10 meilleurs outils de boîte de réception partagée pour aider à gérer les e-mails de l’équipe (choix des experts)

Chez WPBeginner, nous gérons beaucoup d’e-mails de clients/clients et d’équipes à travers différents projets et sites. En cours de route, nous avons essayé de nombreux outils de boîte de réception partagée pour trouver les meilleurs pour nous-mêmes et les petites entreprises en général.

Suivre les communications de votre équipe peut être un véritable casse-tête. Il existe de nombreux outils de boîte de réception partagée et il peut être difficile de choisir le bon.

C’est pourquoi nous avons pris le temps de tester tous les outils de boîte de réception partagée les plus populaires et avons prêté attention à des facteurs tels que le prix, la facilité d’utilisation et les principales fonctionnalités.

Dans cet article, nous allons vous afficher les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer facilement les e-mails de votre équipe et de vos clients/clients.

Les meilleurs outils de boîte de réception partagée : Nos meilleurs choix

Comment nous avons testé et Avis sur le logiciel de boîte de réception partagée

Vous vous sentez expéditeur d’une montagne d’e-mails au sein de votre équipe ? Le logiciel de boîte de réception partagée peut être votre solution. Il s’agit d’un lieu central où votre équipe peut travailler ensemble pour gérer efficacement tous vos e-mails entrants.

Pour trouver les meilleures solutions de boîte de réception partagée pour vous, nous nous sommes concentrés sur ce qui compte le plus pour les propriétaires d’entreprise. Nous avons regardé au-delà des extras fantaisistes et nous nous sommes concentrés sur les fonctionnalités clés dont vous avez besoin.

Par exemple, l’automatisation change la donne. L’expert en IA Rohit Gupta, PDG d’Auditoria.IA, explique :

Grâce aux flux de travail automatisés, les e-mails sont acheminés vers les membres de l’équipe ou les services appropriés en fonction de règles et de critères prédéfinis. Cette innovation rationalise le processus et réduit les risques que les messages se perdent ou soient négligés dans les boîtes de réception partagées.

Rohit Gupta, PDG d’Auditoria.IA

Nous utilisons nous-mêmes certains de ces outils pour différents projets, et nous savons donc qu’ils fonctionnent bien. D’autres sont des options très prisées que nous avons testées de manière approfondie pour nous assurer qu’elles fonctionnent. Nous ne recommanderions pas un outil que nous n’utiliserions pas nous-mêmes.

Enfin, nous avons passé au peigne fin les avis et témoignages d’utilisateurs pour comprendre à quel point ces solutions de boîtes de réception partagées sont efficaces, fiables et conviviales dans des scénarios réels.

1. Aider le scout

Pour les petites entreprises qui souhaitent utiliser une boîte de réception collaborative, Help Scout s’impose comme le meilleur logiciel de boîte de réception partagée. Il est facile à configurer, convivial et offre un excellent rapport qualité-prix.

Travailler ensemble sur des e-mails est simple avec Help Scout. Vous pouvez attribuer des conversations à des membres spécifiques de l’équipe, laisser des notes privées que votre équipe peut voir, et même vérifier si quelqu’un d’autre travaille déjà sur le ticket pour éviter le travail en double.

L’un des points forts de Help Scout est la possibilité d’organiser les conversations en dossiers et en équipes. Nous avons utilisé cette fonctionnalité pour créer des boîtes aux lettres distinctes pour les différentes fonctions de nos projets, comme le marketing et le support client.

Help Scout vous permet également de faire appel à des utilisateurs/utilisatrices d’autres services, tels que la facturation ou les ventes, en tant qu'”utilisateurs/utilisatrices légers”. Vous pouvez les ajouter aux conversations afin qu’ils soient au courant des problèmes pertinents et que les clients/clientes puissent obtenir de l’aide auprès des bonnes personnes.

Si vous disposez d’une base de connaissances, vous pouvez facilement la consulter dans votre boîte de réception pour envoyer du contenu personnalisé à vos clients/clientes. Ainsi, vous n’aurez pas à changer d’onglet.

