Beginner’s Guide: Vad är VoIP och hur fungerar det? (Förklarat)

Vi får ofta frågan från nybörjare: vad är VoIP och hur fungerar VoIP? Om du inte är så tekniskt lagd har du kanske hört talas om att du kan använda VoIP för att lägga till ett företagsnummer på din webbplats.

VoIP är ett mer kostnadseffektivt sätt att få ett företagstelefonnummer till din webbplats jämfört med en traditionell telefonlinje. Även här på WPBeginner förlitar vi oss på VoIP för våra kommunikationsbehov.

Innan du fattar några beslut måste du dock förstå vad tekniken handlar om.

I denna guide för nybörjare kommer vi att svara på vad VoIP är och hur VoIP fungerar bakom kulisserna. Målet är att hjälpa dig att förstå hur VoIP kan save your money och hjälpa dig att få ditt företag att växa.

Här är en översikt över vad vi kommer att ta upp i den här guiden. Du kan klicka på länkarna för att hoppa direkt till olika avsnitt.

Till skillnad från fasta telefonsystem som är limiterade till en enda skrivbordstelefon på kontoret, kan du med VoIP ringa och ta emot anrop från din bärbara dator, surfplatta, vanliga smarta telefon (med en app) och till och med VoIP-kompatibla kontorstelefoner.

Eftersom alla anrop sker över internet är det extremt kostnadseffektivt för både inrikes- och långdistanssamtal (internationella samtal). De flesta VoIP providers för företag erbjuder obegränsat antal minuter utan extra kostnad.

Notis: Förutom kostnadsbesparingarna får du också alla de avancerade telefonfunktionerna som samtal väntar, samtalsdirigering, ringsignaler, automatisk telefonväxel, flera telefonnummer, omedelbara meddelanden och mycket mer.

Det är därför de flesta småföretag och till och med stora företag byter all från traditionella telefonleverantörer till en VoIP-provider för företag.

På WPBeginner använder vi Nextiva, ett ledande VoIP-baserat telefonsystem för företag.

Hur fungerar VoIP egentligen? (En titt bakom kulisserna)

För att förstå hur VoIP faktiskt fungerar ska vi ta en titt på vad som händer när du ringer eller tar emot ett anrop på en VoIP-telefon.

När du ringer ett anrop med VoIP tar deras app för företagsnummer eller VoIP-adapter den analoga röstsignalen och omvandlar den till digital signal.

Denna digitala röstdata skickas sedan till företagets telefonitjänst provider med hjälp av din internettjänst. Sedan, slutligen, dirigeras meddelandet till din kunds telefon.

Denna process sker nästan omedelbart, vilket är anledningen till att VoIP-ljudkvaliteten ibland är ännu bättre än vanliga telefonsamtal.

Hur skiljer sig VoIP från traditionella telefonsystem?

VoIP fungerar på ett annat sätt bakom kulisserna än ett vanligt fast telefonsystem.

Traditionella telefonisystem använder kretskopplingsmetoden för att ansluta anrop. När du ringer ett anrop via PSTN (Public Switched Telephone Network) ansluts du till personen i andra änden, och de ansluts till dig i en krets.

Tekniken med kretskoppling har använts i mer än 100 år nu. Den är tillförlitlig och fungerar fortfarande, men är ej den mest effektiva eller kostnadseffektiva.

VoIP använder istället metoden ”paketförmedling”. Det innebär att data bara skickas när det behövs. En kort, omedelbar anslutning skapas varje gång du talar. Anslutningen behöver inte gå åt båda hållen all tid. Du och den du talar med talar normalt inte samtidigt.

Dessutom skickas datapaket på ett effektivt sätt. De kan använda många olika vägar genom internet. Paketen sätts sedan ihop igen när de når sin destination.

Datapaketen kan också komprimeras för att save utrymme. Detta gör att de kan färdas ännu snabbare genom internet.

Allt detta sker mycket snabbt. Om det inte är något problem med din anslutning till internet kommer du ej att notera någon fördröjning under anropet.

