Jak zatrudnić wirtualnych asystentów dla twojej witryny WordPress (porady ekspertów)

Zastanawiasz się, jak zatrudnić wirtualnych asystentów dla twojej witryny WordPress?

Prowadzenie firmy to dużo pracy. Ale jeśli nie uda ci się odpowiednio utrzymać twojej witryny internetowej WordPress, możesz szybko zauważyć spadek ruchu i sprzedaży. Dobrą wiadomością jest to, że możesz zatrudnić wirtualnego asystenta (VA), który będzie zarządzał twoją witryną.

W tym artykule dowiesz się, jak zatrudnić wirtualnego asystenta WordPress, abyś mógł skupić się na najważniejszych działaniach w twoim biznesie.

Czym jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent (VA) to niezależny wykonawca, który pomaga technicznie w zdalnej obsłudze twojego biznesu.

Zajmują się one wszystkimi powtarzalnymi lub czasochłonnymi zadaniami, na które nie masz czasu lub w których przydałaby Ci się pomocna dłoń. Mogą to być zadania takie jak planowanie spotkań, zarządzanie twoim kalendarzem, a nawet wysyłanie e-maili.

W przeciwieństwie do kierownika biura lub asystenta wykonawczego, wirtualny asystent wykonuje swoją pracę całkowicie zdalnie. Ponadto, wirtualni asystenci są zwykle wykorzystywani do prostszych zadań, podczas gdy asystentom wykonawczym powierza się bardziej złożone czynności, które wymagają większego doświadczenia.

Dlaczego warto zatrudnić wirtualnych asystentów dla twojej witryny WordPress?

Zarządzanie witryną internetową WordPress oznacza odpowiedzialność za tworzenie kopii zapasowych witryny, aktualizacje wtyczek i motywów oraz aktualizacje rdzeni WordPress.

Jeśli nie zadbasz o swoją witrynę, może być ona narażona na ataki hakerskie, przestoje, a nawet powolne wczytywanie. A to może bezpośrednio spowodować utratę odwiedzających, a nawet własnych klientów.

Jeśli nie masz czasu na utrzymanie swojej witryny lub nie wiesz jak to zrobić, możesz zatrudnić wirtualnego asystenta.

Twój wirtualny asystent będzie odpowiedzialny za zdalną pomoc w zadaniach związanych z WordPressem. Mogą oni wykonywać szeroki zakres zadań, które wykraczają poza konserwację, takich jak:

• Pomoc techniczna: Wykonuj regularne kopie zapasowe WordPress, aktualizuj swoje wtyczki i motywy WordPress, optymalizuj wydajność witryny i nie tylko.
• Zarządzanie treścią: Aktualizacja treści pod kątem SEO, planowanie wpisów i zarządzanie komentarzami.
• Pomoc techniczna dla klientów: Odpowiadaj na wpisy na blogu i komentarze w mediach społecznościowych, angażuj swoich odbiorców i umawiaj spotkania.
• Pomoc techniczna w handlu elektronicznym: Jeśli jesteś właścicielem sklepu internetowego, twój VA może przetwarzać zamówienia, zarządzać listami produktów i obsługiwać zapytania klientów. Mogą też wykonywać zadania związane z wprowadzaniem danych, takie jak aktualizowanie poziomów zapasów lub cen.
• Projektowanie: Jeśli mają umiejętności projektowania lub kodowania, VA mogą wprowadzać zmiany w układzie, dostosowywać style, a nawet tworzyć wizualizacje.

VA mogą odciążyć Cię od pracy, dzięki czemu możesz skupić się na działaniach o wyższym priorytecie, które zwiększają przychody Twojej firmy.

Aby spojrzeć na to z perspektywy, powiedzmy, że twój czas jest wart 50 dolarów za godzinę. Wiele zadań administracyjnych można zlecić VA za 5-25 USD za godzinę. W rezultacie te dodatkowe godziny, które odzyskałeś, pozwolą Ci zarobić więcej pieniędzy.

