Jak skonfigurować własny markowy adres e-mail w programie Outlook (Office365)

Microsoft Outlook to doskonały wybór dla firm każdej wielkości. Jeśli jednak korzystasz z bezpłatnego planu, utkniesz z domyślną domeną e-mail. Oznacza to, że na końcu twojego adresu e-mail pojawi się „@outlook.com”.

Zachowanie domyślnej domeny e-mail nie jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ nie pozostawi dobrego wrażenia na twoich odbiorcach. Dzieje się tak, ponieważ ogólny adres e-mail nie pomaga w budowaniu silnej tożsamości marki ani nie wygląda zbyt profesjonalnie.

Na szczęście plan Microsoft 365 Business Premium pozwala na użycie twojej nazwy domeny do utworzenia biznesowego adresu e-mail za pomocą programu Outlook. Zapewnia to bardziej profesjonalny wygląd podczas wysyłania wiadomości e-mail. Ponadto, plan Premium zapewnia również zaawansowane funkcje, takie jak ochrona przed spamem i lepsze zabezpieczenia.

W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować własny markowy adres e-mail w programie Outlook.

Czym jest profesjonalny markowy adres e-mail?

Profesjonalny e-mail zawiera nazwę Twojej firmy. Na przykład „support@yourdomain.com” to profesjonalny adres e-mail. Natomiast „yourdomain@yahoo.com” nie jest profesjonalnym adresem e-mail.

Istnieje wiele sposobów na utworzenie profesjonalnego adresu e-mail. Możesz użyć wbudowanego serwera pocztowego, który jest dostarczany z większością firm hostingowych WordPress.

Sprawdzi się w przypadku większości witryn internetowych dla początkujących z ograniczonym budżetem. Brakuje mu jednak kilku krytycznych funkcji, takich jak lepsza ochrona antyspamowa i antywirusowa, zabezpieczone zabezpieczenia, łatwe zarządzanie kontem i wiele innych.

Jeśli chcesz korzystać z funkcji wymienionych powyżej, będziesz potrzebować profesjonalnej usługi e-mail dla firm, która będzie współpracować z twoją istniejącą nazwą firmy lub nazwą domeny.

Czym jest Outlook.com?

Outlook to usługa poczty e-mail oferowana przez firmę Microsoft. Aby korzystać z usługi, można utworzyć bezpłatne konto „yourname@outlook.com”.

Jeśli jednak chcesz utworzyć profesjonalnie oznakowany adres e-mail w usłudze Outlook.com, musisz zarejestrować konto Microsoft 365 Business Premium.

Jest to płatna usługa zaczynająca się od 6,00 USD za użytkownika miesięcznie. Obejmuje ona 1 TB przestrzeni dyskowej OneDrive oraz najnowsze wersje programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint dla twojego komputera PC lub Mac.

W WPBeginner używamy i polecamy Workspace lub G Suite by Google dla biznesowych adresów e-mail, ponieważ są one bardziej opłacalne. Preferujemy również Google Cloud, ponieważ nasz zespół jest zaznajomiony z Gmailem i innymi aplikacjami Google.

Więcej szczegółów można znaleźć w naszym porównaniu G Suite z Office 365, aby dowiedzieć się, jak wypada w porównaniu z Outlook.com.

W związku z tym przyjrzyjmy się, jak utworzyć własny konfigurator adresu e-mail w usłudze Outlook.com.

Rejestracja w usłudze Outlook Premium na platformie Microsoft 365

Najpierw należy przejść na witrynę internetową Microsoft 365 i zarejestrować się w subskrypcji „Microsoft 365 Business Premium”.

Jest to jedyna subskrypcja, która obejmuje obsługę własnych domen. Aby rozpocząć, wystarczy kliknąć przycisk „Kup teraz”.

W następnym kroku będziesz musiał wpisz swój adres e-mail. Może to być Twój służbowy lub szkolny e-mail.

Gdy już wpiszesz e-mail, kliknij przycisk „Dalej”.

Następnie sprawdzi, czy adres jest już powiązany z kontem Microsoft, czy też konieczne jest utworzenie nowego.

Następnie zostaniesz poproszony o podanie danych osobowych, takich jak twoje imię i nazwisko, numer telefonu służbowego, nazwa firmy, wielkość firmy i kraj.

Po wpiszeniu tych danych, przejdź dalej i kliknij przycisk „Dalej”.

Na następnym ekranie będziesz musiał zweryfikować swój służbowy numer telefonu.

Możesz wybrać otrzymanie wiadomości tekstowej lub połączenia telefonicznego w celu uzyskania kodu weryfikacyjnego.

Po weryfikacji zostaniesz poproszony o wpisz hasła i nazwy domeny.

Po zakończeniu możesz kliknąć przycisk „Dalej”.

