As 10 melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada para ajudar a gerenciar os e-mails da equipe (escolha do especialista)

Na WPBeginner, gerenciamos muitos e-mails de clientes e equipes em diferentes projetos e sites. Ao longo do caminho, experimentamos muitas ferramentas de caixa de entrada compartilhada para encontrar as melhores para nós e para as pequenas empresas em geral.

Manter o controle da comunicação da sua equipe pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Com tantas ferramentas de caixa de entrada compartilhada disponíveis no mercado, a escolha da ferramenta certa pode ser uma tarefa árdua.

É por isso que testamos todas as ferramentas populares de caixa de entrada compartilhada e prestamos atenção a fatores como preço, facilidade de uso e principais recursos.

Neste artigo, mostraremos as principais ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar facilmente os e-mails da sua equipe e dos clientes.

As melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada: Nossas principais escolhas

Como testamos e avaliamos o software de caixa de entrada compartilhada

Sente-se sobrecarregado por uma montanha de e-mails da equipe? O software de caixa de entrada compartilhada pode ser a sua solução. É como um local central onde sua equipe pode trabalhar em conjunto para gerenciar todos os e-mails recebidos com eficiência.

Para encontrar as melhores soluções de caixa de entrada compartilhada para você, nos concentramos no que é mais importante para os proprietários de empresas. Fomos além dos extras sofisticados e nos concentramos nos principais recursos de que você precisa.

Por exemplo, a automação é um divisor de águas. O especialista em IA Rohit Gupta, CEO da Auditoria.AI, explica:

Com fluxos de trabalho automatizados, os e-mails são encaminhados para os membros da equipe ou departamentos apropriados com base em regras e critérios predefinidos. Essa inovação agiliza o processo e reduz as chances de as mensagens serem perdidas ou ignoradas nas caixas de entrada compartilhadas.

Rohit Gupta, CEO da Auditoria.AI

Também usamos algumas dessas ferramentas em diferentes projetos, por isso sabemos que elas funcionam bem. Outras são opções populares que testamos exaustivamente para garantir que funcionem. Não recomendamos uma ferramenta que não usaríamos nós mesmos.

Por fim, analisamos as avaliações e os depoimentos dos usuários para entender o quanto essas soluções de caixa de entrada compartilhada são eficazes, confiáveis e fáceis de usar em cenários reais.

1. Ajudar o escoteiro

Para pequenas empresas que desejam usar uma caixa de entrada colaborativa, o Help Scout se destaca como o melhor software de caixa de entrada compartilhada. É fácil de configurar, amigável ao usuário e oferece excelente custo-benefício.

Trabalhar em conjunto em e-mails é simples com o Help Scout. Você pode atribuir conversas a membros específicos da equipe, deixar notas privadas para que sua equipe as veja e até mesmo verificar se alguém já está trabalhando no tíquete para evitar trabalho duplicado.

Um dos pontos fortes do Help Scout é a capacidade de organizar as conversas em pastas e equipes. Usamos esse recurso para criar caixas de correio separadas para diferentes funções em nossos projetos, como marketing e suporte ao cliente.

O Help Scout também permite que você traga usuários de outros departamentos, como faturamento ou vendas, como “usuários leves”. Você pode adicioná-los às conversas para que eles estejam cientes dos problemas relevantes e para que os clientes possam obter ajuda das pessoas certas.

Se você tiver uma base de conhecimento, poderá consultá-la facilmente na sua caixa de entrada para enviar conteúdo útil aos seus clientes. Dessa forma, você não precisará alternar entre as guias.

