Las 10 mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para ayudar a gestionar los correos electrónicos del equipo (selección de expertos)

En WPBeginner, gestionamos una gran cantidad de correos electrónicos de clientes y equipos a través de diferentes proyectos y sitios web. En el camino, hemos probado muchas herramientas de bandeja de entrada compartida para encontrar las mejores para nosotros y las pequeñas empresas en general.

Hacer un seguimiento de las comunicaciones de tu equipo puede ser un verdadero quebradero de cabeza. Con tantas herramientas de bandeja de entrada compartida, elegir la adecuada puede resultar abrumador.

Por eso nos hemos tomado el tiempo de probar todas las herramientas populares de bandeja de entrada compartida y hemos prestado atención a factores como el precio, la facilidad de uso y las características clave.

En este artículo, le mostraremos las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para gestionar fácilmente los correos electrónicos de su equipo y de sus clientes.

Las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida: Nuestras mejores opciones

Cómo probamos y valoramos el software de bandeja de entrada compartida

¿Se siente abrumado por una montaña de correos electrónicos de su equipo? El software de bandeja de entrada compartida puede ser la solución. Es como una ubicación central en la que su equipo puede trabajar conjuntamente para gestionar de forma eficaz todos los correos electrónicos entrantes.

Para encontrar las mejores soluciones de bandeja de entrada compartida para usted, nos hemos centrado en lo que más importa a los empresarios. Hemos ido más allá de los extras y nos hemos centrado en las características clave que necesita.

Por ejemplo, la automatización cambia las reglas del juego. Lo explica Rohit Gupta, experto en IA y director general de Auditoria.IA:

Con los flujos de trabajo automatizados, los correos electrónicos se dirigen a los miembros del equipo o departamentos adecuados en función de normas y criterios predefinidos. Esta innovación agiliza el proceso y reduce las posibilidades de que los mensajes se pierdan o se pasen por alto en bandejas de entrada compartidas.

Rohit Gupta, Director General de Auditoria.IA

También utilizamos algunas de estas herramientas para distintos proyectos, por lo que sabemos que funcionan bien. Otras son opciones populares que hemos probado a fondo para asegurarnos de que funcionan. No recomendaríamos una herramienta que no utilizáramos nosotros mismos.

Por último, hemos revisado las reseñas / valoraciones de los usuarios para conocer la eficacia, fiabilidad y facilidad de uso de estas soluciones de bandeja de entrada compartida en situaciones reales.

1. Ayuda Scout

Para las pequeñas empresas que desean utilizar una bandeja de entrada colaborativa, Help Scout destaca como el mejor software de bandeja de entrada compartida. Es fácil de configurar, fácil de usar y ofrece una excelente relación calidad-precio.

Trabajar juntos en correos electrónicos es sencillo con Help Scout. Puedes asignar conversaciones a miembros concretos del equipo, dejar notas privadas para que las vea tu equipo e incluso comprobar si otra persona ya está trabajando en el ticket para evitar duplicar el trabajo.

Uno de los puntos fuertes de Help Scout es la posibilidad de organizar las conversaciones en carpetas y equipos. Hemos utilizado esta función para crear buzones independientes para distintas funciones de nuestros proyectos, como marketing y atención al cliente.

Help Scout también te permite incorporar usuarios de otros departamentos, como facturación o ventas, como ‘usuarios ligeros’. Puedes añadirlos a las conversaciones para que estén al tanto de los problemas relevantes y los clientes puedan obtener ayuda de las personas adecuadas.

Si tiene una base de conocimientos, puede consultarla fácilmente directamente en su bandeja de entrada para enviar contenido útil a sus clientes. Así no tendrás que cambiar de pestaña.

Pros de Help Scout:

• Flujo de trabajo mejorado: Utiliza la característica Snooze para establecer temporalmente conversaciones minientradas y devolverlas a la parte superior de tu bandeja de entrada en una fecha y hora designadas.
• Detección de colisiones: Evita que los compañeros de equipo respondan al mismo correo electrónico simultáneamente.
• Notas internas: Permita que los miembros del equipo discutan en privado las interacciones con los clientes dentro de los correos electrónicos.
• Contexto del cliente: Vea todas las interacciones e información anteriores de sus clientes en una práctica barra lateral. Incluso puede actualizar esta información cuando sea necesario.
• Informes y análisis exhaustivos: Proporciona información valiosa sobre el rendimiento de su equipo, incluidos los tiempos de respuesta del primer correo electrónico y los tiempos medios de resolución.
• Comunicación multicanal: Help Scout va más allá del correo electrónico, ya que ofrece integraciones para chat en directo, redes sociales y comunicación por SMS (a través de integraciones de terceros).