W tym miejscu należy wybrać żądaną liczbę kont Microsoft 365 Business Premium.

Następnie kliknij przycisk „Dodaj metodę płatności”, aby kontynuować.

Microsoft poprosi teraz o wybranie metody płatności, takiej jak karta kredytowa.

Wpisz szczegóły płatności, aby zakończyć proces rejestracji.

Następnie wylądujesz na kokpicie Office 365.

Konfigurowanie poczty e-mail programu Outlook z własną domeną

Na kokpicie widoczne są różne narzędzia i aplikacje oferowane przez Microsoft w ramach pakietu Office 365.

Panel boczny po lewej stronie jest wypełniony skrótami do różnych usług i aplikacji, do których masz dostęp w ramach twojej subskrypcji.

Następnie możesz kliknąć opcję „Aplikacje” z menu panelu bocznego.

Więcej narzędzi pojawi się teraz w sekcji Aplikacje. Wybierz opcję „Administrator”.

Następnie w górnej części strony pojawi się „Centrum administracyjne Microsoft 365”.

W tym miejscu można wybrać opcję „Skonfiguruj e-mail z własną domeną”.

Następnie otworzy się wyskakujące okienko, w którym zostaniesz poproszony o użycie istniejącej domeny lub zakup nowej.

Wystarczy kliknąć przycisk „Użyj domeny, którą już posiadasz”.

Następnie otworzy się kreator konfiguracji, który pomoże skonfigurować własną domenę w programie Outlook.

Pierwszy krok zawiera przegląd kroków, które należy wykonać. Kliknij przycisk „Kontynuuj” u dołu ekranu.

Na następnym ekranie zostaniesz poproszony o wpisz nazwę domeny, którą chcesz skonfigurować.

Po wpiszeniu nazwy domeny kliknij przycisk „Kontynuuj”.

Microsoft wyszuka teraz twoją nazwę domeny.

Następnie poprosi Cię o zweryfikowanie własności poprzez dodanie informacji do ustawień DNS Twojej domeny.

Aby to zrobić, musisz otworzyć nową kartę lub okno w przeglądarce i przejść do strony ustawień twojej domeny. W zależności od rejestratora Twojej domeny, strona ta będzie znajdować się na Twoim koncie. Musisz znaleźć opcję ustawień DNS.

Jeśli twoja domena jest zarejestrowana przez firmę hostingową WordPress, to w kokpicie cPanel znajdziesz ustawienia domeny oznaczone jako „Edytor stref” lub „Edytor stref DNS”.

Uwaga: Jeśli jesteś użytkownikiem SiteGround, nie będziesz mieć cPanel. Znajdziesz to w sekcji Domena w twoim kokpicie Narzędzia witryny.

W tym poradniku będziemy korzystać z kokpitu Bluehost. Aby rozpocząć, przejdź do Domeny z menu po twojej lewej stronie. Następnie znajdź swoją witrynę internetową i kliknij przycisk „Ustawienia”.

Z tego miejsca można przewinąć w dół w ustawieniach domeny.

Kliknij opcję „Narzędzia zaawansowane”.

Tutaj Bluehost pokaże serwery nazw dla twojej domeny i inne rekordy.

Aby zarządzać rekordami DNS, możesz kliknąć przycisk „Zarządzaj” obok „Zaawansowane rekordy DNS”.

Bluehost wyświetli wówczas komunikat ostrzegawczy.

Możesz kliknąć przycisk „Kontynuuj”, aby przejść dalej.

Następnie zobaczysz różne rodzaje rekordów DNS.

Wystarczy kliknąć przycisk „+ Dodaj rekord”.

Pojawi się teraz nowe okno podręczne umożliwiające utworzenie rekordu.

Następnie kliknij menu rozwijane i wybierz „TXT” jako rodzaj.

Następnie należy wpisz szczegóły TXT. Obejmują one rekord hosta, wartość TXT i czas TTL.

Informacje te można łatwo znaleźć na karcie Microsoft Office 365.

Po dodaniu szczegółów kliknij przycisk „Dodaj”.

Podczas dodawania rekordu DNS upewnij się, że informacje, które wpiszesz, są zgodne z informacjami wyświetlanymi przez Office 365.

Następnie należy przełączyć się z powrotem do portalu administracyjnego Microsoft Office 365 i kliknąć przycisk weryfikacji.

Usługa Office 365 sprawdzi teraz rekordy DNS, aby zweryfikować, czy jesteś właścicielem nazwy domeny. Weryfikacja DNS może potrwać od 5 do 10 minut, ponieważ czasami Twoje ustawienia DNS nie zostaną zaktualizowane od razu.

Po weryfikacji zostaniesz poproszony o ustawienie twojego nowego markowego adresu e-mail. Gdy to zrobisz, po prostu kliknij przycisk „Zaktualizuj i wyloguj się”.

