Guida per principianti: Cos’è il VoIP e come funziona? (Spiegato)

Spesso i principianti ci chiedono: cos’è il VoIP e come funziona? Se siete utenti non esperti di tecnologia, potreste aver sentito dire che potete usare il VoIP per aggiungere un numero di telefono aziendale al vostro sito web.

Il VoIP è un modo più economico per ottenere un numero di telefono aziendale per il vostro sito web rispetto a una linea telefonica tradizionale. Anche noi di WPBeginner ci affidiamo al VoIP per le nostre esigenze di comunicazione.

Tuttavia, prima di prendere qualsiasi decisione, è necessario comprendere a fondo chi siamo.

In questa guida per principianti, vi spiegheremo cos’è il VoIP e come funziona il VoIP dietro le quinte. L’obiettivo è quello di aiutarvi a capire come il VoIP possa farvi risparmiare denaro e aiutarvi a far crescere la vostra attività.

Ecco una panoramica di ciò che verrà messo in copertina in questa guida. Potete fare clic su questi link per passare direttamente alle diverse sezioni.

A differenza dei sistemi telefonici fissi, che si limitano a un solo telefono fisso in ufficio, il VoIP consente di effettuare e ricevere telefonate aziendali da laptop, tablet, normali smartphone (utilizzando un’app) e persino da apparecchi telefonici da ufficio compatibili con il VoIP.

Poiché tutte le chiamate vengono effettuate via Internet, è estremamente conveniente sia per le chiamate nazionali che per quelle a lunga distanza (internazionali). La maggior parte dei provider VoIP aziendali offre minuti illimitati senza alcun costo aggiuntivo.

Oltre a risparmiare sui costi, potrete usufruire di tutte le funzioni telefoniche avanzate, come l’avviso di chiamata, l’instradamento delle chiamate, i toni di chiamata, l’assistente automatico, i numeri di telefono multipli, la messaggistica istantanea e altro ancora.

Per questo motivo la maggior parte delle piccole imprese e anche le aziende stanno passando dai provider telefonici tradizionali a un provider VoIP aziendale.

Noi di WPBeginner utilizziamo Nextiva, un sistema telefonico aziendale leader nel settore VoIP.

Come funziona realmente il VoIP? (Dietro le quinte)

Per capire come funziona effettivamente il VoIP, vediamo cosa succede quando si effettua o si riceve una telefonata con un telefono VoIP.

Quando si effettua una telefonata utilizzando il VoIP, l’applicazione del numero di telefono aziendale o l’adattatore VoIP prende il segnale vocale analogico e lo trasforma in segnale digitale.

Questi dati vocali digitali vengono poi inviati al provider di servizi telefonici aziendali utilizzando il vostro servizio Internet. Infine, il messaggio viene instradato al telefono del cliente.

Questo processo avviene quasi istantaneamente ed è per questo che a volte la qualità del suono VoIP è addirittura migliore delle normali telefonate.

In che modo il VoIP è diverso dal sistema telefonico tradizionale?

Il VoIP funziona in modo diverso da un normale sistema di telefonia fissa.

I sistemi di telefonia tradizionali utilizzano il metodo della commutazione di circuito per collegare le chiamate. Quando si effettua una chiamata attraverso la rete telefonica pubblica commutata (PSTN), si è collegati alla persona all’altro capo e questa è collegata a noi in un circuito.

La tecnologia della “commutazione di circuito” viene utilizzata da oltre 100 anni. È affidabile e funziona ancora, ma non è la più efficiente o conveniente.

Il VoIP utilizza invece il metodo della “commutazione di pacchetto”. Ciò significa che i dati vengono inviati solo quando sono necessari. Ogni volta che si parla viene creata una connessione breve e istantanea. Non è necessario che la connessione vada sempre in entrambe le direzioni. In genere, l’utente e l’interlocutore non parlano contemporaneamente.

Inoltre, i pacchetti di dati vengono inviati in modo efficiente. Possono utilizzare diversi percorsi attraverso Internet. I pacchetti vengono poi ricomposti quando raggiungono la loro destinazione.

I pacchetti di dati possono anche essere compressi per risparmiare spazio. In questo modo possono viaggiare ancora più rapidamente attraverso Internet.

Tutto questo avviene molto velocemente. A meno che non ci sia un problema con la connessione Internet, non noterete alcun ritardo durante la chiamata.