Prós do Help Scout:

• Fluxo de trabalho aprimorado: Use o recurso Snooze para deixar temporariamente de lado as conversas e trazê-las de volta ao topo da sua caixa de entrada em uma data e hora designadas.
• Detecção de colisão: Evite que colegas de equipe respondam ao mesmo e-mail simultaneamente.
• Notas internas: Permita que os membros da equipe discutam as interações com os clientes em particular nos e-mails.
• Contexto do cliente: Veja todas as interações e informações anteriores de seus clientes em uma barra lateral prática. Você pode até mesmo atualizar essas informações conforme necessário.
• Relatórios e análises detalhados: Fornece informações valiosas sobre o desempenho da sua equipe, incluindo os tempos de resposta do primeiro e-mail e os tempos médios de resolução.
• Comunicação multicanal: O Help Scout vai além do e-mail, oferecendo integrações para bate-papo ao vivo, mídia social e comunicação por SMS (por meio de integrações de terceiros).

Contras do Help Scout:

• Recursos limitados de IA: As funcionalidades avançadas de IA estão disponíveis apenas nos planos de nível superior.
• Problemas de escalabilidade: Com base em nossa experiência, as grandes empresas podem enfrentar alguns bugs e limites com o Help Scout.

Preços: O preço do Help Scout começa em US$ 0 por mês para usuários ilimitados (com um limite de 50 contatos) e vai até US$ 75 por mês para 100 contatos. Está disponível uma avaliação gratuita, sem necessidade de cartão de crédito, para que você possa experimentá-la antes de se comprometer. Os planos mais altos oferecem mais contatos, contas extras de caixa de entrada compartilhada, conformidade com a HIPAA e um gerente de conta dedicado.

Por que escolhemos o Help Scout: o preço acessível, a facilidade de uso e os recursos avançados de colaboração do Help Scout o tornam perfeito para pequenas empresas que desejam melhorar a comunicação com o cliente, otimizar os fluxos de trabalho da equipe e, por fim, aumentar a satisfação do cliente.

2. Caixa de entrada heroica

Está administrando um site WordPress? Então o Heroic Inbox é a melhor solução de caixa de entrada compartilhada para você. Esse plugin de help desk conecta perfeitamente seu site WordPress com sua conta de e-mail. Dessa forma, você pode gerenciar sua caixa de entrada de suporte ao cliente diretamente da área de administração do WordPress.

Ele se integra perfeitamente a clientes de e-mail populares, como o Gmail (Google Workspace) e o Outlook.

É certo que a configuração do Heroic Inbox pode não ser tão fácil quanto algumas outras opções. No entanto, não há muitos plug-ins que ofereçam esse nível de integração com o WordPress, o que o torna uma opção conveniente para proprietários de sites que preferem uma plataforma centralizada.

Para saber como configurar o Gmail com o Heroic Inbox, leia nosso artigo sobre como configurar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail no WordPress.

Outro benefício é a integração com o WooCommerce. Ao interagir com os clientes, você pode visualizar suas compras anteriores na interface do Heroic Inbox. Isso fornece um contexto valioso para solucionar dúvidas e oferecer suporte personalizado.

Além disso, o Heroic Inbox está pronto para tradução, o que o torna uma ótima opção para empresas que atendem a clientes internacionais.

Prós da Heroic Inbox:

• Tickets e usuários ilimitados: Gerencie qualquer número de consultas de clientes e membros da equipe de suporte sem restrições.
• Histórico de tíquetes: Analise o histórico de mensagens anteriores de cada cliente para entender suas necessidades e rastrear problemas recorrentes. Isso também pode ser útil para a comunicação de acompanhamento.
• Tags de e-mail para organização: Crie tags personalizadas para categorizar e organizar seus tíquetes de suporte para um gerenciamento eficiente.
• Respostas de rascunho: Melhore o trabalho em equipe criando rascunhos de respostas para revisão e aprovação antes de enviá-los aos clientes.
• Anexos de arquivos: Permita que os clientes anexem arquivos a seus tíquetes de suporte para uma comunicação clara e baixem os anexos diretamente no WordPress.

