I 10 migliori strumenti di posta in arrivo condivisa per gestire le e-mail del team (scelta dell’esperto)

In WPBeginner gestiamo molte email di clienti e team su diversi progetti e siti web. Abbiamo provato molti strumenti di condivisione della posta in arrivo per trovare i migliori per noi e per le piccole imprese in generale.

Tenere traccia delle comunicazioni del team può essere un vero grattacapo. Con tanti strumenti per la posta in arrivo condivisa, la scelta di quello giusto può sembrare opprimente.

Ecco perché ci siamo presi il tempo di testare tutti i più popolari strumenti per la casella di posta condivisa, prestando attenzione a fattori come i prezzi, la facilità d’uso e le caratteristiche principali.

In questo articolo vi mostreremo i migliori strumenti per la casella di posta condivisa per gestire facilmente le email del team e dei clienti.

I migliori strumenti per la posta in arrivo condivisa: Le nostre scelte in alto

Come abbiamo testato e recensito il software per la posta in arrivo condivisa

Vi sentite sopraffatti da una montagna di email del team? Un software per la casella di posta condivisa può essere la soluzione. È come un luogo centrale in cui il team può lavorare insieme per gestire in modo efficiente tutte le email in arrivo.

Per trovare le migliori soluzioni di casella di posta condivise per voi, ci siamo concentrati su ciò che conta di più per i proprietari di aziende. Abbiamo guardato oltre gli extra di lusso e ci siamo concentrati sulle caratteristiche principali di cui avete bisogno.

Ad esempio, l’automazione è un fattore che cambia le carte in tavola. L’esperto di AI Rohit Gupta, CEO di Auditoria.AI, spiega:

Con i flussi di lavoro automatizzati, le email vengono indirizzate ai membri del team o ai reparti appropriati, in base a regole e criteri predefiniti. Questa innovazione snellisce il processo e riduce le possibilità che i messaggi vadano persi o trascurati nelle caselle di posta condivise.

Rohit Gupta, CEO di Auditoria.AI

Alcuni di questi strumenti li usiamo noi stessi per diversi progetti, quindi sappiamo che funzionano bene. Altri sono opzioni facoltative che abbiamo testato a fondo per assicurarci che funzionino. Non raccomanderemmo mai uno strumento che non useremmo noi stessi.

Infine, abbiamo esaminato le recensioni e le testimonianze degli utenti per capire quanto siano efficaci, affidabili e facili da usare queste soluzioni per la casella di posta condivisa in scenari reali.

1. Aiutare gli esploratori

Per le piccole imprese che desiderano utilizzare una casella di posta elettronica collaborativa, Help Scout si distingue come il miglior software di casella di posta condivisa. È facile da configurare, semplice da usare e offre un ottimo rapporto qualità-prezzo.

Lavorare insieme sulle e-mail è semplice con Help Scout. È possibile assegnare le conversazioni a membri specifici del team, lasciare note private che il team può vedere e persino verificare se qualcun altro sta già lavorando sul ticket per evitare duplicazioni.

Uno dei punti di forza di Help Scout è la possibilità di organizzare le conversazioni in cartelle e gruppi. Abbiamo utilizzato questa funzione per creare caselle di posta separate per le diverse funzioni dei nostri progetti, come il marketing e l’assistenza clienti.

Help Scout permette anche di coinvolgere utenti di altri reparti, come quello della fatturazione o delle vendite, come “utenti chiari”. È possibile aggiungerli alle conversazioni in modo che siano a conoscenza di problemi rilevanti e che i clienti possano ricevere aiuto dalle persone giuste.

Se disponete di una documentazione, potete facilmente consultarla direttamente nella vostra casella di posta per inviare contenuti utili ai vostri clienti. In questo modo, non dovrete cambiare scheda.

