Så här använder du WordPress för dokumenthantering eller filhantering

En vanlig utmaning för användare av WordPress är dokumenthantering eller filhantering.

Att hålla track på revisioner, access control och helt enkelt location av de filer du behöver kan snabbt bli en tidskrävande mardröm om du hanterar ett team. Men här på WPBeginner har vi lösningen.

I den här artikeln visar vi dig hur du använder WordPress som ett dokumenthanterings- eller filhanteringssystem. På så sätt får du ett strömlinjeformat system för att lagra, organisera och samarbeta om all viktig documentation på din website.

Varför använda WordPress för att hantera dokument och filer?

Om du är en del av teamet som arbetar med content kanske du använder flera olika plattformar för att kommunicera och arbeta med your tasks.

Du kan till exempel dela drafts med hjälp av en plattform som Google Drive, track projektet med Asana och kommunicera med dina teammedlemmar med hjälp av Slack. Sedan måste du publicera det slutliga draftet tillsammans med images i WordPress.

Problemet är att det är lätt att tappa bort ett dokument när you använder så många olika tools.

Om dessa filer och dokument ska användas för din WordPress site rekommenderar vi att du samlar allt på ett ställe i din WordPress dashboard. På så sätt kan du hantera, updating och publicera content på ett effektivt sätt utan att behöva navigera mellan olika tools.

Som standard har WordPress ett built-in media file-bibliotek som du kan använda för att store olika typer av filer. Haken är att du bara kan lagra och organisera filer i det och ej så mycket mer.

Med detta i åtanke visar vi dig hur du kan använda WordPress för att hantera dina dokument och filer på ett enkelt sätt. Du kan använda dessa länkar för att navigera genom stegen:

Step-by-Step: Installera tillägg för WP Document Revisions och Members

Det enklaste sättet att sätta upp ett system för dokumenthantering i WordPress är att använda WP Document Revisions. Detta plugin allow you att arbeta på filer med andra människor, lagra dokument online och se en fullständig revisionshistorik för varje dokument.

Ett annat plugin som du bör installera är Members. Detta plugin allow you to create and customize the permissions for WordPress user roles, which will be handy for managing the documents’ accesses.

För den här guiden räcker det med den gratis versionen av Members. Du kanske dock vill uppgradera till premiumversionen av MemberPress för att få fler funktioner, som att lägga till medlemsnivåer, skapa gated content och begränsa åtkomst baserat på olika medlemsnivåer.

Det första du behöver göra är att installera och aktivera dessa tillägg. För mer detaljer, se vår Step-by-Step guide om hur du installerar ett tillägg till WordPress.

Fortsätt sedan till nästa steg.

Step 2: Uppladda ett new document till WP Document Revisions

När du har aktiverat WP Document Revisions plugin ser du ett new ”Documents” alternativ i den vänstra menyn.

Låt oss prova att uppladare ett dokument till WordPress. För att göra detta, heada över till Documents ” All Documents. Klicka sedan på knappen ”Add Document”.

Därefter måste du ge dokumentet en Rubrik. Detta bör vara något som hjälper dig att identifiera dokumentet, särskilt om du delar WordPress dashboard med andra personer, t.ex. gästbloggare.

När du har gjort det klickar du på knappen ”Upload New Version”.

Detta öppnar popupen ”Upload Document”, som fungerar på samma sätt som det vanliga mediabiblioteket i WordPress.

You can either drag and drop your document onto the popup or click ”Select File” and then choose a file from your computer.

WP Document Revisions kommer nu att uploada filen till WordPress.

WP Document Revisions har kraftfulla funktioner för versionskontroll. Detta kan hjälpa you att samarbeta med andra människor genom att visa ett dokuments hela historik. Du kan till och med öppna tidigare versioner av filen och när som helst återställa en tidigare version.

Varje gång du uppladdar eller uppdaterar ett dokument kan du skriva en note i Revision Summary.

Dessa obs/observera kommer att visas i revision loggen längst ner på vyn, bredvid namnet på den person som gjorde updating.

Om updatingen inkluderade en new file upload, så kommer du också att se en ”Restore” link.

Klicka bara på länken för att återställa den här versionen av dokumentet. Även om du återgår till en tidigare version av filen kommer historiken att förbli intakt, så att du inte förlorar någon information.

När detta är gjort kan you ställa in dokumentets arbetsflödesstatus.

Om du delar dashboarden med andra personer kan alla få veta att dokumentet är ett första draft, under review, under arbete eller något annat tillstånd. Detta kan hjälpa dig att undvika missförstånd och förbättra det redaktionella arbetsflödet i WordPress bloggar med flera författare.

Öppna helt enkelt dropdown under ”Workflow State” och välj sedan ett alternativ från listan.

Därefter kanske du vill add to en description, som hjälper andra användare att förstå vad filen handlar om.

För att göra detta skriver du helt enkelt i textredigeraren. Detta section innehåller alla standardalternativ för textformatering, så att du kan lägga till en länk och skapa punktlistor och numrerade listor, samt lägga till fet och kursiv formatering med mera.

You may also want to add a document image, which can help users understand the file or provide extra information, similar to an index or appendix.

Processen liknar att lägga till en featured image till WordPress inlägg och pages. Välj helt enkelt ”Set Document Image” och välj sedan antingen en image från mediabiblioteket eller uppladare en ny fil från din dator.

När du uppladdar en fil markerar WP Document Revisions dig som dokumentets ägare.

Om du vill tilldela filen till någon annan öppnar du bara dropdown-rutan ”Ägare” och väljer en new användare från listan. Detta kan hjälpa dig att hålla dina dokument organiserade, särskilt om du har add to många användare och auktoriseringar till din WordPress blogg.

