Cómo contratar asistentes virtuales para su sitio WordPress (Consejos de expertos)

¿Te preguntas cómo contratar asistentes virtuales para tu sitio de WordPress?

Llevar un negocio es mucho trabajo. Pero si no mantiene su sitio web de WordPress correctamente, puede ver cómo su tráfico y sus ofertas disminuyen rápidamente. La buena noticia es que puedes contratar a un asistente virtual (VA) para que gestione tu sitio por ti.

En este artículo, aprenderá a contratar a un asistente virtual de WordPress para que pueda centrarse en las actividades más importantes de su negocio.

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual (VA) es un contratista independiente que ayuda a dar soporte a su negocio de forma remota.

Se encargan de todas las tareas repetitivas o lentas para las que no tienes tiempo o en las que te vendría bien que te echaran una mano. Pueden ser tareas como programar citas, gestionar el calendario o incluso enviar correos electrónicos.

A diferencia de un gestor de oficina o un asistente ejecutivo, un asistente virtual realiza su trabajo completamente a distancia. Además, las VA suelen emplearse para tareas más sencillas, mientras que a los asistentes ejecutivos se les confía la realización de actividades más complejas que requieren más experiencia.

¿Por qué necesita contratar asistentes virtuales para su sitio WordPress?

Gestionar un sitio web en WordPress significa ser responsable de mantener copias de seguridad del sitio web, actualizaciones de plugins y temas, y actualizaciones del núcleo de WordPress.

Si no mantiene su sitio, puede correr el riesgo de que se produzcan hackeos, sufrir periodos de inactividad o incluso tener tiempos de carga lentos. Y eso puede hacerle perder visitantes e incluso clientes.

Si no tiene tiempo para mantener su sitio o no sabe cómo hacerlo, puede contratar a un asistente virtual.

Su asistente virtual se encargará de ayudarle con las tareas relacionadas con WordPress de forma remota. Pueden realizar una amplia gama de tareas que van más allá del mantenimiento, tales como:

• Es compatible con / dar soporte técnico: Realice copias de seguridad periódicas de WordPress, mantenga actualizados sus plugins y temas de WordPress, optimice el rendimiento del sitio y mucho más.
• Gestión de contenidos: Realice actualizaciones de contenido para SEO, programe entradas y gestione comentarios.
• Es compatible con / dar soporte al cliente: Responda a entradas de blog y comentarios en medios sociales, participe con su público y programe citas.
• Soporte para comercio electrónico: Si tiene una tienda en línea, puede pedir a su VA que procese los pedidos / órdenes, gestione los anuncios / fichas de productos y atienda las consultas de los clientes. O pueden realizar tareas de entrada de datos como la actualización de los niveles de inventario o los precios.
• Diseño: Si tienen conocimientos de diseño o código, las VA pueden realizar cambios de estructura / disposición / diseño / plantilla.

Las VAs pueden descargarle de trabajo para que usted pueda centrarse en actividades más prioritarias que generen ingresos para su negocio.

Para ponerlo en perspectiva, digamos que tu tiempo vale 50 dólares la hora. Muchas tareas administrativas pueden subcontratarse a VAs por entre 5 y 25 dólares la hora. Como resultado, esas horas extra que has recuperado te permitirán ganar más dinero.

Contratar VAs puede ser el mejor movimiento que puedes hacer en tu negocio. Dicho esto, a continuación te explicamos cómo crear un equipo fiable de VAs.

1. Decida qué tareas externalizar y documente su proceso

Lo primero que debe hacer es elaborar una lista de las tareas que desea que realice su asistente virtual de WordPress.

Esto te ayudará a filtrar las VAs solo a aquellas que se ajusten a tus necesidades. Como se mencionó anteriormente, hay docenas de tareas que un asistente puede manejar para usted.

Suponiendo que todas estas tareas las esté realizando usted mismo, debe documentar todo el proceso y crear directrices para que las sigan. Hay muchas formas eficaces de documentar el proceso:

• Utiliza Snagit para grabar tu pantalla y capturar cada clic que hagas en cada tarea.
• Cree una lista de comprobación o un centro de recursos en Notion. Puede que necesites incluir tutoriales, scripts y plantillas a seguir.

