Come impostare un indirizzo e-mail personalizzato con Outlook (Office365)

Microsoft Outlook è una scelta eccellente per le aziende di qualsiasi dimensione. Tuttavia, se utilizzate un piano gratuito, sarete bloccati con il dominio email predefinito. Ciò significa che vedrete “@outlook.com” alla fine del vostro indirizzo email.

Mantenere il dominio email predefinito non è l’ideale, perché non lascerà una buona impressione sul pubblico. Infatti, un indirizzo email generico non supporta una forte identità del brand e non ha un aspetto molto professionale.

Fortunatamente, il piano Microsoft 365 Business Premium consente di utilizzare il proprio dominio per creare un indirizzo email aziendale utilizzando Outlook. In questo modo si ottiene un aspetto più professionale nell’invio delle email. Inoltre, il piano Premium offre anche caratteristiche potenti come la protezione dallo spam e una migliore sicurezza.

In questo articolo vi mostreremo come impostare un indirizzo email personalizzato con Outlook.

Che cos’è un indirizzo e-mail professionale di marca?

Un’e-mail professionale contiene il nome della vostra azienda. Ad esempio, “support@yourdomain.com” è un indirizzo e-mail professionale. Al contrario, “yourdomain@yahoo.com” non è un indirizzo e-mail professionale.

Ci sono molti modi per creare un indirizzo e-mail professionale. Potete utilizzare il server di posta elettronica integrato che viene fornito con la maggior parte delle società di hosting WordPress.

È adatto alla maggior parte dei siti web iniziali con un budget limitato. Tuttavia, manca di alcune caratteristiche fondamentali, come una migliore protezione antispam e antivirus, una maggiore sicurezza, una facile gestione degli account e altro ancora.

Se desiderate le potenti funzioni di cui sopra, avrete bisogno di un servizio di posta elettronica aziendale professionale che funzioni con il nome della vostra azienda o il nome di dominio esistente.

Che cos’è Outlook.com?

Outlook è un servizio di posta elettronica offerto da Microsoft. È possibile creare un account gratuito “yourname@outlook.com” per utilizzare il servizio.

Tuttavia, se si desidera creare un indirizzo e-mail con marchio professionale con Outlook.com, è necessario iscriversi a un account Microsoft 365 Business Premium.

È un servizio a pagamento a partire da 6,00 dollari al mese per utente. Include 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive e le ultime versioni di Outlook, Word, Excel e PowerPoint per PC o Mac.

Noi di WPBeginner utilizziamo e raccomandiamo Workspace o G Suite di Google per gli indirizzi e-mail aziendali perché sono più convenienti. Preferiamo anche Google Cloud poiché il nostro team ha familiarità con Gmail e le altre applicazioni di Google.

Per maggiori dettagli, potete consultare il nostro confronto tra G Suite e Office 365 per scoprire come si colloca rispetto a Outlook.com.

Detto questo, vediamo come creare un indirizzo e-mail personalizzato con Outlook.com.

Iscrizione a Outlook Premium con Microsoft 365

Innanzitutto, è necessario visitare il sito web di Microsoft 365 e sottoscrivere l’abbonamento “Microsoft 365 Business Premium”.

È l’unico abbonamento che include il supporto per i domini personalizzati. Per iniziare, è sufficiente fare clic sul pulsante “Acquista ora”.

Nella fase successiva dovrete inserire il vostro indirizzo e-mail. Potrebbe essere l’email del lavoro o della scuola.

Dopo aver inserito l’e-mail, fare clic sul pulsante “Avanti”.

Verrà quindi verificato se l’indirizzo è già associato a un account Microsoft o se è necessario crearne uno nuovo.

Successivamente, vi verrà chiesto di fornire informazioni personali, come il vostro nome, il numero di telefono dell’azienda, il nome della società, le dimensioni dell’azienda e il paese.

Dopo aver inserito questi dati, fare clic sul pulsante “Avanti”.

Nella schermata successiva, dovrete verificare il vostro numero di telefono aziendale.

È possibile scegliere di ricevere un messaggio di testo o una telefonata per ottenere il codice di verifica.

Dopo la verifica, vi verrà chiesto di inserire una password e un nome di dominio.

Al termine, è possibile fare clic sul pulsante “Avanti”.

Da qui, dovrete selezionare il numero di account Microsoft 365 Business Premium che desiderate.

Quindi, fare clic su “Aggiungi metodo di pagamento” per continuare.

