Jak skonfigurować powitanie biznesowej poczty głosowej (z przykładami)

Kiedy dzwonisz pod numer telefonu służbowego, często usłyszysz automatyczne powitanie poczty głosowej, które pomoże Ci przejść przez przewodnik telefoniczny i kolejne kroki.

Idealne powitanie poczty głosowej sprawia, że twój mały biznes wygląda profesjonalnie i może pomóc zwiększyć sprzedaż i zadowolenie klientów.

W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować powitanie biznesowej poczty głosowej dla twojego sklepu internetowego, firmy lub bloga. Pokażemy również najlepsze przykłady powitania poczty głosowej, które można wykorzystać jako szablon.

Dlaczego powitanie na poczcie głosowej jest ważne dla twojego biznesu?

Ponad 88% wyszukiwań lokalnych na urządzeniach mobilnych kończy się połączeniem telefonicznym. Dzieje się tak głównie dzięki sprytnym przyciskom „kliknij, aby zadzwonić „, które pojawiają się w wynikach wyszukiwania lokalnego Google.

W przypadku wielu małych firm natychmiastowe odebranie wszystkich połączeń może nie być możliwe. Czasami klienci mogą dzwonić po godzinach pracy, a ty możesz być zajęty lub nie mieć dostępnych pracowników w tym czasie.

W tym miejscu pojawia się twoje powitanie poczty głosowej.

Dla wielu klientów będzie to pierwszy kontakt z twoją firmą. Nie skonfigurowanie powitania poczty głosowej może spowodować utratę klienta na rzecz twojego konkurenta.

Z drugiej strony, nieodpowiednie powitanie poczty głosowej może mieć również poważne konsekwencje. Klienci mogą się rozłączyć, nie kontynuować rozmowy lub po prostu skontaktować się z twoją konkurencją.

W związku z tym przyjrzyjmy się, jak prawidłowo skonfigurować profesjonalne powitania poczty głosowej dla twojego biznesu online, które wywrą pozytywne wrażenie na dzwoniących.

Najlepszy sposób na skonfigurowanie powitania poczty głosowej

Zazwyczaj właściciele małych firm używają telefonu stacjonarnego lub komórkowego do zarządzania połączeniami. Chociaż może to załatwić sprawę, nie pozwala na prawidłowe zarządzanie połączeniami biznesowymi lub skonfigurowanie skutecznego automatycznego powitania poczty głosowej.

Najlepszym sposobem na zarządzanie połączeniami biznesowymi jest korzystanie z usług telefonii biznesowej. Wiele małych firm korzysta z wirtualnego numeru telefonu biznesowego, ponieważ pozwala im to skutecznie zarządzać połączeniami biznesowymi bez poświęcania prywatności.

W przeciwieństwie do telefonu stacjonarnego lub komórkowego, wykorzystuje ona Internet do zarządzania połączeniami. Oficjalna nazwa tej technologii to biznesowa usługa telefoniczna VoIP (Voice over Internet Protocol).

Korzystanie z usług telefonii biznesowej zapewnia następujące korzyści w porównaniu z telefonami stacjonarnymi i komórkowymi:

• Możesz ustawić swoje godziny pracy i nagrać różne powitania głosowe, które będą odtwarzane w zależności od pory dnia.
• Możesz skonfigurować automatycznego asystenta, dodać numery wewnętrzne, aby przekierowywać połączenia, pozwolić użytkownikom na pozostawienie wiadomości głosowej i nie tylko.
• Działa na twoim komputerze, tablecie, telefonie stacjonarnym, a nawet na telefonie komórkowym za pomocą aplikacji.
• Wielu użytkowników może korzystać z tego samego numeru telefonu niezależnie od ich lokalizacji.
• Możesz łatwo zapewnić dostęp nowym pracownikom bez konieczności wzywania technika lub kupowania nowego sprzętu.

Zalecamy korzystanie z Nextiva, ponieważ jest to najlepszy dostawca usług telefonii biznesowej na rynku. Oferują kompleksowy zestaw funkcji z łatwym w użyciu internetowym panelem administracyjnym i aplikacjami na twój telefon.

Używamy Nextiva w naszej działalności do zarządzania połączeniami dla WPBeginner i innych właściwości Awesome Motive.