Pro di Help Scout:

• Flusso di lavoro migliorato: Utilizzate la caratteristica Snooze per mettere temporaneamente a lato le conversazioni e riportarle in alto nella posta in arrivo a una data e a un’ora prestabilite.
• Rilevamento delle collisioni: Impedisce ai compagni di squadra di rispondere contemporaneamente alla stessa email.
• Note interne: Consentite ai membri del team di discutere privatamente le interazioni con i clienti all’interno delle email.
• Contesto del cliente: Visualizzate tutte le interazioni e le informazioni passate dei vostri clienti in una pratica barra laterale. Potete anche aggiornare queste informazioni, se necessario.
• Report e analisi approfonditi: Fornisce preziose informazioni sulle prestazioni del team, compresi i tempi di risposta alle prime email e i tempi medi di risoluzione.
• Comunicazione multicanale: Help Scout va oltre l’e-mail, offrendo integrazioni per la chat dal vivo, i social media e la comunicazione via SMS (attraverso integrazioni di terze parti).

Contro di Help Scout:

• Funzionalità AI limitate: Le funzionalità AI avanzate sono disponibili solo nei piani di livello superiore.
• Problemi di scalabilità: In base alla nostra esperienza, le grandi aziende potrebbero riscontrare alcuni bug e limiti con Help Scout.

Prezzi: I prezzi di Help Scout partono da 0 dollari al mese per utenti illimitati (con un limite di 50 contatti) e arrivano a 75 dollari al mese per 100 contatti. È disponibile un periodo di prova gratuito senza carta di credito necessaria, in modo da poterlo provare prima di impegnarsi. I piani più alti offrono più contatti, account aggiuntivi per la casella di posta condivisa, conformità HIPAA e un account manager dedicato.

Perché abbiamo scelto Help Scout: l’economicità, la facilità d’uso e le potenti funzioni di collaborazione di Help Scout lo rendono perfetto per le piccole imprese che vogliono migliorare la comunicazione con i clienti, snellire i flussi di lavoro dei team e, in definitiva, aumentare la soddisfazione dei clienti.

2. Posta in arrivo eroica

Gestite un sito web WordPress? Allora Heroic Inbox è la migliore soluzione di casella di posta condivisa per voi. Questo plugin per l’help desk collega senza problemi il vostro sito WordPress con il vostro account email. In questo modo, potrete gestire la casella di posta elettronica dell’assistenza clienti direttamente dall’area di amministrazione di WordPress.

Si integra perfettamente con i client di posta elettronica più diffusi, come Google Workspace e Outlook.

Certo, l’impostazione di Heroic Inbox potrebbe non essere facile come quella di altre opzioni. Tuttavia, non sono molti i plugin che offrono questo livello di integrazione con WordPress, il che lo rende una scelta conveniente per i proprietari di siti web che preferiscono una piattaforma centralizzata.

Per sapere come impostare Gmail con Heroic Inbox, potete leggere il nostro articolo su come impostare una casella di posta Gmail condivisa in WordPress.

Un altro vantaggio è l’integrazione con WooCommerce. Quando si interagisce con i clienti, è possibile visualizzare i loro acquisti passati all’interno dell’interfaccia di Heroic Inbox. Questo fornisce un contesto prezioso per correggere le richieste e offrire un’assistenza personalizzata.

Inoltre, Heroic Inbox è pronto per la traduzione, il che lo rende un’opzione ideale per le aziende che si rivolgono a clienti internazionali.

Pro di Heroic Inbox:

• Ticket e utenti illimitati: Gestite un numero illimitato di richieste dei clienti e di membri del team di assistenza.
• Cronologia dei biglietti: Esaminare la cronologia dei messaggi passati di ogni cliente per capire le sue esigenze e tenere traccia dei problemi ricorrenti. Questo può essere utile anche per le comunicazioni di follow-up.
• Tag per l’organizzazione delle email: Create tag personalizzati per classificare e organizzare i vostri ticket di assistenza per una gestione efficiente.
• Bozza di risposta: Migliorate il lavoro di squadra creando bozze di risposta da rivedere e approvare prima di inviarle ai clienti.
• Allegati ai file: Consentite ai clienti di allegare file ai loro ticket di assistenza per cancellare la comunicazione e scaricare gli allegati direttamente all’interno di WordPress.

