A configuração de um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site pode ser uma grande mudança para as pequenas empresas. Um sistema de atendimento automático pode economizar custos, acelerar as respostas às chamadas, melhorar o atendimento ao cliente e dar à sua empresa uma imagem mais profissional.
Tendo ajudado inúmeras pequenas empresas a otimizar sua presença on-line, sabemos o valor de um sistema telefônico eficiente.
Neste artigo, forneceremos um guia passo a passo para configurar facilmente um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site WordPress.
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O que é um sistema telefônico de atendimento automático?
Um sistema telefônico de atendimento automático é um serviço automatizado de atendimento de chamadas para empresas. Esse sistema ajuda a direcionar os autores das chamadas para o departamento ou a pessoa certa sem a necessidade de uma pessoa para atender a cada chamada.
Você pode ter se deparado com um sistema telefônico de atendimento automático ao ligar para uma empresa.
Em uma chamada telefônica de atendimento automático, você é recebido por uma mensagem pré-gravada que solicita que você pressione um número com base na pessoa com quem deseja falar ou no objetivo da chamada.
O que é necessário para configurar um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site?
Para configurar corretamente um sistema telefônico de atendimento automático, você precisará usar um provedor de serviços telefônicos comerciais virtuais.
Para a maioria dos sites de pequenas empresas ou lojas on-line, basta adicionar um número de telefone ao seu site. Seus visitantes podem ligar para o número de telefone para entrar em contato com você.
Entretanto, os serviços telefônicos padrão não oferecem recursos avançados, como encaminhamento de chamadas, atendimento automático, chamada em espera, horário comercial e outros. Além disso, adicionar recursos simples, como um atendente automático, é caro.
Recomendamos o uso do Nextiva, pois é o melhor serviço telefônico comercial do mercado e é usado por marcas como Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills e outras.
Ele permite que você gerencie facilmente suas chamadas comerciais, configure atendentes automáticos e encaminhe chamadas a uma tarifa muito mais barata do que uma linha fixa comercial ou uma operadora de celular.
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Observação: usamos o Nextiva aqui no WPBeginner para todas as nossas necessidades telefônicas comerciais. Você pode ler mais detalhes em nossa análise detalhada do Nextiva com prós e contras.
Como o Nextiva é um serviço telefônico VoIP, ele usará a Internet para fazer e receber chamadas, em vez dos telefones fixos tradicionais.
Isso o ajuda a economizar dinheiro e lhe dá acesso a recursos avançados, como atendimento automático, encaminhamento de chamadas, chamada em espera, correio de voz, chamadas em conferência e muito mais.
Você também pode obter um número gratuito ou escolher um número de telefone comercial com qualquer localização.
Ele também permite que você gerencie suas chamadas a partir de seu telefone celular, computador ou telefone de mesa padrão.
Mas, além do Nextiva, você também pode usar outros serviços telefônicos comerciais, como o RingCentral ou o Ooma, e ambos oferecem recursos de atendimento automático. Recomendamos o Nextiva, pois é o que usamos.
Vamos mostrar como configurar um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site.
Configuração de um sistema telefônico de atendimento automático
Em primeiro lugar, você precisa se inscrever em uma conta Nextiva. Durante a inscrição, você pode escolher um novo número de telefone comercial ou conectar um já existente à sua conta.
Depois de configurar sua conta, você pode fazer e receber chamadas automaticamente do seu número de telefone comercial em qualquer dispositivo.
Em seguida, você pode configurar um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site.
Na página da sua conta, você precisa clicar na opção de menu “Communication” (Comunicação) e, em seguida, clicar no botão “Phone System” (Sistema telefônico).
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Isso o levará a uma tela na qual você terá diferentes opções para configurar os recursos do telefone comercial.
Em seguida, clique no botão “Call flows” (Fluxos de chamadas).
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Na tela seguinte, você precisa criar um novo fluxo de chamadas.
Basta clicar no botão “Criar novo fluxo” para começar.
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Se você tiver criado modelos de chamada para outros recursos, eles serão listados aqui.
Selecionaremos a opção “Start from Scratch” (Iniciar do zero).
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Em seguida, você pode dar um nome ao seu fluxo de chamadas para ajudá-lo a se lembrar.
Depois disso, passe o mouse e clique no botão “Phone” (Telefone).
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Em seguida, você precisa inserir o número de telefone principal da sua empresa.
Você também pode adicionar um ramal e números adicionais.
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Em seguida, clique no botão “Save & Continue” (Salvar e continuar).
Em seguida, clique no botão “Add Action” (Adicionar ação) para a próxima etapa.

Isso abre um menu no qual você pode escolher a próxima ação.
Para criar um atendente automático, você pode selecionar as opções “Phone menu”, “Dial by extension” ou “Dial by name”.
Selecionaremos a opção “Menu do telefone”, que nos permite gravar uma saudação e oferecer aos autores das chamadas a opção de discar para departamentos ou membros da equipe específicos.

Em seguida, você pode escolher a “Saudação padrão” no menu suspenso “Saudação”.
Você também tem a opção de gravar ou carregar sua própria saudação.
