ビジネスボイスメールグリーティングの設定方法（例付き）

ビジネスの電話番号に電話をかけると、多くの場合、電話ディレクトリと次のステップを案内する自動ボイスメールの挨拶が聞こえます。

完璧なボイスメールの挨拶は、あなたの中小企業をプロフェッショナルに見せ、売上を伸ばし、顧客満足度を高めることができます。

この投稿では、オンラインショップやビジネス、ブログ用にビジネスボイスメールの挨拶を設定する方法をご紹介します。また、テンプレートとして使える最高のボイスメール挨拶例も紹介します。

なぜボイスメールの挨拶はビジネスにとって重要なのか？

モバイル端末でのローカル検索の88％以上が、電話による問い合わせに至っている。これは主に、Googleのローカル検索結果に表示されるクリックトゥコールボタンのおかげである。

多くの中小企業にとって、すべての電話にすぐに対応することは不可能かもしれません。時には、営業時間外にカスタマイザーから電話がかかってくることもあり、その時は忙しかったり、スタッフがいなかったりすることもあります。

ここでボイスメールの挨拶が登場する。

多くのカスタマイザーにとって、留守番電話は貴社との最初の接点となります。ボイスメールの挨拶を設定しないと、競合他社に顧客を奪われてしまう可能性があります。

一方、ボイスメールの挨拶を正しくしないと、深刻な結果を招くこともあります。カスタマイザーは、電話を切ったり、電話に出なかったり、あるいは単に競合他社に連絡したりするかもしれません。

とはいえ、あなたのオンラインビジネスのために、電話の相手に好印象を与えるプロフェッショナルなボイスメールの挨拶を適切に設定する方法を見てみましょう。

ボイスメールの挨拶を設定する最良の方法

通常、中小企業のオーナーは固定電話や携帯電話の番号を使って電話を管理しています。それで仕事はできるかもしれませんが、ビジネスコールを適切に管理したり、効果的な自動ボイスメールの挨拶を設定したりする権限がありません。

ビジネス電話を管理する最良の方法は、ビジネス電話サービスを使用することです。多くの中小企業がバーチャルビジネス電話番号を利用しているのは、プライバシーを犠牲にすることなく効果的にビジネス電話を管理できるからです。

固定電話や携帯電話番号とは異なり、インターネットを使用して通話を管理します。この技術の正式なキーワードは、ビジネスVoIP電話サービス（Voice over Internet Protocol）と呼ばれる。

ビジネスフォン・サービスを利用すると、固定電話や携帯電話と比較して、以下のような利点があります：

• 営業時間を設定し、時間帯によって異なる音声挨拶を録音して流すことができます。
• オートアテンダントを設定したり、内線を追加して電話をルーティングしたり、ユーザーにボイスメッセージを残させたりすることができます。
• コンピューター、タブレット、デスクホン、そしてアプリを使えば携帯電話でも使える。
• 複数のユーザーが、所在地に関係なく同じ電話番号を使用できる。
• 技術者を呼んだり、新しい機器を購入することなく、簡単に新しい従業員にアクセスさせることができます。

Nextivaの利用をお勧めする理由は、市場で最も優れたビジネス電話サービスプロバイダーだからです。使いやすいウェブベースの管理画面と電話用アプリで、包括的な機能を提供しています。

WPBeginnerや他のAwesome Motiveプロパティの通話を管理するために、私たちのビジネスではNextivaを使用しています。

別のソリューションをお望みなら、RingCentralか Oomaをお勧めします。どちらも素晴らしいビジネス電話サービスであり、音声挨拶、自動応答、音声メッセージ、通話記録などを管理する多くのツールを備えた、驚くほど機能豊富なプラットフォームを提供している。

ビジネスフォン・サービスをセットアップしたら、簡単な設定で音声挨拶を設定できます。

企業向け音声挨拶例

最も効果的なボイスメールの挨拶を作成するには、守らなければならない基本的なルールがいくつかあります：

• お客様のお電話は私たちにとって重要です」といった決まり文句は避けましょう。使い古され、誠意が感じられなくなります。
• ボイスメールの録音が親しみやすく、個人的なものに聞こえるようにしましょう。
• 台本を読んでいるように聞こえないようにすること。
• もし可能なら、ボイスアーティストを雇ってボイスメールの挨拶を録音してもらいましょう。Fiverrで探すこともできます。
• ボイスメールには、会社名、営業時間、連絡先などの重要な情報をプロバイダーとして伝えるようにしましょう。

ビジネスで使えるボイスメールの挨拶スクリプトをご紹介します。

営業時間外のボイスメール挨拶例

このボイスメールの挨拶は、カスタマイザーが営業時間外や週末に電話をかけてきたときに流れます。このボイスメールの挨拶では、営業時間やカスタマーサービスや店舗に連絡する別の方法をユーザーに知らせるようにしてください。

「こんにちは。お電話でのお問い合わせは、月曜日から金曜日の[午前9時]から[午後6時][PST]まで受け付けております。また、当サイトのお問い合わせフォーム[www.example.com]からメッセージを残していただければ、メールにて折り返しご連絡いたします。折り返しお電話させていただく場合は、お名前と電話番号、簡単なメッセージをお知らせください。