Contras de Help Scout:

• Funciones de IA limitadas: Las funciones avanzadas de IA solo están disponibles en los planes de nivel superior.
• Problemas de escalabilidad: Según nuestra experiencia, las grandes empresas pueden experimentar algunos errores y limitaciones con Help Scout.

Precios: El precio de Help Scout empieza en 0 $ al mes para usuarios ilimitados (con un límite de 50 contactos) y sube hasta 75 $ al mes para 100 contactos. El periodo de prueba es gratuito y no requiere tarjeta de crédito, así que puedes probarlo antes de comprometerte. Los planes superiores ofrecen más contactos, cuentas compartidas adicionales, cumplimiento de la HIPAA y un gestor de cuentas dedicado.

Por qué elegimos Help Scout: La asequibilidad de Help Scout, su facilidad de uso y sus potentes funciones de colaboración lo convierten en la solución perfecta para las pequeñas empresas que buscan mejorar la comunicación con sus clientes, agilizar los flujos de trabajo en equipo y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente.

2. Bandeja de entrada heroica

¿Tienes un sitio web en WordPress? Entonces Heroic Inbox es la mejor solución de bandeja de entrada compartida para usted. Este plugin de help desk conecta a la perfección tu sitio WordPress con tu cuenta de correo electrónico. De esta manera, usted puede gestionar su bandeja de entrada de soporte al cliente directamente desde su área de administrador de WordPress.

Se integra perfectamente con clientes de correo electrónico populares como Gmail (Google Workspace) y Outlook.

Es cierto que establecer Heroic Inbox puede no ser tan fácil como otras opciones. Sin embargo, no muchos plugins ofrecen este nivel de integración con WordPress, por lo que es una opción conveniente para los propietarios de sitios web que prefieren una plataforma centralizada.

Para saber cómo configurar Gmail con Heroic Inbox, puedes leer nuestro artículo sobre cómo configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail en WordPress.

Otra ventaja es la integración con WooCommerce. Al interactuar con los clientes, puede ver sus compras anteriores en la interfaz de Heroic Inbox. Esto proporciona un contexto valioso para resolver consultas y ofrecer soporte personalizado.

Además, Heroic Inbox está preparado para la traducción, lo que lo convierte en una gran opción para las empresas que atienden a clientes internacionales.

Ventajas de Heroic Inbox:

• Número ilimitado de tiques / entradas y usuarios: Gestiona cualquier número de consultas de clientes y miembros del equipo de soporte sin restricciones.
• Historial de tiques / entradas: Revise el historial de mensajes anteriores de cada cliente para comprender sus necesidades y hacer un seguimiento de los problemas / conflictos / incidencias periódicos. Esto también puede ser útil para la comunicación de seguimiento.
• Etiquetas de correo electrónico para la organización: Cree etiquetas personalizadas para categorizar y organizar sus tiques de soporte para una gestión eficiente.
• Borradores de respuestas: Mejore el trabajo en equipo creando borradores de respuestas para su reseña / valoración antes de enviarlas a los clientes.
• Archivos adjuntos: Permita a los clientes adjuntar archivos a sus tiques de soporte para vaciar la comunicación y descargar archivos adjuntos directamente desde WordPress.

Contras de Heroic Inbox:

• Características limitadas en el plan de entradas / registros: El plan básico de Heroic Inbox carece de características que suelen encontrarse en los planes de entrada de otras soluciones (como detección de colisiones, discusiones internas y plantillas de correo electrónico guardadas).

Precios: Heroic Inbox comienza en $199.50 por año y escala hasta $499.50 por año. A diferencia de algunos competidores, ofrece una cuota fija sin precios por usuario, lo que puede resultar rentable. Los planes superiores son compatibles con / dar soporte premium.