Następnie należy zalogować się ponownie przy użyciu utworzonego przed chwilą adresu e-mail.

Po zalogowaniu się zobaczysz więcej rekordów, które możesz dodać do swojej domeny i połączyć z pocztą e-mail Outlook.

Wymiana wiadomości e-mail wymaga trzech rekordów DNS, w tym rekordu MX, rekordu CNAME i rekordu TXT.

Ponownie, musisz przejść do strony ustawień DNS twojej domeny i dodać te rekordy indywidualnie.

Po pierwsze, masz rekord MX, który zawiera instrukcje dotyczące miejsca dostarczania wiadomości e-mail.

W Bluehost przejdź do ustawień DNS twojej witryny internetowej i kliknij przycisk „+ Dodaj rekord”, aby utworzyć nowy rekord MX.

Następnie pojawi się wyskakujące okienko z ustawieniami nagrywania.

Najpierw kliknij menu rozwijane u góry i wybierz opcję „MX”.

Jeśli twoja witryna internetowa miała już rekord MX, zostanie on zastąpiony tym rekordem. Gwarantuje to, że możesz używać serwerów pocztowych Outlooka do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail z własnego adresu e-mail domeny.

Następnie masz rekord TXT, który pomaga zapobiec podszywaniu się pod twój e-mail w celu wysyłania spamu.

Wreszcie, masz rekord CNAME, który pozwala oprogramowaniu takiemu jak Outlook wykrywać i łączyć się z usługą e-mail.

Wystarczy utwórz nowy rekord CNAME w Bluehost i wpisz szczegóły z kokpitu Microsoft.

Gdy wpiszesz już wszystkie rekordy DNS, możesz wrócić do karty Microsoft Office 365 i kliknąć przycisk „Połącz e-mail”.

Usługa Office 365 sprawdzi teraz ustawienia DNS Twojej domeny. Należy pamiętać, że weryfikacja rekordów TXT może potrwać od 24 do 48 godzin.

Gdy wszystko zostanie sprawdzone, dojdziesz do końca konfiguracji.

W ostatnim kroku zobaczysz podsumowanie twojej konfiguracji. Przejdź dalej i zamknij kreatora konfiguracji.

To wszystko! Pomyślnie skonfigurowałeś swoją nazwę domeny do pracy z Outlookiem.

Dodawanie własnego adresu e-mail w Outlooku

Teraz możesz tworzyć własne adresy e-mail w domenie za pomocą programu Outlook.

Z kokpitu Office 365 przejdź do Użytkownicy ” Włączanie aktywnych użytkowników.

Następnie zobaczysz listę twoich włączających się użytkowników.

Kliknij opcję „Dodaj użytkownika”.

Na kolejnym ekranie należy podać dane osobowe użytkownika, a następnie wybrać adres e-mail.

Po wpiszeniu danych wystarczy kliknąć przycisk „Dalej”.

Następnie należy wybrać lokalizację geograficzną dla twojego użytkownika i przypisać licencję produktu.

W planie Microsoft 365 Business Premium można przypisać do 25 licencji. Po zakończeniu kliknij przycisk „Dalej”.

Microsoft oferuje również dodatkowe ustawienia dla nowych profili użytkowników.

Można na przykład wybrać rolę użytkownika i przyznać mu dostęp do Centrum administracyjnego. Istnieje również możliwość dodania informacji profilowych, takich jak stanowisko, dział, biuro i inne.

Są to ustawienia opcjonalne i można je również pozostawić puste. Po zakończeniu kliknij przycisk „Dalej”.

Na koniec zobaczysz podsumowanie dotyczące właśnie utworzonego użytkownika. Możesz przejrzeć szczegóły, wprowadzić niezbędne zmiany, a następnie kliknąć przycisk „Zakończ dodawanie”.

W tym momencie pomyślnie utwórz nowego użytkownika i utwórz markowy adres e-mail w programie Outlook.

Możesz teraz logować się przy użyciu adresu e-mail i hasła utworzonego we wcześniejszym kroku, aby korzystać z twojego nowego profesjonalnie oznakowanego e-maila w Outlooku.

Możesz również zainstalować aplikacje Office 365 na twoim komputerze Mac i PC, w tym Outlook. Umożliwi to korzystanie z Twojego firmowego adresu e-mail Microsoft Outlook z dostępem offline za pośrednictwem aplikacji Outlook.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł ci dowiedzieć się, jak skonfigurować profesjonalny markowy adres e-mail w Outlooku. Możesz również zapoznać się z naszym artykułem na temat najlepszych dostawców SMTP o wysokiej dostarczalności e-maili oraz naszym przewodnikiem dla początkujących na temat automatyzacji poczty e-mail WordPress.

If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.