Som standard kommer WP Document Revisions att publicera filen privat så att endast inloggade användare kan se den.

Ett annat alternativ är att publicera dokumentet på din WordPress website så att folk kan komma åt det utan att logga in på dashboarden.

Även om du publicerar dokumentet är det fortfarande en bra idé att lägga till ett password genom att klicka på länken ”Edit” bredvid ”Visibility”.

Välj sedan ”Password protected” och skriv in ett säkert lösenord i fältet ”Password”.

När du har gjort det klickar du på ”OK” för att save your changes.

Vill du inte använda ett password? Då kan du följa samma process som beskrivs ovan, men den här gången väljer du ”Offentlig”.

Oavsett hur du publicerar filen kommer WP Document Revisions att visa dess URL direkt under titeln. Folk kan se filen genom att besöka den här URL:en.

Om du vill skapa en customize permalänk istället klickar du på knappen ”Edit”.

Skriv sedan in den nya URL:en och clicka på ”OK”.

När du är nöjd med den information du har enter klickar du på knappen ”Update” för att save your settings.

Step-by-Step 3: Skapa dina egna arbetsflödesstatusar för documentation

Som you har sett i föregående steg gör arbetsflödesstatusar det enkelt att se om ett dokument är ett första draft, pågår eller något annat tillstånd. På samma sätt som du sparar blogginlägg som draft eller utgivarblogg kan statusar förbättra det redaktionella arbetsflödet.

WP Document Revisions levereras med fyra arbetsflödesstatusar som standard: final, in progress, initial draft och under review. Du kan behöva ändra dessa standardstatusar eller add to fler statusar.

Om du vill ändra arbetsflödesstatusarna går du till Documents ” Workflow States. Om du vill customize ett befintligt tillstånd håller du bara hovern över det och klickar på knappen ”Edit”.

Detta öppnar en editor där du kan ändra namn, slug och description för arbetsflödestillståndet. Det här liknar hur du redigerar kategorier och taggar i WordPress.

När du är klar med ändringarna klickar du på knappen ”Update”.

Du kan också lägga till nya arbetsflödestillstånd.

I Documents ” Workflow States skriver du in ett new namn, en slug och en description. Klicka sedan på knappen ”Add New Workflow State”.

Step-4: Hantera roller för användare och dokumentåtkomst i WordPress

Som standard tilldelar WP Document Revisions olika capabilities för dokumentredigering till användare baserat på deras roll. Till exempel kan auktoriseringar inte edit dokument som publicerats av andra personer eller läsa privat publicerade dokument.

Standardbehörigheterna bör passa bra för de flesta websites. Men om du vill reviewer och ändra någon av dessa Settings är det enklaste sättet att använda Members.

När du har installerat och aktiverat Members kan du gå till sidan Members ” Roles för att se alla olika roller för användare på din website i WordPress.

Här hoverar du med musen över den roll för användaren som du vill ändra.

You can then go ahead and click on ”Edit” when it appears, which opens the user role editor.

Den vänstra Column visar all de olika typerna av content.

I menyn till vänster klickar du på ”Documents”.

Du ser nu alla behörigheter som den här rollen för användare har, till exempel möjligheten att ta bort en annan persons filer eller att editera sina egna dokument.

Klicka bara på checkboxen ”Grant” eller ”Deny” för varje behörighet.

När du är nöjd med de ändringar du har gjort klickar du på ”Update”.

För en mer detaljerad titt på Members plugin, vänligen se vår guide om hur man lägger till eller tar bort capabilities till användares roller i WordPress.

När du har installerat detta plugin kan du till och med kontrollera vem som har tillgång till varje dokument. Helt enkelt head över till Documents ” All Documents.

Här hoverar du över en fil och klickar på länken ”Edit” när den visas.

Nu rullar du till den nya boxen ”Content Permissions”. Här hittar du en lista över alla roller för användare på din WordPress blogg eller website.

Kontrollera bara boxen bredvid varje roll som behöver tillgång till detta dokument.

I detta section ser du också en Paid Memberships tabs. This allows you to restrict access to paying members.

För mer information, vänligen se vår ultimata guide till att skapa en WordPress membership site.

När du gillar ändringarna klickar du på ”Update” för att save your settings som tidigare.

Learn More sätt att hantera WordPress-filer

Den här guiden visar hur du kan använda WordPress för att hålla all din viktiga documentation organiserad. Men det är inte all WordPress kan göra! Här är några sätt att göra hanteringen av dina filer på WordPress ännu enklare.

Behöver du uppladdare filer som gillar kalkylblad eller presentationer till din website? Vår guide om hur du lägger till ytterligare filtyper som kan uploadas i WordPress kan hjälpa dig. Den visar dig hur du får WordPress att godkänna även dessa filer, så att du kan ha allt på ett ställe.

Vill du göra det lättare för människor att se vilken typ av fil något är på ett ögonblick? Vår artikel om hur du lägger till attachment filtyp icons i WordPress är perfekt för dig. Den visar hur du addar små bilder bredvid dina filer så att alla vet om det är ett dokument, ett videoklipp eller något annat.

Slutligen, om du behöver ladda upp PDF-filer specifikt, har vi en guide för det också! how to upload PDF files to your WordPress site kommer att visa dig ett enkelt sätt att få dessa PDF-filer på din website och se till att de ser rätt ut.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du använder WordPress för dokument- eller filhantering. Du kanske också vill se vårt expertval av de bästa tilläggen för aktivitetslogg och tracking i WordPress och vår guide om hur du automatiskt tömmer ditt trash i WordPress.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.