Cómo alojar un evento virtual en WordPress

¿Estás pensando en celebrar tu siguiente conferencia, taller o lanzamiento de producto en el mundo digital? El alojamiento de un evento virtual en WordPress es una potente forma de ampliar su alcance, conseguir la participación de su público e incluso generar ingresos.

Como cualquier evento, los virtuales requieren mucha planificación, equipo y conocimientos técnicos. Puede que te preocupe que sea demasiado caro o que no tengas los conocimientos técnicos necesarios para llevarlo a cabo.

En este artículo, haremos un anuncio / catálogo / ficha de todos los equipos y servicios online que necesitarás y te enseñaremos todo lo necesario para el alojamiento de un evento virtual en WordPress. Además, si tu negocio no tiene su propio sitio web, también lo cubriremos.

¿Por qué alojar eventos virtuales?

¿Quiere alojar una conferencia para aumentar su autoridad en su nicho o invitar a los usuarios a un seminario web en el que pueda mostrar sus productos y servicios? Puede utilizar su sitio web WordPress como plataforma de lanzamiento para eventos virtuales.

Un evento virtual es una reunión en línea en la que la gente se conecta utilizando ordenadores y dispositivos móviles en lugar de reunirse en el mismo lugar físico. Estos eventos en línea pueden ser desde pequeñas reuniones hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes.

Son una buena forma de generar clientes potenciales, impulsar la participación de los usuarios e incluso ganar dinero a través de oportunidades de patrocinio, venta de tiques / entradas premium y ofreciendo membresías de pago.

Organizar estos eventos en línea tiene muchas ventajas. No tendrá que preocuparse de pagar un local y sus usuarios no tendrán que preocuparse del transporte. Tampoco le afectarán tanto las diferencias horarias.

Estas ventajas significan que probablemente tendrá una mayor asistencia al acto. Sin embargo, los actos virtuales también son más propensos a problemas y dificultades técnicas. Organizar un acto siempre requerirá esfuerzo, planificación y los recursos adecuados, aunque se celebre en línea.

¿Estás listo para aprender a alojar un evento virtual utilizando tu sitio web WordPress? Le guiaremos paso a paso.

He aquí un esquema rápido que puede utilizar para hojear fácilmente el artículo:

Establecer el sitio web de su evento

Si ya tiene un sitio web de WordPress establecido, entonces puede hacer clic en omitir esta sección. Si lo prefieres, puedes utilizar el sitio web de tu empresa. Para grandes eventos, puede crear una página de destino en otro sitio web.

Para empezar, puedes ver este tutorial en vídeo o leer nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un sitio web en WordPress.

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Si tienes un presupuesto ajustado, en nuestra guía sobre cuánto cuesta realmente crear un sitio web en WordPress encontrarás algunas ideas para mantener los costes bajos, como alternativas gratuitas a los plugins más populares.

Si está empezando, le recomendamos encarecidamente que utilice Bluehost para alojar su sitio web.

Ofrecen a los lectores de WPBeginner un nombre de dominio gratis y un 61% de descuento en alojamiento web. Básicamente, puedes empezar por 1,99 $ al mes.

Quizás también quieras ver nuestro resumen de los mejores temas de WordPress para eventos y conferencias para que puedas personalizar el diseño de tu sitio.

Una vez establecido su sitio web, el siguiente paso es elegir e instalar un plugin de eventos.

Elegir e instalar un plugin de eventos para WordPress

Puedes añadir a tu sitio WordPress las características que necesitas para albergar un evento instalando un plugin de eventos para WordPress. El plugin que elijas dependerá de tus necesidades, como por ejemplo si tus usuarios necesitan comprar un tique / entrada para el evento o simplemente registrarse o RSVP para asistir al evento.

Para empezar, debe decidir si desea mostrar un formulario de confirmación de asistencia, un calendario de eventos o una página de inscripción en su sitio web.

Crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Si simplemente quieres que tus usuarios confirmen su asistencia al evento, puedes utilizar el plugin gratuito WPForms Lite para crear un sencillo formulario de confirmación de asistencia en tu sitio web.

Esto le permitirá hacer un seguimiento de quién asistirá y le dará una idea del número de participantes que tendrá.

Le mostramos cómo utilizar WPForms para crear el formulario, añadirlo a su sitio web y comprobar las respuestas en nuestra guía sobre cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress.

Para otras opciones, consulte nuestra lista de los mejores plugins de RSVP de WordPress para su sitio web.