Contro di Heroic Inbox:

• Caratteristiche limitate nel piano base: Il piano base di Heroic Inbox manca di caratteristiche che si trovano comunemente nei piani di ingresso di altre soluzioni (come il rilevamento delle collisioni, le discussioni interne e i template email salvati).

Prezzi: Heroic Inbox parte da 199,50 dollari all’anno e arriva fino a 499,50 dollari all’anno. A differenza di alcuni concorrenti, offre una tariffa fissa senza prezzi per utente, il che può essere conveniente. I piani più alti prevedono opzioni di supporto premium.

Per ottenere il miglior valore, suggeriamo di acquistare l’Heroic Bundle, che include Heroic Inbox e Heroic KB, un potente plugin per la documentazione. Il prezzo varia da 299,50 dollari all’anno a 849,50 dollari all’anno.

Perché abbiamo scelto Heroic Inbox: La perfetta integrazione del plugin con WordPress, i biglietti e gli utenti illimitati e la compatibilità con WooCommerce lo rendono un’opzione interessante per le aziende gestite con WordPress.

Se volete saperne di più, potete selezionare la nostra recensione di HeroThemes.

3. HubSpot

Gestite le interazioni con i clienti in diverse fasi, dall’attrazione dei clienti potenziali alla cura di quelli esistenti e all’assistenza continua? Se è così, HubSpot potrebbe essere la soluzione di casella di posta elettronica condivisa perfetta per voi.

HubSpot è un noto strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). La caratteristica delle email del team è disponibile nelle piattaforme Marketing, Vendite e Service Hub.

Oltre a una casella di posta condivisa, avrete a disposizione caratteristiche come il monitoraggio delle risposte alle email, report sulle prestazioni delle email e visualizzazioni della casella di posta personalizzabili. Questi strumenti consentono di ottenere informazioni preziose sulla comunicazione via email e di ottimizzare il flusso di lavoro del team.

Una cosa che ci ha colpito è il numero generoso di template di email e di snippet in scatola di HubSpot, che possono arrivare fino a 5.000 ciascuno. Questo permette di salvare tempo riutilizzando contenuti pre-scritti per messaggi comuni.

I vantaggi di HubSpot:

• Potente CRM: Gestite l’assistenza clienti, le attività di vendita e le campagne di marketing in un’unica piattaforma.
• Template scalabile per le email: Create fino a 5.000 snippet in scatola e template email per una comunicazione efficiente.
• Approfondimenti sulle prestazioni delle email: Ottenete dati preziosi sullo stato di salute delle email per identificare le aree di miglioramento.
• Flussi di lavoro automatizzati: Oltre all’instradamento automatico delle conversazioni, è possibile impostare trigger per le risposte automatiche alle email per il marketing o le vendite.
• Automazione della casella di posta connessa: Se collegata a HubSpot, la piattaforma utilizzerà l’intelligenza artificiale per acquisire automaticamente i contatti, gestirli e suggerire azioni in base al contenuto delle email.

Contro di HubSpot:

• Gestione limitata degli SLA: Come per altre soluzioni, la gestione degli SLA (Service Level Agreement) è disponibile solo nei piani di livello superiore. Tuttavia, con HubSpot, è necessario passare dal piano da 15 dollari per utente al mese a quello, molto più costoso, da 1.080 dollari al mese.

Prezzi: HubSpot offre un piano gratuito con caratteristiche limitate. I piani a pagamento della piattaforma clienti vanno da 15 dollari per utente al mese a 4.000 dollari al mese. Questi piani includono l’accesso agli hub Marketing, Vendite, Assistenza, Contenuti, Operazioni e Commercio.

Sebbene sia tecnicamente possibile creare un piano personalizzato che includa solo gli Hub Marketing, Vendite e Assistenza per le funzionalità di team inbox, abbiamo riscontrato che il prezzo è più alto rispetto ai piani incorporati.