Anche se il VoIP può sembrare piuttosto tecnico e complicato, la cosa principale da capire è che il VoIP è un metodo più efficiente per trasferire i dati durante le telefonate.

Probabilmente avete già utilizzato il VoIP senza saperlo, attraverso un’applicazione come Skype o Google Voice.

Pro e contro del VoIP a confronto

Dal momento che nella nostra azienda utilizziamo da anni un servizio di telefonia aziendale VoIP, è giusto dire che conosciamo bene i pro e i contro.

Ecco la nostra analisi dettagliata dei pro e dei contro del VoIP.

Vantaggi del VoIP – Vantaggi dell’utilizzo del VoIP

Passare dal servizio di una compagnia telefonica tradizionale a un sistema telefonico VoIP basato su cloud presenta molti vantaggi.

Costo mensile più basso

Uno dei maggiori vantaggi del VoIP è la riduzione dei costi mensili delle chiamate nazionali e internazionali.

La maggior parte dei provider di telefonia VoIP include spesso chiamate nazionali illimitate e gratuite. Anche le chiamate internazionali sono normalmente molto economiche.

Inoltre, risparmierete anche sulle spese di riparazione e manutenzione che attualmente pagate al vostro gestore di telefonia fissa.

Chiamate da qualsiasi luogo – Completamente portatile

Con il VoIP, non è necessario essere in ufficio, in sede, seduti accanto al telefono fisso per rispondere alle chiamate. Potete rispondere alle chiamate in entrata ovunque vi troviate, utilizzando un’applicazione sul vostro telefono, tablet o computer portatile.

Questo è un grande vantaggio per il lavoro a distanza e per i team che lavorano sul campo. È ottimo anche per chi è in viaggio.

Funzioni avanzate del telefono aziendale

Le soluzioni VoIP di solito includono molte funzioni aggiuntive per i telefoni aziendali. Ad esempio, con il VoIP è possibile impostare facilmente le chiamate in conferenza.

Inoltre, la maggior parte dei fornitori di servizi VoIP offre una receptionist virtuale, musica di attesa, avviso di chiamata, combinatore automatico, trascrizione della posta vocale su e-mail o testo e molto altro ancora. È persino possibile ottenere funzionalità di telecomunicazione avanzate come le videoconferenze.

In questo modo si possono ottenere ulteriori risparmi sui costi, perché spesso i fornitori di servizi telefonici tradizionali addebitano costi ricorrenti per questi componenti aggiuntivi e integrazioni.

Scalabilità e flessibilità migliorate

Un altro vantaggio del VoIP è la maggiore scalabilità. Che si tratti di assumere più personale o di aprire una nuova filiale in una nuova città, il VoIP facilita la crescita.

A differenza di un servizio telefonico tradizionale che richiede l’acquisto di hardware costoso per una linea dedicata, il VoIP vi permette di aggiungere i membri del vostro team con pochi clic all’interno del cruscotto del vostro account.

Poiché il VoIP funziona su tutti gli smartphone, potete anche ridurre i costi delle apparecchiature e liberare spazio sulla scrivania facendo installare ai membri del vostro team l’applicazione sul loro telefono personale.

Svantaggi del VoIP – Svantaggi dell’utilizzo del VoIP

Sebbene il VoIP sia una tecnologia straordinaria, potrebbe non essere perfetta per tutti. Ci sono un paio di svantaggi del VoIP di cui bisogna essere consapevoli.

È necessaria una buona connessione a Internet per effettuare chiamate telefoniche.

Come abbiamo spiegato nella sezione Come funziona il VoIP, per effettuare telefonate è necessario disporre di una connessione Internet affidabile.

Se internet è lento, la qualità delle chiamate potrebbe risentirne. Ad esempio, potrebbero verificarsi perdite di audio o latenza (ritardi).

L’aspetto positivo è che la tecnologia VoIP non utilizza così tanta larghezza di banda come si potrebbe pensare. Una buona connessione con un ping inferiore a 70 ms e almeno 500 kbps di velocità di upload è sufficiente per le chiamate VoIP.

Tuttavia, se in ufficio ci sono molti membri del team, potrebbe essere necessario considerare le esigenze di larghezza di banda per il numero di chiamate simultanee che l’azienda effettuerà contemporaneamente.

È necessario tenere conto delle interruzioni di corrente

Il servizio telefonico normale funziona anche durante le interruzioni di corrente. Tuttavia, non è possibile effettuare chiamate VoIP in assenza di corrente o di accesso a Internet.