Crear un calendario de eventos sencillo en WordPress

Un calendario de eventos es una forma sencilla de informar a tus usuarios acerca de los eventos que organizas. Dependiendo del plugin de WordPress que elijas, podrás mostrar tus eventos, permitir a los usuarios confirmar su asistencia a los eventos, vender tiques / entradas, añadir y gestionar sedes, y mucho más.

Por ejemplo, el Calendario de Eventos es un sistema de gestión de eventos repleto de características que facilita añadir todos los detalles del evento, incluida una página separada para locales y organizadores.

Tienes varias vistas diferentes para mostrar tu calendario de eventos en la parte frontal, incluyendo día, semana o mes. Incluso puedes destacar eventos para aumentar la participación en los que más te interesen.

Además, puedes añadir filtros para que tus usuarios encuentren exactamente los eventos que buscan, y ofrecen varias extensiones para la venta de tiques / entradas.

Crear una página de registro de eventos en WordPress

Si decide vender entradas para su evento, descubrirá rápidamente que muchos servicios externos de registro y venta de entradas le cobrarán una pequeña cuota por cada tique / entrada que venda.

Puedes evitar algunos de estos problemas creando tu propia página de registro de eventos en WordPress. Esto te permitirá cobrar directamente los pagos en línea, almacenar la información de los asistentes en tu sitio web y utilizar tu propia marca al promocionar el evento.

Puede crear fácilmente un formulario de inscripción a un evento utilizando WPForms.

La versión Lite gratuita es compatible con los pagos con tarjeta de crédito Stripe, y puede desbloquear métodos de pago adicionales como PayPal, Square y Authorize.Net mediante la actualización al plan Pro.

Para empezar, consulte nuestra guía sobre cómo crear una página de registro de eventos en WordPress.

Creación de una página de destino para su evento

Ahora que dispone de un medio para que los usuarios le comuniquen que asistirán a su evento, debe crear una página de destino. Se trata de una página cuidadosamente diseñada que permite a tus visitantes saber acerca de tu evento y les anima a inscribirse.

Debe contener una llamada a la acción clara que esté enlazada al formulario de confirmación de asistencia, al calendario del evento o a la página de inscripción al evento que haya creado.

Existen muchos plugins para páginas de destino en WordPress. Si usted está buscando una opción gratuita, entonces le recomendamos la versión gratuita de SeedProd. A medida que sus necesidades crezcan, puede actualizar a la mucho más potente SeedProd Pro para tener muchas más opciones.

En nuestra guía sobre cómo crear una página de destino con WordPress, te mostramos cómo utilizar las tres mejores soluciones para crear páginas de destino en WordPress. Estos maquetadores de páginas de destino son fáciles de usar, están optimizados para la velocidad y son asequibles para las pequeñas empresas. Puedes elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

También encontrará consejos útiles para que su página de destino sea más eficaz en nuestra guía sobre cómo aumentar las conversiones de su página de destino en un 300%.

Una vez que tenga una página de destino para su evento, puede empezar a promocionarlo. Para empezar, enlaza a la página del evento en tu boletín de correo electrónico y en los medios sociales.

Obtener el equipo de audio y vídeo adecuado

A menos que estés empezando con un presupuesto muy ajustado, ni tú ni los ponentes del evento deberíais utilizar la webcam y el micrófono integrados de tu ordenador. Tus usuarios advertirán al instante la baja calidad de audio y vídeo y es posible que decidan no asistir a futuros eventos.

La elección más importante será el micrófono. Te recomendamos que elijas un micrófono USB para que puedas conectarlo directamente al ordenador sin necesidad de equipo adicional. Aquí tienes tres opciones de micrófonos muy populares:

• El Samson C01U es un buen micrófono USB para principiantes.
• El Rode NT-USB es un micrófono USB de alta calidad que incluye un soporte de sobremesa y un filtro antipop.
• El Heil PR-40 es el que utilizan los profesionales. Tiene la conexión XLR estándar en lugar de USB, por lo que tendrás que comprar también un cable de 3,5 mm a XLR, una interfaz de audio o un mezclador.

Su micrófono sonará mejor si adquiere algunos elementos / artículos más, como un brazo de micrófono, una montura antivibratoria y un filtro antipop. Por ejemplo, si utilizas el micrófono Rode NT-USB, necesitarás el soporte antivibratorio Rode SM6 con filtro antipop integrado y el brazo de micrófono Rode PSA1.

El kit Rode Podcaster tiene una buena relación calidad-precio y viene con un brazo de micrófono y un soporte antivibratorio, y lo utilizamos en WPBeginner.