Zatrudnianie VA może być najlepszym posunięciem, jakie możesz wykonać w swoim biznesie. Mając to na uwadze, oto jak zbudować niezawodny zespół VA.

1. Zdecyduj, które zadania chcesz zlecić na zewnątrz i udokumentuj swój proces.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest sporządzenie listy zadań, które chcesz, aby twój wirtualny asystent WordPress wykonywał.

Pomoże Ci to odfiltrować VA tylko do tych, które odpowiadają Twoim potrzebom. Jak wspomniano wcześniej, istnieją dziesiątki zadań, które asystent może wykonać za Ciebie.

Zakładając, że wszystkie te zadania wykonujesz samodzielnie, powinieneś udokumentować cały proces i stworzyć wytyczne, których będą przestrzegać. Istnieje wiele skutecznych sposobów dokumentowania tego procesu:

• Użyj Snagit, aby nagrać swój ekran i uchwycić każde kliknięcie, które wykonujesz dla każdego zadania.
• Utwórz listę kontrolną lub centrum zasobów w Notion. Może być konieczne dołączenie poradników, skryptów i szablonów do naśladowania.

Nie tylko ułatwia to wdrożenie nowych członków twojego zespołu, ale także pomaga w napisaniu dokładniejszego opisu stanowiska i znalezieniu odpowiednich kandydatów na dane stanowisko.

Oto przykład tego, jak może wyglądać centrum zasobów na Notion.

Każdy dokument można tagować według rodzaju zadania.

W każdym dokumencie zamieściliśmy instrukcje krok po kroku wraz ze zrzutami ekranu, aby pomóc przewodnikom VA w wykonaniu zadania.

2. Napisz dokładną ofertę pracy

Jeśli chcesz znaleźć odpowiedniego wirtualnego asystenta WordPress, będziesz musiał napisać atrakcyjny opis stanowiska, który przyciągnie kogoś z cechami i umiejętnościami, których potrzebujesz.

Służy to jako filtr do identyfikacji właściwego kandydata. Skuteczny wpis o pracę wirtualnej asystentki powinien zawierać:

• Zakres pracy: Nakreśl zadania i obowiązki, którymi będzie zajmować się VA. Powinieneś jasno określić oczekiwaną dyspozycyjność i to, czy chcesz obsadzić stanowisko w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin.
• Wymagane umiejętności: Określ umiejętności i kwalifikacje, których szukasz. Wymień również narzędzia i oprogramowanie, które VA powinien umieć obsługiwać, takie jak CMS WordPress.
• Doświadczenie: Wspomnij o poziomie doświadczenia, którego szukasz, niezależnie od tego, czy jest to poziom podstawowy, czy ktoś z konkretnymi latami doświadczenia.
• Budżet: Określ budżet i wskaż preferowane przez ciebie stawki godzinowe lub umowy z poprawkami.

Im więcej szczegółów, tym lepiej. Na przykład, oto jak może wyglądać wpis dotyczący pracy.

3. Gdzie znaleźć najlepszych wirtualnych asystentów

Kiedy już przygotujesz swoją dokumentację i napiszesz ogłoszenie o pracę, możesz zacząć szukać wirtualnych asystentów.

Witryny internetowe dla freelancerów są świetnym punktem wyjścia do znalezienia dedykowanego VA, zwłaszcza gdy masz na myśli konkretne potrzeby.

Chociaż można wybrać tradycyjną drogę zatrudniania wirtualnych asystentów za pośrednictwem portali z ofertami pracy, platformy dla freelancerów mają pewne zalety, takie jak:

• System recenzji umożliwiający sprawdzenie, jak współpracowali z poprzednimi klientami.
• Płatności globalne i łatwe fakturowanie
• Funkcja czatu do omawiania szczegółów projektu i udostępniania plików
• Płatności są dokonywane za pośrednictwem usługi escrow, więc zapłacisz tylko za ukończoną pracę.

