Jak używać WordPressa do zarządzania dokumentami lub plikami

Jednym z najczęstszych wyzwań stojących przed użytkownikami WordPressa jest zarządzanie dokumentami lub plikami.

Śledzenie wersji, kontrola dostępu i po prostu lokalizowanie potrzebnych plików może szybko stać się czasochłonnym koszmarem, jeśli zarządzasz zespołem. Ale tutaj, w WPBeginner, mamy rozwiązanie.

W tym artykule pokażemy, jak używać WordPressa jako systemu zarządzania dokumentami lub plikami. W ten sposób będziesz miał usprawniony system przechowywania, organizowania i współpracy nad wszystkimi istotnymi dokumentami twojej witryny internetowej.

Dlaczego warto używać WordPressa do zarządzania dokumentami i plikami?

Jeśli jesteś częścią zespołu zajmującego się treścią, być może korzystasz z wielu platform do komunikacji i pracy nad swoimi zadaniami.

Na przykład, możesz udostępniać wersje robocze za pomocą platformy takiej jak Google Drive, śledzić projekt za pomocą Asany i komunikować się z członkami twojego zespołu za pomocą Slacka. Następnie będziesz musiał opublikować ostateczną wersję roboczą wraz z obrazkami w WordPress.

Problem polega na tym, że łatwo jest stracić orientację w dokumencie, gdy korzysta się z tak wielu różnych narzędzi.

Jeśli te pliki i dokumenty będą używane w twojej witrynie WordPress, zalecamy przechowywanie wszystkiego w jednym miejscu w kokpicie WordPress. W ten sposób można efektywnie zarządzać, aktualizować i publikować treści bez konieczności nawigowania po różnych narzędziach.

Domyślnie WordPress ma wbudowaną bibliotekę multimediów, której można używać do przechowywania różnego rodzaju plików. Problem polega na tym, że można w niej przechowywać i organizować tylko pliki i niewiele więcej.

Mając to na uwadze, pokażemy ci, jak używać WordPressa do łatwego zarządzania twoimi dokumentami i plikami. Możesz użyć tych szybkich odnośników, aby poruszać się po kolejnych krokach:

Krok 1: Zainstaluj wtyczki WP Document Revisions i Members

Najprostszym sposobem na skonfigurowanie systemu zarządzania dokumentami w WordPressie jest użycie WP Document Revisions. Wtyczka ta umożliwia pracę nad plikami z innymi osobami, przechowywanie dokumentów online i przeglądanie pełnej historii wersji każdego dokumentu.

Kolejną wtyczką, którą powinieneś zainstalować jest Members. Wtyczka ta pozwala tworzyć i dostosowywać uprawnienia dla ról użytkowników WordPressa, co przyda się do zarządzania dostępem do dokumentów.

Na potrzeby tego przewodnika wystarczy darmowa wersja Members. Możesz jednak chcieć uaktualnić do wersji premium MemberPress, aby uzyskać więcej funkcji, takich jak dodawanie poziomów członkostwa, tworzenie treści z bramkami i ograniczanie dostępu na podstawie różnych poziomów członkostwa.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest zainstalowanie i włączanie tych wtyczek. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem krok po kroku, jak zainstalować wtyczkę WordPress.

Następnie przejdź do następnego kroku.

Krok 2: Przesłanie nowego dokumentu do WP Document Revisions

Po włączaniu wtyczki WP Document Revisions w menu po lewej stronie pojawi się nowa opcja „Dokumenty”.

Spróbujmy przesłać dokument do WordPress. Aby to zrobić, przejdź do Dokumenty ” Wszystkie dokumenty. Następnie kliknij przycisk „Dodaj dokument”.

Następnie należy nadać dokumentowi tytuł. Powinno to być coś, co pomoże ci zidentyfikować dokument, zwłaszcza jeśli udostępniasz kokpit WordPress innym osobom, takim jak gościnni blogerzy.

Po zakończeniu kliknij przycisk „Prześlij nową wersję”.

Spowoduje to otwarcie wyskakującego okienka „Prześlij dokument”, które działa podobnie do standardowej biblioteki multimediów WordPress.

Możesz przeciągnąć i upuścić twój dokument na wyskakujące okienko lub kliknąć „Wybierz plik”, a następnie wybrać plik z komputera.

WP Document Revisions prześle teraz plik do WordPress.

WP Document Revisions ma potężne funkcje kontroli wersji. Może to pomóc we współpracy z innymi osobami, pokazując całą historię dokumentu. Możesz nawet otworzyć poprzednie wersje pliku i przywrócić wcześniejszą wersję w dowolnym momencie.

Za każdym razem, gdy przesyłasz lub aktualizujesz dokument, możesz wpisać notatkę w podsumowaniu wersji.