VoIP kan låta ganska tekniskt och komplicerat, men det viktigaste att förstå är att VoIP är en effektivare metod för att överföra data under telefonsamtal.

Du har förmodligen redan använt VoIP tidigare utan att veta om det, genom en app som gillar Skype eller Google Voice.

Jämförelse av Pro och Contra VoIP

Pro vi har använt en VoIP-tjänst för företagstelefoni i vårt företag i flera år, är det rättvist att säga att vi vet en sak eller två om för- och nackdelar.

Här är vår detaljerade analys av för- och nackdelar med VoIP.

Fördelar med VoIP – Fördelarna med att använda VoIP

Att byta från ett traditionellt telefonbolags tjänst till ett molnbaserat VoIP-telefonsystem har många fördelar.

Lägre månadskostnad

En av de största fördelarna med VoIP är att du får lägre månadskostnad för både inrikes och utrikes anrop.

De flesta VoIP-telefonleverantörer inkluderar ofta obegränsade inhemska anrop gratis. Internationella anrop är normalt också mycket billiga.

Notis: Du kommer också att save pengar på kostnader för reparationer och underhållstjänster som du för närvarande betalar till din provider för fast telefoni.

Ta emot anrop var du än befinner dig – komplett bärbar

Med VoIP behöver du inte befinna dig på ett kontor, sitta vid din skrivbordstelefon för att ta emot anrop. Du kan ta emot inkommande anrop var du än befinner dig med hjälp av en app på din telefon, surfplatta eller bärbara dator.

Detta är en stor fördel för distansarbete och team som arbetar ute på fältet. Det är också bra om du är på resande fot.

Avancerade funktioner för företagstelefoner

VoIP-lösningar innehåller normalt många extra funktioner för företagstelefoner. You can for example set up conference calls easily with VoIP.

Dessutom erbjuder de flesta VoIP-tjänster en virtuell receptionist, hållmusik, samtal väntar, automatisk uppringning, kopia, utskrift av röstmeddelanden till email eller text och mycket mer. Du kan till och med få avancerad telekommunikationsfunktionalitet som videoklipp.

Detta kan också ge dig ytterligare kostnadsbesparingar eftersom traditionella leverantörer av telefonitjänster ofta tar ut återkommande avgifter för dessa utökningar och integrationer.

Förbättrad skalbarhet och flexibilitet

En annan fördel med VoIP är den högre skalbarheten. Om du anställer fler medarbetare eller öppnar en ny filial i en ny stad gör VoIP det enkelt att växa.

Till skillnad från en traditionell telefontjänst som skulle kräva att du spenderar pengar på dyr hårdvara på en dedikerad linje, låter VoIP dig lägga till dina teammedlemmar med bara några click i adminpanelen på ditt konto.

Eftersom VoIP fungerar på alla smarta telefoner kan du till och med minska kostnaderna för extra utrustning och få gratis plats på skrivbordet genom att låta dina medarbetare installera appen på sin egen telefon.

VoIP-nackdelar – Nackdelar med att använda VoIP

Även om VoIP är en fantastisk teknik kanske den ej är perfekt för alla. Det finns ett par VoIP-nackdelar som du bör vara medveten om.

Du behöver en bra anslutning till internet för att ringa anrop

Som vi förklarade i sektionen om hur VoIP fungerar måste du ha en tillförlitlig anslutning till internet för att kunna ringa anrop.

Om ditt internet är långsamt kan kvaliteten på ditt anrop påverkas. Du kan till exempel uppleva förlorat ljud eller latens (fördröjningar).

Det som är bra är att VoIP-tekniken inte använder så mycket bandbredd som you kanske tror. En bra anslutning med mindre än 70 ms ping och minst 500 kbps i upload-hastighet är tillräckligt bra för VoIP-anrop.

Men om du har många medarbetare på ditt kontor kan du behöva titta på dina bandbreddsbehov för antalet samtidiga anrop som ditt företag kommer att göra samtidigt.

