WordPressサイトで共有Gmail受信トレイを設定する必要がありますか？
WordPressサイトのメールをチームで簡単に処理したいなら、共有受信トレイを作るのがおすすめです。チーム全員が一つの場所でメールを見たり返信したりできるので、漏れがなくなります。
このガイドでは、WordPressで共有Gmail受信トレイを設定する3つの方法をご紹介します。
なぜWordPressに共有メール受信トレイが必要なのか？
ビジネスサイトを立ち上げるのであれば、運営をサポートするための共有ビジネスメール受信トレイがすぐに必要になります。
WPBeginnerでは、パートナーシップのリクエストやアフィリエイトのような何百もの毎日のメッセージのために、共有のプロフェッショナルメール受信トレイを使用しています。これにより、私たちのチームは同じページを維持し、すべてのメールに効率的に対応することができます。
WPFormsや OptinMonsterのような他のAwesome Motiveブランドも共有ビジネスメール受信トレイを使用しています。彼らはすべてのカスタマイザーからの質問やサポートリクエストを収集するために使用し、迅速な対応を容易にしています。
Gmailは共有メール受信トレイ機能を提供していますか？
Gmail自体には受信トレイを共有する機能はありません。新規にGmailアドレスを作成し、パスワードを共有することは技術的には可能ですが、そのようなことはしないよう強くお勧めします。
パスワードの共有は、不正アクセスや誰がアカウントにアクセスしているかのトラッキングが難しいなど、セキュリティ上のリスクをもたらします。さらに、チームの全員がすべてのメールにアクセスできるため、機密情報にさらされる可能性もある。
もうひとつの設定は、Googleグループを使って受信トレイを共有することだ。
私たちの経験では、この機能は迅速で無料ですが、チームとしてメールを送受信する最も効率的な方法ではありません。さらに、コミュニケーションを効率化し、メールのレスポンシブを向上させるために必要な機能は搭載されていません。
そのため、このチュートリアルでは、WordPressサイトで共有Gmail受信トレイを作成するための3つのソリューションを紹介します。以下のクイックリンクから、お好きな方法に飛んでください：
方法1：GrooveHQで共有Gmail受信トレイをセットアップする（推奨）
最初の方法は、市場で最高のヘルプデスクソフトウェアの一つであるGrooveHQを使用することです。WPBeginnerでは、マーケティングとパートナーシップのメールをすべて収集するためにこのソフトウェアを使用しています。
ステップ 1: Gmail アカウントと Groove を接続します。
グルーヴを利用するには、サイトにアクセスし、「Buy Now & Save」ボタンをクリックする必要がある。
次に、Gmailまたは他のメール・アドレスを使ってGrooveアカウントにサインアップするだけです。
GrooveHQのすべてのプランには、登録後7日間の無料トライアルが含まれており、トライアル終了前または終了後にサブスクリプションを選択することができます。詳しくはGrooveHQのレビューをご覧ください。
アカウントを作成すると、Grooveはセットアップを完了するためのチェックリストを表示します。
共有Gmail受信トレイを設定するには、「受信トレイを作成」ステップで「Gmailを接続」をクリックするだけです。
Grooveに接続するGmailアカウントを選択します。
アカウントを選び、同意画面に進むだけで接続が完了する。
完了したら、Grooveのサイトに戻り、受信トレイに名前を付けます。受信トレイを何に使うかを考えてください。カスタマーサポート用であれば、「カスタマーサポート」と名前をつければいい。
そうしたら、先に進んで「Gmailアカウントを接続する」をクリックする。
次に、Groove がどのくらいのメール履歴をインポートするかを選択する必要があります。最長で 1 年間です。
また、インポートするメールの状態を「オープン」にするか「クローズ」にするか、メールタグもインポートする必要があるかどうかも選択できます。
これらの設定が完了したら、「Start import & take me to my Inbox」をクリックします。
受信トレイのインターフェースを確認しながら、バックグラウンドでインポートが実行されます。
ステップ2：チームメンバーをグルーブに招待する
GmailのメールアカウントとGrooveの連携が完了したので、チームメンバーを招待してタスクを割り当ててみましょう。
Groove メール受信トレイの右上にあるプロフィール アバターをクリックし、ドロップダウンメニューから「チーム メンバーを招待」を選択します。
次に、チームメンバーのメールアドレスを入力します。それぞれ別の行にするか、コンマで区切る必要があります。
以下で、これらのユーザーのアクセスタイプを選択します。3つのオプション設定があります：管理者]、[エージェント（サポートスタッフ用）]、[ライト（メール受信者と直接話す必要はないが、会話にメモを追加したいチームメンバー用）]の3つのオプションがあります。