Te notatki pojawią się w dzienniku wersji na dole ekranu, obok imienia i nazwiska osoby, która dokonała aktualizacji.

Jeśli aktualizacja obejmowała przesłanie nowego pliku, zobaczysz również odnośnik „Przywróć”.

Wystarczy kliknąć odnośnik, aby przywrócić tę wersję dokumentu. Nawet jeśli powrócisz do wcześniejszej wersji pliku, historia pozostanie nienaruszona, więc nie stracisz żadnych informacji.

Po wykonaniu tej czynności można ustawić stan przepływu pracy dokumentu.

Jeśli udostępnisz kokpit innym osobom, wszyscy będą wiedzieć, że dokument jest wstępną wersją roboczą, w trakcie recenzji, w toku lub w innym stanie. Może to pomóc uniknąć nieporozumień i usprawnić przepływ pracy redakcyjnej na blogach WordPress z wieloma autorami.

Wystarczy otworzyć listę rozwijaną w sekcji „Stan przepływu pracy”, a następnie wybrać opcję z listy.

Następnie warto dodać opis, który pomoże innym użytkownikom zrozumieć, czego dotyczy plik.

Aby to zrobić, wystarczy wpisać rodzaj tekstu w edytorze tekstu. Sekcja ta zawiera wszystkie standardowe opcje formatowania tekstu, dzięki czemu można dodawać odnośniki i tworzyć listy wypunktowane i numerowane, a także dodawać formatowanie pogrubione i kursywą i nie tylko.

Możesz także dodać obrazek dokumentu, który może pomóc użytkownikom zrozumieć plik lub dostarczyć dodatkowych informacji, podobnie jak indeks lub załącznik.

Proces jest podobny do dodawania wyróżniającego obrazka do wpisów i stron WordPress. Wystarczy wybrać opcję „Ustaw obraz dokumentu”, a następnie wybrać obrazek z biblioteki multimediów lub przesłać nowy plik z twojego komputera.

Po przesłaniu pliku, WP Document Revisions oznacza użytkownika jako właściciela dokumentu.

Aby przypisać ten plik komuś innemu, wystarczy otworzyć menu rozwijane „Właściciel” i wybrać nowego użytkownika z listy. Może to pomóc w utrzymaniu porządku w twoich dokumentach, zwłaszcza jeśli dodałeś wielu użytkowników i autorów do swojego bloga WordPress.

Domyślnie WP Document Revisions opublikuje plik prywatnie, aby tylko zalogowani użytkownicy mogli go zobaczyć.

Inną opcją jest opublikowanie dokumentu na twojej witrynie internetowej WordPress, aby ludzie mogli uzyskać do niego dostęp bez logowania się do kokpitu.

Nawet jeśli opublikujesz dokument, nadal warto dodać hasło, klikając odnośnik „Edytuj” obok „Widoczność”.

Następnie wybierz opcję „Zabezpieczone hasłem” i wpisz bezpieczne hasło w polu „Hasło”.

Po zakończeniu kliknij „OK”, aby zapisać twoje zmiany.

Nie chcesz używać hasła? Następnie możesz wykonać ten sam proces opisany powyżej, ale tym razem wybierz opcję „Publiczne”.

Bez względu na sposób publikacji pliku, WP Document Revisions wyświetli jego adres URL bezpośrednio pod tytułem. Ludzie mogą zobaczyć plik, przechodząc na ten adres URL.

Aby zamiast tego utworzyć bezpośredni odnośnik, kliknij przycisk „Edytuj”.

Następnie wpisz nowy adres URL i kliknij „OK”.

Kiedy będziesz zadowolony z informacji, które wpiszesz, kliknij przycisk „Aktualizuj”, aby zapisać twoje ustawienia.

Krok 3: Stwórz swój własny stan przepływu dokumentów

Jak widzieliśmy w poprzednim kroku, stany przepływu pracy ułatwiają sprawdzenie, czy dokument jest wstępną wersją roboczą, w toku lub w innym stanie. Podobnie jak w przypadku zapisywania wpisów na blogu jako wersji roboczych lub opublikowanych, stany mogą usprawnić przepływ pracy redakcyjnej.

WP Document Revisions zawiera cztery domyślne stany przepływu pracy: ostateczny, w toku, wstępna wersja robocza i w trakcie przeglądu. Konieczna może być zmiana tych domyślnych stanów lub dodanie kolejnych.

Aby zmienić stany przepływu pracy, przejdź do Dokumenty ” Stany przepływu pracy. Jeśli chcesz dostosować istniejący stan, po prostu najedź na niego i kliknij przycisk „Edytuj”.

Spowoduje to otwarcie edytora, w którym można zmienić nazwę, uproszczoną nazwę i opis stanu przepływu pracy. Jest to podobne do edytowania kategorii i tagów w WordPress.