Avantages de Help Scout :

• Flux de travail amélioré : Utilisez la fonctionnalité Snooze pour définir temporairement des conversations et les ramener en tête de votre boîte réception à une date et une heure désignées.
• Détection des collisions : Empêchez vos coéquipiers de répondre simultanément au même e-mail.
• Notes internes : Permettez aux membres de l’équipe de discuter en privé des interactions avec les clients/clients dans les e-mails.
• Le contexte du client/cliente : Consultez toutes les interactions et informations passées de votre client/cliente dans une colonne latérale pratique. Vous pouvez même mettre à jour ces informations si nécessaire.
• Rapports et statistiques approfondis : Fournit des informations précieuses sur les performances de votre équipe, notamment les temps de réponse au premier e-mail et les délais moyens de résolution.
• Communication multicanal : Help Scout va au-delà de l’e-mail, en proposant des intégrations pour le chat en direct, les médias sociaux et la communication par SMS (par le biais d’intégrations tierces).

Inconvénients de Help Scout :

• Fonctionnalités d’IA limitées : Les fonctionnalités d’IA avancées ne sont disponibles que dans les plans de niveau supérieur.
• Problèmes d’évolutivité : D’après notre expérience, les grandes entreprises peuvent rencontrer des bogues et des limites avec Help Scout.

Prix : Le prix de Help Scout commence à 0 $ par mois pour des utilisateurs/utilisatrices illimités (avec une limite de 50 contacts) et va jusqu’à 75 $ par mois pour 100 contacts. Une version d’essai gratuite est disponible sans carte bancaire nécessaire, ce qui vous permet de l’essayer avant de vous engager. Les offres supérieures proposent davantage de contacts, des comptes de boîte de réception partagée supplémentaires, la conformité HIPAA et un gestionnaire de compte dédié.

Pourquoi nous avons choisi Help Scout : Le prix abordable, la facilité d’utilisation et les puissantes fonctions de collaboration de Help Scout en font un outil parfaitement adapté aux petites entreprises qui cherchent à améliorer la communication avec leurs clients, à rationaliser les flux de travail de leurs équipes et, en fin de compte, à accroître la satisfaction de leurs clients.

2. Boîte de réception héroïque

Vous avez un site WordPress ? Alors Heroic Inbox est la meilleure solution de boîte de réception partagée pour vous. Cette extension de service d’aide connecte de manière transparente votre site WordPress avec votre compte e-mail. Ainsi, vous pouvez gérer votre boîte de réception de support client/cliente directement à partir de votre zone d’administration WordPress.

Il s’intègre parfaitement aux clients d’e-mail les plus courants comme Gmail (Google Workspace) et Outlook.

Certes, configurer Heroic Inbox pourrait ne pas être aussi facile que certaines autres facultatives. Cependant, peu d’extensions offrent ce niveau d’intégration WordPress, ce qui en fait un choix pratique pour les propriétaires de sites qui préfèrent une plateforme centralisée.

Pour découvrir comment définir Gmail avec Heroic Inbox, vous pouvez consulter notre article sur la mise en place d’une boîte de réception Gmail partagée dans WordPress.

Un autre avantage est l’intégration de WooCommerce. Lorsque vous interagissez avec des clients, vous pouvez voir leurs achats passés dans l’interface de la boîte de réception Heroic. Cela fournit un contexte précieux pour résoudre les demandes et offrir un support personnalisé.

De plus, la boîte de réception Heroic est prête pour la traduction, ce qui en fait une excellente option pour les entreprises qui personnalisent leurs clients internationaux.

Les avantages de Heroic Inbox :

• Nombre illimité de tickets et d’utilisateurs/utilisatrices : Gérez un nombre illimité de demandes de clients/clientes et de membres de l’équipe de support sans restriction.
• Historique des tickets : Avis sur l’historique des messages de chaque client/cliente pour comprendre ses besoins et suivre les problèmes récurrents. Cela peut également s’avérer utile pour les communications de suivi.
• E-mails identifiés pour l’organisation : Créez des identifiants personnalisés pour classer et organiser vos tickets de support pour une gestion efficace.
• Projets de réponse : Améliorez le travail d’équipe en créant des brouillons de réponses à examiner et à approuver avant de les envoyer aux clients/clientes.
• Fichiers joints : Permettez aux clients de joindre des fichiers à leurs tickets de support pour une communication claire et de télécharger les fichiers joints directement dans WordPress.

Les inconvénients de la boîte réception héroïque :

• Des fonctionnalités limitées dans l’offre d’entrée : Le plan de base de Heroic Inbox manque de fonctionnalités que l’on trouve généralement dans les plans d’entrée d’autres solutions (comme la détection des collisions, les discussions internes et les modèles d’e-mails enregistrés).