新しいチームメンバーを追加するたびに、選択できるアクセスタイプは1つだけです。異なるタイプのアクセスが必須のメンバーがいる場合は、この手順を繰り返す必要があります。
完了したら、『次へ』をクリックするだけです。
この段階で、チームメンバーがアクセスできる受信トレイを選択します。例えば、サポートエージェントを追加する場合、カスタマーサービスの受信トレイにのみアクセスする必要があります。
その後、『招待』をクリックする。
これで、Groove はあなたの受信トレイに招待メールをチームメンバーに送信します。
そのボタンをクリックするだけで、Grooveにアクセスできる。メールはこんな感じ：
ステップ3：WordPressサイトにGrooveHQウィジェットを追加する
GrooveにはWordPressの公式プラグインはありませんが、ウィジェットコードを使ってWordPressサイトとGrooveを接続することができます。WPCodeプラグインはカスタマイザーを安全、簡単、管理しやすくしてくれます。
残りのステップに進む前に、まずこのWordPressプラグインをインストールすることをお勧めします。
それが済んだら、Grooveのページに戻り、プロフィールのアバターをクリックしてドロップダウンメニューを開きます。そして、「設定」をクリックします。
設定ページで、左サイドバーの「ウィジェット」を選択します。
その後、「ウィジェットを作成する」ボタンをクリックしてください。
次の画面で、ウィジェットに名前を付けます。
サポート・ウィジェット」のようなシンプルなものでもよい。
次に、ウィジェットにどのような Groove 機能を持たせるかを選択します。カスタマイザーやパートナーからのメールを受信するお問い合わせフォームの他に、ウィジェットを使用してライブチャット機能を有効化することもできます。
また、よくある質問のためのナレッジベースを作成することもできる。
完了したら、一番下にある「次のステップ」をクリックします。
次のステップは、ウィジェット自体のカスタマイズです。ここでは、会社のロゴを追加し、ウィジェットの初期設定色を変更し、ウィジェットのアイコンスタイルを変更することができます。
便利なプレビューは、あなたのカスタマイザーでウィジェットがどのように見えるかを表示します。
一番下までスクロールすると、ユーザーがウィジェットを開いたときに最初に表示される画面を選択する必要があります。
ホーム画面は、有効化したすべての Groove 機能がここに表示されることを意味します。つまり、ライブチャットとお問い合わせフォームの機能を有効化した場合、ユーザーにはその両方が表示され、ニーズに合わせて最適な方を選択することができます。
また、Groove を共有メール受信トレイとしてのみ使用する場合は、お問い合わせフォームファーストを選択することもできます。
選択したら、『インストールして終了』をクリックします。
この段階で、Groove は、サイトの</head>タグの前にインストールするためのインストーラを生成します。
ここで「コードをコピー」をクリックするだけだ。
WordPressの管理エリアを開き、Code Snippets ” Header & Footerにアクセスしてください。
そして、先ほどのコードを「ヘッダー」セクションに貼り付け、「変更を保存」をクリックするだけです。
これで完了です。次に必要なことは、あなたのサイトにアクセスして、ウィジェットが正しく動作するかどうかを確認することだけです。また、ウィジェットを使用して、共有メール受信トレイにテストメールを送信して試すこともできます。
ウィジェットのデモサイトはこんな感じです：
方法2：Heroic Inboxで共有Gmail受信トレイを作成する
GrooveHQは、初心者の方でも技術的な設定をほとんどすることなく、簡単に共有Gmail受信トレイを設定することができます。
しかし、この場合、共有メールの表示や管理にはWordPressとは別のソフトウェアを使用する必要があります。これは、異なるプラットフォームを切り替えなければならないため、人によっては不便に感じるかもしれません。
WordPressのプラグインを使用したい場合は、Heroic Inboxをお勧めします。このヘルプデスクプラグインを使用すると、WordPressサイトとGmailを接続し、共有メール受信トレイを作成し、受信トレイ内で共同作業を行うために他のチームメンバーを招待することができます。
ただし、Heroic InboxにはGrooveHQのようなウィジェットはありません。WordPressのダッシュボードに、ビジネスで使用するメールアカウント用の共有メールボックスを設定するだけです。
また、セットアップには最初の方法よりも若干時間がかかるので、各ステップを注意深く読むようにしてください。
ステップ1：Heroic受信トレイプラグインのセットアップ
まず最初に、プラグインには無料版がないため、HeroThemesのサイトでHeroic Inboxプランを購入する必要があります。価格については、HeroThemesのレビューでさらに詳しく説明しています。
プランを購入すると、アカウントの詳細、ダウンロードリンク、ライセンスキーがメールに届きます。メールに記載されているリンクからプラグインをダウンロードすることができます。