Si no quieres comprar todo el equipo de una vez, puedes utilizar tu cámara web integrada mientras empiezas, pero es probable que obtengas mejor calidad de vídeo con la cámara de tu smartphone.

Necesitarás montar tu teléfono en un trípode, y el GripTight GorillaPod Stand PRO es una buena opción para cualquier tipo de teléfono. Tiene patas ajustables que se pueden adjuntar a cualquier superficie.

Con el tiempo, puede actualizarse a una cámara Web 4K como la Logitech BRIO Webcam. Esta cámara es perfecta para videoconferencias y se acopla fácilmente a cualquier ordenador. Tiene una calidad de vídeo excelente, incluso con poca luz.

También necesitarás unos auriculares decentes para que el micrófono no capte el audio de los altavoces. Los auriculares que se conectan son más fiables que los auriculares Bluetooth. Una buena opción son los Sony MDR7506.

Elegir e integrar un servicio de videoconferencia

Tendrá que elegir un servicio en línea que le permita organizar eventos virtuales. Puede marcar / comprobar nuestra lista de las mejores plataformas de software para webinars y comparar sus características para elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Creemos que GoToWebinar, LiveStorm e EasyWebinar son buenas opciones porque ofrecen todas las potentes características de los seminarios web que necesita, con transimisión de vídeo de alta calidad y planes de precios asequibles.

Si estás empezando, te recomendamos Zoom porque es fácil de usar, muy conocido y apto para móviles. Zoom permite programar reuniones en línea con antelación y proporciona un enlace único para cada evento que puedes compartir con los participantes e incluir en tu sitio web.

También es fácil integrar Zoom con WordPress, pero para ello necesitas al menos la versión Pro de Zoom y la extensión Zoom webinar. Existe una versión gratuita, pero necesitarás tener una cuenta de pago para poder establecer la integración.

Tendrás que establecer una cuenta de Zoom correctamente y luego conectarla a tu sitio web de WordPress. Una vez hecho esto, puede establecer un flujo de trabajo utilizando Uncanny Automator para registrar automáticamente a sus usuarios en Zoom una vez que se registren o compren un tique / entrada.

Para saber cómo conectar Zoom con tu sitio web paso a paso, consulta nuestra guía detallada sobre cómo integrar fácilmente reuniones y seminarios web de Zoom en WordPress.

Organización del acto

Antes de que se dé cuenta, llegará el momento de organizar su evento. Si ha elegido la plataforma de software para webinars adecuada, dispondrá de todas las características que necesita, además de vídeo y audio fiables y de alta calidad.

Podrá contar con varios presentadores y alojamientos y compartir su pantalla con los participantes para realizar demostraciones.

Te recomendamos que silencies a todos los participantes por defecto. Sin embargo, utilizando la característica de chat integrada en tu plataforma, los participantes podrán interactuar contigo y entre ellos durante el evento.

También podrán hacer y responder preguntas, y puedes hacer que rellenen encuestas para que te den su respuesta / comentario / opinión. Recomendamos UserFeedback de MonsterInsights para este tipo de interacción.

Seguimiento de eventos

Una vez finalizado el acto, debe ponerse en contacto con los participantes lo antes posible, cuando estén más interesados y el acto aún esté fresco en su memoria.

Como tienes sus datos de contacto de cuando se registraron, puedes enviarles un correo electrónico de seguimiento. En ese correo electrónico, puedes pedirles su respuesta / comentario / opinión. Puede seguir nuestra guía sobre cómo crear un formulario de encuesta en WordPress.

Puede seguir enviándoles correos electrónicos para informarles de los próximos eventos y medir su interés acerca de distintos debates creando una encuesta interactiva.

La mayoría de los servicios de webinar le permitirán grabar el evento, y algunos incluso pueden crear transcripciones. Esto permitirá que los usuarios que no pudieron asistir al evento en directo vean el contenido.

Por último, la mayoría de los servicios de seminarios web incluyen análisis prácticos para que pueda ver lo que funciona y lo que no. Le mostrarán quién asistió, medirán el interés de la audiencia, harán un anuncio / catálogo / ficha de las preguntas que se hicieron y mucho más. Esto le permitirá ajustar su evento en el futuro para obtener las máximas conversiones.

Esperamos que este tutorial te haya ayudado a aprender cómo alojar un evento virtual en WordPress. Puede que también quieras ver nuestra guía sobre cómo añadir palabras clave y meta descripciones o nuestra selección experta de los mejores plugins de medios sociales para WordPress.

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