Contras do Heroic Inbox:

• Recursos limitados no plano de entrada: O plano básico do Heroic Inbox carece de recursos comumente encontrados em planos de entrada de outras soluções (como detecção de colisão, discussões internas e modelos de e-mail salvos).

Preços: O Heroic Inbox começa em US$ 199,50 por ano e pode chegar a US$ 499,50 por ano. Ao contrário de alguns concorrentes, ele oferece uma taxa fixa sem preços por usuário, o que pode ser econômico. Os planos mais altos vêm com opções de suporte premium.

Para obter o melhor custo-benefício, sugerimos que você adquira o Heroic Bundle, que inclui o Heroic Inbox e o Heroic KB, um poderoso plug-in de base de conhecimento. O preço varia entre US$ 299,50 por ano e US$ 849,50 por ano.

Por que escolhemos o Heroic Inbox: A integração perfeita do plug-in com o WordPress, os tíquetes e usuários ilimitados e a compatibilidade com o WooCommerce fazem dele uma opção atraente para empresas administradas pelo WordPress.

Se quiser saber mais, confira nossa análise do HeroThemes.

3. HubSpot

Você gerencia as interações com os clientes em diferentes estágios, desde a atração de clientes potenciais até o estímulo dos atuais e o fornecimento de suporte contínuo? Nesse caso, a HubSpot pode ser a solução de caixa de entrada compartilhada perfeita para você.

A HubSpot é uma conhecida ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). O recurso de e-mail da equipe está disponível em suas plataformas de Marketing, Vendas e Service Hub.

Além de uma caixa de entrada compartilhada, você também terá recursos como rastreamento de respostas de e-mail, relatórios sobre o desempenho do e-mail e exibições personalizáveis da caixa de entrada. Essas ferramentas o ajudam a obter insights valiosos sobre a comunicação por e-mail e a otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe.

Uma coisa que nos impressionou foi o número generoso de modelos de e-mail e trechos predefinidos da HubSpot, que chegam a 5.000 cada. Isso permite que você economize tempo reutilizando conteúdo pré-escrito para mensagens comuns.

Prós da HubSpot:

• CRM poderoso: Gerencie o suporte ao cliente, o alcance das vendas e as campanhas de marketing, tudo em uma única plataforma.
• Modelos de e-mail escalonáveis: Crie até 5.000 snippets predefinidos e modelos de e-mail para uma comunicação eficiente.
• Insights sobre o desempenho do e-mail: Obtenha dados valiosos sobre a integridade do e-mail para identificar áreas que precisam ser aprimoradas.
• Fluxos de trabalho automatizados: Além de rotear automaticamente as conversas, você também pode configurar gatilhos para respostas automáticas por e-mail para marketing ou vendas.
• Automação da caixa de entrada conectada: Quando conectada à HubSpot, a plataforma usará IA para capturar automaticamente seus contatos, gerenciá-los e sugerir ações com base no conteúdo do e-mail.

Contras da HubSpot:

• Gerenciamento limitado de SLA: Semelhante a outras soluções, o gerenciamento de SLA (acordo de nível de serviço) só está disponível em planos de nível mais alto. No entanto, com a HubSpot, você precisará fazer upgrade do plano de US$ 15/usuário por mês para o plano significativamente mais caro de US$ 1.080 por mês.

Preços: A HubSpot oferece um plano gratuito com recursos limitados. Os planos pagos da Plataforma do Cliente variam de US$ 15/usuário por mês a US$ 4.000 por mês. Esses planos incluem acesso aos hubs de marketing, vendas, serviços, conteúdo, operações e comércio.

Embora seja tecnicamente possível criar um plano personalizado para incluir apenas os hubs de marketing, vendas e serviços para a funcionalidade de caixa de entrada da equipe, descobrimos que o preço é mais alto do que o dos planos pré-embalados.

Por que escolhemos a HubSpot: suas ferramentas de CRM, amplas funcionalidades de e-mail, recursos de automação e recursos baseados em IA fazem dela uma forte concorrente para empresas que buscam gerenciar todas as interações com os clientes em uma plataforma centralizada.