Prix : Heroic Inbox démarre à 199,50 $ par an et se redimensionne jusqu’à 499,50 $ par an. Contrairement à certains concurrents, il offre un prix forfaitaire sans prix par utilisateur/utilisatrice, ce qui peut être rentable. Les offres supérieures sont assorties d’options de support premium.

Pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix, nous vous conseillons d’opter pour le lot Heroic, qui comprend Heroic Inbox et Heroic KB, une puissante extension de base de connaissances. Le prix varie entre 299,50 $ par an et 849,50 $ par an.

Pourquoi nous avons choisi Heroic Inbox : L’intégration transparente de l’extension avec WordPress, le nombre illimité de tickets et d’utilisateurs, et la compatibilité avec WooCommerce en font une option convaincante pour les entreprises gérées sous WordPress.

Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter notre avis sur HeroThemes.

3. HubSpot

Vous gérez les interactions avec les clients à différents stades, depuis l’attraction de clients potentiels jusqu’au développement des clients existants, en passant par le support continu ? Si c’est le cas, HubSpot pourrait être la solution de boîte de réception partagée idéale pour vous.

HubSpot est un outil de gestion/cliente (CRM) bien connu. La fonctionnalité d’e-mail d’équipe est disponible sur leurs plateformes de marketing, de vente et de Hub de service.

Outre une boîte de réception partagée, vous bénéficiez également de fonctionnalités telles que le suivi des réponses aux e-mails, des rapports sur les performances des e-mails et des vues personnalisables de la boîte de réception. Ces outils vous aident à obtenir des informations précieuses sur votre communication par e-mail et à optimiser le flux de travail de votre équipe.

Une chose qui nous a impressionnés est le nombre généreux de modèles d’e-mails et d’extraits en boîte de HubSpot, qui vont jusqu’à 5 000 chacun. Cela vous permet d’enregistrer du temps en réutilisant du contenu pré-écrit pour des messages communs.

Les avantages de HubSpot :

• Un CRM puissant : Gérez le support client, la prospection commerciale et les campagnes marketing au sein d’une même plateforme.
• Modèles d’e-mails évolutifs : Créez jusqu’à 5 000 extraits et modèles d’e-mails pour une communication efficace.
• Informations sur les performances des e-mails : Obtenez des données précieuses sur l’état des e-mails afin d’identifier les domaines à améliorer.
• Flux de travail automatisés : Outre le routage automatique des conversations, vous pouvez également configurer des déclencheurs pour des réponses automatisées par e-mail pour le marketing ou les ventes.
• Automatisation de la boîte de réception connectée : Lorsqu’elle est connectée à HubSpot, la plateforme utilisera l’IA pour capturer automatiquement vos contacts, les gérer et suggérer des actions en fonction du contenu des e-mails.

Les inconvénients de HubSpot :

• Gestion limitée des accords de niveau de service (SLA) : À l’instar d’autres solutions, la gestion des accords de niveau de service (SLA) est uniquement disponible dans les offres de niveau supérieur. Cependant, avec HubSpot, vous devrez mettre à niveau l’offre de 15 $/utilisateur par mois vers l’offre nettement plus onéreuse de 1 080 $ par mois.

Prix : HubSpot propose une offre gratuite aux fonctionnalités limitées. Les offres payantes de plateforme client/cliente vont de 15 $/utilisateur par mois à 4 000 $ par mois. Ces offres comprennent l’accès au marketing, aux ventes, au service, au contenu, aux opérations et aux hubs de commerce.

Bien qu’il soit techniquement possible d’élaborer une offre personnalisée incluant uniquement les pôles Marketing, Ventes et Services pour la fonctionnalité de boîte de réception, nous avons trouvé que le prix était plus élevé que celui des offres prêtes à l’emploi.

Pourquoi nous avons choisi HubSpot : Ses outils de CRM, ses fonctionnalités d’e-mail étendues, ses capacités d’automatisation et ses fonctionnalités alimentées par l’IA en font un concurrent de taille pour les entreprises qui cherchent à gérer toutes leurs interactions avec leurs clients dans une plateforme centralisée.

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre avis complet sur HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk est une plateforme de service client dotée d’un système puissant permettant de gérer tous vos e-mails de support en un seul endroit.

