Como configurar uma saudação de correio de voz comercial (com exemplos)

Quando você liga para um número de telefone comercial, geralmente ouve uma saudação de correio de voz automatizada que ajuda a orientá-lo sobre a lista telefônica e as próximas etapas.

A saudação perfeita para o correio de voz faz com que sua pequena empresa pareça profissional e pode ajudar a aumentar as vendas e a satisfação do cliente.

Neste artigo, mostraremos como configurar uma saudação de correio de voz comercial para sua loja on-line, empresa ou blog. Também mostraremos os melhores exemplos de saudação de correio de voz que você pode usar como modelo.

Por que uma saudação de correio de voz é importante para sua empresa?

Mais de 88% das pesquisas locais em dispositivos móveis terminam em uma chamada telefônica. Isso se deve principalmente aos elegantes botões “click-to-call ” que aparecem nos resultados de pesquisa local do Google.

Para muitas pequenas empresas, talvez não seja possível atender a todas as chamadas imediatamente. Às vezes, os clientes podem ligar após o horário comercial, e você pode estar ocupado ou não ter uma equipe disponível nesse momento.

É aqui que entra a saudação do correio de voz.

Para muitos clientes, esse será o primeiro contato com a sua empresa. A não configuração de uma saudação de correio de voz comercial pode fazer com que você perca um cliente para o seu concorrente.

Por outro lado, não acertar na saudação do correio de voz também pode ter consequências graves. Os clientes podem desligar, não dar continuidade ao atendimento ou simplesmente entrar em contato com seus concorrentes.

Dito isso, vamos dar uma olhada em como configurar corretamente saudações profissionais de correio de voz para sua empresa on-line que causem uma impressão positiva nos autores das chamadas.

A melhor maneira de configurar uma saudação de correio de voz

Normalmente, os proprietários de pequenas empresas usam um número de telefone fixo ou celular para gerenciar as chamadas. Embora isso possa dar conta do recado, eles não permitem que você gerencie adequadamente as chamadas comerciais ou configure uma saudação de correio de voz automatizada eficaz.

A melhor maneira de gerenciar chamadas comerciais é usar um serviço telefônico comercial. Muitas pequenas empresas usam um número de telefone comercial virtual porque ele permite que elas gerenciem com eficiência as chamadas comerciais sem sacrificar sua privacidade.

Ao contrário de um número de telefone fixo ou celular, ele usa a Internet para gerenciar as chamadas. O termo oficial para essa tecnologia é chamado de serviço telefônico VoIP empresarial (Voice over Internet Protocol).

O uso de um serviço telefônico comercial oferece as seguintes vantagens em relação ao telefone fixo e ao celular:

• Você pode definir o horário comercial e gravar diferentes saudações de voz para serem reproduzidas de acordo com a hora do dia.
• Você pode configurar o atendimento automático, adicionar ramais para rotear as chamadas, permitir que os usuários deixem uma mensagem de voz e muito mais.
• Ele funciona em seu computador, tablet, telefone de mesa e até mesmo em seu telefone celular usando aplicativos.
• Vários usuários podem usar o mesmo número de telefone, independentemente de sua localização.
• Você pode facilmente dar acesso a novos funcionários sem chamar um técnico ou comprar novos equipamentos.

Recomendamos o uso da Nextiva porque ela é a melhor provedora de serviços telefônicos para empresas do mercado. Eles oferecem um conjunto abrangente de recursos com um painel de administração baseado na Web fácil de usar e aplicativos para o seu telefone.

Usamos o Nextiva em nossa empresa para gerenciar chamadas para o WPBeginner e outras propriedades da Awesome Motive.

Se quiser uma solução alternativa, dê uma olhada na RingCentral ou na Ooma. Ambos são excelentes serviços de telefonia comercial e oferecem uma plataforma incrivelmente rica em recursos, com muitas ferramentas para gerenciar saudações de voz, atendentes automáticos, mensagens de voz, transcrições de chamadas e muito mais.

Depois de configurar um serviço telefônico comercial, você pode configurar as saudações de voz usando as configurações fáceis de seguir.

Exemplos de saudação de voz para empresas

Há algumas regras básicas que você deve seguir para criar as saudações de correio de voz mais eficazes:

• Evite clichês como “Sua ligação é importante para nós”. Eles são usados em excesso e não parecem mais sinceros.
• Certifique-se de que a gravação do correio de voz soe amigável e pessoal.
• Tente não parecer que está lendo um roteiro.
• Se puder, contrate um dublador para ajudá-lo a gravar as saudações do correio de voz. Você pode até encontrar alguém no Fiverr.
• Certifique-se de que o correio de voz forneça informações importantes, como o nome da empresa, o horário comercial e as informações de contato.

Aqui estão alguns roteiros de saudação de correio de voz para empresas que você pode usar em sua empresa.

Exemplos de saudação de correio de voz fora do horário comercial

Essa saudação de correio de voz será reproduzida quando os clientes ligarem para você após o horário comercial ou durante os fins de semana. Certifique-se de que essa saudação de correio de voz informe os usuários sobre o horário comercial e as formas alternativas de entrar em contato com o atendimento ao cliente ou com o local da loja.