Perché abbiamo scelto HubSpot: i suoi strumenti CRM, le ampie funzionalità email, le capacità di automazione e le caratteristiche basate sull’intelligenza artificiale ne fanno un forte concorrente per le aziende che vogliono gestire tutte le interazioni con i clienti in un’unica piattaforma centralizzata.

Per saperne di più, consultate la nostra recensione completa di HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk è una piattaforma di assistenza clienti con un potente sistema per gestire tutte le email di assistenza in un unico posto.

Ecco come funziona: ogni email di un cliente diventa un ticket. È quindi possibile contrassegnare facilmente questi ticket come importanti o meno urgenti, aggiungere tag per tenere le cose in ordine e assegnarli a specifici membri del team o follower che dovrebbero essere in loop sulla conversazione.

Per salvare il tempo di risposta alle domande più comuni, HelpDesk consente di creare template di email personalizzabili. C’è anche un builder visuale che rende la creazione di queste risposte in scatola un gioco da ragazzi.

Se volete adattare HelpDesk alle vostre esigenze aziendali, potete aggiungere campi personalizzati ai vostri ticket. Ad esempio, si può creare un campo per il “Numero d’ordine”, in modo che il team possa trovare facilmente i dettagli dell’acquisto del cliente senza dover cercare nelle email.

Pro di HelpDesk:

• Perfetto per i team di assistenza clienti: Caratteristiche come la marcatura delle priorità, il tag delle conversazioni con i clienti, l’assegnazione di compagni di squadra e l’aggiunta di follower ai ticket semplificano il lavoro del team.
• Caratteristiche del lavoro di squadra: Aggiungete note o menzioni private per coinvolgere altri membri del team che potrebbero essere in grado di aiutarvi, assicurando che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno.
• Automazione per le attività ripetitive: Impostazione dell’instradamento automatico delle assegnazioni e dei flussi di lavoro per velocizzare la gestione dei ticket.
• Analisi delle prestazioni: Ottenete report in tempo reale che vi mostrano metriche come le ore del giorno in cui ricevete il maggior numero di email, il tempo necessario per risolvere i problemi e la velocità con cui il vostro team risponde ai clienti.
• Indirizzi email di risposta del team: Create pseudonimi di email aziendali dall’aspetto professionale per i messaggi in uscita, come sales@business.com o marketing@business.com.

Contro di HelpDesk:

• Prezzi unici per tutti: HelpDesk ha un solo piano standard. Se avete bisogno di più utenti di quelli inclusi, dovrete richiedere un preventivo personalizzato, che può essere costoso per le piccole imprese.

Prezzi: HelpDesk parte da 29 dollari per utente al mese. È gestito dalla stessa azienda di LiveChat e ChatBot, quindi è possibile aggiungere chat dal vivo e chatbot per espandere la comunicazione oltre le email.

Perché abbiamo scelto HelpDesk: Abbiamo scelto HelpDesk per il suo sistema di ticketing di facile utilizzo e per le caratteristiche progettate appositamente per i team del servizio clienti. Grazie alla sua attenzione al lavoro di squadra, all’automazione e agli utili report, HelpDesk può aiutarvi a migliorare l’esperienza dei clienti.

5. Gmelius

Gmelius è una soluzione di casella di posta condivisa specifica per Gmail. Durante la configurazione, è possibile scegliere il proprio focus: “Inbox Focus” per ottimizzare le email in entrata con l’automazione o “Outreach Focus” per incrementare le attività di email in uscita.

È possibile collegare Gmelius all’account Gmail esistente, convertire un’email di un gruppo Google in una casella di posta collaborativa o persino collegare un alias email. L’interfaccia stessa assomiglia molto a Gmail, il che la rende perfetta per chi ha familiarità con la piattaforma email di Google.

La vera potenza di Gmelius risiede nelle sue opzioni di personalizzazione. È possibile creare visualizzazioni personalizzate in base ai membri del team assegnati, ai tag email o ad altri criteri.

