10 najlepszych narzędzi do współdzielenia skrzynki odbiorczej, które pomagają zarządzać wiadomościami e-mail zespołu (wybór eksperta)

W WPBeginner zarządzamy wieloma e-mailami klientów i zespołów w różnych projektach i witrynach internetowych. Po drodze wypróbowaliśmy wiele narzędzi do współdzielenia skrzynek odbiorczych, aby znaleźć najlepsze dla siebie i ogólnie dla małych firm.

Śledzenie komunikacji w twoim zespole może być prawdziwym bólem głowy. Przy tak wielu dostępnych narzędziach do współdzielenia skrzynek odbiorczych, wybór odpowiedniego może wydawać się przytłaczający.

Właśnie dlatego poświęciliśmy czas na przetestowanie wszystkich popularnych narzędzi do współdzielenia skrzynek odbiorczych i zwróciliśmy uwagę na takie czynniki, jak ceny, łatwość obsługi i kluczowe funkcje.

W tym artykule przedstawimy najlepsze narzędzia do współdzielenia skrzynek odbiorczych, które ułatwiają zarządzanie e-mailami Twojego zespołu i klientów.

Najlepsze narzędzia do udostępniania skrzynek odbiorczych: Nasze najlepsze propozycje

Jak testowaliśmy i ocenialiśmy oprogramowanie Shared Inbox?

Czujesz się przytłoczony górą e-maili od zespołu? Oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej może być twoim rozwiązaniem. Jest to centralna lokalizacja, w której twój zespół może współpracować, aby efektywnie zarządzać wszystkimi przychodzącymi e-mailami.

Aby znaleźć najlepsze rozwiązania współdzielonej skrzynki odbiorczej dla Ciebie, skupiliśmy się na tym, co jest najważniejsze dla właścicieli firm. Wyszliśmy poza wymyślne dodatki i skupiliśmy się na kluczowych funkcjach, których potrzebujesz.

Na przykład, automatyzacja jest przełomem. Ekspert AI Rohit Gupta, CEO Auditoria.AI, wyjaśnia:

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy, wiadomości e-mail są kierowane do odpowiednich członków zespołu lub działów w oparciu o wcześniej zdefiniowane reguły i kryteria. Ta innowacja usprawnia proces i zmniejsza ryzyko zagubienia lub przeoczenia wiadomości we współdzielonych skrzynkach odbiorczych.

Rohit Gupta, dyrektor generalny Auditoria.AI

Niektórych z tych narzędzi sami używamy w różnych projektach, więc wiemy, że działają dobrze. Inne to popularne opcje, które dokładnie przetestowaliśmy, aby upewnić się, że spełniają swoje zadanie. Nie polecilibyśmy narzędzia, którego sami byśmy nie używali.

Na koniec przejrzeliśmy recenzje i opinie użytkowników, aby zrozumieć, jak skuteczne, niezawodne i przyjazne dla użytkownika są te udostępnione rozwiązania skrzynek odbiorczych w rzeczywistych scenariuszach.

1. Pomoc zwiadowcy

Dla małych firm, które chcą korzystać ze wspólnej skrzynki odbiorczej, Help Scout wyróżnia się jako najlepsze oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej. Jest łatwy w konfiguracji, przyjazny dla użytkownika i oferuje doskonały stosunek jakości do ceny.

Wspólna praca nad wiadomościami e-mail jest prosta dzięki Help Scout. Możesz przypisywać konwersacje do konkretnych członków zespołu, zostawiać prywatne notatki do wglądu zespołu, a nawet sprawdzać, czy ktoś inny już pracuje nad zgłoszeniem, aby uniknąć powielania pracy.

Jedną z mocnych stron Help Scout jest możliwość organizowania konwersacji w foldery i zespoły. Używamy tej funkcji do tworzenia oddzielnych skrzynek pocztowych dla różnych funkcji w naszych projektach, takich jak marketing i obsługa klienta.

Help Scout umożliwia również włączenie użytkowników z innych działów, takich jak dział rozliczeniowy lub sprzedaży, jako „lekkich użytkowników”. Możesz dodać ich do konwersacji, aby byli świadomi istotnych problemów, a klienci mogli uzyskać pomoc od właściwych osób.

Jeśli posiadasz bazę wiedzy, możesz łatwo przeglądać ją bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej, aby wysyłać pomocne treści swoim klientom. W ten sposób nie będziesz musiał przełączać kart.

