Come assumere assistenti virtuali per il vostro sito WordPress (Consigli degli esperti)

Ogni settimana osserviamo i proprietari di siti web alle prese con un’infinità di compiti, dall’aggiornamento dei contenuti alla gestione dei commenti, dagli aggiornamenti tecnici all’assistenza clienti. È proprio per questo che molti di loro si sono rivolti a noi per avere consigli su come assumere assistenti virtuali.

La buona notizia? Trovare e assumere l’assistente virtuale giusto non deve essere complicato.

In questa guida condivideremo i consigli comprovati che abbiamo raccolto aiutando decine di proprietari di siti WordPress a delegare con successo il proprio lavoro. Imparerete esattamente quali compiti esternalizzare, dove trovare VA affidabili e come evitare i comuni errori di assunzione.

Se state annegando nelle attività di WordPress o semplicemente volete scalare le operazioni del vostro sito web, questa guida passo dopo passo vi mostrerà come trovare, assumere e lavorare con assistenti virtuali che possono davvero aiutare il vostro sito a crescere.

Che cos’è un assistente virtuale?

Un assistente virtuale (VA) è un collaboratore indipendente che aiuta a supportare la vostra attività da remoto.

Si occupano di tutte le attività ripetitive o che richiedono tempo per le quali non avete tempo o per le quali potreste avere bisogno di una mano. Si tratta ad esempio di programmare appuntamenti, gestire il calendario o inviare email.

A differenza di un office manager o di un assistente esecutivo, un assistente virtuale svolge il proprio lavoro completamente a distanza. Inoltre, gli assistenti virtuali sono generalmente impiegati per compiti più semplici, mentre gli assistenti esecutivi sono incaricati di svolgere attività più complesse che richiedono maggiore esperienza.

Perché è necessario assumere assistenti virtuali per il vostro sito WordPress?

Gestire un sito web WordPress significa mantenere i backup del sito, aggiornare plugin e temi e aggiornare il nucleo di WordPress.

Se non si provvede alla manutenzione del sito, questo potrebbe essere a rischio di hacking, subire tempi di inattività o addirittura avere tempi di caricamento lenti. Questi problemi possono causare direttamente la perdita di visitatori e persino di personalizzati.

Se non avete il tempo di occuparvi della manutenzione del vostro sito o non sapete come farlo, allora potreste assumere un assistente virtuale.

L’assistente virtuale sarà responsabile dell’assistenza in remoto per le attività relative a WordPress. Può svolgere un’ampia gamma di compiti che vanno oltre la manutenzione, come ad esempio:

• Assistenza tecnica: Eseguire normali backup del sito, aggiornare i plugin e i temi di WordPress, ottimizzare le prestazioni del sito e altro ancora.
• Gestione dei contenuti: Aggiorna i contenuti per la SEO, programma le pubblicazioni e gestisce i commenti.
• Assistenza clienti: Rispondere ai post del blog e ai commenti sui social media, interagire con il pubblico e fissare appuntamenti.
• Supporto per l’e-commerce: Se possedete un negozio online, potete chiedere al vostro VA di elaborare gli ordini, gestire gli elenchi dei prodotti e gestire le richieste dei clienti. Oppure può svolgere attività di inserimento dati, come aggiornare i livelli di inventario o i prezzi.
• Progettazione: Se hanno competenze di progettazione o di codifica, i VA possono apportare modifiche al layout, regolare gli stili o persino creare immagini.

I VA possono alleggerire il carico di lavoro, in modo che possiate concentrarvi su attività più importanti che generano profitti per la vostra azienda.

Per mettere le cose in prospettiva, diciamo che il vostro tempo vale 50 dollari l’ora. Molte attività amministrative possono essere esternalizzate da VA per 5-25 dollari l’ora. Di conseguenza, le ore in più recuperate vi permetteranno di guadagnare di più.

Assumere dei VA potrebbe essere la mossa migliore che possiate fare per la vostra attività. Ecco una rapida panoramica di tutti i passaggi di cui parleremo in questo articolo:

Per questo motivo, ecco come costruire un team affidabile di VA.

1. Decidere quali compiti esternalizzare e documentare il proprio processo

Il primo passo è quello di stilare un elenco dei compiti che desiderate far svolgere al vostro assistente virtuale WordPress.

Questo vi aiuterà a filtrare i VA solo tra quelli che soddisfano le vostre esigenze. Come già detto, ci sono decine di compiti che un assistente può svolgere per voi.