Para obtener la mejor relación calidad-precio, le sugerimos que adquiera el lote Heroic, que incluye Heroic Inbox y Heroic KB, un potente plugin de base de conocimientos. El precio oscila entre 299,50 $ al año y 849,50 $ al año.

Por qué elegimos Heroic Inbox: La perfecta integración del plugin con WordPress, el número ilimitado de tiques / entradas y usuarios, y la compatibilidad con WooCommerce lo convierten en una opción convincente para las empresas gestionadas por WordPress.

Si quieres saber más, puedes comprobar nuestra reseña / valoración de HeroThemes.

3. HubSpot

¿Gestionas las interacciones con los clientes en diferentes etapas, desde la captación de clientes potenciales hasta la fidelización de los existentes y la prestación de soporte continuo? Si es así, HubSpot puede ser la solución de bandeja de entrada compartida perfecta para ti.

HubSpot es una conocida herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). La característica de correo electrónico de equipo está disponible en sus plataformas de marketing, ventas y servicios.

Además de una bandeja de entrada compartida, también dispondrá de características como el seguimiento de las respuestas por correo electrónico, informes sobre el rendimiento del correo electrónico y vistas personalizables de la bandeja de entrada. Estas herramientas te ayudarán a obtener información valiosa sobre tu comunicación por correo electrónico y a optimizar el flujo de trabajo de tu equipo.

Una cosa que nos impresionó fue el generoso número de plantillas de correo electrónico y fragmentos de código enlatados de HubSpot, que son hasta 5.000 cada uno. Esto te permite guardar o ahorrar tiempo reutilizando contenido preescrito para mensajes comunes.

Ventajas de HubSpot:

• Potente CRM: Gestiona la atención al cliente, la promoción de ventas y las campañas de marketing, todo en una sola plataforma.
• Plantillas de correo electrónico escalables: Cree hasta 5.000 fragmentos de código y plantillas de correo electrónico para una comunicación eficaz.
• Información sobre el rendimiento del correo electrónico: Obtenga datos valiosos sobre la salud del correo electrónico para identificar áreas de mejora.
• Flujos de trabajo automatizados: Además de enrutar automáticamente las conversaciones, también puede establecer desencadenantes para respuestas automatizadas por correo electrónico para marketing o ventas.
• Automatización de la bandeja de entrada conectada: Cuando se conecta a HubSpot, la plataforma utilizará IA para capturar automáticamente tus contactos, gestionarlos y sugerir acciones basadas en el contenido del correo electrónico.

Contras de HubSpot:

• Gestión de SLA limitada: Al igual que otras soluciones, la gestión de SLA (acuerdo de nivel de servicio) solo está disponible en los planes de nivel superior. Sin embargo, con HubSpot, tendrás que actualizar del plan de 15 $/usuario al mes al plan bastante más caro de 1.080 $ al mes.

Precios: HubSpot ofrece un plan gratuito con características limitadas. Los planes de pago de la plataforma de clientes van desde 15 $/usuario al mes hasta 4.000 $ al mes. Estos planes incluyen acceso a los Hubs de marketing, ventas, servicio, contenido, operaciones y comercio.

Aunque técnicamente se puede crear un plan personalizado que incluya solo los Hubs de Marketing, Ventas y Servicio para la funcionalidad de bandeja de entrada de equipo, nos pareció que el precio era más elevado que el de los planes preempaquetados.

Por qué elegimos HubSpot: Sus herramientas de CRM, sus amplias funcionalidades de correo electrónico, sus capacidades de automatización y sus características potenciadas por la IA lo convierten en un fuerte competidor para las empresas que buscan gestionar todas las interacciones con sus clientes en una plataforma centralizada.

Puedes encontrar más acerca de ello en nuestra completa reseña / valoración de HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk es una plataforma de atención al cliente con un potente sistema para gestionar todos sus correos electrónicos de soporte en un solo lugar.

Funciona así: cada correo electrónico de un cliente se convierte en un tique / entrada. A continuación, puede marcar fácilmente estos tiques como importantes o no tan urgentes, añadir etiquetas para mantener las cosas organizadas y asignarlos a miembros específicos del equipo o seguidores que deberían estar al tanto de la conversación.

