WordPressを文書管理やファイル管理に使う方法

WordPressユーザーが直面する一般的な課題のひとつに、ドキュメント管理やファイル管理がある。

リビジョンのトラッキング、アクセスコントロール、必要なファイルを探すだけでも、チームを管理している場合、すぐに時間のかかる悪夢になりかねません。しかし、WPBeginnerには解決策があります。

この投稿では、WordPressをドキュメント管理やファイル管理システムとして使う方法を紹介します。こうすることで、サイトに必要なドキュメンテーションをすべて保存、整理、共同作業するための合理的なシステムを手に入れることができます。

なぜWordPressでドキュメンテーションやファイルを管理するのか？

もしあなたがコンテンツチームの一員なら、コミュニケーションやタスクに取り組むために複数のプラットフォームを利用しているかもしれない。

例えば、Googleドライブのようなプラットフォームを使って下書きを共有し、Asanaでプロジェクトをトラッキングし、Slackを使ってチームメンバーとコミュニケーションをとるかもしれない。そして、WordPressで画像とともに最終原稿を公開することになる。

問題は、多くのツールを使っていると、ドキュメントを見失いやすいということだ。

これらのファイルやドキュメンテーションをWordPressサイトで使用するのであれば、WordPressダッシュボードにすべてを一箇所にまとめておくことをお勧めします。こうすることで、さまざまなツールのナビゲーションに戸惑うことなく、効率的にコンテンツを管理、更新、公開することができます。

初期設定として、WordPressにはメディアライブラリがビルトインされており、様々な種類のファイルを保存することができる。ただし、このライブラリに保存できるのはファイルの保存と整理だけで、それ以上のことはできません。

WordPressを使ってドキュメンテーションやファイルを簡単に管理する方法をご紹介します。これらのクイックリンクを使って、手順をナビゲーションすることができます：

ステップ1：WP Document RevisionsとMembersプラグインのインストール

WordPressでドキュメント管理システムをセットアップする最も簡単な方法は、WP Document Revisionsを使うことです。このプラグインを使うことで、他の人と一緒にファイルに取り組んだり、ドキュメンテーションをオンラインで保存したり、各ドキュメントの完全なリビジョン履歴を見ることができます。

インストールすべきもう一つのプラグインはMembersです。このプラグインはWordPressのユーザー権限グループの作成とカスタマイザーを可能にし、ドキュメントのアクセス管理に便利です。

このガイドでは、Membersの無料版で十分です。しかし、会員レベルの追加、ゲートコンテンツの作成、会員レベル別のアクセス制限など、より多くの機能を利用するには、MemberPressのプレミアムバージョンにアップグレードすることをお勧めします。

最初に行う必要があるのは、これらのプラグインをインストールして有効化することです。詳しくは、WordPressプラグインのインストール方法のステップバイステップガイドをご覧ください。

そして次のステップに進む。

ステップ2：新規ドキュメントをWPドキュメント・リビジョンにアップロードする

WP Document Revisionsプラグインを有効化した後、左側のメニューに新しい「ドキュメント」オプションが表示されます。

WordPressにドキュメントをアップロードしてみよう。これを行うには、ドキュメンテーション ” すべてのドキュメントにアクセスしてください。そして、「ドキュメントを追加」ボタンをクリックします。

次に、ドキュメントのタイトルをつける必要があります。これは、特にゲストブロガーなど他の人とWordPressダッシュボードを共有する場合に、ドキュメントを識別するのに役立つものでなければなりません。

完了したら、「新規バージョンのアップロード」ボタンをクリックします。

標準のWordPressメディアライブラリと同じように動作する「ドキュメントのアップロード」ポップアップが開きます。

ポップアップにドキュメントをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックしてコンピューターからファイルを選択します。

WP Document RevisionsはWordPressにファイルをアップロードします。

WP Document Revisionsには強力なバージョンコントロール機能があります。ドキュメントの全履歴を表示することで、他の人との共同作業に役立ちます。以前のバージョンのファイルを開いて、いつでも以前のバージョンを復元することもできます。

ドキュメントをアップロードまたは更新するたびに、リビジョンサマリーにメモを入力できます。

これらのメモは、画面下部のリビジョンログで、更新を行った人の名前の横に表示されます。

更新に新しいファイルのアップロードが含まれている場合は、「復元」リンクも表示されます。

リンクをクリックするだけで、このバージョンのドキュメントを復元できます。以前のバージョンのファイルに戻しても、履歴はそのまま残りますので、情報を失うことはありません。

これで、ドキュメントのワークフロー状態を設定できる。

ダッシュボードを他の人と共有する場合、ドキュメントが初稿であること、レビュー中であること、進行中であること、その他の状態であることをみんなに知らせることができます。これにより、誤解を避け、複数著者のWordPressブログにおける編集ワークフローを改善することができます。

ワークフローの状態」の下にあるドロップダウンを開き、リストから設定を選択するだけです。

次に、説明文を追加すると、他のユーザーがそのファイルの内容を理解しやすくなります。

これを行うには、単にテキストエディターに入力します。このセクションには、標準的なテキストの書式設定オプションがすべて含まれているので、リンクを追加したり、箇条書きや番号付きリストを作成したり、太字や斜体の書式を追加したりすることができます。