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Depois disso, você pode personalizar as opções do menu do telefone que serão reproduzidas após a sua saudação.
Você pode usar o teclado no ‘Phone Menu’ para os números que os chamadores discarão e a pessoa ou departamento para o qual serão redirecionados.
Para várias opções, clique no número e adicione o departamento correspondente na seção “Menu Options” (Opções de menu).
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Em seguida, você pode definir as configurações de “Opções avançadas”.
É possível definir a duração do tempo limite, selecionar uma opção para discar para o operador e clicar na caixa de seleção para permitir que os chamadores entrem em contato com membros individuais da equipe discando seus ramais.
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Depois disso, clique no botão “Save & Continue” (Salvar e continuar).
Isso o leva de volta à tela principal do fluxo de chamadas. Você precisa atribuir membros da equipe e números de telefone às opções de chamada que acabou de criar.
Basta clicar em um dos botões “Adicionar ação”.
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Em seguida, clique na opção de menu “Users and Teams” (Usuários e equipes).
Isso permite atribuir a ação a um membro da equipe ou departamento específico.
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Em seguida, você pode escolher para quem a chamada tocará, como ela tocará, as configurações de ID do chamador e muito mais.
Basta selecionar as melhores opções para sua empresa e clicar no botão ‘Save & Continue’.
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Você precisa seguir as mesmas etapas para todas as opções do menu de chamada que criou anteriormente.
Depois disso, você será levado de volta à tela principal do fluxo de chamadas, onde precisará clicar novamente no botão “Add action” (Adicionar ação) para concluir o fluxo de chamadas.
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Em seguida, você terá várias opções para o que acontecerá se ninguém responder.
Selecionaremos a opção “Voicemail” para que os autores das chamadas possam deixar uma mensagem se ninguém atender o telefone.
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Na tela seguinte, você pode escolher a caixa postal e a mensagem do correio de voz.
Basta selecionar a equipe ou pessoa no menu suspenso “Voicemail Destination” e o departamento correto no menu suspenso “Team”.
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Em seguida, clique no botão “Save & Continue” (Salvar e continuar).
Depois disso, você precisa seguir as mesmas etapas para cada extensão.
Quando terminar, você verá “Call ends” no final de seus diferentes fluxos de chamada.
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Em seguida, clique no botão “Go Live” na parte inferior da tela para ativar o fluxo de chamadas.
Certifique-se de testar o recurso de atendimento automático para garantir que a saudação e o encaminhamento de chamadas funcionem corretamente.
Além de todos os recursos avançados, o que mais gostamos no Nextiva é que ele permite que os membros da nossa equipe tenham um número de telefone comercial virtual para que possam receber chamadas apenas durante determinados horários sem perder a privacidade.
Adição de um botão Click to Call no WordPress
Agora que você configurou um sistema telefônico de atendimento automático, talvez queira adicionar um botão click-to-call ao seu site WordPress. Isso torna a chamada tão simples quanto clicar em um botão.
A primeira coisa que você precisa fazer é instalar e ativar o plug-in WP Call Button. Para obter mais detalhes, consulte nosso guia para iniciantes sobre como instalar um plug-in do WordPress.
Após a ativação, você precisa ir para Settings ” WP Call Button para configurar o plug-in.
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Nessa tela, você pode ativar o botão de chamada e adicionar seu número.
Em seguida, você pode personalizar a aparência do botão e adicionar um botão fixo que flutua na tela do seu site.
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Você também tem controle sobre onde o botão é exibido e pode optar por mostrar ou ocultar o botão em determinados posts e páginas.
Você pode exibi-lo manualmente se quiser ter mais controle sobre onde o botão é exibido. Para fazer isso, basta clicar na opção de menu “Static Call Button” (Botão de chamada estático).
Em seguida, você pode alterar as configurações do botão e copiar o shortcode para adicionar ao seu site.
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Após terminar de personalizar as configurações do plug-in, certifique-se de clicar no botão “Save Changes” (Salvar alterações).
Você também pode adicionar um botão fixo diretamente às suas páginas, posts e áreas de widget usando o bloco WP Call Button.
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Nas configurações do bloco, você pode alterar as cores, o tamanho do texto, o alinhamento e mostrar ou ocultar o ícone do telefone.
Quando terminar, clique em “Update” (Atualizar) ou “Publish” (Publicar) para salvar suas alterações.
Agora, os visitantes verão o botão click-to-call ao vivo em seu site. Ao clicar no botão, eles serão direcionados para o seu sistema telefônico de atendimento automático.
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Para obter mais detalhes sobre a exibição de um botão click-to-call, consulte nosso guia sobre como adicionar um botão click-to-call no WordPress.
Além de um telefone comercial, recomendamos adicionar um formulário de contato e até mesmo um chat ao vivo ou um chatbot com IA para que os visitantes possam entrar em contato com você usando o método preferido.
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como configurar um sistema telefônico de atendimento automático para o seu site. Talvez você também queira ver nosso guia sobre como escolher o melhor construtor de sites e nossas escolhas de especialistas sobre os melhores serviços de marketing por e-mail para pequenas empresas.
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