W związku z tym polecamy te platformy dla freelancerów, aby zacząć:

Kodowalny

Codeable to niezawodna platforma WordPress dla freelancerów, która pomaga znaleźć ekspertów WordPress. Możesz znaleźć ekspertów w prawie wszystkich obszarach WordPress, w tym:

• Tworzenie i dostosowywanie motywów i wtyczek.
• Rozwój e-commerce
• Tworzenie stron internetowych WordPress na zamówienie klientów
• Projektowanie stron internetowych
• Interfejsy API i integracja
• Rozwiązywanie problemów i konserwacja
• Zabezpieczenia i wydajność

Zasadniczo, jeśli masz problemy z techniczną stroną WordPressa i chcesz, aby wykwalifikowani eksperci zajęli się tym za Ciebie, to Codeable jest doskonałą opcją. A ponieważ platforma akceptuje tylko 2% najlepszych kandydatów, możesz mieć pewność, że pracujesz z wykwalifikowanymi profesjonalistami WordPress.

Upwork

Upwork to jedna z największych platform dla freelancerów, na której zarejestrowanych jest ponad 12 milionów freelancerów.

W przeciwieństwie do Codeable, możesz znaleźć wirtualnych asystentów z szerszym zakresem umiejętności. Pozwala to znaleźć profesjonalistów do różnych zadań wykraczających poza WordPress.

Ponieważ na platformie jest więcej użytkowników, istnieje duża szansa na znalezienie wirtualnego asystenta w ramach twojego budżetu.

Upwork wyświetla również referencje i wyniki sukcesów w pracy na profilu każdego freelancera, dzięki czemu można zobaczyć jego osiągnięcia. Co więcej, Upwork umożliwia przeglądanie talentów, wysyłanie do nich bezpośrednich wiadomości, a nawet zapraszanie ich do składania aplikacji.

Zamiast tego można wybrać witrynę taką jak Fiverr, ale może ona być bardziej odpowiednia do jednorazowych projektów niż do stałych ról, takich jak VA.

Toptal

Toptal to platforma dla freelancerów znana z rygorystycznego ekranu, akceptująca tylko 3% najlepszych kandydatów.

Freelancerzy muszą przejść pięć etapów procesu sprawdzania ekranów, w tym kompleksową ocenę znajomości języka angielskiego i ocenę projektu.

W przeciwieństwie do innych platform, Toptal przyjmuje bardziej dostosowane podejście. Członek zespołu skontaktuje się z Tobą, aby zebrać wymagania i preferencje dotyczące talentów. Stamtąd przedstawi ci odpowiednie dopasowanie do twojego stanowiska z ich sprawdzonej przez ekspertów sieci talentów.

Ten spersonalizowany proces dopasowywania zapewnia, że pracujesz z wirtualnymi asystentami, którzy mają odpowiednie umiejętności i doświadczenie do twoich zadań WordPress. Oszczędza ci to również przeglądania tysięcy CV i samodzielnego koordynowania rozmów kwalifikacyjnych.

Toptal ma nawet dedykowaną funkcję fakturowania i śledzenia czasu o nazwie TopTracker. Dzięki tej usłudze można łatwo śledzić godziny pracy i dokonywać płatności za pośrednictwem PayPal, Payoneer lub bezpośredniego przelewu bankowego. Możesz także skorzystać z dedykowanego narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak TimeDoctor.

4. Rozmowa kwalifikacyjna z zakwalifikowanymi kandydatami

Gdy twój wpis o pracy pojawi się już kilka dni temu, powinieneś zobaczyć napływające zgłoszenia. Przeszukiwanie kandydatów może być uciążliwe, ale jest konieczne, jeśli chcesz znaleźć odpowiednią osobę.

Musisz zawęzić listę kandydatów do tych, którzy spełniają twoje kwalifikacje. Następnie możesz zdecydować się na poddanie kandydatów testowi umiejętności. Pozwoli to odfiltrować kandydatów, którzy po prostu nie posiadają umiejętności potrzebnych do wykonywania danej pracy.

Na przykład, możesz stworzyć fikcyjną witrynę WordPress i poprosić ich o wykonanie pełnej kopii zapasowej witryny, rozwiązanie typowego problemu lub zoptymalizowanie wpisu na blogu pod kątem SEO. Lista obowiązków, którą już przygotowałeś, pomoże ci zdecydować, jak zweryfikować twoich kandydatów.