Esto no solo facilita la puesta en marcha de los nuevos miembros del equipo, sino que también ayuda a redactar una descripción más precisa del puesto y a encontrar a los candidatos adecuados para cada perfil.

He aquí un ejemplo de lo que puede ser un centro de recursos en Notion.

Puede etiquetar cada documento según el tipo de tarea que sea.

Dentro de cada documento, hemos incluido instrucciones paso a paso junto con capturas de pantalla para ayudar a guiar a las VA a ejecutar una tarea.

2. Redactar un anuncio / catálogo / ficha de empleo preciso

Si quieres encontrar al asistente virtual de WordPress adecuado, tendrás que redactar una descripción del puesto convincente que atraiga a alguien con las cualidades y habilidades que necesitas.

Esto sirve de filtro para identificar al candidato adecuado. Una entrada de trabajo de asistente virtual eficaz debe incluir:

• Extensión del trabajo: Describa las tareas y responsabilidades de las que se encargará la VA. Debe indicar claramente la disponibilidad prevista y si busca cubrir un perfil a tiempo completo o parcial.
• Competencias necesarias: Especifique las habilidades y cualificaciones que busca. Asimismo, enumere las herramientas y el software que la VA debe saber utilizar, como el CMS WordPress.
• Experiencia: Mencione el nivel de experiencia que busca, ya sea de nivel inicial o alguien con años específicos de experiencia.
• Presupuesto: Establezca un presupuesto e indique su preferencia por tarifas horarias o contratos con precio fijo.

Cuanto más detallado sea, mejor. Por ejemplo, así podría ser una entrada de empleo.

3. Saber dónde encontrar los mejores asistentes virtuales

Una vez que tenga la documentación preparada y haya redactado su anuncio de empleo, estará listo para empezar a buscar asistentes virtuales.

Lossitios web para autónomos son un buen punto de partida para encontrar una VA dedicada, sobre todo cuando tienes necesidades específicas en mente.

Aunque podría seguir el camino tradicional de contratar asistentes virtuales a través de bolsas de trabajo, las plataformas de autónomos tienen algunas ventajas, como:

• Un sistema de reseña / valoración para ver cómo han trabajado con clientes anteriores
• Pagos globales y facturación sencilla
• Una característica de chat para discutir los detalles del proyecto y compartir archivos.
• Los pagos se realizan a través de un servicio de depósito en garantía, por lo que solo pagará por el trabajo realizado.

Dicho esto, te recomendamos estas plataformas de autónomos para empezar:

Codificable

Codeable es una plataforma de WordPress freelance de confianza que te ayuda a encontrar expertos en WordPress. Puedes encontrar expertos en prácticamente todas las áreas de WordPress, incluyendo:

• Desarrollo y personalización de temas y plugins
• Desarrollo del comercio electrónico
• Desarrollo web WordPress a medida
• Diseño web
• API e integración
• Diagnosticar averías y mantenimiento
• Seguridad y rendimiento

Básicamente, si tienes problemas con la parte técnica de WordPress y quieres que expertos cualificados se encarguen de ello por ti, entonces Codeable es una excelente opción. Y como la plataforma solo acepta al 2% de los mejores candidatos, puedes estar seguro de que trabajas con profesionales de WordPress cualificados.

Upwork

Upwork es uno de los mayores mercados de autónomos, con más de 12 millones de autónomos registrados en la plataforma.

A diferencia de Codeable, puedes encontrar asistentes virtuales con una gama más amplia de habilidades. Eso te permite encontrar profesionales para diversas tareas más allá de WordPress.

Como hay más usuarios en la plataforma, hay muchas posibilidades de encontrar un asistente virtual que se ajuste a tu presupuesto.

Upwork también muestra testimonios y puntuaciones de trabajos realizados con éxito en el perfil de cada freelancer para que puedas ver su historial. Además, Upwork te permite buscar talentos, enviarles mensajes directamente e incluso invitarles a presentar su candidatura.

Aunque podrías elegir un sitio como Fiverr en su lugar, puede ser más adecuado para proyectos puntuales que para un perfil periódico como el de una VA.

Toptal

Toptal es una plataforma de autónomos conocida por su rigurosa plataforma de proyección / emisión, que solo acepta al 3% de los mejores candidatos.