Para ahorrarle tiempo respondiendo a preguntas comunes, HelpDesk le permite crear sus propias plantillas de correo electrónico personalizables. Incluso hay un maquetador visual que facilita la creación de estas respuestas enlatadas.

Si desea adaptar HelpDesk a las necesidades de su empresa, puede añadir campos personalizados a sus tiques / entradas. Por ejemplo, puede crear un campo para ‘Número de pedido’ para que su equipo pueda encontrar fácilmente los detalles de compra del cliente relevante sin tener que buscar entre correos electrónicos.

Ventajas de HelpDesk:

• Perfecto para equipos de soporte al cliente: Características como marcar prioridades, etiquetar conversaciones con clientes, asignar compañeros de equipo y añadir seguidores a las entradas facilitan el trabajo en equipo.
• Características del trabajo en equipo: Añade notas o menciones privadas para incorporar a otros miembros del equipo que puedan ayudarte, asegurándote de que todos disponen de la información que necesitan.
• Automatización de tareas repetitivas: Establezca el enrutamiento automático de asignaciones y flujos de trabajo para agilizar la gestión de tiques / entradas.
• Análisis de rendimiento: Obtenga informes en tiempo real que le muestran métricas como a qué horas del día recibe más correos electrónicos, cuánto tarda en resolver los problemas y con qué rapidez responde su equipo a los clientes.
• Direcciones de correo electrónico de respuesta del equipo: Crea alias de correo electrónico profesionales para mensajes salientes como sales@business.com o marketing@business.com.

Contras de HelpDesk:

• Precio único: HelpDesk solo tiene un plan estándar. Si necesita más usuarios de los que se incluyen, tendrá que obtener una cita / presupuesto personalizado, lo que puede resultar caro para las pequeñas empresas.

Precios: HelpDesk cuesta a partir de 29 $/usuario al mes. También lo gestiona la misma empresa que LiveChat y ChatBot, así que puedes añadir chat en directo y chatbots para ir más allá de la comunicación por correo electrónico.

Por qué elegimos HelpDesk: Elegimos HelpDesk por su sistema de tique / entrada fácil de usar y sus características diseñadas específicamente para los equipos de atención al cliente. Gracias a su enfoque en el trabajo en equipo, la automatización y los informes útiles, HelpDesk puede ayudarle a mejorar la experiencia del cliente.

5. Gmelius

Gmelius es una solución de bandeja de entrada compartida específica de Gmail. Durante la configuración, puedes elegir tu enfoque: “Enfoque en la bandeja de entrada” para agilizar los correos electrónicos entrantes con la automatización o “Enfoque en la difusión” para impulsar tus esfuerzos de correo electrónico saliente.

Puedes conectar Gmelius a tu cuenta de Gmail, convertir un correo electrónico de Google Group en una bandeja de entrada colaborativa o incluso conectar un alias de correo electrónico. La interfaz en sí se parece mucho a la de Gmail, por lo que es perfecta para personas familiarizadas con la plataforma de correo electrónico de Google.

La verdadera potencia de Gmelius reside en sus opciones de personalización. Puedes crear vistas personalizadas basadas en los miembros del equipo asignados, etiquetas de correo electrónico u otros criterios.

Además, las reglas y plantillas de automatización le ayudan a optimizar su flujo de trabajo. Por ejemplo, puede establecer respuestas automáticas, asignar correos electrónicos en función del contenido o incluso recibir avisos de incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio para agilizar la gestión del correo electrónico de su equipo.

Pros de Gmelius:

• Interfaz familiar: Gmelius se siente como una extensión de Gmail, por lo que es fácil de aprender y utilizar para los usuarios existentes de Gmail.
• Potentes características de la bandeja de entrada: Automatice varias tareas de la bandeja de entrada, como la asignación de correos electrónicos, el movimiento de correos electrónicos en función del estado, el etiquetado basado en palabras clave, el establecimiento de respuestas automáticas y la recepción de advertencias de incumplimiento de SLA.
• Amplia biblioteca de plantillas: Acceda a una amplia biblioteca de plantillas de correo electrónico prediseñadas y clasificadas por departamentos (como cuentas por pagar y atención al cliente) para ahorrar tiempo y crear mensajes coherentes.
• Integración de Google Meet y Zoom: Esto puede ser útil para situaciones como programar videollamadas de seguimiento directamente desde hilos de correo electrónico con clientes o miembros del equipo.