Zalety usługi Help Scout:

• Ulepszony przepływ pracy: Użyj funkcji Snooze, aby tymczasowo odłożyć konwersacje i przywrócić je na górę skrzynki odbiorczej w wyznaczonym dniu i czasie.
• Wykrywanie kolizji: Zapobieganie jednoczesnemu odpowiadaniu na ten sam e-mail przez członków zespołu.
• Wewnętrzne notatki: Zezwalaj członkom zespołu na prywatne omawianie interakcji z klientami w ramach wiadomości e-mail.
• Kontekst klienta: Zobacz wszystkie wcześniejsze interakcje i informacje o twoim kliencie w poręcznym panelu bocznym. Możesz nawet aktualizować te informacje w razie potrzeby.
• Szczegółowe raporty i analizy: Zapewnia cenny wgląd w wydajność twojego zespołu, w tym czas odpowiedzi na pierwszy e-mail i średni czas rozwiązania.
• Wielokanałowa komunikacja: Help Scout wykracza poza e-mail, oferując integrację z czatem na żywo, mediami społecznościowymi i komunikacją SMS (poprzez integracje innych firm).

Wady usługi Help Scout:

• Ograniczone funkcje AI: Zaawansowane funkcje AI są dostępne tylko w planach wyższego poziomu.
• Problemy ze skalowalnością: Bazując na naszym doświadczeniu, duże firmy mogą doświadczyć pewnych błędów i ograniczeń w Help Scout.

Ceny: Ceny Help Scout zaczynają się od 22 USD za użytkownika miesięcznie (z limitem 25 użytkowników) i rosną do 65 USD za użytkownika miesięcznie. Dostępna jest bezpłatna wersja próbna bez konieczności posiadania karty kredytowej, dzięki czemu można ją wypróbować przed podjęciem decyzji. Wyższe plany oferują więcej współdzielonych kont skrzynek odbiorczych, zgodność z HIPAA i dedykowanego menedżera konta.

Dlaczego wybraliśmy Help Scout: przystępna cena, łatwość obsługi i zaawansowane funkcje współpracy sprawiają, że Help Scout idealnie pasuje do małych firm, które chcą poprawić komunikację z klientami, usprawnić przepływ pracy zespołu i ostatecznie zwiększyć zadowolenie klientów.

2. Heroiczna skrzynka odbiorcza

Prowadzisz witrynę internetową WordPress? W takim razie Heroic Inbox jest najlepszym rozwiązaniem dla współdzielonej skrzynki odbiorczej. Ta wtyczka pomocy technicznej płynnie łączy twoją witrynę WordPress z kontem e-mail. W ten sposób możesz zarządzać skrzynką odbiorczą pomocy technicznej bezpośrednio z obszaru administracyjnego WordPress.

Bezproblemowo integruje się z popularnymi klientami poczty e-mail, takimi jak Gmail (Google Workspace) i Outlook.

Trzeba przyznać, że konfiguracja Heroic Inbox może nie być tak łatwa, jak w przypadku niektórych innych opcji. Jednak niewiele wtyczek oferuje taki poziom integracji z WordPressem, co czyni go wygodnym wyborem dla właścicieli witryn internetowych, którzy preferują scentralizowaną platformę.

Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować Gmaila z Heroic Inbox, możesz przeczytać nasz artykuł o tym , jak skonfigurować współdzieloną skrzynkę odbiorczą Gmaila w WordPress.

Kolejną korzyścią jest integracja z WooCommerce. Podczas interakcji z klientami można zobaczyć ich wcześniejsze zakupy w interfejsie Heroic Inbox. Zapewnia to cenny kontekst do rozwiązywania zapytań i oferowania spersonalizowanej pomocy technicznej.

Ponadto Heroic Inbox jest gotowy do tłumaczenia, co czyni go świetną opcją dla firm obsługujących międzynarodowych klientów.

Zalety skrzynki odbiorczej Heroic:

• Nieograniczona liczba zgłoszeń i użytkowników: Zarządzaj dowolną liczbą zapytań klientów i członków zespołu pomocy technicznej bez ograniczeń.
• Historia zgłoszeń: Przeglądaj historię wiadomości każdego klienta, aby zrozumieć jego potrzeby i śledzić powtarzające się problemy. Może to być również pomocne w dalszej komunikacji.
• Tagi e-mail dla organizacji: Twórz własne tagi, aby kategoryzować i organizować zgłoszenia pomocy technicznej w celu efektywnego zarządzania.
• Wersje robocze odpowiedzi: Usprawnij pracę zespołową, tworząc wersje robocze odpowiedzi do przejrzenia i zatwierdzenia przed wysłaniem ich do klientów.
• Załączniki plików: Zezwalaj klientom na dołączanie plików do zgłoszeń pomocy technicznej w celu przejrzystej komunikacji i pobierania załączników bezpośrednio w WordPress.