次に、WordPressの管理エリアを開き、プラグインをインストールします。ステップバイステップの手順については、WordPressプラグインのインストール方法についての初心者ガイドをお読みください。
プラグインがインストールされ有効化されると、ライセンスキーを挿入するよう求められます。有効化」ボタンをクリックしてください。
Heroic Inboxに受信トレイを追加するには、一般的なメールとGmailの2つのオプションが表示されます。
Gmail」オプションを設定してください。
次に、Google Workspaceアプリのログイン情報を入力する画面が表示されます。
Heroic Inboxは、Google Workspaceアプリを作成する際に入力する必要がある投稿者リダイレクトURIを提供します。これは、アプリケーションが認証サーバー（GoogleやFacebookなど）に登録し、安全に認証レスポンスを受け取るための特定のURLです。
次のステップでは、Heroic Inboxのログイン情報を取得するためにGoogleアプリを作成する方法を紹介します。
ステップ2：Heroic受信トレイ用のGoogleワークスペースアプリを作成する
まず、Google Cloud consoleのサイトにアクセスする。Google Workspaceアカウントにまだサインインしていない場合は、今すぐサインインしてください。
その後、ページ左上の「プロジェクトを選択」メニューをクリックする。
プロジェクトを選択するポップアップが外観表示されます。
Heroic Inbox用にGoogle Workspaceアプリを新規作成するので、ウィンドウ右上の「新規プロジェクト」を選択するだけです。
この段階で、プロジェクト名を記入する必要がある。Heroic Inbox Project」のように、後で簡単に識別できるものでよい。
また、Google Cloudにプロジェクトを保存する場所を選択する必要があります。組織なし」を選択し、「作成」ボタンをクリックしてください。
次のステップは、検索バーに移動して「Gmail API」を探すことだ。
Google APIを見つけたら、それを選択する。
次のページで「有効化」をクリックする。
これにより、プラグインに代わってGmailがメールを送受信できるようになります。
これでGmail APIは有効化されましたが、まだHeroic Inboxと接続する必要があります。
ここで、’Create Credentials’ ボタンをクリックします。
この時点で、使用するAPIの種類を選択できる。ここでは「Gmail API」をクリックします。
データについては、『ユーザーデータ』を選択する。完了したら、『次へ』をクリックします。
次に、Googleの同意画面で使用するロゴをアップロードし（これはオプションです）、開発者の連絡先情報を挿入します。これには自分のメールを使用できます。
その後、「Save and Continue」をクリックする。
この次のステップは権限スコープについてで、これはオプション設定である。
Heroic Inboxではこのままにしておくことを推奨しているので、この後のステップまでスクロールダウンしてください。
OAuthクライアントIDのステップでは、アプリケーションタイプを選択する必要があります。
次に、アプリケーション名を記入します。Heroic Inbox Integration』のようなシンプルなものでも構いません。
ここで、Heroic Inboxプラグインの設定ページに戻り、投稿者リダイレクトURLを取得します。それをコピーしてください。
その後、Google Cloudに戻り、適切なフィールドに貼り付ける。
それが完了したら、『作成』をクリックする。
Google Cloud が OAuth 2 クライアント ID とクライアントシークレットを生成します。
そのページにあなたのクライアントIDがあります。次に、「ダウンロード」をクリックして、クライアントシークレットファイルをコンピューターにダウンロードしてください。
この段階で、Google Cloudの「OAuth同意画面」メニューに移動します。
その後、APIがテスト・モードでなくなるように「Publish App」をクリックする。
最後に、先ほどのHeroic受信トレイプラグインページを再度開きます。適切なフィールドにクライアントIDとクライアント画面を貼り付けることができます。
注意：クライアントシークレットファイルをメモ帳のようなテキストエディターで開く必要があります。本当に〜してもよいですか？
そうしたら、『Validate』をクリックする。
次の画面で「メールボックスを選択」ボタンをクリックします。
WordPressにリンクするGmailアカウントを選択するようリダイレクトされます。
Gmailの受信トレイを増やすには、いつでもこの手順を繰り返すことができます。
アカウントを選択したら、同意画面のボックスをすべてチェックしてください。これは、Heroic Inboxが正しく動作するようにするためです。
そして、『続ける』をクリックする。
接続に成功すると、Heroix Inboxプラグインのページに戻り、「Heroix Inbox is Ready!