Po zakończeniu wprowadzania zmian kliknij przycisk „Aktualizuj”.

Można również utworzyć nowe stany przepływu pracy.

W Documents ” Workflow States, wpisz nową nazwę, uproszczoną nazwę i opis. Następnie kliknij przycisk „Utwórz nowy stan przepływu pracy”.

Krok 4: Zarządzanie rolami użytkowników i dostępem do dokumentów w WordPress

Domyślnie WP Document Revisions przypisuje różne możliwości edycji dokumentów do osób na podstawie ich roli użytkownika. Na przykład autorzy nie mogą edytować dokumentów opublikowanych przez inne osoby ani czytać dokumentów opublikowanych prywatnie.

Domyślne uprawnienia powinny być odpowiednie dla większości witryn internetowych. Jeśli jednak chcesz przejrzeć i zmienić którekolwiek z tych ustawień, najłatwiejszym sposobem jest użycie Members.

Po zainstalowaniu i włączaniu Members, przejdź do strony Members ” Roles, aby zobaczyć wszystkie różne role użytkowników na twojej witrynie internetowej WordPress.

W tym miejscu najedź kursorem myszy na rolę użytkownika, którą chcesz zmodyfikować.

Następnie możesz kliknąć przycisk „Edytuj”, który otworzy edytor ról użytkowników.

Lewa kolumna pokazuje wszystkie rodzaje treści.

W menu po lewej stronie kliknij „Dokumenty”.

Zobaczysz teraz wszystkie uprawnienia tej roli użytkownika, takie jak możliwość usunięcia plików innej osoby lub edycji własnych dokumentów.

Wystarczy kliknąć pole wyboru „Przyznaj” lub „Odmów” dla każdego uprawnienia.

Gdy jesteś zadowolony z wprowadzonych zmian, kliknij „Aktualizuj”.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe spojrzenie na wtyczkę Members, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat dodawania lub usuwania możliwości do ról użytkowników w WordPress.

Po zainstalowaniu tej wtyczki można nawet kontrolować, kto ma dostęp do każdego dokumentu. Wystarczy przejść do Dokumenty „ Wszystkie dokumenty.

Tutaj najedź kursorem na dowolny plik i kliknij odnośnik „Edytuj”, gdy się pojawi.

Teraz przewiń do nowego pola „Uprawnienia do treści”. Tutaj znajdziesz listę wszystkich ról użytkowników na twoim blogu lub witrynie internetowej WordPress.

Wystarczy zaznaczyć pole obok każdej roli, która musi mieć dostęp do tego dokumentu.

W tej sekcji znajduje się również karta Płatne członkostwo. Pozwala ona ograniczyć dostęp do płatnych członków.

Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po tworzeniu witryny członkowskiej WordPress.

Kiedy będziesz zadowolony ze zmian, kliknij „Aktualizuj”, aby zapisać twoje ustawienia tak jak poprzednio.

Dowiedz się więcej o sposobach zarządzania plikami WordPress

Ten przewodnik pokazał ci, jak używać WordPressa, aby uporządkować wszystkie twoje ważne dokumenty. Ale to nie wszystko, co potrafi WordPress! Oto kilka sposobów, dzięki którym zarządzanie twoimi plikami na WordPressie będzie jeszcze łatwiejsze.

Potrzebujesz wgrać na swoją witrynę internetową pliki takie jak arkusze kalkulacyjne lub prezentacje? Nasz przewodnik na temat dodawania dodatkowych rodzajów plików do przesłania w WordPress może pomóc. Pokaże ci, jak sprawić, by WordPress akceptował również te pliki, dzięki czemu będziesz mógł przechowywać wszystko w jednym miejscu.

Chcesz ułatwić ludziom określenie rodzaju pliku na pierwszy rzut oka? Nasz artykuł na temat dodawania ikonek rodzaju pliku załącznika w WordPressie jest idealny dla Ciebie. Pokaże ci, jak dodać małe obrazki obok twoich plików, aby każdy wiedział, czy jest to dokument, film czy coś innego.

Wreszcie, jeśli chcesz przesłać pliki PDF, mamy również przewodnik na ten temat! Jak przesłać pliki PDF na twoją witrynę WordPress pokaże ci łatwy sposób na umieszczenie tych plików PDF na twojej witrynie internetowej i upewnienie się, że wyglądają one prawidłowo.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci dowiedzieć się, jak używać WordPressa do zarządzania dokumentami lub plikami. Warto również zapoznać się z naszą ekspercką listą najlepszych wtyczek do włączania i śledzenia aktywności w WordPressie oraz z naszym przewodnikiem na temat automatycznego opróżniania kosza w WordPressie.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.