WordPressメンテナンスレポートの作り方

最近、WordPressの代理店を経営している多くの読者から、クライアントにメンテナンスレポートを簡単に送るにはどうしたらいいかという質問を受けました。

クライアントのWordPressサイトを円滑に運営するには、継続的なメンテナンスが必須です。しかし、技術的な作業だけでなく、明確なコミュニケーションが信頼を築き、あなたの価値を示す鍵となります。

この投稿では、WordPressのメンテナンスレポートを作成する方法をご紹介します。

メンテナンス・レポートが顧客にとって重要な理由

WordPressの定期メンテナンスレポートは、単なる形式的なものではありません。顧客とのコミュニケーションを促進し、専門知識をアピールし、継続的なサイトメンテナンスサービスの価値を実証します。

顧客に情報を提供し、サイトを健全な状態に保つことで、信頼を築き、長期的な関係を強化することができます。

例えば、クライアントはWordPressサイトをあなたに託しますが、多くの場合、その技術的な作業は理解されていません。詳細なレポートは、この知識のギャップを埋め、舞台裏で行われた作業を示し、あなたの権限に対する信頼を築くことができます。

各メンテナンス活動を明確に文書化することで、レスポンシブを示すことができます。顧客は、あなたがサイトの健全性の維持に積極的であることを知り、サイトが信頼できるものであるという安心感を得ることができます。

では、WordPressサイトのメンテナンス・レポートに何を記載すればよいかを見てみましょう。

クライアント・メンテナンス・レポートの内容

顧客のメンテナンス・レポートを作成するとなると、個別詳細まで記載したくなるかもしれない。

しかし、レポートの目的は、あなたが行った仕事についてクライアントに素早く概要を伝え、彼らのビジネスにとって重要な指標を示すことであるべきだ。

報告書に記載すべき重要な事項をいくつか挙げてみよう：

• セキュリティの更新：クライアントは専門用語を理解できないかもしれないが、セキュリティを重視している。WordPressのコア、テーマ、プラグインの更新が完了したことを簡単に説明しましょう。また、これらの更新がどのように脆弱性を修正し、悪意のある攻撃からサイトを安全に保つかを強調することもできます。
• バックアップ：サイトのデータが安全であることを顧客に保証する。バックアップの頻度や保存場所など、バックアッププロセスを簡単に説明しましょう。GoogleドライブやDropboxのようなオフサイトまたはクラウドバックアップの場所について言及することで、信頼性がさらに高まります。
• パフォーマンスの最適化：サイトの速度はユーザーエクスペリエンスとWordPressのSEOに直接影響します。レポートでは、サイトのパフォーマンスを向上させるために講じた手順を簡単に説明することもできます。プラグインの更新や画像の最適化など、舞台裏での努力をクライアントに伝えることができます。
• アップタイムの監視： サイトのアップタイムを監視している場合は、全体のアップタイムパーセンテージを含める。ユーザーエクスペリエンスと検索エンジンランキングにおける高いアップタイムの重要性を簡単に説明してください。
• 実行した手動タスク：バグ修正、コンテンツ更新、ブログ投稿やランディングページの新規作成、新機能の追加など、サイトのために完了した追加タスクをリストアップすることもできます。

ということで、WordPressのメンテナンスレポートをクライアントのために作成する方法を見てみましょう。

WordPressでメンテナンスレポートを作成する

WordPressのメンテナンスレポートをクライアントに送信する最も簡単な方法は、WP Client Reportsのようなプラグインを使用することです。

フリーランサーや代理店、サイト管理者のレポート作成に最適な無料のWordPressプラグインです。

WP Client Reportsは、プラグイン、テーマ、WordPressコアファイルの更新をトラッキングします。また、サイトに追加した投稿、ページ、コメントも表示されます。

このチュートリアルでは、ほとんどのユーザーに最適なWP-Client Reportsの無料版を使用します。

ただし、カスタムブランディングを含む有料版も用意されている。独自のロゴを追加したり、レポートをスケジュールしてクライアントに自動送信したり、メンテナンスノートを追加したり、他のツールやプラグインと統合したりすることができる。

まず、WP Client Reportsプラグインをインストールして有効化する必要があります。WordPressプラグインのインストール方法については、こちらをご覧ください。

有効化した後、WordPressダッシュボードから設定 ” WPクライアントレポートに向かうことができます。ここでは、レポートのメール設定が表示されます。

例えば、レポートのメインを変更したり、レポートの送信先メールアドレスを入力したり、送信元メールアドレスを入力したりすることができます。

下にスクロールすると、サイト名の追加、メール紹介、メールフッターテキストの編集などのオプションが表示されます。

ソフトウェア更新とサイトコンテンツをトラッキングするオプションもあります。この2つのオプションが有効化されていることを確認してください。

設定が完了したら、「設定を保存」ボタンをクリックします。

これで、「レポートを表示」ボタンをクリックして、クライアントレポートを表示することができます。

レポートでは、クライアントのサイトで行った更新の合計を表示することができます。

WordPressコアの更新、プラグインの更新、テーマの更新などが含まれます。また、日付範囲を選択して特定の期間の統計を表示するオプションもあります。

例えば、プラグインは初期設定で過去30日間のメンテナンス統計情報を表示します。

WP Client Reportsの最も良いところは、どのファイル、プラグイン、テーマが更新されたかを新旧のバージョン番号と共に表示してくれることです。

さらに、クライアントは追加された投稿、ページ、コメントの合計も見ることができます。

レポートに満足したら、次のステップは顧客に送ることです。

上部にある「メールレポート」ボタンをクリックするだけです。

次に、ポップアップウィンドウが開きます。

レポートタイトルをチェックし、「レポートメールの送信先」フィールドに顧客のメールアドレスを入力することができます。

また、「レポートメール紹介」のフィールドがあり、サイトのバックアップ、セキュリティ更新、アップタイムモニタリング、パフォーマンス最適化、その他手動で行ったメンテナンスタスクなどの詳細を追加することができます。

それが完了したら、「今すぐ送信」ボタンをクリックするだけです。

これで完了です！WordPressメンテナンスレポートの作成と顧客への送信が完了しました。

ボーナス：WordPressのメンテナンスを専門業者に委託する

WordPressのメンテナンス作業を専門業者に委託することを検討したことはありますか？

開発やその他の複雑な作業をアウトソーシングすることで、コア業務に集中し、専門家に技術的な作業を任せることができます。また、時間の節約、専門家の指導、カスタム機能の作成、サイトのテクニカルサポートを受けることができます。

提携できるWordPress開発者はたくさんいます。

例えば、WordPressメンテナンス＆サポートサービスでは、WordPressのエキスパートチームにWordPressのメンテナンスをすべてお任せいただけます。

これには、クラウドバックアップ、コアファイルの更新、プラグインとテーマの最新維持、継続的なアップタイム監視、スピードの最適化、詳細なウェブサイトメンテナンスレポート、24時間365日のサポートが含まれます。

さらに詳しく知りたい方は、WordPress開発を外注する方法についてのガイドをご覧ください。

この投稿が、クライアント向けのWordPressメンテナンスレポートの作成方法のお役に立てば幸いです。WordPressの.htaccessファイルを修正する方法や、カミングスーンモードとメンテナンスモードについての説明もご覧ください。

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