Você pode saber mais sobre ele em nossa análise completa da HubSpot.

4. HelpDesk

OHelpDesk é uma plataforma de atendimento ao cliente com um sistema avançado para lidar com todos os seus e-mails de suporte em um só lugar.

Funciona assim: cada e-mail de um cliente se torna um tíquete. Em seguida, você pode facilmente marcar esses tíquetes como importantes ou não tão urgentes, adicionar tags para manter as coisas organizadas e atribuí-los a membros específicos da equipe ou seguidores que devem estar a par da conversa.

Para economizar seu tempo ao responder a perguntas comuns, o HelpDesk permite que você crie seus próprios modelos de e-mail personalizáveis. Há até mesmo um construtor visual para facilitar a criação dessas respostas prontas.

Se quiser adaptar o HelpDesk às necessidades de sua empresa, você poderá adicionar campos personalizados aos tíquetes. Por exemplo, você pode criar um campo para “Número do pedido” para que sua equipe possa encontrar facilmente os detalhes relevantes da compra do cliente sem precisar pesquisar nos e-mails.

Prós do HelpDesk:

• Perfeito para equipes de suporte ao cliente: Recursos como marcação de prioridades, marcação de conversas com clientes, atribuição de colegas de equipe e adição de seguidores aos tíquetes facilitam o trabalho conjunto da sua equipe.
• Recursos de trabalho em equipe: Adicione notas ou menções privadas para trazer outros membros da equipe que possam ajudar, garantindo que todos tenham as informações de que precisam.
• Automação para tarefas repetitivas: Configure o encaminhamento automático de atribuições e fluxos de trabalho para agilizar o processamento de tíquetes.
• Análise de desempenho: Obtenha relatórios em tempo real que mostram métricas como os horários do dia em que você recebe mais e-mails, o tempo necessário para resolver problemas e a rapidez com que sua equipe responde aos clientes.
• Endereços de e-mail de resposta da equipe: Crie aliases de e-mail comercial com aparência profissional para mensagens de saída, como sales@business.com ou marketing@business.com.

Contras do HelpDesk:

• Preço único para todos: O HelpDesk tem apenas um plano padrão. Se precisar de mais usuários do que os incluídos, será necessário obter uma cotação personalizada, o que pode ser caro para pequenas empresas.

Preços: O HelpDesk custa a partir de US$ 29/usuário por mês. Ele também é gerenciado pela mesma empresa que o LiveChat e o ChatBot, portanto, você pode adicionar chat ao vivo e chatbots para expandir além da comunicação por e-mail.

Por que escolhemos o HelpDesk: Escolhemos o HelpDesk por seu sistema de emissão de tíquetes fácil de usar e por seus recursos projetados especificamente para equipes de atendimento ao cliente. Com seu foco no trabalho em equipe, automação e relatórios úteis, o HelpDesk pode ajudá-lo a melhorar a experiência do cliente.

5. Gmelius

O Gmelius é uma solução de caixa de entrada compartilhada específica do Gmail. Durante a configuração, você pode escolher o seu foco: “Foco na caixa de entrada” para otimizar os e-mails recebidos com automação ou “Foco no alcance” para impulsionar seus esforços de e-mail enviados.

Você pode conectar o Gmelius à sua conta existente do Gmail, converter um e-mail do Grupo do Google em uma caixa de entrada colaborativa ou até mesmo conectar um alias de e-mail. A interface em si é muito parecida com a do Gmail, o que a torna perfeita para pessoas familiarizadas com a plataforma de e-mail do Google.

O verdadeiro poder do Gmelius está em suas opções de personalização. É possível criar exibições personalizadas com base em membros da equipe designados, tags de e-mail ou outros critérios.