Microsoft chiederà ora di selezionare un metodo di pagamento, ad esempio una carta di credito.

Procedere con l’inserimento dei dati di pagamento per completare il processo di iscrizione.

Successivamente, si accederà alla dashboard di Office 365.

Impostazione della posta elettronica di Outlook con un dominio personalizzato

Nella dashboard vengono visualizzati diversi strumenti e applicazioni offerti da Microsoft nell’ambito della suite Office 365.

La barra laterale di sinistra è piena di scorciatoie per i vari servizi e app a cui si ha accesso con l’abbonamento.

Successivamente, è possibile fare clic sull’opzione “Applicazioni” dal menu della barra laterale.

A questo punto appariranno altri strumenti sotto la voce Applicazioni. Selezionate l’opzione “Admin”.

Successivamente, nella parte superiore della pagina verrà visualizzato il “Microsoft 365 admin center”.

Da qui è possibile selezionare l’opzione “Imposta e-mail con un dominio personalizzato”.

Successivamente, si aprirà una finestra popup in cui vi verrà chiesto di utilizzare un dominio esistente o di acquistarne uno nuovo.

È sufficiente fare clic sul pulsante “Usa un dominio che già possiedi”.

Successivamente, si aprirà una procedura guidata per configurare un dominio personalizzato con Outlook.

Il primo passo vi fornirà una panoramica dei passaggi da seguire. Fare clic sul pulsante “Continua” in basso.

Nella schermata successiva, vi verrà chiesto di inserire il nome di dominio che desiderate impostare.

Dopo aver inserito il nome del dominio, fare clic sul pulsante “Continua”.

Microsoft cercherà ora il vostro nome di dominio.

Successivamente, vi chiederà di verificare la proprietà aggiungendo informazioni alle impostazioni DNS del vostro dominio.

A tal fine, è necessario aprire una nuova scheda o finestra del browser e accedere alla pagina delle impostazioni del proprio dominio. A seconda della società di registrazione del dominio, questa pagina si trova nel proprio account. È necessario trovare l’opzione delle impostazioni DNS.

Se il vostro dominio è registrato dalla vostra società di hosting WordPress, troverete l’impostazione del dominio nella vostra dashboard cPanel etichettata come “Zone Editor” o “DNS Zone Editor”.

Nota: se si è utenti di SiteGround, non si dispone di cPanel. Lo troverete nella sezione Dominio del vostro cruscotto Strumenti del sito.

Per questa esercitazione, utilizzeremo la Bacheca di Bluehost. Per iniziare, potete andare su Domini dal menu a sinistra. Quindi, individuate il vostro sito web e fate clic sul pulsante “Impostazioni”.

Da qui si può scendere nelle impostazioni del dominio.

Fate clic sull’opzione “Strumenti avanzati”.

Qui Bluehost mostrerà i nameserver del dominio e altri record.

Per gestire i record DNS, si può fare clic sul pulsante “Gestisci” accanto a “Record DNS avanzati”.

Bluehost mostrerà quindi un messaggio di attenzione.

È possibile fare clic sul pulsante “Continua” per andare avanti.

Successivamente, si vedranno diversi tipi di record DNS.

È sufficiente fare clic sul pulsante “+ Aggiungi record”.

Verrà visualizzata una nuova finestra popup per aggiungere il record.

Quindi, fare clic sul menu a discesa e selezionare “TXT” come tipo.

Da qui è necessario inserire i dettagli TXT. Questi includono il record host, il valore TXT e il tempo TTL.

È possibile trovare facilmente queste informazioni nella scheda di Microsoft Office 365.

Una volta aggiunti i dettagli, fare clic sul pulsante “Aggiungi”.

Quando si aggiunge un record DNS, accertarsi che le informazioni immesse corrispondano a quelle visualizzate da Office 365.

Successivamente, è necessario tornare al portale di amministrazione di Microsoft Office 365 e fare clic sul pulsante di verifica.

Office 365 controllerà ora i record DNS per verificare che il nome di dominio sia di vostra proprietà. La verifica DNS può richiedere 5-10 minuti perché, a volte, le impostazioni DNS non vengono aggiornate subito.

Dopo la verifica, vi verrà chiesto di impostare il vostro nuovo indirizzo e-mail di marca. Una volta fatto, è sufficiente fare clic sul pulsante “Aggiorna e esci”.

Successivamente, sarà necessario effettuare nuovamente l’accesso utilizzando il nuovo indirizzo e-mail di marca appena aggiunto.