In genere, la maggior parte degli uffici dispone di Internet wireless powered by router Wi-Fi. Questi router hanno bisogno di elettricità, quindi se l’edificio subisce un’interruzione di corrente, anche Internet può andare giù, con conseguente impatto sul servizio VoIP.

Il modo in cui attenuiamo questo problema nel nostro ufficio è l’utilizzo di un sistema di backup a batteria per il nostro router Internet. Poiché internet è fornito da un’altra società rispetto all’elettricità, non abbiamo mai avuto due interruzioni nello stesso momento.

Inoltre, poiché i membri del nostro team utilizzano l’applicazione VoIP sul proprio telefono, possono sempre utilizzare i dati mobili per effettuare telefonate di lavoro.

Dovrete riqualificare il vostro personale sul nuovo sistema.

Il passaggio a un nuovo sistema telefonico implica la necessità di addestrare il personale a utilizzarlo.

Fortunatamente, la maggior parte dei servizi VoIP sono progettati per essere il più possibile semplici e intuitivi. Ciò significa che dovrebbe essere facile addestrare i membri del team all’uso dei sistemi telefonici cloud, anche se i dipendenti lavorano da remoto.

Qual è il miglior servizio telefonico VoIP?

Noi di WPBeginner utilizziamo e raccomandiamo Nextiva come il miglior servizio telefonico VoIP. Offrono un numero locale o gratuito con tutti i loro piani.

Nextiva è dotato di tutte le caratteristiche essenziali di cui avete bisogno, tra cui instradamento delle chiamate, chiamate vocali nazionali illimitate, messaggistica SMS aziendale illimitata, trascrizione della segreteria telefonica su email/testo, portabilità del numero, ID chiamante, inoltro delle chiamate, saluti personalizzati, assistente automatico, musica di attesa, registrazione delle chiamate, fax VoIP online, estensione del telefono per i membri del team e altro ancora.

Dispongono di un’applicazione per smartphone facile da usare per Android / iPhone (iOS) e di un’applicazione softphone per il computer.

Per i clienti Enterprise, è possibile convertire il sistema PBX (Private Branch Exchange) esistente in un sistema telefonico cloud utilizzando il trunking SIP (session initiation protocol). Ciò significa che è possibile trasferire facilmente le chiamate a diversi reparti e dipendenti utilizzando il sistema e la rete locale esistenti.

Nextiva offre anche diverse utili funzioni avanzate. Ad esempio, è possibile collegare il sistema telefonico VoIP con la live chat in tempo reale e con il sistema CRM per creare un sistema di comunicazione unificato.

Inoltre, i prezzi sono accessibili e il team di assistenza è estremamente disponibile, rendendo davvero facile iniziare a lavorare. Ecco perché utilizziamo Nextiva per la nostra attività.

Abbiamo anche una recensione completa di Nextiva se volete maggiori dettagli su chi siamo.

Altre ottime alternative VoIP a Nextiva sono:

• RingCentral – una grande e nota azienda VoIP che costa un po’ di più di Nextiva. Dispone di tutte le funzioni di comunicazione aziendale necessarie e offre anche strumenti di condivisione dello schermo e di conferenza.
• Ooma – un’opzione facile da configurare che offre numeri verdi e tutte le funzioni che ci si aspetta. I 500 minuti inclusi sono gratuiti, ma per un numero maggiore è necessario pagare un supplemento.
• Zoom Phone – un servizio di telefonia aziendale conveniente che offre funzioni di chiamata avanzate con la familiare interfaccia di videoconferenza di Zoom.
• Grasshopper – un altro ottimo servizio di telefonia aziendale per solisti e piccole imprese che offre tutte le funzioni essenziali.
• Phone.com – un buon telefono IP per le aziende che lavorano con il Canada e molti paesi dell’UE, poiché queste località sono coperte come chiamate locali.

Come effettuare una chiamata con il VoIP

Per effettuare una chiamata utilizzando il VoIP, occorre innanzitutto un servizio telefonico aziendale VoIP come Nextiva. È inoltre necessaria una connessione a Internet con una buona larghezza di banda. In genere, ciò significa utilizzare una connessione Internet a banda larga ad alta velocità.