Los autónomos tienen que superar cinco pasos del proceso de proyección / emisión, incluida una exhaustiva evaluación del inglés y del proyecto.

A diferencia de otras plataformas, Toptal adopta un enfoque más personalizado. Un miembro del equipo te llamará para conocer tus requisitos y preferencias de talento. A partir de ahí, te presentarán a la persona adecuada para tu puesto de trabajo de su red de talentos evaluados por expertos.

Este proceso de selección personalizado garantiza que trabajes con asistentes virtuales que tengan las habilidades y la experiencia adecuadas para tus tareas en WordPress. Y te guarda o ahorra, según contexto, la búsqueda entre miles de currículos y la coordinación de entrevistas.

Toptal dispone incluso de una característica específica de facturación y seguimiento del tiempo llamada TopTracker. Con este servicio, puede realizar fácilmente el seguimiento de las horas y efectuar pagos a través de PayPal, Payoneer o transferencia bancaria directa. Pero también puedes utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo como TimeDoctor.

4. Entrevistar a los candidatos cualificados

Cuando lleve unos días publicando su entrada, debería recibir un aluvión de solicitudes. Cribar a los candidatos puede ser una tarea pesada, pero es imprescindible si quieres encontrar a la persona adecuada.

Debe reducir su lista de candidatos a los que cumplan sus requisitos. A partir de ahí, puede optar por someter a los candidatos a una prueba de aptitudes. Así filtrará a los candidatos que simplemente no tengan las aptitudes necesarias para desempeñar el trabajo.

Por ejemplo, puede crear un sitio WordPress ficticio y pedirles que realicen una copia de seguridad completa del sitio, que diagnostiquen una incidencia común o que optimicen una entrada del blog para SEO. La lista de tareas que ya has elaborado te ayudará a decidir cómo examinar a tus candidatos.

A continuación, puede elegir a los candidatos que hayan obtenido la puntuación más alta y estén más cualificados para el puesto. Tendrás que entrevistar a esos candidatos potenciales a través de Google Meet o Zoom.

A estas alturas, ya sabe que los candidatos son capaces de desempeñar el perfil. Pero también querrá saber si encajan culturalmente en su empresa. Evalúe cómo les gusta trabajar en equipo, resolver problemas en situaciones desconocidas o priorizar tareas, sobre todo cuando asumen múltiples responsabilidades.

5. Contratación y puesta en marcha de nuevos asistentes virtuales

Por lo general, contratará al candidato que haya causado la mejor impresión. Asegúrese de que los nuevos contratados firmen un contrato de contratista independiente. Este contrato establece las condiciones, incluidas la extensión del trabajo y las condiciones de pago.

Además, detalla los derechos de propiedad intelectual, que es importante aclarar, sobre todo cuando se trata del contenido de un sitio web, diseños u otros elementos creativos.

Con software como signNow, puedes crear acuerdos en formato PDF e invitar a tus nuevos contratados a firmar el contrato.

Pero antes de que empiece a trabajar su nueva VA, también debe tener en marcha un proceso de puesta en marcha.

Todo lo que tiene que hacer es utilizar una herramienta de gestión de proyectos para crear una serie de tareas de puesta en marcha que deben completarse para que la VA se ponga al día.

Puedes usar Asana para asignar una lista de tareas para ayudar a poner en marcha a tus nuevos asistentes virtuales. Cada nuevo miembro del equipo pasará por una serie de elementos de acción para que se familiaricen con tu empresa y tu forma de trabajar. En la lista de verificación, se deben delinear cosas como:

• La misión y los valores fundamentales de su empresa
• Acceso / login al sitio WordPress y otras herramientas
• Documentación y formación sobre cómo realizar las tareas
• Acceso a herramientas de comunicación en equipo para la colaboración (por ejemplo, Slack es una forma estupenda de charlar con las asistentes técnicas cara a cara, o puedes crear un canal específico para hacer anuncios a todo el equipo).

Basta con añadir enlaces al centro de recursos creado anteriormente con Notion u otro programa similar.

A la hora de añadir permisos y perfiles a WordPress y otros programas, es fundamental que utilices un gestor de contraseñas como 1Password.

Este software generará y almacenará contraseñas fuertes y únicas para cada cuenta, lo que puede ayudar a prevenir que alguien piratee tu sitio WordPress.

