Come utilizzare WordPress per la gestione dei documenti o dei file

Una sfida comune per gli utenti di WordPress è la gestione dei documenti o dei file.

Tenere traccia delle revisioni, del controllo degli accessi e della semplice localizzazione dei file necessari può diventare rapidamente un incubo che richiede tempo se si gestisce un team. Ma noi di WPBeginner abbiamo la soluzione.

In questo articolo vi mostreremo come utilizzare WordPress come sistema di gestione dei documenti o dei file. In questo modo, avrete un sistema ottimizzato per archiviare, organizzare e collaborare su tutti i documenti essenziali del vostro sito web.

Perché usare WordPress per gestire documenti e file?

Se fate parte del team dei contenuti, potreste utilizzare più piattaforme per comunicare e lavorare sui vostri compiti.

Ad esempio, potreste condividere le bozze utilizzando una piattaforma come Google Drive, seguire il progetto con Asana e comunicare con i membri del vostro team utilizzando Slack. Poi, dovrete pubblicare la bozza finale insieme alle immagini su WordPress.

Il problema è che è facile perdere di vista un documento quando si utilizzano tanti strumenti diversi.

Se questi file e documenti saranno utilizzati per il vostro sito WordPress, vi consigliamo di tenere tutto in un unico posto nella vostra dashboard di WordPress. In questo modo, potrete gestire, aggiornare e pubblicare i contenuti in modo efficiente, senza la confusione di dover navigare tra diversi strumenti.

Per impostazione predefinita, WordPress dispone di una libreria multimediale integrata che si può utilizzare per archiviare vari tipi di file. Il problema è che è possibile memorizzare e organizzare solo i file e non molto di più.

Per questo motivo, vi mostreremo come utilizzare WordPress per gestire facilmente i vostri documenti e file. Potete utilizzare questi collegamenti rapidi per navigare attraverso i passaggi:

Passo 1: Installare i plugin WP Document Revisions e Members

Il modo più semplice per impostare un sistema di gestione dei documenti in WordPress è utilizzare WP Document Revisions. Questo plugin consente di lavorare sui file con altre persone, di archiviare i documenti online e di visualizzare la cronologia completa delle revisioni di ogni documento.

Un altro plugin da installare è Members. Questo plugin consente di creare e personalizzare i permessi per i ruoli degli utenti di WordPress, il che sarà utile per gestire gli accessi ai documenti.

Per questa guida, la versione gratuita di Members è sufficiente. Tuttavia, è possibile effettuare l’aggiornamento alla versione premium di MemberPress per ottenere ulteriori funzionalità, come l’aggiunta di livelli di iscrizione, la creazione di contenuti riservati e la limitazione dell’accesso in base ai diversi livelli di iscrizione.

La prima cosa da fare è installare e attivare questi plugin. Per maggiori dettagli, consultate la nostra guida passo passo su come installare un plugin di WordPress.

Quindi, proseguire con la fase successiva.

Fase 2: caricare un nuovo documento in WP Revisioni documenti

Dopo aver attivato il plugin WP Document Revisions, vedrete una nuova opzione “Documenti” nel menu di sinistra.

Proviamo a caricare un documento su WordPress. Per farlo, andate su Documenti ” Tutti i documenti. Quindi, fate clic sul pulsante “Aggiungi documento”.

Successivamente, è necessario dare un titolo al documento. Dovrebbe essere qualcosa che aiuti a identificare il documento, soprattutto se si condivide la dashboard di WordPress con altre persone, come i blogger ospiti.

A questo punto, fare clic sul pulsante “Carica nuova versione”.

Si apre il popup “Carica documento”, che funziona in modo simile alla libreria multimediale standard di WordPress.

È possibile trascinare e rilasciare il documento nella finestra a comparsa oppure fare clic su “Seleziona file” e scegliere un file dal computer.

WP Document Revisions caricherà ora il file su WordPress.

WP Document Revisions dispone di potenti funzioni di controllo delle versioni. Questo può aiutare a collaborare con altre persone, mostrando l’intera storia di un documento. È anche possibile aprire versioni precedenti del file e ripristinare una versione precedente in qualsiasi momento.

Ogni volta che si carica o si aggiorna un documento, è possibile digitare una nota nel riepilogo delle revisioni.