You need to account for strömavbrott

Vanlig telefoni fungerar under strömavbrott. Men du kan inte ringa VoIP-anrop om du inte har ström eller tillgång till internet.

Vanligtvis har de flesta kontor trådlöst internet som drivs av Wi-Fi-routrar. Dessa routrar behöver elektricitet, så om din byggnad upplever strömavbrott kan ditt internet också gå ner, vilket påverkar din VoIP-tjänst.

På vårt kontor hanterar vi detta genom att använda ett system med batteribackup för vår internetrouter. Eftersom vårt internet tillhandahålls av ett annat företag än vår el har vi aldrig båda avbrotten kl samma tid.

Eftersom våra teammedlemmar använder VoIP-appen i sin telefon kan de dessutom alltid använda sin mobildata för att ringa affärssamtal.

You kommer att behöva omskola dina anställda i det nya systemet

Att byta till ett nytt telefonsystem innebär att you måste utbilda dina anställda i hur de ska använda det.

Lyckligtvis är de flesta VoIP-tjänster utformade för att vara så enkla och intuitiva som möjligt. Det innebär att det bör vara lätt att utbilda teammedlemmar i hur man använder molntelefonsystemen, även om yours anställda arbetar på distans.

Vilken är den bästa VoIP-telefonitjänsten?

Här på WPBeginner använder vi och rekommenderar Nextiva som den bästa VoIP-telefontjänsten. De erbjuder ett gratis lokalt eller avgiftsfritt nummer med alla sina planer.

Nextiva levereras med alla viktiga funktioner du behöver, inklusive samtalsstyrning, obegränsade inhemska röstsamtal, obegränsade SMS-meddelanden för företag , röstbrevlåda till e-post / texttranskription, nummerportering, nummer-ID, vidarekoppling, anpassade hälsningar, automatisk telefonist, hållmusik, samtalsinspelning, VoIP-fax online, telefonförlängning för teammedlemmar och mer.

De har en användarvänlig app för smarta telefoner för Android / iPhone (iOS) och en softphone-app för din dator.

För Customize-kunder kan du till och med konvertera ditt befintliga PBX-system (private branch exchange) till ett molntelefonsystem med SIP-trunking (session initiation protocol). Det innebär att du enkelt kan koppla anrop till olika avdelningar och anställda med hjälp av befintligt system och lokala nätverk.

Nextiva har också flera användbara avancerade funktioner. Instance, you can connect your VoIP phone system with real-time chattsupport and with your CRM system to help you create a unified communications system.

Dessutom är deras priser överkomliga och supportteamet är extremt hjälpsamt, vilket gör det väldigt enkelt för dig att komma igång. Det är därför vi använder Nextiva för vår verksamhet.

Vi har till och med en fullständig Nextiva-recension om du vill ha mer information om tjänsten.

Andra bra VoIP-alternativ till Nextiva inkluderar:

• RingCentral – ett stort, välkänt VoIP-företag som kostar lite mer än Nextiva. De har alla de funktioner för företagskommunikation som du behöver, och de erbjuder även tools för att dela skärm och konferenser.
• Ooma – ett alternativ som är enkelt att installera och som erbjuder gratisnummer plus alla funktioner du kan förvänta dig. Du får 500 minuter gratis, men måste betala extra för mer.
• Zoom Phone – en prisvärd tjänst för företagstelefoni som erbjuder utvalda funktioner för anrop med det välbekanta gränssnittet för videoklipp från Zoom.
• Grasshopper – en annan bra telefonitjänst för solopreneurs och småföretag som erbjuder alla viktiga funktioner.
• Phone.com – en bra IP-telefon för företag som arbetar med Kanada och många EU-länder, eftersom dessa locations täcks som lokala anrop.

Så här ringer du ett anrop med VoIP

För att ringa ett anrop med VoIP behöver du först en VoIP-tjänst för företagstelefoner som gillar Nextiva. Du behöver också en anslutning till internet med bra bandbredd. Detta innebär normalt att du använder en bredbandsanslutning med hög hastighet.