Além disso, as regras e os modelos de automação ajudam a otimizar seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode configurar respostas automáticas, atribuir e-mails com base no conteúdo ou até mesmo receber notificações de SLAs violados para simplificar o gerenciamento de e-mails da sua equipe.

Prós de Gmelius:

• Interface familiar: O Gmelius parece uma extensão do Gmail, o que facilita o aprendizado e o uso para os usuários existentes do Gmail.
• Recursos avançados da caixa de entrada: Automatize várias tarefas da caixa de entrada, como atribuição de e-mails, movimentação de e-mails com base no status, marcação com base em palavras-chave, configuração de respostas automáticas e recebimento de avisos de violação de SLA.
• Biblioteca de modelos abrangente: Acesse uma vasta biblioteca de modelos de e-mail pré-criados e categorizados por departamento (como contas a pagar e atendimento ao cliente) para economizar tempo e criar mensagens consistentes.
• Integração com o Google Meet e o Zoom: Isso pode ser útil em situações como o agendamento de videochamadas de acompanhamento diretamente de threads de e-mail com clientes ou membros da equipe.

Contras de Gmelius:

• Integrações limitadas: Em comparação com outras opções desta lista, o Gmelius oferece uma gama menor de integrações de terceiros.

Preços: O Gmelius começa em US$ 10/usuário por mês e pode chegar a US$ 36/usuário por mês. Está disponível um teste gratuito de 7 dias. O upgrade para um plano mais alto desbloqueia benefícios como uma janela de relatório de 12 meses, tarefas e contatos ilimitados e definição do horário comercial.

Por que escolhemos o Gmelius: A interface familiar, semelhante à do Gmail, torna o Gmelius fácil de usar. Além disso, os amplos recursos de automação e as ferramentas de colaboração podem ajudar a gerenciar ainda mais sua carga de trabalho.

6. Freshdesk

Assim como o HelpDesk, o Freshdesk transforma mensagens de e-mail, telefone, chat do site e outros em tíquetes para sua equipe gerenciar.

Assim que um novo tíquete chega, o envio de tíquetes do Freshdesk pode enviá-lo automaticamente para o membro da equipe mais adequado com base em suas regras. Isso garante que seus clientes recebam ajuda da pessoa certa rapidamente.

Se você tiver um plano de nível superior, poderá usar o assistente de IA Freddy para ajudar ainda mais a sua equipe. Ele pode resumir as mensagens dos clientes, sugerir como reformular as coisas para soar melhor e até mesmo ajudá-lo a analisar as tendências em suas conversas.

Prós do Freshdesk:

• Painel de estatísticas fácil de usar: Veja rapidamente todas as conversas em andamento, inclusive as que estão aguardando respostas dos clientes, em espera para sua equipe e já resolvidas.
• Caixa de entrada organizada: Crie campos, status e visualizações personalizados para manter seus tíquetes organizados e fáceis de encontrar pela sua equipe.
• Escalonamentos automáticos: Configure regras para aumentar automaticamente a prioridade de um tíquete. Por exemplo, se um cliente não tiver respondido a um problema de pagamento, você pode escalar o tíquete para outra pessoa mais capaz de lidar com a situação.
• Passes de um dia: O Freshdesk permite que você adicione rapidamente novos agentes temporários com acesso total, mas apenas para aquele dia, o que é perfeito para ocasiões como eventos de vendas.

Contras do Freshdesk:

• Problemas de desempenho: Com base em nossa experiência e nas avaliações dos usuários, o Freshdesk pode ocasionalmente ser um pouco lento.

Preços: O Freshdesk oferece um plano gratuito para até 2 agentes. Os planos pagos começam em US$ 15/usuário por mês e vão até US$ 79/usuário por mês. O upgrade lhe dá acesso a um mercado de mais de 1.000 aplicativos, mais opções de relatórios e mais recursos de automação.