Queste note appariranno nel registro delle revisioni in fondo alla schermata, accanto al nome della persona che ha effettuato l’aggiornamento.

Se l’aggiornamento ha incluso il caricamento di un nuovo file, verrà visualizzato anche un link “Ripristina”.

È sufficiente fare clic sul link per ripristinare questa versione del documento. Anche se si torna a una versione precedente del file, la cronologia rimarrà intatta, quindi non si perderanno informazioni.

A questo punto è possibile impostare lo stato del flusso di lavoro del documento.

Se si condivide la dashboard con altre persone, si può sapere che il documento è una bozza iniziale, in fase di revisione, in corso o in un altro stato. Questo può aiutare a evitare malintesi e a migliorare il flusso di lavoro editoriale nei blog WordPress con più autori.

È sufficiente aprire il menu a tendina sotto “Stato del flusso di lavoro” e scegliere un’opzione dall’elenco.

Successivamente, si può aggiungere una descrizione, che aiuterà gli altri utenti a capire di cosa si tratta.

Per farlo, è sufficiente digitare nell’editor di testo. Questa sezione include tutte le opzioni standard di formattazione del testo, per cui è possibile aggiungere un link, creare punti elenco e elenchi numerati, nonché aggiungere la formattazione in grassetto e corsivo e altro ancora.

Si può anche aggiungere un’immagine del documento, che può aiutare gli utenti a capire il file o fornire informazioni aggiuntive, come un indice o un’appendice.

Il processo è simile a quello dell’aggiunta di un’immagine in primo piano ai post e alle pagine di WordPress. Basta selezionare “Imposta immagine documento” e scegliere un’immagine dalla libreria multimediale o caricare un nuovo file dal computer.

Quando caricate un file, WP Document Revisions vi segnala come proprietario del documento.

Per assegnare questo file a qualcun altro, basta aprire il menu a tendina “Proprietario” e scegliere un nuovo utente dall’elenco. Questo può aiutare a mantenere i documenti organizzati, soprattutto se avete aggiunto molti utenti e autori al vostro blog WordPress.

Per impostazione predefinita, WP Document Revisions pubblica il file privatamente, in modo che solo gli utenti registrati possano vederlo.

Un’altra opzione è quella di pubblicare il documento sul vostro sito web WordPress, in modo che le persone possano accedervi senza accedere alla dashboard.

Anche se il documento viene pubblicato, è sempre consigliabile aggiungere una password facendo clic sul link “Modifica” accanto a “Visibilità”.

Quindi, selezionare “Protetto da password” e digitare una password sicura nel campo “Password”.

A questo punto, fare clic su “OK” per salvare le modifiche.

Non volete usare una password? Allora potete seguire la stessa procedura descritta sopra, ma questa volta selezionate “Pubblico”.

Indipendentemente dal modo in cui si pubblica il file, WP Document Revisions ne mostrerà l’URL direttamente sotto il titolo. Le persone possono vedere il file visitando questo URL.

Per creare invece un permalink personalizzato, fare clic sul pulsante “Modifica”.

Digitare quindi il nuovo URL e fare clic su “OK”.

Quando si è soddisfatti delle informazioni inserite, fare clic sul pulsante “Aggiorna” per salvare le impostazioni.

Fase 3: Creare gli stati del flusso di lavoro per i documenti

Come si è visto nel passo precedente, gli stati del flusso di lavoro consentono di vedere facilmente se un documento è una bozza iniziale, in corso o in un altro stato. Analogamente a come si salvano i post del blog come bozze o pubblicati, gli stati possono migliorare il flusso di lavoro editoriale.

WP Revisioni documenti dispone di quattro stati predefiniti del flusso di lavoro: finale, in corso, bozza iniziale e in fase di revisione. Potrebbe essere necessario modificare questi stati predefiniti o aggiungerne altri.

Per modificare gli stati del flusso di lavoro, andare su Documenti ” Stati del flusso di lavoro. Se si desidera personalizzare uno stato esistente, è sufficiente passarci sopra e fare clic sul pulsante “Modifica”.

Si apre un editor in cui è possibile modificare il nome, lo slug e la descrizione dello stato del flusso di lavoro. È simile a come si modificano le categorie e i tag in WordPress.

