frilansplattform som hjälper till att matcha dig med WordPress experter. You can find experts in pretty much all areas of WordPress, including:

• Utveckling och customize av teman och tillägg
• Utveckling av e-commerce
• Customize WordPress webbutveckling
• Webbdesign
• API:er och integration
• Felsökning och underhåll
• Säkerhet och prestanda

I grund och botten, om du har problem med den tekniska sidan av WordPress och vill att kvalificerade experter ska hantera det åt dig, då är Codeable ett utmärkt alternativ. Och eftersom plattformen endast godkänner de högst upp 2% av de sökande, kan du vara säker på att du arbetar med skickliga WordPress-proffs.

Upwork

Upwork är en av de största marknadsplatserna för frilansare där ute, med över 12 miljoner registrerade frilansare på plattformen.

Till skillnad från Codeable kan du hitta virtuella assistenter med ett bredare utbud av färdigheter. That allows you to find professionals for various tasks beyond WordPress.

Eftersom det finns fler användare på plattformen finns det en god chans att du kan hitta en virtuell assistent inom din budget.

Upwork visar också rekommendationer och jobb utan problem poäng på varje frilansares profil så att du kan se deras track. Högst upp på det, Upwork allow you to browse talent, message them directly, and even invite them to apply.

Även om du kan välja en site som Fiverr istället, kan det vara mer lämpat för engångsprojekt snarare än en återkommande roll som en VA.

Toptal

Toptal är en frilansplattform som är känd för sin rigorösa plattform för vy, och godkänner endast de högst upp 3% av de sökande.

Frilansare måste klara fem steg i vyn, inklusive en omfattande utvärdering av engelska och en projektbedömning.

Till skillnad från andra plattformar tar Toptal ett mer customize tillvägagångssätt. En teammedlem kommer att ringa ett anrop med dig för att samla in obligatoriska och alternativa talanger. Därefter presenterar de dig för rätt matcha för ditt jobb från deras expertgranskade talangnätverk.

Denna personliga matchningsprocess säkerställer att du arbetar med virtuella assistenter som har rätt kompetens och erfarenhet för dina WordPress-uppgifter. Och det save you från att gå igenom tusentals återstarter och samordna intervjuer själv.

Toptal har till och med en särskild funktion för fakturering och tidsspårning som heter TopTracker. Med den här tjänsten kan du enkelt spåra timmar och göra betalningar via PayPal, Payoneer eller direkt banköverföring. Men du kan också använda ett dedikerat tidsspårningsverktyg som TimeDoctor också.

4. Intervjua kvalificerade kandidater

När du har haft din post uppe i några dagar bör du se att ansökningarna strömmar in. Det kan vara jobbigt att gå igenom ansökningarna, men det är ett måste om du vill hitta rätt person.

You need to narrow down your list of candidates to those that meet your qualifications. Därefter kan du välja att låta de sökande genomgå ett färdighetstest. Detta filtrerar bort kandidater som helt enkelt inte har de färdigheter som krävs för att utföra jobbet.

Du kan till exempel skapa en dummy WordPress-webbplats och låta dem utföra en fullständig backup av webbplatsen, troubleshoota en vanlig issue eller optimera ett blogginlägg för sökmotorsoptimering. Listan över arbetsuppgifter som du redan har gjort kommer att hjälpa dig att bestämma hur du ska granska dina kandidater.

Efter det kan du välja ut de kandidater som fick högst poäng och som är mest kvalificerade för jobbet. Du kommer att behöva intervjua dessa potentiella anställda via Google Meet eller Zoom.

Vid det här laget vet du att kandidaterna är capability att utföra rollen. Men you will also want to know if they are a good cultural fit for your company. Utvärdera hur de gillar att arbeta i team, lösa problem i okända situationer eller prioritera uppgifter, särskilt när de hanterar flera olika responsiver.

5. Anställa och introducera nya virtuella assistenter

Allmänt sett kommer you att anställa den kandidat som har gjort det bästa intrycket. Se till att alla new hires undertecknar ett avtal om oberoende uppdragstagare. Detta kontrakt beskriver termerna, inklusive omfattningen av arbetet och villkoren för Payment.

Den innehåller också detaljer om immateriella rättigheter, vilket är viktigt att klargöra, särskilt när det handlar om content, design eller andra kreativa element på en website.

Med en programvara som gillar signNow kan du skapa avtal i PDF-format och uppmana yours nyanställda att skriva under avtalet.

Men innan your new VA börjar bör du också ha en onboardingprocess på plats.

Allt du behöver göra är att använda ett verktyg för projekthantering för att skapa en serie onboarding-uppgifter som måste vara completed för att VA ska komma igång.