Por que escolhemos o Freshdesk: O Freshdesk torna simples para a sua equipe colaborar e resolver rapidamente as dúvidas dos clientes. O plano gratuito e os níveis pagos acessíveis também o tornam uma ótima opção para empresas de todos os tamanhos, mesmo que não seja a solução mais rápida.

7. Missiva

Quando testamos o Missive, nossa primeira impressão foi que a interface era minimalista. Além da área principal, onde você lê e responde aos e-mails, há uma barra lateral que exibe as pastas da caixa de entrada, juntamente com a opção de criar novas pastas para organizar o gerenciamento de e-mails.

Essa ferramenta de caixa de entrada compartilhada também oferece regras personalizadas para e-mails recebidos e enviados. Para e-mails recebidos, você pode definir regras com base no remetente, no destinatário ou na linha de assunto. Essas regras podem acionar ações como adicionar notas, adiar notificações, mesclar conversas e muito mais.

As regras de e-mail de saída permitem que você defina lembretes de acompanhamento, enviando e-mails automaticamente se nenhuma resposta for recebida dentro de um período de tempo especificado.

Além disso, o Missive tem um recurso de bate-papo em equipe que permite que você e sua equipe discutam ideias antes de responder aos e-mails.

Prós da Missiva:

• Fluxos de trabalho automatizados: Crie regras poderosas para e-mails recebidos e enviados, simplificando a comunicação e o acompanhamento.
• Bate-papo em equipe: Crie colaboração em equipe com a funcionalidade de bate-papo integrada.
• Suporte em horário comercial em todos os planos: Gerencie notificações com base em horários comerciais predefinidos. Em muitos outros concorrentes, esse recurso geralmente só está disponível em planos de nível superior.
• Respostas predefinidas: Economize tempo e garanta uma comunicação consistente criando mensagens pré-escritas para uso individual e em equipe.

Contras da Missiva:

• Pode ser simples demais para algumas pessoas: Embora limpa, o esquema de cores cinza da interface pode dificultar a diferenciação visual dos elementos.
• Plano Starter limitado: Embora seja acessível a US$ 14/usuário por mês em comparação com o Help Scout, o plano Starter restringe a um máximo de 5 usuários.

Por que escolhemos a Missive: De modo geral, a Missive é excelente para equipes que buscam uma maneira simples e eficaz de gerenciar seus e-mails. Ele também oferece recursos que geralmente só estão disponíveis em planos de nível superior, como suporte em horário comercial e bate-papo de equipe integrado.

8. Férias

O Hiver é uma ferramenta que adiciona recursos de caixa de entrada compartilhada diretamente à sua conta do Gmail. Tudo o que você precisa fazer é instalar a extensão do Hiver para o Chrome e ela funcionará em seu Gmail atual. Em seguida, você verá novos recursos, como listas de tarefas atribuídas, detalhes de contato do cliente e análises úteis.

O Hiver ajuda a sua equipe a se manter organizada. Para acompanhar o progresso com facilidade, você pode marcar os e-mails como abertos, pendentes ou fechados. Também é possível atribuir e-mails a membros específicos da equipe, adicionar rótulos para melhor classificação e usar o registro de atividades para ver todo o histórico de e-mails.

Há também algumas ferramentas exclusivas de colaboração em equipe. Por exemplo, você pode compartilhar e-mails de forma segura com permalinks especiais. Ou, ainda, configurar fluxos de trabalho de aprovação para quando os clientes fizerem solicitações especiais que precisem da aprovação de outra pessoa antes que você possa seguir em frente.

Prós do Hiver:

• Funciona dentro do Gmail: Gerencie sua caixa de entrada compartilhada diretamente no seu Gmail atual, mantendo tudo familiarizado e organizado.
• Suporte omnichannel: O Hiver oferece recursos que vão além do e-mail básico, incluindo chatbots, uma base de conhecimento e até mesmo bate-papo ao vivo.
• Balanceamento de carga: Evite que os membros da equipe fiquem sobrecarregados com trabalho, definindo limites de atribuição.
• Recursos exclusivos de IA: O Hiver pode sugerir modelos de e-mail a serem usados com base no e-mail do cliente ou detectar mensagens de agradecimento para encerrar automaticamente as conversas.