Inoltre, le regole di automazione e i template aiutano a ottimizzare il flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile impostare risposte automatiche, assegnare le email in base al contenuto o persino ricevere notifiche in caso di violazione degli SLA per ottimizzare la gestione delle email del team.

Pro di Gmelius:

• Interfaccia familiare: Gmelius si presenta come un’estensione di Gmail, rendendo facile l’apprendimento e l’utilizzo per gli utenti Gmail esistenti.
• Potenti caratteristiche della posta in arrivo: Automatizzate varie attività della casella di posta, come l’assegnazione delle email, lo spostamento delle email in base allo stato, il tag in base a parole chiave, l’impostazione di risposte automatiche e la ricezione di attenzioni per la violazione degli SLA.
• Libreria completa di template: Accedete a una vasta libreria di template email precostituiti e suddivisi per reparto (come ad esempio il servizio clienti e la contabilità) per salvare tempo e creare messaggi coerenti.
• Integrazione con Google Meet e Zoom: Può essere utile per situazioni come la programmazione di videochiamate di follow-up direttamente dai thread di email con clienti o membri del team.

Contro di Gmelius:

• Integrazioni limitate: Rispetto ad altre opzioni presenti su questo elenco, Gmelius offre una gamma minore di integrazioni di terze parti.

Prezzi: Gmelius parte da 10 dollari per utente al mese e arriva a 36 dollari per utente al mese. È disponibile un periodo di prova gratuito di 7 giorni. L’aggiornamento a un piano superiore sblocca vantaggi come una finestra di report di 12 mesi, attività e contatti illimitati e l’impostazione degli orari di lavoro.

Perché abbiamo scelto Gmelius: L’interfaccia familiare simile a Gmail rende Gmelius facile da usare. Inoltre, le ampie capacità di automazione e gli strumenti di collaborazione possono aiutare a gestire ulteriormente il carico di lavoro.

6. Freshdesk

Proprio come HelpDesk, Freshdesk trasforma i messaggi provenienti da email, chat di siti web e altro ancora in ticket che il team può gestire.

Non appena arriva un nuovo ticket, il Ticket Dispatch di Freshdesk è in grado di inviarlo automaticamente al membro del team più appropriato in base alle vostre regole. In questo modo i clienti ricevono rapidamente l’aiuto della persona giusta.

Se si ottiene un piano di livello superiore, è possibile utilizzare l’assistente AI Freddy per assistere ulteriormente il team. Può sintetizzare i messaggi dei clienti, suggerire come riformulare le cose per migliorare il suono e persino aiutare ad analizzare le tendenze nelle conversazioni.

Pro di Freshdesk:

• Bacheca delle statistiche di facile utilizzo: Visualizza a colpo d’occhio tutte le conversazioni in corso, comprese quelle in attesa di risposta da parte dei clienti, quelle in attesa per il team e quelle già corrette.
• Posta in arrivo organizzata: Create campi personalizzati, stati e visualizzazioni per mantenere i biglietti in ordine e facili da trovare per il vostro team.
• Escalation automatica: Impostare regole per aumentare automaticamente la priorità di un ticket. Ad esempio, se un cliente non ha risposto a un problema di pagamento, è possibile assegnare il ticket a un’altra persona più capace di gestire la situazione.
• Pass giornalieri: Freshdesk consente di aggiungere rapidamente nuovi agenti temporanei con accesso completo, ma solo per quel giorno, perfetto per occasioni come gli eventi di vendita.

Contro di Freshdesk:

• Problemi di prestazioni: In base alla nostra esperienza e alle recensioni degli utenti, Freshdesk può essere occasionalmente un po’ lento.

Prezzi: Freshdesk offre un piano gratuito per un massimo di 2 agenti. I piani a pagamento partono da 15 dollari per utente al mese e arrivano a 79 dollari per utente al mese. L’upgrade consente di accedere a un marketplace di oltre 1000 app, a più opzioni di report e a più caratteristiche di automazione.