Voici comment cela fonctionne : chaque e-mail d’un client/cliente devient un ticket. Vous pouvez ensuite facilement marquer ces tickets comme importants ou moins urgents, ajouter des identifiants pour garder les choses organisées, et les assigner à des membres de l’équipe ou des abonnés spécifiques qui devraient être dans la boucle de la conversation.

Pour vous faire gagner du temps en répondant aux questions courantes, HelpDesk vous permet de créer vos propres modèles d’e-mails personnalisables. Il existe même un constructeur visuel qui facilite la création de ces responsive.

Si vous souhaitez adapter HelpDesk aux besoins de votre entreprise, vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos tickets. Par exemple, vous pouvez créer un champ pour le “Numéro de commande” afin que votre équipe puisse facilement trouver les détails de l’achat du client/cliente sans avoir à rechercher dans les e-mails.

Avantages de HelpDesk :

• Outil de personnalisation pour les équipes de support client/cliente : Des fonctionnalités telles que le marquage des priorités, l’identification des conversations des clients, l’assignation de coéquipiers et l’ajout de suiveurs aux tickets facilitent le travail de votre équipe.
• Des fonctionnalités de travail en équipe : Ajoutez des notes ou des mentions privées pour faire intervenir d’autres membres de l’équipe susceptibles d’apporter leur aide, en veillant à ce que chacun dispose des informations dont il a besoin.
• Automatisation des tâches répétitives : Définissez des routages d’assignation et des flux de travail automatiques pour accélérer la manière dont vous traitez les tickets.
• Statistiques sur les performances : Obtenez des rapports en temps réel qui vous affichent des métriques telles que les heures de la journée où vous recevez le plus d’e-mails, le temps nécessaire pour résoudre les problèmes et la rapidité avec laquelle votre équipe répond aux clients/clientes.
• Adresses e-mail de réponse de l’équipe : Créez des alias d’e-mails professionnels d’aspect professionnel pour les messages sortants, comme sales@business.com ou marketing@business.com.

Les inconvénients de HelpDesk :

• Prix à taille unique : HelpDesk propose uniquement une offre standard. Si vous avez besoin de plus d’utilisateurs/utilisatrices que ce qui est inclus, vous devrez obtenir un devis personnalisé, ce qui peut s’avérer coûteux pour les petites entreprises.

Prix : HelpDesk commence à 29 $/utilisatrices par mois. Il est également géré par la même entreprise que LiveChat et ChatBot, de sorte que vous pouvez ajouter un chat en direct et des chatbots pour déplier la communication au-delà des e-mails.

Pourquoi nous avons choisi HelpDesk : Nous avons choisi HelpDesk pour son système de ticketing simple/simple d’utilisation et ses fonctionnalités personnalisées pour les équipes de service client. En mettant l’accent sur le travail d’équipe, l’automatisation et les rapports utiles, HelpDesk peut vous aider à améliorer l’expérience de vos clients/clientes.

5. Gmelius

Gmelius est une solution de boîte de réception partagée spécifique à Gmail. Lors de la configuration, vous pouvez choisir votre objectif : “Inbox Focus” pour rationaliser les e-mails entrants grâce à l’automatisation ou “Outreach Focus” pour stimuler vos efforts en matière d’e-mails sortants.

Vous pouvez connecter Gmelius à votre compte Gmail existant, convertir un e-mail de Google Group en boîte de réception collaborative, ou même connecter un alias d’e-mail. L’interface elle-même ressemble beaucoup à Gmail, ce qui la rend parfaite pour les personnes familiarisées avec la plateforme d’e-mails de Google.

La véritable puissance de Gmelius réside dans ses options de personnalisation. Vous pouvez créer des vues personnalisées en fonction des membres de l’équipe assignés, des identifiants d’e-mails ou d’autres critères.

En outre, les règles d’automatisation et les modèles vous aident à optimiser votre flux de travail. Par exemple, vous pouvez configurer des réponses automatiques, assigner des e-mails en fonction du contenu ou même recevoir des notifications en cas de non-respect des accords de niveau de service afin de rationaliser la gestion des e-mails de votre équipe.