Sedan kan du ringa ett anrop med VoIP med någon av följande enheter:

• Din befintliga telefonlur. Den kan anslutas till VoIP-systemet med hjälp av en ATA (analog telefonadapter) som ger den en IP-adress. I princip kopplar du bara in din telefon i ATA:n istället för direkt i vägguttaget.
• En speciell IP-telefon. Den här ser ut och fungerar som en vanlig analog telefon. Den har en lur med knappar som sätts in i en laddningsstation. Men istället för en RJ-11-telefonkontakt har IP-telefonen en RJ-45-kontakt. Det betyder att den ansluts till en Ethernet-port på din router, ej till en telefonkontakt. Beroende på säsong kan vissa VoIP-företag ge dig en gratis telefonlur.
• Din dator. Du behöver en app som gör att du kan ringa anrop via VoIP. Detta anropas ibland som en ”softphone”. Självklart behöver du också ett ljudkort och ett headset, eller en mikrofon och högtalare. Du behöver också anslutning till internet, antingen via ethernet eller WiFi. De flesta välkända VoIP-företag har appar för både Windows och Mac.
• Din mobiltelefon. Även här behöver du rätt app och en wifi-anslutning. Du kan också använda en plan för mobildata med 4G eller högre hastigheter. De flesta VoIP-appar fungerar på alla smarta telefoner, t.ex. Android-mobila enheter och Apple iPhone (iOS).

Vanliga frågor om VoIP-telefon (Vanliga frågor om VoIP)

Det finns många olika VoIP-provider för företag och det kan vara svårt att veta vilken som är bäst för yours behov.

Under årens lopp har vi hjälpt tusentals Beginnare att välja den bästa VoIP-telefonplattformen. Vi har hört nästan alla möjliga frågor om VoIP som du kan tänka dig.

Följarna ger svar på några av de vanligaste frågorna om VoIP (Voice over IP).

Hur mycket kostar inhemska respektive internationella anrop på VoIP?

De flesta VoIP-tjänster inkluderar obegränsade inrikes anrop utan extra kostnad. Vissa billigare VoIP-tjänster tar dock betalt baserat på antalet minuter du använder.

De internationella priserna varierar beroende på vilken VoIP-provider du använder, men dessa priser kommer nästan alltid att vara billigare än traditionella fasta priser för internationella anrop.

Kan du behålla ditt befintliga telefonnummer med VoIP?

Ja, när du byter från traditionell fast telefon till VoIP-telefon för företag kan du be om nummerportering som låter dig behålla ditt befintliga företagsnummer.

De flesta bra VoIP-tjänster låter dig göra detta, men vänligen kontrollera med dem innan du registrerar dig.

Finns det en VoIP backup om din internetanslutning går ner?

Vissa VoIP-tjänster har en backup om din bredbandsanslutning går ner eller om strömmen går. Nextiva kan till exempel automatiskt vidarebefordra anrop till en mobiltelefon.

Erbjuder VoIP routning av anrop eller utökningar för teammedlemmar?

Ja, de flesta bra VoIP-tjänster inkluderar samtalsstyrning, utökning, invänta [granskning] / kö och automatisk telefonist utan extra kostnad.

Är VoIP reglerat av FCC?

Federal Communications Commission (FCC) kräver att VoIP providers följer Communications Assistance for Law Enforcement Act of 1994 (CALEA) och bidrar till Universal Service Fund, som hjälper kunder med låga inkomster att betala sina månatliga telefonkostnader.

Under 2005 började FCC också att kräva att VoIP providers skulle allow 911 nödanrop. Nödsamtal hanteras dock på ett något annorlunda sätt med VoIP providers än med traditionella telefonitjänster.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att svara på frågorna om vad VoIP är och hur det fungerar bakom kulisserna. Du kanske också gillar vår jämförelse av de bästa plattformarna för att bygga webbplatser och de bästa tjänsterna för e-postmarknadsföring för att få ditt företag att växa.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.