Perché abbiamo scelto Freshdesk: Freshdesk consente al team di collaborare e correggere rapidamente le richieste dei clienti in modo semplice. Il piano gratuito e i livelli a pagamento convenienti lo rendono un’opzione ideale per le aziende di tutte le dimensioni, anche se non è la soluzione più veloce.

7. Missiva

Quando abbiamo provato Missive, la nostra prima impressione è stata che l’interfaccia fosse minimalista. Oltre all’area principale in cui si leggono e si risponde alle email, c’è una barra laterale che visualizza le cartelle della posta in arrivo, con l’opzione di crearne di nuove per una gestione organizzata delle email.

Questo strumento per la casella di posta condivisa offre anche regole personalizzate per le email in entrata e in uscita. Per le email in arrivo, è possibile definire regole in base al mittente, al destinatario o all’argomento. Queste regole possono triggerare azioni come l’aggiunta di note, lo snoozing delle notifiche, l’unione delle conversazioni e altro ancora.

Le regole per le email in uscita consentono di impostare promemoria di follower, con l’impostazione automatica delle email in caso di mancata risposta entro un determinato periodo di tempo.

Inoltre, Missive ha una caratteristica di chat di squadra che permette a voi e al vostro team di fare un brainstorming di idee prima di rispondere alle email.

Pro di Missive:

• Flussi di lavoro automatizzati: Creare regole potenti per le email in entrata e in uscita, semplificando le comunicazioni e i follow-up.
• Chat del team: Costruite la collaborazione del team con la funzionalità di chat integrata.
• Supporto per le ore lavorative in tutti i piani: Gestione delle notifiche in base a orari di lavoro predefiniti. In molti altri concorrenti, questa caratteristica è spesso disponibile solo nei piani di livello superiore.
• Responsive in scatola: Salvate il tempo e assicurate una comunicazione coerente creando messaggi pre-scritti da utilizzare sia a livello individuale che di team.

Contro di Missive:

• Può essere troppo semplice per alcuni: Pur essendo pulita, la combinazione di colori grigi dell’interfaccia può rendere difficile distinguere visivamente gli elementi.
• Piano Starter limitato: Pur essendo conveniente a 14 dollari/utente al mese rispetto a Help Scout, il piano Starter vi limita a un massimo di 5 utenti.

Perché abbiamo scelto Missive: Nel complesso, Missive è ideale per i team che cercano un modo semplice ma efficace per gestire le email. Offre anche caratteristiche che spesso sono disponibili solo nei piani di livello superiore, come il supporto nelle ore lavorative e la chat di team integrata.

8. Hiver

Hiver è uno strumento che aggiunge le caratteristiche della casella di posta condivisa direttamente al vostro account Gmail. È sufficiente installare l’estensione Hiver per Chrome, che funzionerà all’interno del vostro account Gmail. Potrete così vedere nuove caratteristiche come gli elenchi di compiti assegnati, i dettagli di contatto con i clienti e utili analisi.

Hiver aiuta il team a rimanere organizzato. Per monitorare facilmente i progressi, è possibile contrassegnare le email come aperte, in attesa o chiuse. È inoltre possibile assegnare le email a specifici membri del team, aggiungere etichette per un migliore ordinamento e utilizzare il registro delle attività per visualizzare l’intera cronologia delle email.

Ci sono anche alcuni strumenti unici per la collaborazione con il team. Ad esempio, è possibile condividere le email in modo sicuro con permalink speciali. Oppure, impostare flussi di lavoro di approvazione per quando i clienti fanno richieste speciali che necessitano dell’approvazione di qualcun altro prima di poter procedere.

Pro di Hiver:

• Elaborazione in corso all’interno di Gmail: Gestite la vostra casella di posta condivisa direttamente all’interno della vostra casella di posta elettronica Gmail, mantenendo le cose familiari e organizzate.
• Assistenza omnichannel: Hiver offre caratteristiche che vanno oltre l’email di base, tra cui chatbot, una documentazione e persino una chat dal vivo.
• Bilanciamento del carico: Impedire ai membri del team di essere sovraccaricati di lavoro con l’impostazione di limiti di assegnazione.
• Caratteristiche uniche dell’intelligenza artificiale: Hiver è in grado di suggerire template da utilizzare in base alle email dei clienti o di rilevare i messaggi di ringraziamento per chiudere automaticamente le conversazioni.