Contras de Gmelius:

• Integraciones limitadas: En comparación con otras opciones de esta lista, Gmelius ofrece una gama más reducida de integraciones de terceros.

Precios: Gmelius cuesta desde 10 $/usuario al mes hasta 36 $/usuario al mes. Se ofrece un periodo de prueba gratuito de 7 días. La actualización a un plan superior ofrece ventajas como una ventana de informes de 12 meses, tareas y contactos ilimitados y el establecimiento de horarios comerciales.

Por qué elegimos Gmelius: La interfaz familiar, similar a la de Gmail, hace que Gmelius sea fácil de usar. Además, sus amplias capacidades de automatización y herramientas de colaboración pueden ayudarte a gestionar mejor tu carga de trabajo.

6. Freshdesk

Al igual que HelpDesk, Freshdesk convierte los mensajes de correo electrónico, teléfono, chat del sitio web, etc., en tiques que su equipo puede gestionar.

Tan pronto como llega un nuevo tique / entrada, el Despacho de tiques de Freshdesk puede enviarlo automáticamente al miembro del equipo más adecuado en función de sus reglas. Esto garantiza que sus clientes reciban rápidamente ayuda de la persona adecuada.

Si contratas un plan superior, podrás utilizar el asistente de IA Freddy para ayudar aún más a tu equipo. Puede resumir los mensajes de los clientes, sugerir cómo reformular las cosas para que suenen mejor e incluso ayudarte a analizar las tendencias en tus conversaciones.

Ventajas de Freshdesk:

• Escritorio de estadísticas fácil de usar: Vea de un vistazo todas sus conversaciones en curso, incluidas las que están a la espera de respuesta del cliente, en espera para su equipo y ya resueltas.
• Bandeja de entrada organizada: Cree campos, estados y vistas personalizados para mantener sus tiques ordenados y fáciles de encontrar para su equipo.
• Escalaciones automáticas: Establezca reglas para aumentar automáticamente la prioridad de un tique / entrada. Por ejemplo, si un cliente no ha respondido en relación con un problema de pago, puede escalar el tique a otra persona más capaz de gestionar la situación.
• Pases de un día: Freshdesk le permite añadir rápidamente nuevos agentes temporales con acceso completo, pero solo para ese día, perfecto para ocasiones como eventos de ofertas.

Contras de Freshdesk:

• Problemas de rendimiento: Según nuestra experiencia y las valoraciones de los usuarios, Freshdesk puede ser ocasionalmente un poco lento.

Precios: Freshdesk ofrece un plan gratuito para hasta 2 agentes. Los planes de pago empiezan en 15 $/usuario al mes y van hasta 79 $/usuario al mes. La actualización da acceso a un mercado de más de 1.000 aplicaciones, más opciones de informe y más características de automatización.

Por qué elegimos Freshdesk: Freshdesk facilita a su equipo la colaboración y la resolución rápida de las consultas de los clientes. El plan gratuito y los niveles de pago asequibles también lo convierten en una gran opción para empresas de todos los tamaños, aunque no sea la solución más rápida.

7. Misiva

Cuando probamos Missive, nuestra primera impresión fue que la interfaz era minimalista. Además de la zona principal donde se leen y responden los correos electrónicos, hay una barra lateral que muestra las carpetas de la bandeja de entrada, junto con la opción de crear otras nuevas para gestionar el correo electrónico de forma organizada.

Esta herramienta de bandeja de entrada compartida también ofrece reglas personalizadas para los correos electrónicos entrantes y salientes. Para los correos electrónicos entrantes, puedes definir reglas basadas en el remitente, el destinatario o el asunto. Estas reglas pueden activar acciones como añadir notas, silenciar avisos, fusionar conversaciones, etc.

Las reglas de correo electrónico saliente permiten establecer recordatorios de seguimiento, enviando automáticamente correos electrónicos si no se recibe respuesta en un plazo determinado.

Además, Missive cuenta con una característica de chat de equipo que le permite a usted y a su equipo intercambiar ideas antes de responder a los correos electrónicos.