Pour de Gmelius :

• Une interface familière : Gmelius s’apparente à une extension de Gmail, ce qui facilite la prise en main et l’utilisation pour les utilisateurs/utilisatrices de Gmail.
• De puissantes fonctionnalités de boîte de réception : Automatisez diverses tâches de la boîte de réception telles que l’assignation des e-mails, le déplacement des e-mails en fonction de leur état, l’identification par mot-clé, la configuration de réponses automatiques et la réception d’avertissements en cas de non-respect des accords de niveau de service (SLA).
• Bibliothèque complète de modèles : Accédez à une vaste bibliothèque de modèles d’e-mails prédéfinis, classés par service (comme la comptabilité fournisseurs et le service clients) pour enregistrer des gains de temps et personnaliser les messages.
• Intégration de Google Meet et de Zoom : Cela peut être utile dans des situations telles que planifier des appels vidéo de suivi directement à partir de fils d’e-mails avec des clients ou des membres de l’équipe.

Contre de Gmelius :

• Intégrations limitées : Par rapport à d’autres options de cette liste, Gmelius offre une plage plus réduite d’intégrations tierces.

Prix : Gmelius démarre à 10 $/utilisatrices par mois et se redimensionne jusqu’à 36 $/utilisatrices par mois. Un essai gratuit de 7 jours est disponible. Passer à une offre supérieure permet de déverrouiller des avantages tels qu’une fenêtre de rapport de 12 mois, un nombre illimité de tâches et de contacts, et la possibilité de définir des heures d’ouverture.

Pourquoi nous avons choisi Gmelius : L’interface familière de type Gmail rend Gmelius facile à utiliser. De plus, les vastes permissions d’automatisation et les outils de collaboration peuvent aider à gérer davantage votre charge de travail.

6. Freshdesk

Tout comme HelpDesk, Freshdesk transforme les messages provenant d’e-mails, de discussions sur le site Web par téléphone, etc. en tickets que votre équipe peut gérer.

Dès qu’un nouveau ticket arrive, le Ticket Dispatch de Freshdesk peut l’envoyer automatiquement au membre de l’équipe le plus approprié en fonction de vos règles. Vos clients/clientes sont ainsi assurés d’obtenir rapidement l’aide de la bonne personne.

Si vous obtenez une offre de niveau supérieur, alors vous pouvez utiliser l’assistant IA Freddy pour aider davantage votre équipe. Il peut résumer les messages des clients/clients, suggérer comment reformuler les choses pour qu’elles sonnent mieux, et même vous aider à analyser les tendances dans vos conversations.

Les avantages de Freshdesk :

• Tableau de bord simple/simple d’utilisation : Voyez toutes vos conversations en cours en un coup d’œil, y compris celles en attente de réponses des clients/clientes, en attente pour votre équipe et déjà résolues.
• Boîte de réception organisée : Créez des champs, des états et des vues personnalisés pour que vos tickets soient bien rangés et faciles à trouver pour votre équipe.
• Escalades automatiques : Définissez des règles pour augmenter automatiquement le niveau de priorité d’un ticket. Par exemple, si un client/cliente n’a pas répondu à un problème de paiement, vous pouvez faire remonter le ticket à une autre personne plus à même de gérer la situation.
• Cartes journalières : Freshdesk vous permet d’ajouter rapidement de nouveaux agents temporaires avec un accès complet, mais uniquement pour ce jour-là, ce qui est parfait pour des évènements comme les ventes.

Les inconvénients de Freshdesk :

• Problèmes de performance : D’après notre expérience et les avis des utilisateurs/utilisatrices, Freshdesk peut parfois être un peu lent.

Prix : Freshdesk propose une offre gratuite pour un maximum de 2 agents. Les offres payantes commencent à 15 $/utilisatrices par mois et vont jusqu’à 79 $/utilisatrices par mois. Passer à un niveau supérieur vous permet d’accéder à une place de marché de plus de 1 000 applications, à davantage d’options de création de rapports et à plus de fonctionnalités d’automatisation.

Pourquoi nous avons choisi Freshdesk : Freshdesk permet à votre équipe de collaborer en toute simplicité et de résoudre rapidement les demandes des clients/clientes. L’offre gratuite et les niveaux payants abordables en font également une option intéressante pour les entreprises de toutes tailles, même si ce n’est pas la solution la plus rapide.

7. Missive

Lorsque nous avons essayé Missive, notre première impression a été que l’interface était minimaliste. Outre la zone principale où vous lisez et répondez aux e-mails, il y a une colonne latérale qui affiche vos dossiers de réception, ainsi que l’option de créer de nouveaux dossiers pour une gestion organisée des e-mails.