Contras do Hiver:

• Menos integrações: O Hiver não se conecta a tantas outras ferramentas quanto alguns concorrentes.

Preços: O Hiver oferece uma avaliação gratuita de 7 dias e há um plano gratuito limitado. Os planos pagos começam em US$ 19/usuário por mês para 10 usuários e 2 caixas de correio e vão até US$ 49/usuário por mês. O upgrade lhe dá caixas de entrada compartilhadas adicionais.

Por que escolhemos o Hiver: Semelhante ao Gmelius, o Hiver foi projetado para aprimorar o Gmail. Entretanto, ao contrário do Gmelius, que imita a interface do Gmail, o Hiver se integra diretamente ao próprio Gmail e é mais econômico. Isso permite que você gerencie seus e-mails sem sair do ambiente do Gmail.

9. Grupos do Google

Você está com um orçamento apertado e precisa de uma maneira rápida de configurar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail? Você pode experimentar o Google Groups. Esse serviço gratuito do Google Workspace permite criar um endereço de e-mail central que pode ser usado por toda a sua equipe.

É importante observar que somente usuários com privilégios de administrador do Google Workspace podem criar grupos. Se não tiver certeza sobre as permissões da sua conta, basta verificar com sua equipe de administração.

Depois que o grupo for criado, o proprietário ou gerente poderá ativar os recursos da Caixa de entrada colaborativa. Isso permite que os membros da equipe gerenciem as conversas atribuindo e-mails a membros específicos da equipe, marcando as conversas como resolvidas e usando rótulos para melhor organização.

Prós do Google Groups:

• Gratuito e fácil de usar: Não há custo envolvido, e a configuração é simples.
• Recursos colaborativos: Você pode atribuir e-mails, resolver conversas e usar tags para organizar suas mensagens.
• Funções e permissões: Defina funções claras e permissões de acesso para proteger sua caixa de entrada compartilhada. Você pode decidir quem pode ver as conversas, participar delas, aprovar mensagens e assim por diante.

Contras do Google Groups:

• Funcionalidade limitada: Embora o Grupos do Google ofereça recursos de colaboração, eles não estão no mesmo nível de outras plataformas de caixa de entrada compartilhada.

Preços: A criação e o uso dos Grupos do Google são totalmente gratuitos para todos os usuários do Google Workspace, desde que você tenha as permissões necessárias para criar Grupos. Os planos do Workspace variam de US$ 6/usuário por mês a US$ 18/usuário por mês, sendo que os níveis mais altos oferecem maior armazenamento por usuário.

Por que escolhemos o Google Groups: O Google Groups é uma ótima opção inicial para equipes que buscam uma solução gratuita e direta para criar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail. No entanto, não o recomendamos para uso a longo prazo, pois ele não é tão escalável quanto as outras opções da lista.

10. Caixa de correio compartilhada do Outlook

Você e sua equipe já usam o Microsoft 365 e o Outlook para se manterem conectados? Sua equipe é pequena e está procurando uma maneira simples de trabalhar em conjunto nos e-mails? Então experimente o recurso Caixa de Correio Compartilhada do Outlook.

Configuraruma Caixa de Correio Compartilhada é fácil se você for o administrador da sua conta do Microsoft 365. Tudo o que você precisa fazer é criar um novo endereço de e-mail especificamente para a sua equipe e adicionar os membros. Se você não for o administrador, poderá pedir que criem um para você.

Quando estiver em funcionamento, a Caixa de Correio Compartilhada aparecerá como uma nova pasta no Outlook. Sua equipe pode receber e-mails nesse endereço compartilhado, e todas as mensagens enviadas a partir desse endereço de e-mail parecerão vir da equipe, e não de uma única pessoa.