Pros de Missive:

• Flujos de trabajo automatizados: Crea potentes reglas para los correos electrónicos entrantes y salientes, agilizando la comunicación y el seguimiento.
• Chat en equipo: Fomenta la colaboración en equipo con la función de chat integrada.
• Es compatible con el horario comercial en todos los planes: Gestiona los avisos en función del horario laboral predefinido. En muchos otros competidores, esta característica solo suele estar disponible en los planes de nivel superior.
• Respuestas enlatadas: Guarda o ahorra tiempo y garantiza una comunicación coherente creando mensajes preescritos tanto para uso individual como en equipo.

Contras de Missive:

• Puede resultar demasiado simple para algunos: Aunque limpia, la combinación de colores grises de la interfaz puede dificultar la diferenciación visual de los elementos.
• Plan Starter limitado: Aunque asequible a 14 €/usuario al mes en comparación con Help Scout, el plan Starter te restringe a un máximo de 5 usuarios.

Por qué elegimos Missive: En general, Missive es ideal para equipos que buscan una forma sencilla pero eficaz de gestionar su correo electrónico. De entrada, también ofrece características que a menudo solo están disponibles en planes de nivel superior, como el soporte en horario laboral y el chat de equipo integrado.

8. Hiver

Hiver es una herramienta que añade características de bandeja de entrada compartida directamente a tu cuenta de Gmail. Todo lo que tienes que hacer es instalar la extensión Hiver para Chrome y funcionará dentro de tu cuenta de Gmail. A continuación, verás nuevas características como anuncios / catálogos / fichas de tareas asignadas, datos de contacto de clientes y útiles análisis.

Hiver ayuda a tu equipo a mantenerse organizado. Para seguir el progreso fácilmente, puedes marcar los correos electrónicos como abiertos, pendientes o cerrados. También puedes asignar correos electrónicos a miembros concretos del equipo, añadir etiquetas para clasificarlos mejor y utilizar el registro de actividad para ver todo el historial de correos electrónicos.

También hay algunas herramientas exclusivas de colaboración en equipo. Por ejemplo, puede compartir correos electrónicos de forma segura con enlaces permanentes especiales. O establecer flujos de trabajo de aprobación para cuando los clientes hagan solicitudes especiales que necesiten la aprobación de otra persona antes de poder seguir adelante.

Pros de Hiver:

• Funciona dentro de Gmail: Gestiona tu bandeja de entrada compartida directamente desde tu cuenta de Gmail, para que todo te resulte familiar y organizado.
• Soporte omnicanal: Hiver ofrece características que van más allá del correo electrónico básico, incluidos chatbots, una base de conocimientos e incluso chat en directo.
• Equilibrio de la carga: Evita que los miembros del equipo se sobrecarguen de trabajo estableciendo límites de asignación.
• Características únicas de IA: Hiver puede sugerir plantillas de correo electrónico a utilizar en función del correo electrónico del cliente o detectar mensajes de agradecimiento para cerrar conversaciones automáticamente.

Contras de Hiver:

• Menos integraciones: Hiver no se conecta con tantas otras herramientas como algunos competidores.

Precios: Hiver ofrece un periodo de prueba gratuito de 7 días y hay un plan gratuito limitado. Los planes de pago empiezan en 19 $/usuario al mes para 10 usuarios y 2 buzones y van hasta 49 $/usuario al mes. Con una actualización se obtienen buzones compartidos adicionales.

Por qué elegimos Hiver: Al igual que Gmelius, Hiver está diseñado para mejorar Gmail. Sin embargo, a diferencia de Gmelius, que imita la interfaz de Gmail, Hiver se integra directamente en el propio Gmail y es más asequible. Esto te permite gestionar tus correos electrónicos sin salir del entorno de Gmail.

9. Grupos de Google

¿Tienes un presupuesto ajustado y necesitas una forma rápida de establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail? Prueba con Grupos de Google. Este servicio gratuito de Google Workspace te permite crear una dirección de correo electrónico central que puede utilizar todo tu equipo.

Es importante tener en cuenta que solo los usuarios con privilegios de administrador de Google Workspace pueden crear Grupos. Si no estás seguro acerca de los permisos de tu cuenta, compruébalo con tu equipo de administradores.