Supponendo che questi siano tutti compiti che attualmente svolgete voi stessi, dovreste documentare l’intero processo e creare delle linee guida da seguire. Esistono molti modi efficaci per documentare il processo:

• È possibile utilizzare Snagit per registrare la schermata e catturare ogni clic effettuato per ogni attività.
• In alternativa, è possibile creare una lista di controllo o un hub di risorse in Notion. In questo caso, si possono includere tutorial, script e template da seguire.

Questo non solo facilita l’inserimento dei nuovi membri del team, ma aiuta anche a scrivere una descrizione del lavoro più accurata e a trovare i candidati giusti per il ruolo.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire un hub di risorse su Notion:

È possibile etichettare ogni documento in base al tipo di compito che rappresenta.

Abbiamo incluso istruzioni passo-passo e screenshot in ogni documento per guidare i VA nell’esecuzione di un compito.

2. Scrivere un annuncio di lavoro accurato

Se volete trovare l’assistente virtuale WordPress giusto, dovrete scrivere una descrizione del lavoro convincente che attiri una persona con le qualità e le competenze di cui avete bisogno.

Questo serve da filtro per identificare il candidato giusto. Una pubblicazione efficace per un assistente virtuale dovrebbe includere:

• Ambito di lavoro: Delineare i compiti e le responsabilità di cui si occuperà il VA. È necessario cancellare la disponibilità prevista e indicare se si desidera un ruolo a tempo pieno o a tempo parziale.
• Competenze necessarie: Specificate le competenze e le qualifiche che state cercando. Inoltre, elencare gli strumenti e i software che il VA deve saper utilizzare, come ad esempio il CMS WordPress.
• Esperienza: Indicate il livello di esperienza che state cercando, se si tratta di un entry-level o di qualcuno con anni di esperienza specifici.
• Budget: Stabilite un budget e indicate la vostra preferenza per tariffe orarie o contratti a prezzo fisso.

Più dettagliati sono, meglio è. Per esempio, ecco come potrebbe apparire una pubblicazione di lavoro.

3. Sapere dove trovare i migliori assistenti virtuali

Dopo aver preparato la documentazione e scritto l’annuncio di lavoro, siete pronti per iniziare a cercare assistenti virtuali.

Isiti web per freelance sono un ottimo punto di partenza per trovare un VA dedicato, soprattutto se si hanno esigenze specifiche.

Sebbene si possa seguire la strada tradizionale dell’assunzione di assistenti virtuali attraverso le bacheche di annunci di lavoro, le piattaforme freelance offrono alcuni vantaggi, come ad esempio:

• Un sistema di recensioni per vedere come hanno lavorato con i clienti precedenti
• Pagamenti globali e fatturazione semplice
• Una funzione di chat per discutere i dettagli del progetto e condividere i file
• I pagamenti vengono effettuati tramite un servizio di deposito a garanzia, in modo da pagare solo il lavoro che viene completato.

Per iniziare, vi consigliamo queste piattaforme per freelance:

Codificabile

Codeable è un’affidabile piattaforma per freelance di WordPress che vi aiuta a trovare esperti di WordPress. È possibile trovare esperti in quasi tutte le aree di WordPress, tra cui:

• Sviluppo e personalizzazione di temi e plugin
• Sviluppo del commercio elettronico
• Sviluppo web WordPress personalizzato
• Web design
• API e integrazione
• Risoluzione dei problemi e manutenzione
• Sicurezza e prestazioni

In sostanza, se avete problemi con l’aspetto tecnico di WordPress e volete che esperti qualificati se ne occupino per voi, Codeable è un’opzione eccellente. E poiché la piattaforma accetta solo il 2% in alto dei candidati, potete essere certi di elaborare in corso d’opera con professionisti WordPress qualificati.

Upwork

Upwork è uno dei più grandi mercati per freelance, con oltre 12 milioni di freelance registrati.

A differenza di Codeable, è possibile trovare assistenti virtuali con una gamma più ampia di competenze. Questo vi permette di trovare professionisti per vari compiti oltre a WordPress.

Dal momento che ci sono più utenti sulla piattaforma, c’è una buona possibilità di trovare un assistente virtuale che rientri nel proprio budget.

Upwork mostra anche le testimonianze e i punteggi di successo dei lavori sul profilo di ogni freelance per vedere il suo curriculum. In alto, Upwork permette di sfogliare i talenti, di inviare loro messaggi diretti e persino di invitarli a candidarsi.

Sebbene si possa scegliere un sito come Fiverr, questo potrebbe essere più adatto per progetti una tantum piuttosto che per un ruolo ricorrente come quello di un VA.