Prós da caixa de correio compartilhada do Outlook:

• Configuração simples: As caixas de correio compartilhadas são fáceis de configurar e usar, pois se encaixam perfeitamente em seu Outlook atual.
• Calendários da equipe: O calendário conectado à Caixa de Correio Compartilhada aparece automaticamente na lista de calendários de todos, para que todos estejam na mesma página sobre reuniões e prazos.
• Regras da caixa de entrada: Assim como na sua própria caixa de entrada, você pode configurar regras para classificar e gerenciar automaticamente os e-mails que chegam à Caixa de Correio Compartilhada.

Contras da caixa de correio compartilhada do Outlook:

• Não para equipes grandes: As caixas de correio compartilhadas funcionam melhor para equipes menores. Se a sua equipe for maior ou precisar de mais recursos de colaboração, talvez seja necessária uma ferramenta diferente.

Preços: O recurso Caixa de Correio Compartilhada vem com todos os planos do Microsoft 365 Business, que começam em US$ 6 por usuário por mês e vão até US$ 22 por usuário por mês. O Microsoft 365 também oferece uma avaliação gratuita de um mês.

Por que escolhemos a Caixa de Correio Compartilhada do Outlook: Para equipes pequenas que já usam o Microsoft 365, a Caixa de Correio Compartilhada pode ser uma ótima opção. No entanto, se sua equipe precisar de recursos mais avançados, talvez seja melhor explorar outras alternativas.

Quais são as melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada para e-mails de equipe?

Para pequenas empresas, o Help Scout é a melhor ferramenta de caixa de entrada compartilhada para gerenciar os e-mails da sua equipe. É fácil de usar, acessível e repleta de recursos que ajudam a sua equipe a trabalhar em conjunto de forma eficaz. Isso significa clientes mais satisfeitos e um fluxo de trabalho mais tranquilo para a sua equipe.

Se a sua empresa utiliza o WordPress e você lida com muitas consultas de clientes, o Heroic Inbox é um forte concorrente. Ele se conecta diretamente ao painel do WordPress, para que você possa gerenciar os tíquetes de suporte sem sair do seu ambiente familiar.

Por fim, para as empresas que desejam gerenciar todas as interações com os clientes em um só lugar, a HubSpot é a melhor opção. Essa plataforma vai além das caixas de entrada compartilhadas básicas com seu poderoso sistema de CRM.

Caixas de entrada de e-mail compartilhadas: Perguntas frequentes

Agora que já vimos as melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada do mercado, vamos responder a algumas perguntas frequentes.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Há algumas opções. O Google Groups oferece uma solução gratuita, mas com recursos limitados. Para ter uma experiência melhor, considere o Help Scout ou o Heroic Inbox. Ambas as ferramentas oferecem recursos como atribuição de e-mails a membros da equipe, definição de permissões e automatização de tarefas em uma interface fácil de usar.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot e Help Desk são excelentes ferramentas de caixa de entrada compartilhada para pequenas empresas. Essas plataformas oferecem recursos como roteamento automático de e-mails, notas internas, marcação de e-mails e respostas prontas para facilitar muito a comunicação.

A escolha da melhor opção depende de suas necessidades específicas e de seu orçamento.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

O Help Scout oferece um processo de configuração do Gmail bastante simples. Depois de conectar sua conta, o Help Scout importa perfeitamente seus e-mails existentes.

Para os usuários que desejam aprimorar o próprio Gmail, o Hiver é uma ótima opção. Ele adiciona recursos diretamente no Gmail, como atribuições de tarefas e histórico de atividades.

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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a descobrir as melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar os e-mails da equipe. Talvez você também queira conferir nossa lista dos melhores serviços de marketing por e-mail e nossos insights de especialistas sobre o que torna uma página de destino de alta conversão.

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