Alternativa: Utilizar los servicios de mantenimiento de WP

Puede que decidas que no estás preparado para contratar a una VA, ya sea porque no tienes suficientes tareas que delegar o porque no tiene sentido desde el punto de vista económico.

En ese caso, puede que prefiera los servicios de mantenimiento de WordPress. Pueden ayudarle a agilizar y automatizar todas las tareas que necesita realizar para mantener su sitio saludable y actualizado, incluyendo:

• Encontrar y corregir enlaces rotos
• Actualización de temas y plugins
• Copia de seguridad de su sitio WordPress
• Borrar comentarios de Spam
• Actualización automática del núcleo de WordPress a las últimas versiones

WordPress.org recomienda realizar estas tareas de mantenimiento cada tres a seis meses aproximadamente.

Aunque podría contratar a una VA para realizar estas tareas, es mucho más barato pagar simplemente a un proveedor de servicios para que haga el trabajo por usted.

Recomendamos elegir WPBeginner Pro Services. Nuestro equipo de expertos ofrece el mejor servicio de mantenimiento de WordPress del mercado. Nos encargamos de servicios de copia de seguridad, actualizaciones del núcleo, actualizaciones de temas y plugins, optimización de activos, eliminación de malware, seguimiento / vigilancia / tiempo de actividad, y mucho más.

Nuestro paquete Duerma Mejor, a partir de 69 dólares al mes, le ofrece todos los servicios esenciales que necesita para cuidar bien de su sitio.

Si actualiza su plan, podrá incluso disponer de horas de desarrollo a la carta que podrá utilizar siempre que lo necesite. Esto significa que estás a solo una llamada de resolver cualquier problema / conflicto / incidencia.

Para obtener más información, consulte nuestro anuncio de WPBeginner Pro Services.

Otra alternativa es utilizar una empresa de alojamiento gestionado de WordPress como WP Engine, que puede gestionar la mayoría de los servicios de mantenimiento. Los proveedores de alojamiento gestionado se encargan de todas las tareas de gestión del servidor, como la configuración, la seguridad y el mantenimiento.

Preguntas frecuentes

Nuestros lectores nos preguntan a menudo acerca de cómo contratar asistentes virtuales para WordPress. Aquí tienes las respuestas a las preguntas más habituales:

¿Cuánto cuesta un asistente virtual?

Los precios de los asistentes virtuales varían, pero en general cuestan entre 5 y 50 dólares la hora. Las VA especializadas y radicadas en Estados Unidos cuestan más que las centradas en la administración y las extranjeras.

Aunque muchos cobran por horas, algunos pueden cobrar una cuota mensual de 500 a 4.000 dólares por un número determinado de horas.

¿Cuándo contratar a un asistente virtual?

Como empresarios, es difícil saber cuándo ha llegado el momento de contratar a un asistente virtual. Pero aquí tienes algunas señales de que es hora de empezar a delegar:

• Dedica demasiado tiempo a tareas de poco valor. Es mejor que dediques tu tiempo a añadir valor a tu empresa de una forma que solo tú puedes hacer.
• Está perdiendo clientes porque no puede responder a los correos electrónicos de soporte. Una mala experiencia del cliente le dará mala reputación, lo que puede afectar al crecimiento de su negocio.
• No eres bueno con WordPress. Una VA con conocimientos técnicos puede encargarse de corregir los errores de WordPress y realizar copias de seguridad, garantizando que su sitio permanezca seguro y actualizado.
• Usted está luchando para gestionar el contenido de su sitio de WordPress. Un asistente virtual de WordPress puede ayudarle a escribir entradas de blog, crear gráficos y programar actualizaciones de contenido.

La externalización puede parecer poco natural para los empresarios a los que les gusta tener el control. Pero parte del crecimiento de un negocio consiste en confiar en otros para que la empresa pueda funcionar sin toda tu atención.

Dicho esto, si solo necesita ayuda para mantener su sitio de WordPress, los servicios de mantenimiento de WordPress son la solución más fiable y asequible.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo contratar asistentes virtuales para tu sitio de WordPress. También puedes marcar / comprobar nuestra guía sobre las tareas de mantenimiento de WordPress más importantes que debes realizar regularmente y la guía definitiva sobre seguridad en WordPress.

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