Następnie możesz wybrać kilku kandydatów, którzy uzyskali najwyższe wyniki i są najbardziej wykwalifikowani do pracy. Będziesz musiał przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne z tymi potencjalnymi pracownikami za pośrednictwem Google Meet lub Zoom.

Wiesz już, że kandydaci są zdolni do pełnienia danej roli. Ale będziesz również chciał wiedzieć, czy dobrze pasują kulturowo do twojej firmy. Oceń, w jaki sposób lubią pracować w zespole, rozwiązywać nieznane sytuacje lub ustalać priorytety zadań, zwłaszcza w przypadku wielu obowiązków.

5. Zatrudnianie i wdrażanie nowych wirtualnych asystentów

Ogólnie rzecz biorąc, zatrudnisz kandydata, który zrobił najlepsze wrażenie. Upewnij się, że każdy nowo zatrudniony pracownik podpisał umowę z niezależnym wykonawcą. Umowa ta określa taksonomię, w tym zakres prac i warunki płatności.

Ponadto wyszczególnia prawa własności intelektualnej, co jest ważne do wyjaśnienia, zwłaszcza w przypadku treści witryn internetowych, projektów lub innych kreatywnych elementów.

Dzięki oprogramowaniu takiemu jak signNow, możesz tworzyć umowy w formacie PDF i zapraszać nowych pracowników do podpisania umowy.

Ale zanim twój nowy VA rozpocznie pracę, powinieneś również wdrożyć proces onboardingu.

Wszystko, co musisz zrobić, to użyć narzędzia do zarządzania projektami, aby utworzyć serię zadań wdrożeniowych, które należy wykonać, aby VA nabrał prędkości.

Możesz użyć Asany, aby przypisać listę kontrolną zadań, które pomogą wdrożyć twoich nowych wirtualnych asystentów. Każdy nowy członek zespołu przejdzie przez serię działań, aby zapoznać się z twoją firmą i sposobem jej działania. Lista kontrolna powinna zawierać takie elementy jak:

• Misja i rdzeń wartości twojej firmy
• Dostęp do logowania do witryny WordPress i innych narzędzi
• Dokumentacja i szkolenia dotyczące wykonywania zadań
• Dostęp do narzędzi komunikacji zespołowej do współpracy (na przykład korzystanie ze Slacka to świetny sposób na czatowanie z VA 1 na 1 lub możesz utworzyć dedykowany kanał, aby przekazywać ogłoszenia całemu twojemu zespołowi).

Możesz po prostu dodać odnośniki do centrum zasobów utworzonego wcześniej za pomocą Notion lub podobnego oprogramowania.

Podczas dodawania uprawnień i ról do WordPressa i innego oprogramowania ważne jest, aby używać menedżera haseł, takiego jak 1Password.

Oprogramowanie to generuje i przechowuje silne, unikatowe hasła dla każdego konta, co może pomóc zapobiec włamaniu się kogokolwiek na twoją witrynę WordPress.

Alternatywa: Korzystanie z usług serwisowych WP

Możesz zdecydować, że nie jesteś gotowy na zatrudnienie VA, ponieważ nie masz wystarczającej liczby zadań do delegowania lub nie ma to sensu finansowego.

W takim przypadku warto wybrać usługi serwisowe WordPress. Mogą one pomóc usprawnić i zautomatyzować wszystkie zadania, które musisz wykonać, aby Twoja witryna była zdrowa i aktualna, w tym:

• Znajdowanie i poprawianie niedziałających odnośników
• Aktualizacja motywów i wtyczek
• Tworzenie kopii zapasowej twojej witryny WordPress
• Usunięcie komentarzy spamowych
• Automatyczna aktualizacja rdzeni WordPressa do najnowszych wersji

WordPress.org zaleca wykonywanie tych czynności porządkowych mniej więcej co trzy do sześciu miesięcy.