Wady Heroic Inbox:

• Ograniczone funkcje w planie podstawowym: W podstawowym planie Heroic Inbox brakuje funkcji powszechnie spotykanych w planach startowych innych rozwiązań (takich jak wykrywanie kolizji, wewnętrzne dyskusje i zapisane szablony e-maili).

Ceny: Heroic Inbox zaczyna się od 199,50 USD rocznie i skaluje się do 499,50 USD rocznie. W przeciwieństwie do niektórych konkurentów, oferuje stałą opłatę bez cen za użytkownika, co może być opłacalne. Wyższe plany zawierają opcje pomocy technicznej premium.

Aby uzyskać najlepszą wartość, sugerujemy zakup pakietu Heroic, który zawiera Heroic Inbox i Heroic KB, potężną wtyczkę bazy wiedzy. Cena waha się od 299,50 USD rocznie do 849,50 USD rocznie.

Dlaczego wybraliśmy Heroic Inbox: Bezproblemowa integracja wtyczki z WordPressem, nieograniczona liczba biletów i użytkowników oraz zgodność z WooCommerce sprawiają, że jest to atrakcyjna opcja dla firm zarządzanych przez WordPress.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, możesz sprawdzić naszą recenzję HeroThemes.

3. HubSpot

Czy zarządzasz interakcjami z klientami na różnych etapach, od przyciągania potencjalnych klientów po pielęgnowanie istniejących i zapewnianie stałej pomocy technicznej? Jeśli tak, to HubSpot może być idealnym rozwiązaniem dla Ciebie.

HubSpot to znane narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Funkcja zespołowego e-maila jest dostępna na platformach Marketing, Sales i Service Hub.

Oprócz współdzielonej skrzynki odbiorczej, otrzymujesz również funkcje takie jak śledzenie odpowiedzi e-mail, raporty dotyczące wydajności poczty e-mail i konfigurowalne widoki skrzynki odbiorczej. Narzędzia te pomagają uzyskać cenny wgląd w twoją komunikację e-mail i zoptymalizować przepływ pracy w zespole.

Jedną z rzeczy, które zrobiły na nas wrażenie, była duża liczba szablonów e-maili i fragmentów kodu w puszkach HubSpot, których liczba sięga 5000. Pozwala to zaoszczędzić czas poprzez ponowne wykorzystanie wstępnie napisanych treści dla typowych wiadomości.

Zalety HubSpot:

• Potężny CRM: Zarządzanie pomocą techniczną dla klientów, sprzedażą i kampaniami marketingowymi w ramach jednej platformy.
• Skalowalne szablony e-mail: Tworzenie do 5000 fragmentów kodu w puszkach i szablonów e-mail w celu zapewnienia wydajnej komunikacji.
• Wgląd w wydajność poczty e-mail: Uzyskaj cenne dane na temat kondycji poczty e-mail, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
• Zautomatyzowane przepływy pracy: Oprócz automatycznego przekierowywania konwersacji, można również skonfigurować wyzwalacze dla automatycznych odpowiedzi e-mail dla marketingu lub sprzedaży.
• Połączona automatyzacja skrzynki odbiorczej: Po połączeniu z HubSpot, platforma będzie wykorzystywać sztuczną inteligencję do automatycznego przechwytywania twoich kontaktów, zarządzania nimi i sugerowania działań w oparciu o treść e-maili.

Wady HubSpot:

• Ograniczone zarządzanie umowami SLA: Podobnie jak w przypadku innych rozwiązań, zarządzanie umowami SLA (service level agreement) jest dostępne tylko w planach wyższego poziomu. Jednak w przypadku HubSpot będziesz musiał przejść z planu 15 USD / użytkownika miesięcznie na znacznie droższy plan 1080 USD miesięcznie.

Ceny: HubSpot oferuje darmowy plan z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany platformy dla klientów wahają się od 15 USD za użytkownika miesięcznie do 4000 USD miesięcznie. Plany te obejmują dostęp do centrów marketingu, sprzedaży, usług, treści, operacji i handlu.

Chociaż technicznie można zbudować własny plan obejmujący tylko Marketing, Sales i Service Hubs dla funkcji skrzynki odbiorczej zespołu, okazało się, że cena jest wyższa niż w przypadku gotowych planów.

Dlaczego wybraliśmy HubSpot: Jego narzędzia CRM, rozbudowane funkcje e-mail, możliwości automatyzacji i funkcje oparte na sztucznej inteligencji sprawiają, że jest to silny konkurent dla firm, które chcą zarządzać wszystkimi interakcjami z klientami na jednej scentralizowanej platformie.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszej pełnej recenzji HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk to platforma obsługi klienta z potężnym systemem obsługi wszystkich Twoich e-maili z pomocą techniczną w jednym miejscu.