Jeśli szukasz alternatywnego rozwiązania, możesz spojrzeć na RingCentral lub Ooma. Oba są świetnymi usługami telefonii biznesowej i oferują niezwykle bogatą w funkcje platformę z wieloma narzędziami do zarządzania powitaniami głosowymi, automatycznymi asystentami, wiadomościami głosowymi, transkrypcjami połączeń i nie tylko.

Po skonfigurowaniu usługi telefonu biznesowego można skonfigurować powitania głosowe za pomocą łatwych do wykonania ustawień.

Przykłady powitań głosowych dla firm

Istnieje kilka podstawowych zasad, których należy przestrzegać, aby tworzyć najbardziej efektywne powitania poczty głosowej:

• Unikaj komunałów typu „Twój telefon jest dla nas ważny”. Są one nadużywane i nie wydają się już szczere.
• Upewnij się, że nagranie twojej poczty głosowej brzmi przyjaźnie i osobiście.
• Staraj się nie brzmieć, jakbyś czytał ze skryptu.
• Jeśli możesz, zatrudnij artystę głosowego, który pomoże Ci nagrać powitania poczty głosowej. Możesz nawet znaleźć kogoś na Fiverr.
• Upewnij się, że twoja poczta głosowa zawiera ważne informacje, takie jak nazwa firmy, godziny pracy i dane kontaktowe.

Oto kilka skryptów powitania poczty głosowej, które możesz wykorzystać w swojej firmie.

Przykłady powitania poczty głosowej poza godzinami pracy

To powitanie poczty głosowej będzie odtwarzane, gdy klienci będą dzwonić po godzinach pracy lub w weekendy. Upewnij się, że to powitanie poczty głosowej informuje użytkowników o godzinach pracy i alternatywnych sposobach skontaktowania się z obsługą klienta lub lokalizacją sklepu.

„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy dostępni telefonicznie od [9 rano] do [18 po południu] [PST] od poniedziałku do piątku. Możesz również skorzystać z formularza kontaktowego na naszej witrynie internetowej [www.example.com], aby zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą za pośrednictwem poczty e-mail. Jeśli chcesz, abyśmy do Ciebie oddzwonili, zostaw swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu wraz z krótką wiadomością, a nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe”.

„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Obecnie nie jesteśmy w stanie odebrać Twojego połączenia. Nasze godziny pracy to [godziny pracy] od poniedziałku do piątku. Nasz sklep w [lokalizacja sklepu] pozostaje otwarty dla klientów w weekendy. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo na naszej witrynie internetowej [www.example.com] [24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu]. Jeśli sprawa nie jest pilna i chcesz, abyśmy oddzwonili, zostaw swoje imię i nazwisko oraz numer po sygnale dźwiękowym”.

Jak widać, oba szablony powitania poczty głosowej dostarczają ważnych informacji i oferują klientom alternatywne sposoby kontaktu za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego.

Przykłady powitania w wakacyjnej poczcie głosowej

Te wiadomości powitalne mogą być nagrywane w okresie świątecznym.

„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Nasz zespół jest obecnie poza biurem, aby spędzić święta z przyjaciółmi i rodziną. Wrócimy do pracy w [dzień i godzina]. Zostaw nam swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu, a skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej. [Wesołych świąt (lub odpowiednie pozdrowienia dla tego święta)]”.

„Wesołych świąt! Nasz zespół w [nazwa firmy] jest nieobecny do [data]. Jeśli jesteś obecnym klientem, nadal możesz otworzyć bilet pomocy technicznej na naszej witrynie internetowej, postaramy się skontaktować z Tobą w ciągu najbliższych 24 godzin. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego na naszej witrynie internetowej [www.example.com]. Jeśli nie jest to pilne, możesz zostawić nam twoje imię i numer po sygnale dźwiękowym. Odpowiemy na twój telefon tak szybko, jak to możliwe”.

„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy zamknięci z powodu (nazwa święta) i wrócimy do pracy w dniu [data i godzina]. Jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, możesz wysłać do nas e-mail na adres (adres e-mail), a my postaramy się odpowiedzieć na wszystkie wiadomości w ciągu 24 godzin. Możesz również zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą po świętach (Szczęśliwego Nowego Roku / Wakacji)”.