Cet outil de boîte de réception partagée propose également des règles personnalisées pour les e-mails entrants et sortants. Pour les e-mails entrants, vous pouvez définir des règles basées sur l’expéditeur, le destinataire ou l’objet. Ces règles peuvent déclencher des actions telles que l’ajout de notes, la mise en veille des notifications, la fusion des conversations, etc.

Les règles relatives aux e-mails sortants vous permettent de définir des rappels de suivi, en envoyant automatiquement des e-mails si aucune réponse n’est reçue dans un délai donné.

En outre, E-mail de l’expéditeur dispose d’une fonctionnalité de discussion en équipe qui vous permet, à vous et à votre équipe, de faire un remue-méninges avant de répondre aux e-mails.

Les avantages de la missive :

• Flux de travail automatisés : Créez des règles puissantes pour les e-mails entrants et sortants, afin de rationaliser la communication et les abonnements.
• Discussion en équipe : Version de la collaboration en équipe grâce à la fonctionnalité de discussion intégrée.
• Support des heures ouvrables dans toutes les offres : Gérer les notifications en fonction d’heures d’ouverture prédéfinies. Chez de nombreux autres concurrents, cette fonctionnalité est souvent uniquement disponible dans les offres de niveau supérieur.
• Réponses préétablies : Gagnez du temps et assurez une communication cohérente en créant des messages pré-rédigés à usage individuel ou collectif.

Les inconvénients de la missive :

• Peut être trop simple pour certains : Bien qu’épuré, le jeu de couleurs gris de l’interface peut rendre difficile la différenciation visuelle des éléments.
• Plan de démarrage limité : Bien qu’abordable à 14 $/utilisateur par mois par rapport à Help Scout, le plan de démarrage vous limite à un maximum de 5 utilisateurs.

Pourquoi nous avons choisi Missive : Dans l’ensemble, Missive est idéal pour les équipes qui recherchent un moyen simple mais efficace de gérer leurs e-mails. Dès le départ, il offre également des fonctionnalités qui sont souvent uniquement disponibles dans les offres de niveau supérieur, comme le support aux heures ouvrables et la discussion d’équipe intégrée.

8. Hiver

Hiver est un outil qui ajoute des fonctionnalités de boîte de réception partagée directement à votre compte Gmail. Tout ce que vous avez à faire est d’installer l’extension Chrome Hiver et elle fonctionnera au sein de votre Gmail existant. Vous verrez alors de nouvelles fonctionnalités telles que des listes de tâches assignées, des coordonnées de clients/clientes et des analyses utiles.

Hiver aide votre équipe à rester organisée. Pour suivre facilement les progrès réalisés, vous pouvez marquer les e-mails comme ouverts, en attente ou fermés. Vous pouvez également assigner des e-mails à des membres spécifiques de l’équipe, ajouter des libellés pour mieux les trier et utiliser le journal d’activité pour voir l’ensemble de l’historique des e-mails.

Il existe également des outils uniques de collaboration en équipe. Par exemple, vous pouvez partager des e-mails en toute sécurité grâce à des permaliens spéciaux. Ou encore, configurer des flux de travail d’approbation lorsque les clients/clientes font des demandes spéciales qui doivent être approuvées par quelqu’un d’autre avant que vous ne puissiez aller de l’avant.

Les avantages d’Hiver :

• Fonctionne dans Gmail : Gérez votre boîte de réception partagée directement dans votre Gmail actuel, en restant familier et organisé.
• Support omnicanal : En direct offre des fonctionnalités allant au-delà des e-mails de base, notamment des chatbots, une base de connaissances et même un chat en direct.
• Équilibrage de la charge : Empêchez les membres de l’équipe d’être surchargés de travail en définissant des limites d’assignation.
• Des fonctionnalités IA uniques : Outil de personnalisation peut suggérer des modèles d’e-mails à utiliser en fonction de l’e-mail du client/cliente ou détecter des messages de remerciement pour clore automatiquement les conversations.

Les inconvénients d’Hiver :

• Moins d’intégrations : Hiver n’est pas compatible avec autant d’autres outils que certains de ses concurrents.