Contro di Hiver:

• Meno integrazioni: Hiver non si collega ad altri strumenti come alcuni concorrenti.

Prezzi: Hiver offre un periodo di prova gratuito di 7 giorni e un piano gratuito limitato. I piani a pagamento partono da 19 dollari al mese per 10 utenti e 2 caselle di posta e arrivano a 49 dollari al mese per utente. Con l’upgrade si ottengono ulteriori caselle di posta condivise.

Perché abbiamo scelto Hiver: Simile a Gmelius, Hiver è stato progettato per migliorare Gmail. Tuttavia, a differenza di Gmelius, che imita l’interfaccia di Gmail, Hiver si integra direttamente in Gmail ed è più conveniente. Ciò consente di gestire le email senza lasciare l’ambiente Gmail.

9. Gruppi Google

Avete un budget limitato e avete bisogno di un modo rapido per impostare una casella di posta Gmail condivisa? Potreste provare Google Groups. Questo servizio gratuito di Google Workspace vi permette di creare un indirizzo email centrale che tutto il team può utilizzare.

È importante notare che solo gli utenti con privilegi di amministratore di Google Workspace possono creare gruppi. Se non si è sicuri delle autorizzazioni del proprio account, è sufficiente verificare con il proprio team di amministrazione.

Una volta creato il gruppo, il proprietario o il manager può attivare le caratteristiche della Posta in arrivo collaborativa. In questo modo i membri del team possono gestire le conversazioni assegnando le email a specifici membri del team, contrassegnando le conversazioni come corrette e utilizzando etichette per una migliore organizzazione.

I vantaggi di Google Groups:

• Gratuito e facile da usare: La configurazione è semplice e non comporta alcun costo.
• Caratteristiche di collaborazione: È possibile assegnare email, correggere conversazioni e utilizzare tag per organizzare i messaggi.
• Ruoli e autorizzazioni: Definite ruoli e autorizzazioni di accesso chiari per proteggere la casella di posta condivisa. Potete decidere chi può visualizzare le conversazioni, parteciparvi, approvare i messaggi e così via.

Contro di Google Groups:

• Funzionalità limitata: Sebbene Google Groups offra caratteristiche di collaborazione, non sono allo stesso livello di altre piattaforme di casella di posta condivisa.

Prezzi: La creazione e l’utilizzo di Google Groups sono completamente gratuiti per tutti gli utenti di Google Workspace, a condizione che si disponga delle autorizzazioni necessarie per creare i gruppi. I piani Workspace vanno da 6 dollari al mese per utente a 18 dollari al mese, con livelli più alti che offrono maggiore spazio di archiviazione per utente.

Perché abbiamo scelto Google Groups: Google Groups è un’ottima scelta iniziale per i team che cercano una soluzione gratuita e semplice per creare una casella di posta Gmail condivisa. Tuttavia, non lo raccomandiamo per un uso a termine, poiché non è scalabile come altre opzioni presenti nell’elenco.

10. Casella postale condivisa di Outlook

Voi e il vostro team utilizzate già Microsoft 365 e Outlook per rimanere connessi? Il vostro team è piccolo e cerca un modo semplice per lavorare insieme sulle email? Allora provate la caratteristica della casella di posta condivisa di Outlook.

L’impostazione di una casella di posta condivisa è facile se si è l’amministratore del proprio account Microsoft 365. Tutto ciò che dovete fare è creare un nuovo indirizzo email specifico per il vostro team e aggiungere i membri. Se non siete l’amministratore, potete chiedere loro di crearne una per voi.

Una volta attivata, la casella di posta condivisa viene visualizzata come una nuova cartella in Outlook. Il team può ricevere le e-mail a questo indirizzo condiviso e tutti i messaggi inviati da questo indirizzo email appariranno come provenienti dal team e non da una singola persona.