Oto jak to działa: każdy e-mail od klienta staje się zgłoszeniem. Następnie możesz łatwo oznaczać te zgłoszenia jako ważne lub mniej pilne, dodawać tagi, aby utrzymać porządek i przypisywać je do konkretnych członków zespołu lub importerów, którzy powinni być na bieżąco z rozmową.

Aby zaoszczędzić twój czas na odpowiadanie na typowe pytania, HelpDesk pozwala tworzyć własne, konfigurowalne szablony e-mail. Dostępny jest nawet wizualny kreator, dzięki któremu tworzenie tych gotowych odpowiedzi jest dziecinnie proste.

Jeśli chcesz dostosować HelpDesk do swoich potrzeb biznesowych, możesz dodać własne pola do biletów. Możesz na przykład utworzyć pole „Numer zamówienia”, aby twój zespół mógł łatwo znaleźć odpowiednie szczegóły zakupu klientów bez konieczności przeszukiwania e-maili.

Zalety HelpDesk:

• Idealne rozwiązanie dla zespołów pomocy technicznej: Funkcje takie jak oznaczanie priorytetów, tagowanie rozmów z klientami, przypisywanie członków zespołu i dodawanie obserwujących do zgłoszeń ułatwiają twojemu zespołowi współpracę.
• Funkcje pracy zespołowej: Dodawaj prywatne notatki lub wzmianki, aby przyciągnąć innych członków zespołu, którzy mogą być w stanie pomóc, zapewniając wszystkim dostęp do potrzebnych informacji.
• Automatyzacja powtarzalnych zadań: Skonfiguruj automatyczne przydzielanie zadań i przepływy pracy, aby przyspieszyć obsługę zgłoszeń.
• Analiza wydajności: Uzyskaj raporty w czasie rzeczywistym, które pokażą Ci wskaźniki, takie jak pory dnia, w których otrzymujesz najwięcej e-maili, jak długo trwa rozwiązywanie problemów i jak szybko Twój zespół odpowiada klientom.
• Adresy e-mail odpowiedzi zespołu: Twórz profesjonalnie wyglądające biznesowe aliasy e-mail dla wiadomości wychodzących, takich jak sales@business.com lub marketing@business.com.

Wady HelpDesk:

• Jeden rozmiar dla wszystkich cen: HelpDesk ma tylko jeden standardowy plan. Jeśli potrzebujesz więcej klientów niż jest to uwzględnione, musisz uzyskać własną wycenę, która może być kosztowna dla małych firm.

Ceny: HelpDesk zaczyna się od 29 USD/użytkownika miesięcznie. Jest również zarządzany przez tę samą firmę, co LiveChat i ChatBot, więc możesz dodać czat na żywo i chatboty, aby rozszerzyć komunikację poza e-mail.

Dlaczego wybraliśmy HelpDesk: Wybraliśmy HelpDesk ze względu na przyjazny dla użytkownika system ticketów i funkcje zaprojektowane specjalnie dla zespołów obsługi klienta. Koncentrując się na pracy zespołowej, automatyzacji i pomocnych raportach, HelpDesk może pomóc w zwiększeniu zadowolenia klientów.

5. Gmelius

Gmelius to specyficzne dla Gmaila rozwiązanie współdzielonej skrzynki odbiorczej. Podczas konfiguracji możesz wybrać swój cel: „Inbox Focus”, aby usprawnić przychodzące wiadomości e-mail za pomocą automatyzacji lub „Outreach Focus”, aby zwiększyć wysiłki związane z wychodzącymi wiadomościami e-mail.

Możesz połączyć Gmelius z twoim istniejącym kontem Gmail, przekonwertować e-mail Grupy Google na wspólną skrzynkę odbiorczą, a nawet podłączyć alias e-mail. Sam interfejs bardzo przypomina Gmaila, dzięki czemu jest idealny dla osób zaznajomionych z platformą e-mail Google.

Prawdziwa moc Gmeliusa tkwi w jego opcjach konfiguratora. Możesz tworzyć własne widoki na podstawie przypisanych członków zespołu, tagów e-mail lub innych kryteriów.

Dodatkowo, reguły automatyzacji i szablony pomagają zoptymalizować twój przepływ pracy. Możesz na przykład skonfigurować automatyczne odpowiedzi, przypisywać e-maile na podstawie treści, a nawet otrzymywać powiadomienia o naruszonych umowach SLA, aby usprawnić zarządzanie e-mailami w twoim zespole.