Una volta terminate le modifiche, fare clic sul pulsante “Aggiorna”.

È inoltre possibile aggiungere nuovi stati del flusso di lavoro.

In Documenti ” Stati del flusso di lavoro, digitare un nuovo nome, uno slug e una descrizione. Quindi, fare clic sul pulsante “Aggiungi nuovo stato del flusso di lavoro”.

Passo 4: Gestire i ruoli degli utenti e l’accesso ai documenti in WordPress

Per impostazione predefinita, WP Document Revisions assegna alle persone diverse capacità di modifica dei documenti in base al loro ruolo di utenti. Ad esempio, gli autori non possono modificare documenti pubblicati da altre persone o leggere documenti pubblicati privatamente.

I permessi predefiniti dovrebbero essere adatti alla maggior parte dei siti web. Tuttavia, se si desidera rivedere e modificare una qualsiasi di queste impostazioni, il modo più semplice è utilizzare Membri.

Dopo l’installazione e l’attivazione di Members, andate alla pagina Members ” Roles per vedere tutti i diversi ruoli utente del vostro sito WordPress.

Passare il mouse sul ruolo dell’utente che si desidera modificare.

È quindi possibile fare clic su “Modifica” quando appare, per aprire l’editor dei ruoli utente.

La colonna di sinistra mostra tutti i diversi tipi di contenuto.

Nel menu di sinistra, fare clic su “Documenti”.

A questo punto verranno visualizzate tutte le autorizzazioni di cui dispone questo ruolo utente, come la possibilità di eliminare i file di un’altra persona o di modificare i propri documenti.

È sufficiente fare clic sulla casella di controllo “Concedi” o “Rifiuta” per ogni autorizzazione.

Quando siete soddisfatti delle modifiche apportate, fate clic su “Aggiorna”.

Per uno sguardo più dettagliato sul plugin Members, consultate la nostra guida su come aggiungere o rimuovere funzionalità ai ruoli degli utenti in WordPress.

Dopo aver installato questo plugin, è possibile controllare chi ha accesso a ciascun documento. Basta andare su Documenti “ Tutti i documenti.

Qui, passate il mouse su qualsiasi file e fate clic sul link “Modifica” quando appare.

Ora, scorrete fino al nuovo riquadro “Permessi per i contenuti”. Qui troverete un elenco di tutti i ruoli degli utenti del vostro blog o sito web WordPress.

È sufficiente selezionare la casella accanto a ciascun ruolo che deve accedere a questo documento.

In questa sezione è presente anche la scheda Iscrizioni a pagamento. Questa scheda consente di limitare l’accesso ai membri paganti.

Per maggiori informazioni, consultate la nostra guida definitiva alla creazione di un sito associativo in WordPress.

Quando si è soddisfatti delle modifiche, fare clic su “Aggiorna” per salvare le impostazioni come prima.

Approfondisci i modi per gestire i file di WordPress

Questa guida vi ha mostrato come utilizzare WordPress per tenere organizzati tutti i vostri documenti importanti. Ma WordPress non può fare solo questo! Ecco alcuni modi per rendere ancora più facile la gestione dei file su WordPress.

Avete bisogno di caricare file come fogli di calcolo o presentazioni sul vostro sito web? La nostra guida su come add-onare altri tipi di file da caricare in WordPress può aiutarvi. Vi mostrerà come far accettare a WordPress anche questi file, in modo da tenere tutto in un unico posto.

Volete rendere più facile per le persone capire che tipo di file è a colpo d’occhio? Il nostro articolo su come add-on le icone del tipo di file allegato in WordPress è perfetto per voi. Vi mostrerà come aggiungere piccole immagini accanto ai vostri file, in modo che tutti sappiano se si tratta di un documento, di un video o di qualcos’altro.

Infine, se avete bisogno di caricare PDF in modo specifico, abbiamo una guida anche per questo! Come caricare file PDF sul vostro sito WordPress vi mostrerà un modo semplice per caricare i PDF sul vostro sito web e assicurarsi che abbiano un aspetto corretto.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a imparare a usare WordPress per la gestione dei documenti o dei file. Potreste anche voler consultare la nostra scelta dei migliori plugin per il monitoraggio e il registro delle attività di WordPress e la nostra guida su come svuotare automaticamente il cestino di WordPress.

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