また、ユーザーがファイルを理解するのに役立ったり、索引や付録のような追加情報を提供したりするために、ドキュメントの画像を追加することもできます。

手順は、WordPressの投稿やページにアイキャッチ画像を追加するのと同様です。Set Document Image」を選択し、メディアライブラリから画像を選択するか、コンピューターから新しいファイルをアップロードするだけです。

ファイルをアップロードすると、WP Document Revisionsはあなたを文書の所有者としてマークします。

このファイルを他の人に割り当てるには、「所有者」ドロップダウンを開き、リストから新規ユーザーを選択するだけです。特に、WordPressブログにたくさんのユーザーや投稿者を追加している場合、ドキュメントの整理整頓に役立ちます。

初期設定では、WP Document Revisionsはファイルを非公開で公開するので、ログイン中のユーザーしか見ることができません。

ダッシュボードにログインしなくてもアクセスできるように、WordPressサイトにドキュメントを公開するというオプションもあります。

ドキュメントを公開する場合でも、「可視性」の隣にある「編集」リンクをクリックしてパスワードを追加することをお勧めします。

次に、「Password protected」を選択し、「Password」フィールドに安全なパスワードを入力する。

OK」をクリックして変更を保存します。

パスワードを使いたくないですか？その場合は、上記と同じ手順で、今度は「公開」を選択します。

どのようにファイルを公開しても、WP Document Revisionsはタイトルのすぐ下にURLを表示します。人々はこのURLにアクセスしてファイルを見ることができます。

カスタムパーマリンクを作成するには、「Edit」ボタンをクリックしてください。

次に、新しいURLを入力し、「OK」をクリックする。

入力した情報に問題がなければ、「更新」ボタンをクリックして設定を保存します。

ステップ3：ドキュメントのワークフロー状態の作成

前のステップで見たように、ワークフローのステートは、ドキュメントが最初の下書きなのか、進行中なのか、その他の状態なのかを簡単に確認できるようにする。ブログ投稿を下書きや公開として保存する方法と同様に、ステートは編集ワークフローを改善することができます。

WPドキュメントリビジョンには、4つの初期設定ワークフロー状態（最終、進行中、初稿、レビュー中）があります。これらの初期設定を変更したり、状態を追加する必要があるかもしれません。

ワークフロー状態を変更するには、ドキュメンテーション ” ワークフロー状態 に行く。既存の状態をカスタマイズしたい場合は、マウスオーバーして「編集」ボタンをクリックしてください。

エディターが開き、ワークフロー状態の名前、スラッグ、説明を変更できる。これはWordPressでカテゴリーやタグを編集する方法と似ている。

変更が終わったら、「更新」ボタンをクリックします。

新しいワークフロー状態を追加することもできる。

Documents ” Workflow States に、新しい名前、スラッグ、説明を入力する。そして、「Add New Workflow State」ボタンをクリックする。

ステップ4：WordPressでユーザー権限グループと文書アクセスを管理する

初期設定では、WP Document Revisionsはユーザー権限グループに基づいて、異なるドキュメントの編集権限を人々に割り当てます。例えば、投稿者は他の人が公開したドキュメンテーションを編集したり、非公開で公開されたドキュメンテーションを読んだりすることはできません。

初期設定はほとんどのサイトに適しています。しかし、これらの設定を確認して変更したい場合は、Membersを使用するのが最も簡単な方法です。

Membersをインストールして有効化した後、Members ” Rolesページにアクセスし、WordPressサイトのすべての異なるユーザー権限を確認してください。

ここで、変更したいユーザー権限グループにマウスオーバーしてください。

ユーザー権限グループのエディターが開きます。

左の列は、すべての異なるタイプのコンテンツを示している。

左側のメニューで「ドキュメンテーション」をクリックする。

他人のファイルを削除したり、自分のドキュメントを編集したりする権限など、このユーザーロールが持つすべての権限が表示されます。

各権限について「許可」または「拒否」のチェックボックスをクリックするだけです。

変更内容に満足したら、「更新」をクリックします。

Membersプラグインの詳細については、WordPressでユーザー権限グループに機能を追加または削除する方法をご覧ください。

このプラグインをインストールすると、それぞれのドキュメントにアクセスできる人をコントロールすることもできます。ドキュメンテーション“ すべてのドキュメント.

ここで任意のファイルにマウスオーバーし、「編集」リンクが表示されたらクリックする。

次に、新しい「コンテンツ権限」ボックスまでスクロールします。ここには、WordPressブログやサイトのすべてのユーザー権限のグループが表示されます。

このドキュメントにアクセスする必要がある各権限の横にあるボックスにチェックを入れるだけです。

このセクションには、「有料会員」タブもあります。これにより、有料会員へのアクセスを制限することができます。

詳しくは、WordPress会員サイト作成ガイドをご覧ください。

変更に満足したら、「更新」をクリックし、以前のように設定を保存します。

さらに詳しくWordPressファイル管理方法

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