Zalety Gmeliusa:

• Znajomy interfejs: Gmelius sprawia wrażenie rozszerzenia Gmaila, dzięki czemu jest łatwy w nauce i obsłudze dla obecnych użytkowników Gmaila.
• Zaawansowane funkcje skrzynki odbiorczej: Zautomatyzuj różne zadania w skrzynce odbiorczej, takie jak przypisywanie e-maili, przenoszenie e-maili na podstawie statusu, tagowanie na podstawie słów kluczowych, konfigurowanie automatycznych odpowiedzi i otrzymywanie ostrzeżeń o naruszeniu SLA.
• Obszerna biblioteka szablonów: Dostęp do obszernej biblioteki gotowych szablonów e-mail skategoryzowanych według działów (takich jak zobowiązania i obsługa klienta) pozwala zaoszczędzić czas i tworzyć spójne wiadomości.
• Integracja z Google Meet i Zoom: Może to być przydatne w takich sytuacjach, jak planowanie kolejnych połączeń filmowych bezpośrednio z wątków e-mail z klientami lub członkami zespołu.

Wady Gmeliusa:

• Ograniczona liczba integracji: W porównaniu z innymi opcjami na tej liście, Gmelius oferuje mniejszy zakres integracji z innymi firmami.

Ceny: Gmelius zaczyna się od 24 USD/użytkownika miesięcznie i skaluje się do 36 USD/użytkownika miesięcznie. Dostępny jest bezpłatny 7-dniowy okres próbny. Uaktualnienie do wyższego planu odblokowuje korzyści, takie jak 12-miesięczne okno raportowania, nieograniczona liczba zadań i kontaktów oraz ustawianie godzin pracy.

Dlaczego wybraliśmy Gmelius: Znajomy interfejs podobny do Gmaila sprawia, że Gmelius jest łatwy w użyciu. Ponadto rozbudowane możliwości automatyzacji i narzędzia do współpracy mogą pomóc w dalszym zarządzaniu twoim obciążeniem pracą.

6. Freshdesk

Podobnie jak HelpDesk, Freshdesk zamienia wiadomości z e-maila, czatu na witrynie internetowej i innych w zgłoszenia, którymi może zarządzać twój zespół.

Gdy tylko pojawi się nowe zgłoszenie, funkcja wysyłki zgłoszeń Freshdesk może automatycznie wysłać je do najbardziej odpowiedniego członka zespołu w oparciu o twoje reguły. Dzięki temu twoi klienci szybko otrzymają pomoc od właściwej osoby.

Jeśli otrzymasz plan wyższego poziomu, możesz skorzystać z asystenta Freddy AI, aby jeszcze bardziej pomóc twojemu zespołowi. Może on podsumowywać wiadomości klientów, sugerować, jak przeformułować rzeczy, aby brzmiały lepiej, a nawet pomóc w analizie trendów w twoich rozmowach.

Zalety Freshdesk:

• Przyjazny dla użytkownika kokpit statystyk: Zobacz wszystkie Twoje trwające rozmowy na pierwszy rzut oka, w tym te oczekujące na odpowiedzi klientów, wstrzymane dla Twojego zespołu i już rozwiązane.
• Uporządkowana skrzynka odbiorcza: Twórz własne pola, statusy i widoki, aby utrzymać porządek w zgłoszeniach i ułatwić ich wyszukiwanie Twojemu zespołowi.
• Automatyczna eskalacja: Skonfiguruj reguły, aby automatycznie podnosić priorytet zgłoszenia. Na przykład, jeśli klient nie odpowiedział w sprawie problemu z płatnością, możesz eskalować zgłoszenie do innej osoby, która jest w stanie lepiej poradzić sobie z sytuacją.
• Przepustki dzienne: Freshdesk pozwala szybko utworzyć nowych tymczasowych agentów z pełnym dostępem, ale tylko na dany dzień, co jest idealne na okazje takie jak wydarzenia sprzedażowe.

Wady Freshdesk:

• Problemy z wydajnością: Z naszego doświadczenia i opinii użytkowników wynika, że Freshdesk może czasami działać nieco wolniej.

Cennik: Freshdesk oferuje darmowy plan dla maksymalnie 10 agentów. Płatne plany zaczynają się od 15 USD/użytkownika miesięcznie i dochodzą do 79 USD/użytkownika miesięcznie. Uaktualnienie daje dostęp do rynku ponad 1000 aplikacji, więcej opcji raportowania i więcej funkcji automatyzacji.

Dlaczego wybraliśmy Freshdesk: Freshdesk ułatwia twojemu zespołowi współpracę i szybkie rozwiązywanie zapytań klientów. Darmowy plan i przystępne płatne poziomy sprawiają, że jest to świetna opcja dla firm każdej wielkości, nawet jeśli nie jest to najszybsze rozwiązanie.