Jak widać, te profesjonalne powitania na poczcie głosowej dostarczają klientom jak najwięcej informacji. Powitania te zapewniają również, że klienci wiedzą, jak uzyskać szybszą odpowiedź za pomocą alternatywnych metod kontaktu podczas wakacji.

Przykłady powitania poczty głosowej poza domem / zajęte

Jeśli jesteś zajęty, nieobecny lub nie masz wystarczającej liczby pracowników i nie możesz natychmiast odbierać połączeń od klientów, możesz użyć tych powitań jako przykładu.

„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Nie możemy teraz odebrać twojego połączenia, ale chcielibyśmy oddzwonić jak najszybciej. Po sygnale zostaw nam swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu”.

„Cześć, jesteśmy obecnie poza zasięgiem telefonu. Jeśli sprawa nie jest zbyt pilna, możesz wysłać do nas e-mail na adres (adres e-mail). W przeciwnym razie zostaw swoje imię i nazwisko oraz numer po sygnale dźwiękowym, a my oddzwonimy.”

Jeśli jesteś jedyną osobą odbierającą połączenia, możesz ustawić osobiste powitanie poczty głosowej.

„Cześć, dodzwoniłeś się do (Twoje imię i nazwisko). Obecnie nie mogę odebrać telefonu. Możesz wysłać mi e-mail na adres (adres e-mail) lub zostawić swoje imię i numer po sygnale dźwiękowym, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe”.

Przetestuj i ulepsz swoje pozdrowienia głosowe

Kolejnym świetnym powodem, dla którego warto korzystać z profesjonalnej usługi telefonicznej, jest możliwość śledzenia wszystkich twoich połączeń i zobaczenia szczegółowych raportów na ich temat. Na przykład, tak wygląda strona analizy połączeń Nextiva.

Będziesz musiał śledzić, ilu użytkowników usłyszało każde powitanie poczty głosowej i jak zareagowali. Powitania poczty głosowej z wyższym wynikiem klientów pozostawiających wiadomość działają skutecznie.

Wiadomości na poczcie głosowej, które nie są nawet całkowicie odsłuchiwane, są porażką.

Zalecamy wypróbowanie różnych powitań poczty głosowej, aby znaleźć idealną równowagę. Okresowe aktualizowanie Twojego powitania poczty głosowej może również pomóc wypełnić luki w komunikacji, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś.

Śledź twoje wiadomości głosowe

Po skonfigurowaniu zrównoważonego, informacyjnego i przyjaznego powitania poczty głosowej, kolejny krok jest jeszcze ważniejszy.

Co dzieje się po pozostawieniu przez klienta wiadomości głosowej?

Jeśli korzystasz z profesjonalnego biznesowego systemu telefonicznego, będziesz w stanie łatwo śledzić i odpowiadać na te wiadomości.

Upewnij się, że ty i twój personel jesteście równie dobrze przygotowani na szybką odpowiedź. Szybkie oddzwonienie znacznie przyczynia się do wzmocnienia relacji biznesowych i zamknięcia sprzedaży.

Przewodniki ekspertów dotyczące komunikacji biznesowej

Teraz, gdy już wiesz, jak skonfigurować idealne powitanie poczty głosowej, możesz zapoznać się z innymi przewodnikami związanymi z komunikacją biznesową:

• Najlepsze usługi telefonii biznesowej dla małych firm
• Najlepsze aplikacje wirtualnego numeru telefonu dla firm (z darmowymi opcjami)
• Przewodnik dla początkujących: Czym jest VoIP i jak działa? (Wyjaśnienie)
• Jak skonfigurować automatyczny system telefoniczny dla twojej witryny internetowej?
• Najlepsze wtyczki wiadomości głosowych dla WordPressa
• Najlepsze oprogramowanie do automatycznego wybierania numerów dla małych firm (porównanie)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Co jest lepsze? (Porównano)
• Najlepsze narzędzia do komunikacji zespołowej dla małych firm
• Najlepsze usługi faksu online dla małych firm
• Google Meet vs Zoom: co jest lepsze dla twojego biznesu?

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci dowiedzieć się, jak skonfigurować powitania poczty głosowej dla twojego biznesu online. Zachęcamy również do zapoznania się z naszym przewodnikiem na temat tworzenia bezpłatnego biznesowego adresu e-mail oraz wyborem najlepszych usług e-mail marketingu dla małych firm.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.