Vantaggi della casella di posta condivisa di Outlook:

• Configurazione semplice: Le caselle di posta condivise sono facili da impostare e da utilizzare, poiché si integrano perfettamente nel vostro Outlook.
• Calendari del team: Il calendario collegato alla casella di posta condivisa appare automaticamente nell’elenco dei calendari di tutti, in modo che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda riunioni e scadenze.
• Regole per la posta in arrivo: Come per la propria casella di posta, è possibile impostare regole per ordinare e gestire automaticamente le email che arrivano nella casella di posta condivisa.

Contro di Outlook Shared Mailbox:

• Non per i grandi team: Le caselle di posta condivise funzionano meglio per i team più piccoli. Se il vostro team è più grande o ha bisogno di maggiori caratteristiche di collaborazione, potreste aver bisogno di uno strumento diverso.

Prezzi: La caratteristica della casella di posta condivisa viene fornita con tutti i piani Microsoft 365 Business, che partono da 6 dollari per utente al mese e arrivano a 22 dollari per utente al mese. Microsoft 365 offre anche un periodo di prova gratuito di un mese.

Perché abbiamo scelto Outlook Shared Mailbox: Per i piccoli team che utilizzano già Microsoft 365, Shared Mailbox può essere un’ottima opzione. Tuttavia, se il vostro team ha bisogno di caratteristiche più avanzate, potreste voler esplorare altre alternative.

Qual è il miglior strumento di casella di posta condivisa per le email del team?

Per le piccole imprese, Help Scout è il miglior strumento di casella di posta condivisa per gestire le e-mail del team. È facile da usare, conveniente e ricco di funzioni che aiutano il team a lavorare insieme in modo efficace. Questo significa clienti più felici e un flusso di lavoro più fluido per il vostro team.

Se la vostra azienda opera su WordPress e avete a che fare con molte richieste di informazioni da parte dei clienti, allora Heroic Inbox è un forte concorrente. Si collega direttamente alla vostra Bacheca di WordPress, in modo da poter gestire i ticket di assistenza senza mai lasciare il vostro ambiente familiare.

Infine, per le aziende che desiderano gestire tutte le interazioni con i clienti in un unico luogo, non c’è altro da fare che scegliere HubSpot. Questa piattaforma va oltre le semplici caselle di posta condivise, grazie al suo potente sistema CRM.

Caselle di posta elettronica condivise: Domande frequenti

Ora che abbiamo visto i migliori strumenti per la casella di posta condivisa presenti sul mercato, rispondiamo ad alcune domande frequenti.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Ci sono alcune opzioni. Google Groups offre una soluzione gratuita, ma con funzioni limitate. Per un’esperienza migliore, prendete in considerazione Help Scout o Heroic Inbox. Entrambi gli strumenti offrono funzioni come l’assegnazione delle e-mail ai membri del team, l’impostazione delle autorizzazioni e l’automazione delle attività in un’interfaccia facile da usare.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot e Help Desk sono ottimi strumenti di casella di posta condivisa per le piccole imprese. Queste piattaforme offrono funzioni come l’instradamento automatico delle e-mail, le note interne, l’etichettatura delle e-mail e le risposte in scatola per rendere la comunicazione molto più semplice.

La scelta della soluzione migliore dipende dalle esigenze specifiche e dal budget a disposizione.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

Help Scout offre un processo di configurazione di Gmail piuttosto semplice. Dopo aver collegato il vostro account, Help Scout importa senza problemi le email esistenti.

Per gli utenti che desiderano migliorare il proprio Gmail, Hiver è un’ottima opzione. Aggiunge caratteristiche direttamente all’interno di Gmail, come l’assegnazione di compiti e la cronologia delle attività.

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Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a scoprire i migliori strumenti di casella di posta condivisa per la gestione delle email del team. Potreste anche voler dare un’occhiata alla nostra lista dei migliori servizi di email marketing e ai nostri approfondimenti su cosa rende una landing page ad alta conversione.

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