7. Misja

Kiedy wypróbowaliśmy Missive, nasze pierwsze wrażenie było takie, że interfejs jest minimalistyczny. Oprócz głównego obszaru, w którym czytasz i odpowiadasz na e-maile, znajduje się panel boczny, który wyświetla twoje katalogi w skrzynce odbiorczej, wraz z opcją tworzenia nowych w celu zorganizowanego zarządzania e-mailami.

To narzędzie do współdzielonej skrzynki odbiorczej oferuje również własne reguły zarówno dla przychodzących, jak i wychodzących wiadomości e-mail. W przypadku przychodzących e-maili można definiować reguły na podstawie nadawcy, odbiorcy lub tematu. Reguły te mogą wyzwalać działania, takie jak dodawanie notatek, wstrzymywanie powiadomień, łączenie konwersacji i inne.

Reguły wychodzących wiadomości e-mail pozwalają na ustawienie przypomnień o działaniach następczych, automatycznie wysyłając wiadomości e-mail w przypadku braku odpowiedzi w określonym czasie.

Poza tym Missive posiada funkcję czatu zespołowego, która pozwala twojemu zespołowi na burzę mózgów przed odpowiedzią na e-mail.

Plusy Missive:

• Zautomatyzowane przepływy pracy: Twórz zaawansowane reguły dla przychodzących i wychodzących e-maili, usprawniając komunikację i działania następcze.
• Czat zespołowy: Rozwijaj współpracę zespołową dzięki wbudowanej funkcji czatu.
• Pomoc techniczna w godzinach pracy we wszystkich planach: Zarządzanie powiadomieniami w oparciu o wcześniej zdefiniowane godziny pracy. U wielu innych konkurentów funkcja ta jest często dostępna tylko w planach wyższego poziomu.
• Gotowe odpowiedzi: Oszczędzaj czas i zapewnij spójną komunikację, tworząc wstępnie napisane wiadomości zarówno do użytku indywidualnego, jak i zespołowego.

Wady Missive:

• Dla niektórych może być zbyt prosty: Szary schemat kolorów interfejsu jest czysty, ale może utrudniać wizualne rozróżnienie elementów.
• Ograniczony plan startowy: Mimo przystępnej ceny 14 USD za użytkownika miesięcznie w porównaniu do Help Scout, plan Starter ogranicza cię do maksymalnie 5 użytkowników.

Dlaczego wybraliśmy Missive: Ogólnie rzecz biorąc, Missive to świetne rozwiązanie dla zespołów poszukujących prostego, ale skutecznego sposobu zarządzania e-mailami. Po wyjęciu z pudełka oferuje również funkcje, które często są dostępne tylko w planach wyższego poziomu, takie jak pomoc techniczna w godzinach pracy i wbudowany czat zespołowy.

8. Hiver

Hiver to narzędzie, które dodaje funkcje współdzielonej skrzynki odbiorczej bezpośrednio do twojego konta Gmail. Wszystko, co musisz zrobić, to zainstalować rozszerzenie Hiver Chrome, które będzie działać w twoim istniejącym Gmailu. Zobaczysz wtedy nowe funkcje, takie jak listy przypisanych zadań, dane kontaktowe klientów i pomocne analizy.

Hiver pomaga Twojemu zespołowi zachować porządek. Aby łatwo śledzić postępy, można oznaczać wiadomości e-mail jako otwarte, oczekujące lub zamknięte. Możesz także przypisywać e-maile do konkretnych członków zespołu, dodawać etykiety w celu lepszego sortowania i korzystać z dziennika aktywności, aby zobaczyć całą historię e-maili.

Istnieją również unikatowe narzędzia do współpracy zespołowej. Można na przykład bezpiecznie udostępniać wiadomości e-mail za pomocą specjalnych bezpośrednich odnośników. Można też skonfigurować przepływy pracy zatwierdzania, gdy klienci zgłaszają specjalne żądania, które wymagają najpierw zatwierdzenia przez kogoś innego, zanim będzie można przejść dalej.

Plusy Hiver:

• Działa wewnątrz Gmaila: Zarządzaj udostępnioną skrzynką odbiorczą bezpośrednio w twoim Gmailu, zachowując znajomy i uporządkowany wygląd.
• Obsługa wielokanałowa: Hiver oferuje funkcje wykraczające poza podstawowy e-mail, w tym chatboty, bazę wiedzy, a nawet czat na żywo.
• Równoważenie obciążenia: Zapobiegaj przeciążeniu członków zespołu pracą, ustawiając limity zadań.
• Unikatowe funkcje AI: Hiver może sugerować szablony e-mail do użycia w oparciu o e-mail klienta lub wykrywać wiadomości z podziękowaniami, aby automatycznie zamykać konwersacje.