「こんにちは、[会社名]です。現在、お電話に出ることができません。営業時間は月曜日から金曜日までです。店舗所在地]の店舗は、週末もカスタマイザー向けに営業しております。また、弊社サイト[www.example.com][24時間365日]のライブチャットでもお問い合わせいただけます。お急ぎでなく、折り返しお電話させていただく場合は、発信音の後にお名前と電話番号をお残しください。”

ご覧のように、両方のボイスメール挨拶テンプレートは、重要な情報を提供し、ライブチャットまたはコンタクトフォームを介してカスタマイザーに連絡する代替方法を提供しています。

休暇中のボイスメール挨拶例

これらのグリーティング・メッセージは、休暇中に録音することができる。

「こんにちは。私たちのチームは現在、友人や家族と休暇を過ごすためにオフィスを離れています。日、時間]に仕事に戻る予定です。お名前とお電話番号をお知らせください。[ハッピーホリデー（またはその祝日にふさわしい挨拶）]」。

「休暇おめでとうございます！ビジネス名]のチームは[日付]まで不在です。既存のお客様の場合は、当社のサイトでサポートチケットを開くことができます。また、ライブチャットまたは当サイトのお問い合わせフォーム [www.example.com] からご連絡いただくことも可能です。お急ぎでない場合は、発信音の後にお名前と電話番号をお知らせください。できるだけ早く折り返しご連絡いたします。”

「こんにちは、[会社名]に到着しました。私たちは（休日名）のためにお休みしており、[日付と時刻]に仕事に戻る予定です。緊急のレスポンシブが必要な場合は、(email_address)までメールをお送りください。また、メッセージを残していただければ、休暇明け（新年明けましておめでとうございます。）

ご覧のように、これらのプロフェッショナルなボイスメールの挨拶は、カスタマイザーに可能な限り多くの情報を提供します。また、このような挨拶により、カスタマイザーは休暇中に別の連絡方法を使ってより迅速なレスポンスを得る方法を知ることができます。

留守/通話中のボイスメール挨拶例

忙しかったり、留守だったり、人手が足りなかったりして、カスタマイザーからの電話にすぐに答えられない場合は、これらの挨拶を例に挙げることができます。

「こんにちは、[企業名]にご連絡いただきました。ただいま電話に出ることができませんが、至急折り返しお電話させていただきます。発信音の後にお名前とお電話番号をお知らせください。”

“こんにちは、ただいまお電話を留守にしております。もしお急ぎでなければ、（メールアドレス）にメールをお送りください。そうでなければ、ビープ音の後にお名前と電話番号を残してください。”

電話に出るのがあなただけなら、個人的なボイスメールの挨拶にすることができます。

“もしもし、（あなたの名前）につながりました。ただいま電話に出ることができません。メールアドレス）にメールを送っていただくか、ビープ音の後にお名前と電話番号を残していただければ、できるだけ早く折り返しお電話いたします。”

ボイスメールの挨拶をテストして改善する

プロフェッショナルな電話サービスを利用するもう一つの大きな理由は、すべての通話をトラッキングし、その詳細なレポートを表示できることです。例えば、Nextivaの通話分析ページはこのようになっています。

各ボイスメールの挨拶を聞いたユーザーの数と、その反応をトラッキングする必要があります。メッセージを残したカスタマイザーのスコアが高いボイスメールの挨拶は、効率的に機能しています。

留守電のメッセージが完全に聞き取れないのは失敗である。

最適なバランスを見つけるために、さまざまなボイスメールの挨拶を試してみることをお勧めします。また、ボイスメールの挨拶を定期的に更新することで、知らなかったコミュニケーションのギャップを埋めることもできます。

ボイスメールメッセージのフォローアップ

バランスの取れた、有益でフレンドリーなボイスメールの挨拶を設定したところで、次のステップはさらに重要です。

カスタマイザーがボイスメッセージを残した後はどうするのですか？

もしあなたがプロフェッショナルなビジネス電話システムを使用しているのであれば、それらのメッセージをトラッキングし、対応することが容易になります。

本当に〜してもよいですか？迅速なコールバックは、ビジネス関係を強化し、セールスを成立させる上で大きな効果を発揮します。

ビジネス・コミュニケーションのエキスパート・ガイド

完璧なボイスメールの挨拶を設定する方法がわかったところで、ビジネスコミュニケーションに関連する他のガイドもご覧ください：

• 中小企業に最適なビジネス電話サービス
• 最高のバーチャルビジネス電話番号アプリ（無料オプション付き）
• 初心者ガイド：VoIPとは何か？解説
• サイト用自動応答電話システムの設定方法
• WordPressに最適なボイスメッセージプラグイン
• 中小企業に最適なオートダイヤラーソフトウェア（比較）
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• Google MeetとZoom：どちらがビジネスに適しているか？

この投稿が、あなたのオンラインビジネスのためにボイスメールの挨拶を設定する方法を学ぶのにお役に立てば幸いです。また、無料のビジネスメールアドレスの作成方法や、専門家が選ぶ中小企業に最適なメールマーケティングサービスもご覧ください。

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