Prix : Hiver offre un essai gratuit de 7 jours et une offre gratuite limitée. Les offres payantes commencent à 19 $/utilisateur par mois pour 10 utilisateurs/utilisatrices et 2 boîtes aux lettres et vont jusqu’à 49 $/utilisateur par mois. Passer à la version supérieure permet d’obtenir des boîtes de réception partagées supplémentaires.

Pourquoi nous avons choisi Hiver : À l’instar de Gmelius, Hiver est conçu pour améliorer Gmail. Cependant, contrairement à Gmelius, qui imite l’interface de Gmail, Hiver s’intègre directement dans Gmail lui-même et est plus abordable. Cela vous permet de gérer vos e-mails sans quitter l’environnement Gmail.

9. Google Groups

Vous avez un budget serré et vous cherchez un moyen rapide de configurer une boîte de réception Gmail partagée ? Vous pouvez essayer Google Groups. Ce service gratuit de Google Workspace vous permet de créer une adresse e-mail centrale que toute votre équipe peut utiliser.

Il est important de noter que seuls les utilisateurs/utilisatrices disposant des droits d’administration de l’espace de travail Google peuvent créer des groupes. En cas de doute sur les droits de votre compte, il vous suffit de vérifier auprès de votre équipe d’administration.

Une fois votre groupe créé, le propriétaire ou le responsable peut activer les fonctionnalités de la boîte de réception collaborative. Cela permet aux membres de l’équipe de gérer les conversations en assignant des e-mails à des membres spécifiques de l’équipe, en marquant les conversations comme résolues et en utilisant des libellés pour une meilleure organisation.

Avantages de Google Groups :

• Gratuit et facile à utiliser : Aucun frais n’est demandé et la configuration est simple.
• Des fonctionnalités de collaboration : Vous pouvez assigner des e-mails, résoudre des conversations et utiliser des identifiants pour organiser vos messages.
• Rôles et droits : Définissez clairement les rôles et les droits d’accès pour sécuriser votre boîte de réception partagée. Vous pouvez décider qui peut voir les conversations, y participer, approuver les messages, etc.

Les inconvénients de Google Groups :

• Fonctionnalités limitées : Bien que Google Groups offre des fonctionnalités de collaboration, celles-ci ne sont pas du même niveau que d’autres plateformes de boîtes de réception partagées.

Prix : La création et l’utilisation de Google Groups sont entièrement gratuites pour tous les utilisateurs/utilisatrices de l’espace de travail Google, à condition que vous disposiez des droits nécessaires pour créer des groupes. Les offres d’espace de travail vont de 6 $/utilisateur par mois à 18 $/utilisateur par mois, les niveaux supérieurs offrant davantage d’espace de stockage par utilisateur.

Pourquoi nous avons choisi Google Groups : Google Groups est un excellent choix de départ pour les équipes qui recherchent une solution gratuite et simple pour créer une boîte de réception Gmail partagée. Toutefois, nous ne le recommandons pas pour une utilisation à long terme, car il n’est pas aussi évolutif que les autres options de la liste.

10. Boîte aux lettres partagée Outlook

Vous et votre équipe utilisez déjà Microsoft 365 et Outlook pour rester connectés ? Votre équipe est petite et cherche un moyen simple de travailler ensemble sur les e-mails ? Alors essayez la fonctionnalité de boîte aux lettres partagée d’Outlook.

Configurer une boîte aux lettres partagée est facile si vous êtes l’administrateur de votre compte Microsoft 365. Tout ce que vous avez à faire est de créer une nouvelle adresse e-mail spécifiquement pour votre équipe et d’ajouter les membres. Si vous n’êtes pas l’administrateur, vous pouvez leur demander d’en créer une pour vous.

Une fois qu’elle est opérationnelle, la boîte aux lettres partagée s’affiche comme un nouveau dossier dans votre Outlook. Votre équipe peut recevoir des e-mails à cette adresse partagée, et tous les messages que vous envoyez à partir de cette adresse e-mail apparaîtront comme provenant de l’équipe, et non d’une personne en particulier.

Avantages de la boîte aux lettres partagée Outlook :

• Configuration simple : Les boîtes aux lettres partagées sont faciles à définir et à utiliser car elles s’intègrent directement dans votre Outlook existant.
• Calendriers d’équipe : Le calendrier connecté à la boîte aux lettres partagée apparaît automatiquement dans la liste des calendriers de tout le monde, de sorte que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les réunions et les échéances.
• Règles de boîte de réception : Comme pour votre propre boîte de réception, vous pouvez configurer des règles pour trier et gérer automatiquement les e-mails qui arrivent dans la boîte de réception partagée.