Wady Hiver:

• Mniej integracji: Hiver nie łączy się z tak wieloma innymi narzędziami, jak niektórzy konkurenci.

Ceny: Hiver oferuje bezpłatny 7-dniowy okres próbny. Płatne plany zaczynają się od 15 USD/użytkownika miesięcznie dla 10 użytkowników i 2 skrzynek pocztowych i wzrastają do 79 USD/użytkownika miesięcznie. Uaktualnienie zapewnia dodatkowe współdzielone skrzynki odbiorcze.

Dlaczego wybraliśmy Hiver: Podobnie jak Gmelius, Hiver został zaprojektowany w celu ulepszenia Gmaila. Jednak w przeciwieństwie do Gmelius, który naśladuje interfejs Gmaila, Hiver integruje się bezpośrednio z samym Gmailem i jest bardziej przystępny cenowo. Pozwala to na zarządzanie twoimi e-mailami bez opuszczania środowiska Gmail.

9. Google Groups

Masz ograniczony budżet i potrzebujesz szybkiego sposobu na skonfigurowanie współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail? Możesz wypróbować Grupy Google. Ta bezpłatna usługa Google Workspace umożliwia utworzenie centralnego adresu e-mail, z którego może korzystać cały twój zespół.

Należy importować, że tylko użytkownicy z uprawnieniami administratora Google Workspace mogą tworzyć grupy. Jeśli nie masz pewności co do uprawnień twojego konta, po prostu skontaktuj się z zespołem administratorów.

Po utworzeniu twojej grupy, właściciel lub menedżer może włączać funkcje Collaborative Inbox. Pozwala to członkom zespołu zarządzać konwersacjami poprzez przypisywanie e-maili do określonych członków zespołu, oznaczanie konwersacji jako rozwiązanych i używanie etykiet w celu lepszej organizacji.

Zalety Grup Google:

• Darmowy i łatwy w użyciu: Nie biorący udziału w kosztach, a konfiguracja jest prosta.
• Funkcje współpracy: Możesz przypisywać wiadomości e-mail, rozwiązywać konwersacje i używać tagów do porządkowania twoich wiadomości.
• Role i uprawnienia: Zdefiniuj jasne role i uprawnienia dostępu, aby zabezpieczyć twoją współdzieloną skrzynkę odbiorczą. Możesz zdecydować, kto może zobaczyć konwersacje, uczestniczyć w nich, zatwierdzać wiadomości itd.

Wady Google Groups:

• Ograniczona funkcjonalność: Chociaż Grupy Google oferują funkcje współpracy, nie są one na tym samym poziomie, co inne platformy współdzielonych skrzynek odbiorczych.

Ceny: Tworzenie i korzystanie z Grup Google jest całkowicie bezpłatne dla wszystkich użytkowników Google Workspace, o ile masz niezbędne uprawnienia do tworzenia Grup. Plany Workspace wahają się od 6 USD/użytkownika miesięcznie do 18 USD/użytkownika miesięcznie, przy czym wyższe poziomy oferują większą przestrzeń dyskową na użytkownika.

Dlaczego wybraliśmy Google Groups: Google Groups to świetny wybór na początek dla zespołów szukających darmowego i prostego rozwiązania do tworzenia współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail. Nie polecamy go jednak do taksonomii długoterminowej, ponieważ nie jest tak skalowalne jak inne opcje na liście.

10. Udostępniona skrzynka pocztowa programu Outlook

Czy Ty i Twój zespół korzystacie już z Microsoft 365 i Outlook, aby pozostać w kontakcie? Twój zespół jest mały i szukasz prostego sposobu na wspólną pracę nad e-mailami? Wypróbuj funkcję współdzielonej skrzy nki pocztowej w programie Outlook.

Konfiguracjawspółdzielonej skrzynki pocztowej jest łatwa, jeśli jesteś administratorem swojego konta Microsoft 365. Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć nowy adres e-mail specjalnie dla twojego zespołu i dodać jego członków. Jeśli nie jesteś administratorem, możesz poprosić go o utworzenie skrzynki dla Ciebie.

Po uruchomieniu współdzielona skrzynka pocztowa pojawia się jako nowy katalog w twoim Outlooku. Twój zespół może odbierać wiadomości e-mail pod tym udostępnionym adresem, a wszelkie wiadomości wysyłane z tego adresu e-mail będą wyglądać na pochodzące od zespołu, a nie od jednej osoby.