Una volta effettuato l’accesso, vedrete altri record da aggiungere al vostro dominio e da collegare alla posta elettronica di Outlook.

Lo scambio di e-mail necessita di tre record DNS, tra cui un record MX, un record CNAME e un record TXT.

Ancora una volta, è necessario andare alla pagina delle impostazioni DNS del proprio dominio e aggiungere questi record singolarmente.

In primo luogo, si dispone di un record MX, che fornisce istruzioni su dove recapitare i messaggi email.

In Bluehost, accedere alle impostazioni DNS del sito web e fare clic sul pulsante “+ Aggiungi record” per aggiungere un nuovo record MX.

Successivamente, verrà visualizzata una finestra di dialogo con le impostazioni del record.

Per prima cosa, fare clic sul menu a discesa in alto e selezionare l’opzione “MX”.

Se il vostro sito web aveva già un record MX, verrà sostituito da questo. In questo modo si garantisce la possibilità di utilizzare i server di posta di Outlook per inviare e ricevere e-mail dall’indirizzo e-mail del dominio personalizzato.

Dopo di che, si dispone di un record TXT, che aiuta a evitare che qualcuno possa falsificare la vostra e-mail per inviare spam.

Infine, è presente un record CNAME, che consente a software come Outlook di individuare e connettersi al servizio di posta elettronica.

È sufficiente aggiungere un nuovo record CNAME in Bluehost e inserire i dettagli dalla dashboard Microsoft.

Una volta inseriti tutti i record DNS, è possibile tornare alla scheda Microsoft Office 365 e fare clic sul pulsante “Connetti e-mail”.

Office 365 controllerà ora le impostazioni DNS del dominio. La verifica dei record TXT potrebbe richiedere 24-48 ore.

Una volta che tutto è stato verificato, si arriva alla fine della configurazione.

Nell’ultimo passaggio, verrà visualizzato un riepilogo della configurazione. Chiudere la procedura guidata.

Ecco fatto! Il nome di dominio è stato configurato con successo per funzionare con Outlook.

Aggiunta di un indirizzo e-mail personalizzato in Outlook

Ora siete pronti a creare indirizzi e-mail di dominio personalizzati utilizzando Outlook.

Dalla dashboard di Office 365, andare su Utenti ” Utenti attivi.

Successivamente, verrà visualizzato un elenco degli utenti attivi.

Fare clic sull’opzione “Aggiungi un utente”.

Nella schermata successiva, è necessario fornire le informazioni personali dell’utente e scegliere un indirizzo e-mail.

Dopo aver inserito i dati, è sufficiente fare clic sul pulsante “Avanti”.

Quindi, dovrete selezionare una località geografica per il vostro utente e assegnare una licenza del prodotto.

Nel piano Microsoft 365 Business Premium è possibile assegnare fino a 25 licenze. Al termine, è sufficiente fare clic sul pulsante “Avanti”.

Microsoft offre anche impostazioni aggiuntive per i nuovi profili utente.

Ad esempio, è possibile selezionare un ruolo utente e concedere l’accesso all’Admin Center. È inoltre possibile aggiungere informazioni sul profilo, come il titolo di lavoro, il reparto, l’ufficio e altro ancora.

Queste sono impostazioni facoltative e possono essere lasciate vuote. Al termine, fare semplicemente clic sul pulsante “Avanti”.

Infine, verrà visualizzato un riepilogo del nuovo utente appena aggiunto. È possibile rivedere i dettagli, apportare le modifiche necessarie e fare clic sul pulsante “Termina aggiunta”.

A questo punto, si è riusciti ad aggiungere un nuovo utente e a creare un indirizzo email brandizzato in Outlook.

Ora è possibile accedere utilizzando l’indirizzo e-mail e la password creati nel passaggio precedente per utilizzare la nuova e-mail con marchio professionale in Outlook.

È inoltre possibile installare le applicazioni di Office 365 su Mac e PC, tra cui Outlook. Questo vi permetterà di utilizzare il vostro indirizzo e-mail aziendale Microsoft Outlook con accesso offline tramite l’app Outlook.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a capire come impostare un indirizzo email professionale brandizzato con Outlook. Potreste anche leggere il nostro articolo sui migliori provider SMTP con un’elevata deliverability delle email e la nostra guida per principianti all’automazione delle email su WordPress.

Se questo articolo vi è piaciuto, iscrivetevi al nostro canale YouTube per le esercitazioni video su WordPress. Potete trovarci anche su Twitter e Facebook.