Inconvénients de la boîte aux lettres partagée d’Outlook :

• Pas pour les grandes équipes : Les boîtes aux lettres partagées conviennent mieux aux petites équipes. Si votre équipe est plus importante ou si elle a besoin de plus de fonctionnalités de collaboration, vous aurez peut-être besoin d’un autre outil.

Prix : La fonctionnalité Boîte aux lettres partagée est offerte avec toutes les offres Microsoft 365 Business, qui commencent à 6 $ par utilisateur et par mois et vont jusqu’à 22 $ par utilisateur et par mois. Microsoft 365 propose également une version d’essai gratuite d’un mois.

Pourquoi nous avons choisi la boîte aux lettres partagée d’Outlook : Pour les petites équipes qui utilisent déjà Microsoft 365, la boîte aux lettres partagée peut être une excellente option. Cependant, si votre équipe a besoin de fonctionnalités plus avant, vous pourriez vouloir explorer d’autres alternatives.

Quels sont les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour les e-mails d’équipe ?

Pour les petites entreprises, Help Scout est le meilleur outil de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de votre équipe. Il est facile à utiliser, abordable et doté de nombreuses fonctionnalités qui aident votre équipe à collaborer efficacement. Cela signifie des clients plus heureux et un flux de travail plus fluide pour votre équipe.

Si votre entreprise fonctionne sur WordPress et que vous traitez beaucoup de demandes de clients/clientes, alors Heroic Inbox est un concurrent de taille. Il se branche directement sur votre Tableau de bord WordPress, ce qui vous permet de gérer les tickets de support sans jamais quitter votre environnement familier.

Enfin, pour les entreprises qui souhaitent gérer toutes leurs interactions avec leurs clients en un seul endroit, ne cherchez pas plus loin que HubSpot. Cette plateforme va au-delà des boîtes de réception partagées de base grâce à son puissant système de gestion de la relation client.

Boîtes de réception e-mail partagées : Foire aux questions

Maintenant que nous avons vu les meilleurs outils de boîte de réception partagée du marché, répondons à quelques questions fréquemment posées.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Quelques options s’offrent à vous. Google Groups offre une solution gratuite, mais ses fonctionnalités sont limitées. Pour une meilleure expérience, pensez à Help Scout ou Heroic Inbox. Ces deux outils offrent des fonctionnalités telles que l’attribution d’e-mails aux membres de l’équipe, la définition d’autorisations et l’automatisation des tâches dans une interface conviviale.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot et Help Desk sont d’excellents outils de boîte de réception partagée pour les petites entreprises. Ces plateformes offrent des fonctionnalités telles que le routage automatique des e-mails, les notes internes, l’identification des e-mails et les réponses en boîte pour faciliter grandement la communication.

Le choix de la meilleure solution dépend de vos besoins spécifiques et de votre budget.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

Help Scout propose une configuration assez simple de Gmail. Après avoir connecté votre compte, Help Scout importe en toute transparence vos e-mails existants.

Pour les utilisateurs/utilisatrices qui souhaitent améliorer leur Gmail, Hiver est une option intéressante. Il ajoute des fonctionnalités directement dans Gmail, telles que l’assignation de tâches et l’historique des activités.

Découvrez d’autres outils de collaboration en équipe

• Meilleur logiciel de gestion des tâches pour les petites entreprises
• Les meilleurs outils de communication d’équipe pour les petites entreprises
• Les meilleurs outils d’automatisation du marketing pour les petites entreprises
• Meilleur logiciel de vidéo discussion pour les entreprises (avec options gratuites)
• Les meilleurs services de fax en ligne pour les petites entreprises

Nous espérons que cet article vous a aidé à découvrir les meilleurs outils de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails de l’équipe. Vous pouvez également consulter notre liste des meilleurs services de marketing par e-mail et nos conseils d’experts sur les caractéristiques d’une page d’atterrissage à fort taux de conversion.

Si vous avez aimé cet article, veuillez alors vous abonner à notre chaîne YouTube pour obtenir des tutoriels vidéo sur WordPress. Vous pouvez également nous trouver sur Twitter et Facebook.