Toptal

Toptal è una piattaforma per freelance nota per il suo rigoroso processo di schermata, che accetta solo il 3% dei candidati.

I freelance devono superare cinque fasi del processo di selezione, tra cui una valutazione completa dell’inglese e una valutazione del progetto.

A differenza di altre piattaforme, Toptal adotta un approccio più personalizzato. Un membro del team vi chiamerà per raccogliere i requisiti e le preferenze dei talenti. Da lì, vi presenterà il candidato giusto per il vostro lavoro, attingendo alla sua rete di talenti selezionati da esperti.

Questo processo di corrispondenza personalizzato vi garantisce di lavorare con assistenti virtuali con le competenze e l’esperienza giuste per le vostre attività su WordPress. E vi salva dal vagliare migliaia di curriculum e dal coordinare personalmente i colloqui.

Toptal dispone anche di una caratteristica dedicata alla fatturazione e al monitoraggio delle ore, chiamata TopTracker. Con questo servizio, potete facilmente tenere traccia delle ore ed effettuare pagamenti tramite PayPal, Payoneer o bonifico bancario diretto. Tuttavia, si può anche utilizzare uno strumento di rilevazione delle ore dedicato, come TimeDoctor.

4. Intervista ai candidati qualificati

Dopo aver pubblicato la vostra offerta di lavoro per qualche giorno, dovreste vedere le candidature affluire in massa. Passare al setaccio i candidati può essere un lavoro faticoso, ma è necessario se si vuole trovare la persona giusta.

Dovete restringere l’elenco dei candidati a quelli che soddisfano le vostre qualifiche. A questo punto, potete scegliere di sottoporre i candidati a un test delle competenze. In questo modo si eliminano i candidati che semplicemente non hanno le competenze necessarie per svolgere il lavoro.

Ad esempio, potete creare un sito WordPress fittizio e fargli eseguire un backup completo del sito, risolvere un problema comune o ottimizzare un post del blog per la SEO. L’elenco dei compiti che avete già stilato vi aiuterà a decidere come esaminare i vostri candidati.

Dopodiché, potrete scegliere i pochi candidati che hanno ottenuto i punteggi più alti e che sono più qualificati per il lavoro. Dovrete fare un colloquio con questi potenziali assunti tramite Google Meet o Zoom.

Ormai sapete che i candidati sono in grado di svolgere il ruolo.

Tuttavia, è necessario anche sapere se il candidato è adatto alla vostra azienda dal punto di vista culturale. Dovrete quindi valutare in che modo amano lavorare in un’impostazione di team, risolvere problemi in situazioni sconosciute o stabilire le priorità dei compiti, soprattutto quando si tratta di gestire più responsabilità.

5. Assunzione e inserimento di nuovi assistenti virtuali

In genere si assume il candidato che ha fatto la migliore impressione. Quindi, assicuriamoci che i nuovi assunti firmino un contratto di lavoro indipendente. Questo contratto definisce i termini, tra cui l’ambito di lavoro e le condizioni di pagamento.

Inoltre, illustra i diritti di proprietà intellettuale, che è importante chiarire, soprattutto quando si tratta di contenuti, design o altri elementi creativi di un sito web.

Con un software come signNow, è possibile creare accordi in formato PDF e invitare i nuovi assunti a firmare il contratto.

Ma prima che il vostro nuovo VA inizi a lavorare, dovreste anche predisporre un processo di onboarding.

È sufficiente utilizzare uno strumento di gestione dei progetti per creare una serie di attività di onboarding da completare in ordine al VA.

Potete usare Asana per assegnare una lista di controllo di compiti per aiutare l’inserimento dei vostri nuovi assistenti virtuali. Ogni nuovo membro del team dovrà affrontare una serie di azioni per familiarizzare con la vostra azienda e con il vostro modo di operare. Nella lista di controllo dovrebbero essere indicati elementi quali:

• La missione e i valori fondamentali della vostra azienda
• Accesso all’accesso al sito WordPress e ad altri strumenti
• Documentazione e formazione sulle modalità di esecuzione dei compiti
• Accesso agli strumenti di comunicazione del team per la collaborazione. Ad esempio, l’uso di Slack è un ottimo modo per chattare con i VA 1 on 1, oppure si può creare un canale dedicato per fare annunci a tutto il team.

È possibile aggiungere semplicemente dei link all’hub di risorse creato in precedenza con Notion o un software simile.

Quando si aggiungono permessi e ruoli a WordPress e ad altri software, è fondamentale utilizzare un gestore di password come 1Password.