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. Estamos disponíveis por telefone das [9h] às [18h] [PST] de segunda a sexta-feira. Você também pode usar o formulário de contato em nosso site, [www.example.com], para nos deixar uma mensagem, e entraremos em contato com você por e-mail. Se quiser que liguemos de volta, deixe seu nome e número, juntamente com uma mensagem curta, e nossa equipe entrará em contato com você o mais rápido possível.”

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. No momento, não podemos atender sua chamada. Nosso horário de funcionamento é [horário comercial] de segunda a sexta-feira. Nossa loja em [local da loja] permanece aberta para os clientes durante os finais de semana. Você também pode entrar em contato conosco pelo bate-papo ao vivo em nosso site [www.example.com] [24 horas por dia, 7 dias por semana]. Se não for urgente e quiser que retornemos a ligação, deixe seu nome e número após o bipe.”

Como você pode ver, ambos os modelos de saudação de correio de voz fornecem informações importantes e oferecem aos clientes maneiras alternativas de entrar em contato via chat ao vivo ou formulário de contato.

Exemplos de saudação de correio de voz de férias

Essas mensagens de saudação podem ser gravadas durante os feriados.

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. No momento, nossa equipe está fora do escritório para passar as festas de fim de ano com amigos e familiares. Voltaremos ao trabalho em [dia e horário]. Deixe-nos seu nome e número de telefone e entraremos em contato o mais rápido possível. [Boas festas (ou saudação adequada para esse feriado)]”.

“Boas festas! Nossa equipe da [nome da empresa] estará ausente até [data]. Se você for um cliente existente, ainda poderá abrir um tíquete de suporte em nosso site, e tentaremos entrar em contato com você nas próximas 24 horas. Você também pode entrar em contato conosco pelo chat ao vivo ou pelo formulário de contato em nosso site [www.example.com]. Se não for urgente, você pode deixar seu nome e número de telefone após o sinal sonoro. Retornaremos sua ligação o mais rápido possível.”

“Olá, você ligou para a [nome da empresa]. Estamos fechados para (nome do feriado) e voltaremos ao trabalho em [data e hora]. Se precisar de uma resposta urgente, envie-nos um e-mail para (endereço de e-mail), e tentaremos responder a todos os e-mails em 24 horas. Você também pode nos deixar uma mensagem, e entraremos em contato com você após o feriado (Feliz Ano Novo / Feriado)”.

Como você pode ver, essas saudações profissionais de correio de voz fornecem aos clientes o máximo de informações possível. Essas saudações também garantem que os clientes saibam como obter uma resposta mais rápida usando métodos de contato alternativos durante os feriados.

Exemplos de saudação de correio de voz ausente/ocupado

Se você estiver ocupado, ausente ou com falta de pessoal e não puder atender às chamadas dos clientes imediatamente, poderá usar essas saudações como exemplo.

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. Não podemos atender sua chamada no momento, mas gostaríamos de ligar de volta o mais rápido possível. Por favor, deixe-nos seu nome e número após o bipe.”

“Olá, no momento não estamos atendendo ao telefone. Se não for muito urgente, você pode nos enviar um e-mail para (endereço de e-mail). Caso contrário, deixe seu nome e número após o sinal sonoro, e nós ligaremos de volta imediatamente.”

Se você for a única pessoa que atende às chamadas, poderá fazer uma saudação pessoal do correio de voz.

“Olá, você ligou para (seu nome). No momento, não posso atender ao telefone. Você pode me enviar um e-mail para (endereço de e-mail) ou pode deixar seu nome e número após o bipe, e eu ligarei de volta assim que possível.”

Teste e aprimore suas saudações de correio de voz

Outro excelente motivo para usar um serviço telefônico profissional é que você pode rastrear todas as suas chamadas e visualizar relatórios detalhados sobre elas. Por exemplo, esta é a aparência da página de análise de chamadas da Nextiva.

Você precisará rastrear quantos usuários ouviram cada saudação de correio de voz e como eles responderam. As saudações de correio de voz com uma pontuação mais alta de clientes que deixam uma mensagem estão funcionando com eficiência.

Mensagens de correio de voz que nem sequer são ouvidas completamente são um fracasso.

Recomendamos que você experimente diferentes saudações de correio de voz para encontrar o equilíbrio perfeito. A atualização periódica da saudação do correio de voz também pode ajudá-lo a preencher lacunas de comunicação que você nem sabia que existiam.

Acompanhe suas mensagens de correio de voz

Agora que você definiu uma saudação de correio de voz equilibrada, informativa e amigável, a próxima etapa é ainda mais crucial.

O que acontece depois que um cliente deixa uma mensagem de voz para você?

Se estiver usando um sistema telefônico comercial profissional, você poderá facilmente rastrear e responder a essas mensagens.

Certifique-se de que você e sua equipe estejam igualmente bem preparados para um acompanhamento rápido. Um retorno de chamada rápido ajuda muito a fortalecer os relacionamentos comerciais e a fechar vendas.

Guias especializados em comunicações empresariais

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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como configurar as saudações do correio de voz para sua empresa on-line. Talvez você também queira consultar nosso guia sobre como criar um endereço de e-mail comercial gratuito e nossas escolhas de especialistas para os melhores serviços de marketing por e-mail para pequenas empresas.

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