Zalety udostępnionej skrzynki pocztowej programu Outlook:

• Prosta konfiguracja: Współdzielone skrzynki pocztowe są łatwe w konfiguracji i obsłudze, ponieważ pasują do twojego istniejącego programu Outlook.
• Kalendarze zespołu: Kalendarz połączony ze współdzieloną skrzynką pocztową automatycznie pojawia się na liście kalendarzy wszystkich osób, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o spotkania i terminy.
• Reguły skrzynki odbiorczej: Podobnie jak w przypadku twojej własnej skrzynki odbiorczej, możesz skonfigurować reguły automatycznego sortowania i zarządzania e-mailami przychodzącymi do współdzielonej skrzynki pocztowej.

Wady udostępnionej skrzynki pocztowej programu Outlook:

• Nie dla dużych zespołów: Współdzielone skrzynki pocztowe najlepiej sprawdzają się w mniejszych zespołach. Jeśli twój zespół jest większy lub potrzebuje więcej funkcji współpracy, możesz potrzebować innego narzędzia.

Cennik: Funkcja współdzielonej skrzynki pocztowej jest dostępna we wszystkich planach Microsoft 365 Business, które zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie i dochodzą do 22 USD za użytkownika miesięcznie. Microsoft 365 oferuje również bezpłatny miesięczny okres próbny.

Dlaczego wybraliśmy Outlook Shared Mailbox: Dla małych zespołów korzystających już z platformy Microsoft 365, skrzynka pocztowa Shared Mailbox może być świetną opcją. Jeśli jednak twój zespół potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji, warto rozważyć inne alternatywy.

Jakie jest najlepsze narzędzie do współdzielenia skrzynek e-mail dla zespołów?

Dla małych firm Help Scout jest najlepszym narzędziem do współdzielenia skrzynki odbiorczej do zarządzania wiadomościami e-mail zespołu. Jest łatwy w użyciu, niedrogi i wyposażony w funkcje, które pomagają zespołowi efektywnie współpracować. Oznacza to zadowolonych klientów i płynniejszy przepływ pracy dla zespołu.

Jeśli twoja firma działa na WordPressie i masz do czynienia z wieloma zapytaniami od klientów, to Heroic Inbox jest silnym konkurentem. Podłącza się bezpośrednio do kokpitu WordPress, dzięki czemu możesz zarządzać biletami pomocy technicznej bez opuszczania swojego znajomego środowiska.

Wreszcie, dla firm, które chcą zarządzać wszystkimi interakcjami z klientami w jednym miejscu, nie szukaj dalej niż HubSpot. Platforma ta wykracza poza podstawowe współdzielone skrzynki odbiorcze dzięki potężnemu systemowi CRM.

Współdzielone skrzynki e-mail: Często zadawane pytania

Teraz, gdy zapoznaliśmy się z najlepszymi narzędziami do współdzielenia skrzynek odbiorczych na rynku, odpowiedzmy na kilka często zadawanych pytań.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Istnieje kilka opcji. Google Groups oferuje darmowe rozwiązanie, ale ma ograniczone funkcje. Aby uzyskać lepsze wrażenia, warto rozważyć Help Scout lub Heroic Inbox. Oba narzędzia oferują funkcje, takie jak przypisywanie wiadomości e-mail do członków zespołu, ustawianie uprawnień i automatyzowanie zadań w przyjaznym dla użytkownika interfejsie.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot i Help Desk to świetne narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej dla małych firm. Platformy te oferują takie funkcje jak automatyczne przekierowywanie wiadomości e-mail, wewnętrzne notatki, tagi w wiadomościach e-mail i gotowe odpowiedzi, które znacznie ułatwiają komunikację.

Wybór najlepszego dopasowania zależy od twoich konkretnych potrzeb i budżetu.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

Help Scout oferuje dość prosty proces konfiguracji Gmaila. Po podłączeniu konta, Help Scout płynnie importuje istniejące wiadomości e-mail.

Dla użytkowników, którzy chcą ulepszyć swój Gmail, Hiver jest świetną opcją. Dodaje funkcje bezpośrednio w Gmailu, takie jak przydzielanie zadań i historia włączania.

Odkryj więcej narzędzi do współpracy zespołowej

• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do komunikacji zespołowej dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do automatyzacji marketingu dla małych firm
• Najlepsze oprogramowanie do czatu wideo dla firm (z darmowymi opcjami)
• Najlepsze usługi faksu online dla małych firm

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci odkryć najlepsze narzędzia współdzielonej skrzynki odbiorczej do zarządzania e-mailami zespołu. Zachęcamy również do zapoznania się z naszą listą najlepszych usług e-mail marketingowych i spostrzeżeniami naszych ekspertów na temat tego, co sprawia, że strona docelowa zapewnia wysoką konwersję.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.