You can use Asana to assign a checklist of tasks to help onboard your new virtual assistants. Varje new teammedlem kommer att gå igenom en rad objekt för att få dem att bekanta sig med ditt företag och hur du arbetar. I checklistan bör det beskriva saker som:

• Your company’s mission and core values
• Tillgång till login på WordPress site och andra tools
• Documentation och utbildning i hur uppgifterna ska utföras
• Tillgång till teamkommunikationsverktyg för samarbete (till exempel är Slack ett bra sätt att chatta med VAs 1 till 1, eller så kan you skapa en dedikerad kanal för att göra tillkännagivanden till hela your team.

Du kan helt enkelt add to links till den resource hub som du skapade tidigare med Notion eller liknande programvara.

När du lägger till behörigheter och roller i WordPress och annan programvara är det viktigt att du använder en lösenordshanterare som 1Password.

Denna programvara genererar och lagrar starka, unika lösenord för varje account, vilket kan hjälpa till att förhindra att någon hackar sig in på din WordPress site.

Alternativ: Använd WP:s underhållstjänster

Du kanske bestämmer dig för att du inte är riktigt redo att anställa en VA, antingen för att du inte har tillräckligt med uppgifter att delegera eller för att det inte är ekonomiskt meningsfullt.

I så fall kanske du vill välja underhållstjänster för WordPress istället. De kan hjälpa till att effektivisera och automatisera alla de uppgifter du behöver utföra för att hålla din site frisk och uppdaterad, inklusive:

• Hitta och fixa brutna länkar
• Updating av themes och tillägg
• Säkerhetskopiera din site i WordPress
• Borttag av skräppost kommentarer
• Automatically update the WordPress core to the latest versions (uppdatera automatiskt WordPress core till de senaste versionerna)

WordPress.org rekommenderar att du utför dessa hushållsuppgifter ungefär var tredje till sjätte månad.

Även om du kan anställa en VA för att utföra dessa uppgifter, är det mycket billigare att helt enkelt betala för en tjänst provider att göra jobbet åt dig.

Vi rekommenderar att du väljer WPBeginners Pro-tjänster. Vårt team av experter tillhandahåller marknadens bästa tjänst för underhåll av WordPress. Vi hanterar backup tjänster, core updates, theme and plugin updates, assets optimization, malware removal, uptime monitoring, och mycket mer.

Vårt Sleep Better-paket, som börjar på $69 per månad, provider alla viktiga tjänster du behöver för att ta väl hand om din site.

Om du uppgraderar din plan kan du till och med få timmar för utvecklare på begäran som du kan använda när du behöver. Det betyder att du bara är ett anrop bort från att lösa eventuella issues.

För att lära dig mer, se vårt WPBeginner Pro Services-meddelande.

Ett annat alternativ är att använda ett hanterat webbhotell för WordPress, som gillar WP Engine, som kan hantera de flesta underhållstjänster. Managed hosting providers tar hand om all hantering av servern, gillar serverinstallation, säkerhet och underhåll.

Vanliga frågor och svar

Våra läsare frågar oss ofta om hur man anställer WordPress virtuella assistenter. Här är svaren på de vanligaste frågorna:

Hur mycket kostar en virtuell assistent?

Priserna för virtuella assistenter varierar men kostar allmänt mellan 5 och 50 USD per timme, där specialiserade och USA-baserade VA kostar mer än admin-fokuserade och utomeuropeiska.

Medan många tar betalt per timme, kan vissa prissätta sina avgifter som en månatlig behållare på $ 500 till $ 4,000 för ett visst antal timmar.

När ska du anlita en virtuell assistent?

Som företagare är det svårt att veta när det är dags att anlita en virtuell assistent. Men här är några tecken på att det är dags att börja delegera:

• You spenderar för mycket tid på uppgifter med lågt värde. Det är bäst att lägga din tid på att skapa mervärde för ditt företag på ett sätt som bara you kan.
• Du förlorar kunder eftersom du inte kan svara på support email. Dålig kundupplevelse leder till ett dåligt rykte, vilket kan påverka tillväxten för your företag.
• You är inte bra på WordPress. En VA med tekniska kunskaper kan hantera fix av WordPress error och utföra backup, så att din site förblir säker och uppdaterad.
• You are struggling to manage content for your WordPress site. En virtuell assistent för WordPress kan hjälpa dig att skriva blogginlägg, skapa grafik och schemalägga updating av innehåll.

Outsourcing kan kännas onaturligt för företagare som gillar att ha kontroll. Men en del av att få ett företag att växa är att lita på andra så att ditt företag kan runna utan din fulla uppmärksamhet.

Om du bara behöver hjälp med att underhålla din WordPress site är WordPress underhållstjänster en mer tillförlitlig och prisvärd lösning.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du anställer virtuella assistenter för din WordPress site. Du kanske också vill kontrollera vår guide till de mest avgörande underhållsuppgifterna för WordPress som du bör utföra regelbundet och den ultimata säkerhetsguiden för WordPress.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.