È quindi possibile effettuare una chiamata tramite VoIP con uno dei seguenti dispositivi:

• Il portatile del telefono esistente. Questo può essere collegato al sistema VoIP utilizzando un ATA (adattatore telefonico analogico) che gli fornisce un indirizzo IP. In sostanza, basta collegare il telefono all’ATA invece che alla presa di corrente.
• Un telefono IP speciale. Ha l’aspetto e il funzionamento di un normale telefono analogico. È dotato di un ricevitore con pulsanti che si inserisce in una base di ricarica. Tuttavia, invece di un connettore telefonico RJ-11, il telefono IP ha un connettore RJ-45. Ciò significa che si collega a una porta Ethernet del router, non a un telefono. Ciò significa che si collega a una porta Ethernet del router e non a un connettore telefonico. A seconda della stagione, alcune società VoIP possono regalare un ricevitore telefonico.
• Il vostro computer. È necessaria un’applicazione che consenta di effettuare chiamate tramite VoIP. A volte viene chiamata “softphone”. Naturalmente, avrete bisogno anche di una scheda audio e di una cuffia, oppure di un microfono e di altoparlanti. È inoltre necessaria una connessione a Internet, tramite Ethernet o WiFi. La maggior parte delle aziende VoIP conosciute dispone di applicazioni sia per Windows che per Mac.
• Il vostro telefono cellulare. Anche in questo caso, è necessaria l’applicazione giusta e una connessione wifi. È anche possibile utilizzare un piano dati mobile con velocità 4G o superiore. La maggior parte delle app VoIP funziona su tutti gli smartphone, come i dispositivi mobili Android e Apple iPhone (iOS).

Domande frequenti sulla telefonia VoIP (VoIP FAQs)

Esistono molti fornitori di servizi VoIP per le aziende e può essere difficile capire quale sia il migliore per le vostre esigenze.

Nel corso degli anni abbiamo aiutato migliaia di principianti a scegliere la migliore piattaforma telefonica VoIP. Abbiamo ascoltato quasi tutte le domande possibili sul VoIP.

Di seguito sono riportate le risposte ad alcune delle domande più frequenti sul VoIP (Voice over IP).

Quanto costano le chiamate nazionali e internazionali con il VoIP?

La maggior parte dei servizi VoIP include chiamate nazionali illimitate senza costi aggiuntivi. Tuttavia, alcuni servizi VoIP più economici prevedono una tariffa basata sul numero di minuti utilizzati.

Le tariffe internazionali variano a seconda del provider VoIP utilizzato, ma sono quasi sempre più convenienti rispetto alle tradizionali tariffe di rete fissa per le chiamate internazionali.

È possibile mantenere il numero di telefono esistente con il VoIP?

Sì, quando si passa dal telefono fisso tradizionale al telefono VoIP aziendale, è possibile richiedere la portabilità del numero, che consente di mantenere il numero telefonico aziendale esistente.

La maggior parte dei buoni servizi VoIP consente di farlo, ma verificate con loro prima di iscrivervi.

Esiste un backup VoIP se la connessione a Internet si interrompe?

Alcuni servizi VoIP prevedono un backup nel caso in cui la connessione a banda larga sia interrotta o manchi la corrente. Ad esempio, Nextiva può inoltrare automaticamente le chiamate a un telefono cellulare.

Il VoIP offre l’instradamento delle chiamate o le estensioni per i membri del team?

Sì, la maggior parte dei buoni fornitori di servizi telefonici VoIP include l’instradamento delle chiamate, gli interni, la coda delle chiamate e l’assistente automatico senza costi aggiuntivi.

Il VoIP è regolamentato dalla FCC?

La Federal Communications Commission (FCC) richiede ai fornitori di VoIP di conformarsi al Communications Assistance for Law Enforcement Act del 1994 (CALEA) e di contribuire all’Universal Service Fund, che aiuta i clienti a basso reddito a sostenere i costi telefonici mensili.

Nel 2005, la FCC ha iniziato a richiedere ai provider VoIP di consentire le chiamate di emergenza al 911. Tuttavia, le chiamate di emergenza vengono gestite in modo leggermente diverso dai provider VoIP rispetto ai servizi telefonici tradizionali.

Ci auguriamo che questo articolo abbia risposto alle domande su cosa sia il VoIP e come funzioni dietro le quinte. Potreste anche apprezzare il nostro confronto tra le migliori piattaforme di costruzione di siti web e i migliori servizi di email marketing per far crescere il vostro business.

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