Questo software genera e memorizza password forti e uniche per ogni account, impedendo così a chiunque di introdursi nel vostro sito WordPress.

Alternativa: Utilizzare i servizi di manutenzione WP

Potreste decidere di non essere pronti ad assumere un VA, perché non avete abbastanza compiti da delegare o perché non ha senso dal punto di vista economico.

In questo caso, potreste invece scegliere i servizi di manutenzione di WordPress. Questi possono aiutarvi a semplificare e automatizzare tutte le attività che dovete svolgere per mantenere il vostro sito sano e aggiornato, tra cui:

• Trovare e correggere i link non funzionanti
• Aggiornamento di temi e plugin
• Backup del sito WordPress
• Eliminazione dei commenti di spam
• Aggiornare automaticamente il nucleo di WordPress all’ultima versione.

WordPress.org consiglia di eseguire queste operazioni di pulizia ogni tre-sei mesi circa.

Sebbene si possa assumere un VA per svolgere questi compiti, è molto più conveniente pagare un fornitore di servizi che svolga il lavoro per voi.

Consigliamo di scegliere i Servizi Pro di WPBeginner.

Il nostro team di esperti offre il miglior servizio di manutenzione WordPress sul mercato. Gestiamo servizi di backup, aggiornamenti del core, aggiornamenti di temi e plugin, ottimizzazione delle risorse, rimozione di malware, monitoraggio dell’uptime e molto altro ancora.

Il nostro pacchetto Sleep Better, a partire da 69 dollari al mese, fornisce tutti i servizi essenziali di cui avete bisogno per prendervi cura del vostro sito.

Se aggiornate il vostro piano, potete anche ottenere ore di sviluppo on-demand da utilizzare quando necessario. In questo modo sarete a una sola chiamata di distanza dal correggere qualsiasi problema.

Per saperne di più, potete consultare la pagina Manutenzione e assistenza di WPBeginner.

Un’altra alternativa è quella di utilizzare una società di hosting WordPress gestito, che può gestire la maggior parte dei servizi di manutenzione. I fornitori di hosting gestito si occupano di tutte le attività di gestione del server, come la configurazione del server, la sicurezza e la manutenzione.

Domande frequenti

I nostri lettori ci chiedono spesso come assumere assistenti virtuali WordPress. Ecco le risposte alle domande più comuni:

Quanto costa un assistente virtuale?

I prezzi degli assistenti virtuali variano, ma in genere si aggirano tra i 5 e i 50 dollari l’ora, con i VA specializzati e con sede negli Stati Uniti che costano di più rispetto a quelli che si occupano di amministrazione e a quelli che si trovano all’estero.

Sebbene molti si facciano pagare a ore, alcuni possono fissare un prezzo mensile da 500 a 4.000 dollari per un determinato numero di ore.

Quando è opportuno assumere un assistente virtuale?

Come imprenditori, è difficile capire quando è il momento di assumere un assistente virtuale. Ma ecco alcuni segnali che indicano che è il momento di iniziare a delegare:

• State dedicando troppo tempo a compiti di scarso valore. È meglio impiegare il vostro tempo per aggiungere valore alla vostra azienda in un modo che solo voi potete fare.
• State perdendo clienti perché non riuscite a rispondere alle e-mail di assistenza. Un’esperienza negativa per i clienti porta a una cattiva reputazione, che può influire sulla crescita della vostra azienda.
• Non siete bravi con WordPress. Un VA con competenze tecniche può occuparsi della correzione degli errori di WordPress ed eseguire backup, assicurando che il vostro sito rimanga sicuro e aggiornato.
• Avete difficoltà a gestire i contenuti del vostro sito WordPress. Un assistente virtuale WordPress può aiutarvi a scrivere i post del blog, a creare la grafica e a programmare gli aggiornamenti dei contenuti.

L’outsourcing può sembrare innaturale per gli imprenditori che amano avere il controllo. Ma parte della crescita di un’azienda consiste nel riporre fiducia negli altri, in modo che l’azienda possa funzionare senza la vostra completa attenzione.

Detto questo, se avete bisogno solo di aiuto per la manutenzione del vostro sito WordPress, i servizi di manutenzione WordPress sono la soluzione più affidabile e conveniente.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a capire come assumere assistenti virtuali per il vostro sito WordPress. Inoltre, potreste voler selezionare la nostra guida su come richiedere correttamente l’assistenza per WordPress e ottenerla, oppure le nostre verifiche sui migliori servizi di contabilità per il vostro business online.

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