また、’Test Mailbox Configuration’ボタンをクリックすると、Heroic Inboxプラグインで作成したテストメールを送信することができます。
以下のスクリーンショットで、成功したテストメールがどのようなものかご覧いただけます。
それだけだ！
ステップ3：WordPressユーザーをメールボックスに追加する
Heroic InboxとGmailを接続したら、受信トレイにアクセスするユーザーを追加しましょう。
必要なのは、WordPress管理画面のHeroic Inbox ” ダッシュボードに 行くことだけです。すると、そこにあなたのメールボックスがあります。三点メニューをクリックし、「メールボックスの設定」を選択するだけです。
ここで「ユーザー」タブに切り替える。
次に、受信トレイに新しいWordPressユーザーを追加するには、「ユーザーを追加」をクリックする必要があります。
ドロップダウンメニューからユーザーを選択し、適切な権限グループを選択してください。メールボックス・ユーザーまたは管理者の権限を割り当てることができます。
完了したら、「ユーザーを追加」をクリックします。
これで完了です。WordPressブログやサイトに共有Gmail受信トレイの設定が完了しました。
方法3：Googleグループで共有Gmail受信トレイを作成する（無料）
Gmailの受信トレイを共有するための無料の受信トレイツールをお探しなら、Google Groupsを使えばそれが可能です。この方法の欠点は、インターフェースが他の2つほどユーザーフレンドリーではないことと、1日に送信できるメールの量に制限があることです。
とはいえ、少人数のチームで小規模ビジネスの初期段階であれば、Googleグループは一時的な解決策としては有効だ。
まず、Gmailアカウントにログインします。次に、Googleグループのサイトにアクセスし、「グループを作成」をクリックします。
次に、グループ名を付け、新しいグループメールを作成する必要があります。
個人のGmailアカウントを使用している場合、ドメイン名は@googlegroups.comになります。しかし、カスタマイザーのドメイン名をお持ちの場合、グループアカウントはそれを代わりに使用します。
完了したら、「次へ」をクリックする。
その後、プライバシー設定を行うことができます。
ここでは、Googleグループを一般に検索可能にしたり、招待されたメンバーだけが参加できるようにしたり、グループのメンバーやグループ管理者ができることを決めたりすることができます。
このページが終わったら、「次へ」をクリックします。
次のステップはメンバーの追加です。ここでは、グループメンバー、グループマネージャー、グループオーナーの欄にチームメンバーのメールアドレスを入力するだけです。
サブスクリプションに「各メール」を選択することもできます。これは、すべてのグループユーザーが、一括ではなく、新しいメールを受信したときに通知を受け取ることを意味します。
それが終わったら、『グループを作成』をクリックする。
グループを作成したら、サイドバーの「グループ設定」に移動し、「一般」を選択します。
次に、Googleグループの追加機能を有効化セクションを見つけ、「共同受信トレイ」を選択します。完了したら、「変更を保存」ボタンをクリックするだけです。
このメールをWordPressの管理用メールアドレスとして、またはWordPressのお問い合わせフォームやポップアップなどに使用することができます。こうすることで、サイト訪問者からメッセージが届くたびに通知が届くようになります。
ボーナスのヒントWP Mail SMTPを使用してWordPressのメール到達性を向上させる
WordPressは優れたサイト構築プラットフォームですが、メール送信にはあまり適していません。なぜなら、多くのWordPressウェブホスティングサービスは、メール送信を行うPHP mail()関数を使用するように設定されていないからです。
その結果、WordPressサイトから直接送信されたメールは届かないことが多い。
そのため、Gmailやその他のメールサービスプロバイダはPHPのmail()関数を使用しません。その代わり、メールの送受信には SSL/TLS によるSMTPを使用します。
ありがたいことに、あなたのサイトでWP Mail SMTPプラグインを使用することができます。このプラグインは、PHP機能の代わりに、GmailのSMTPサーバーを含むSMTP設定を使用してメールを送信するようにWordPressサイトを設定します。そうすれば、あなたのメールはスパムフォルダーに入ることなく配信される。
さらに詳しくは、WP Mail SMTPをどのホスティングサービスでも設定できる究極のガイドをご覧ください。
この投稿が、WordPress サイトに共有 Gmail 受信トレイを設定する方法を学ぶのにお役に立てば幸いです。また、メールマガジンの作成方法に関するWordPressチュートリアルや、専門家が選んだ最高のお問い合わせフォームプラグインもご覧ください。
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