Chociaż można zatrudnić VA do wykonywania tych zadań, znacznie taniej jest po prostu zapłacić dostawcy usług, który wykona tę pracę za Ciebie.

Zalecamy wybranie usług WPBeginner Pro. Nasz zespół ekspertów zapewnia najlepszą usługę konserwacji WordPress na rynku. Obsługujemy usługi tworzenia kopii zapasowych, aktualizacje rdzeni, aktualizacje motywów i wtyczek, optymalizację zasobów, usuwanie złośliwego oprogramowania, monitorowanie czasu pracy i wiele więcej.

Nasz pakiet Sleep Better, zaczynający się od 69 USD miesięcznie, zapewnia wszystkie niezbędne usługi, których potrzebujesz, aby dobrze dbać o twoją witrynę.

Jeśli uaktualnisz swój plan, możesz nawet uzyskać godziny pracy programisty na żądanie, które możesz wykorzystać w dowolnym momencie. Oznacza to, że wystarczy jeden telefon, by rozwiązać każdy problem.

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz nasze ogłoszenie WPBeginner Pro Services.

Inną alternatywą jest skorzystanie z zarządzanej firmy hostingowej WordPress, takiej jak WP Engine, która może obsługiwać większość usług konserwacyjnych. Dostawcy hostingu zarządzanego zajmują się wszystkimi zadaniami związanymi z zarządzaniem serwerem, takimi jak konfiguracja serwera, zabezpieczenia i konserwacja.

Często zadawane pytania

Nasi czytelnicy często pytają nas o to, jak zatrudnić wirtualnych asystentów WordPress. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:

Ile kosztuje wirtualny asystent?

Ceny wirtualnych asystentów różnią się, ale generalnie kosztują od 5 do 50 USD za godzinę, przy czym wyspecjalizowani VA z siedzibą w USA kosztują więcej niż ci skoncentrowani na administracji i zagraniczni.

Podczas gdy wielu z nich pobiera opłaty za godzinę, niektórzy mogą wycenić swoje opłaty jako miesięczne wynagrodzenie w wysokości od 500 do 4000 USD za określoną liczbę godzin.

Kiedy warto zatrudnić wirtualnego asystenta?

Właścicielom firm trudno jest określić, kiedy nadszedł czas na zatrudnienie wirtualnego asystenta. Ale oto kilka oznak, że nadszedł czas, aby rozpocząć delegowanie zadań:

• Poświęcasz zbyt wiele czasu na zadania o niskiej wartości. Najlepiej jest poświęcić swój czas na dodawanie wartości do twojej firmy w sposób, który tylko ty potrafisz.
• Tracisz klientów, ponieważ nie możesz odpowiedzieć na e-maile z pomocą techniczną. Słaba obsługa klienta doprowadzi do złej reputacji, co może mieć wpływ na rozwój twojego biznesu.
• Nie jesteś dobry w WordPressie. VA z umiejętnościami technicznymi może zająć się poprawką błędów WordPress a i wykonywać kopie zapasowe, zapewniając, że twoja witryna pozostanie bezpieczna i aktualna.
• Masz trudności z zarządzaniem treścią Twojej witryny WordPress. Wirtualny asystent WordPress może pomóc w pisaniu wpisów na bloga, tworzeniu grafik i planowaniu aktualizacji treści.

Outsourcing może wydawać się nienaturalny dla przedsiębiorców, którzy lubią mieć kontrolę. Ale częścią rozwijania biznesu jest zaufanie innym, tak aby twoja firma mogła działać bez twojej pełnej uwagi.

To powiedziawszy, jeśli potrzebujesz tylko pomocy w utrzymaniu twojej witryny WordPress, to usługi serwisowe WordPress są bardziej niezawodnym i przystępnym cenowo rozwiązaniem.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci dowiedzieć się, jak zatrudnić wirtualnych asystentów dla twojej witryny WordPress. Możesz również zapoznać się z naszym przewodnikiem po najważniejszych zadaniach konserwacyjnych WordPress, które należy regularnie wykonywać, oraz z najlepszym przewodnikiem po zabezpieczeniach WordPress.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.