Una vez creado el Grupo, el propietario o el gestor pueden activar las características de la Bandeja de entrada colaborativa. Esto permite a los miembros del equipo gestionar conversaciones asignando correos electrónicos a miembros específicos del equipo, marcando conversaciones como resueltas y utilizando etiquetas para una mejor organización.

Ventajas de Grupos de Google:

• Gratis y fácil de usar: No tiene ningún coste y la instalación es sencilla.
• Características de colaboración: Puedes asignar correos electrónicos, resolver conversaciones y utilizar etiquetas para organizar tus mensajes.
• Perfiles y permisos: Define perfiles y permisos de acceso claros para proteger tu bandeja de entrada compartida. Puedes decidir quién puede ver las conversaciones, participar en ellas, aprobar mensajes, etc.

Contras de Grupos de Google:

• Funcionalidad limitada: Aunque Grupos de Google ofrece características de colaboración, no están al mismo nivel que otras plataformas de bandeja de entrada compartida.

Precios: La creación y el uso de Grupos de Google son totalmente gratuitos para todos los usuarios de Google Works pace, siempre que dispongas de los permisos necesarios para crear Grupos. Los planes de Workspace oscilan entre 6 $/usuario al mes y 18 $/usuario al mes, y los niveles superiores ofrecen más espacio de almacenamiento por usuario.

Por qué hemos elegido Grupos de Google: Grupos de Google es una excelente opción inicial para los equipos que buscan una solución gratuita y sencilla para crear una bandeja de entrada compartida de Gmail. Sin embargo, no lo recomendamos para un uso a largo plazo, ya que no es tan escalable como otras opciones de la lista.

10. Buzón compartido de Outlook

¿Usted y su equipo ya utilizan Microsoft 365 y Outlook para mantenerse conectados? ¿Su equipo es pequeño y busca una forma sencilla de trabajar juntos en el correo electrónico? Entonces prueba la característica Buzón compartido de Outlook.

Establecer un buzón de correo compartido es fácil si eres el administrador de tu cuenta de Microsoft 365. Todo lo que tienes que hacer es crear una nueva dirección de correo electrónico específica para tu equipo y añadir a los miembros. Si no eres el administrador, puedes pedirles que creen uno para ti.

Una vez en funcionamiento, el buzón compartido aparece como una nueva carpeta en Outlook. Tu equipo puede recibir correos electrónicos en esta dirección compartida, y cualquier mensaje que envíes desde esta dirección de correo electrónico parecerá proceder del equipo, no de una sola persona.

Ventajas del buzón compartido de Outlook:

• Configuración sencilla: Los buzones compartidos son fáciles de establecer y utilizar, ya que se adaptan perfectamente a tu Outlook actual.
• Calendarios de equipo: El calendario conectado al Buzón Compartido aparece automáticamente en la lista de calendarios de todos, para que todos estén en la misma página acerca de reuniones y plazos.
• Reglas de la bandeja de entrada: Al igual que con tu propia bandeja de entrada, puedes establecer ajustes para clasificar y gestionar automáticamente los correos electrónicos que llegan al Buzón Compartido.

Contras del buzón compartido de Outlook:

• No para equipos grandes: Los buzones compartidos funcionan mejor en equipos pequeños. Si tu equipo es más grande o necesita más características de colaboración, puede que necesites otra herramienta.

Precios: La característica de buzón compartido viene con todos los planes de Microsoft 365 Business, que empiezan en 6 € por usuario al mes y van hasta 22 € por usuario al mes. Microsoft 365 también ofrece un periodo de prueba gratuito de un mes.

Por qué elegimos Buzón compartido de Outlook: Para los equipos pequeños que ya utilizan Microsoft 365, Buzón compartido puede ser una gran opción. Sin embargo, si tu equipo necesita características más avanzadas, puede que quieras explorar otras alternativas.

¿Cuáles son las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para correos electrónicos en equipo?

Para las pequeñas empresas, Help Scout es la mejor herramienta de bandeja de entrada compartida para gestionar los correos electrónicos de tu equipo. Es fácil de usar, asequible y está repleta de funciones que ayudan a tu equipo a trabajar juntos de forma eficaz. Esto se traduce en clientes más satisfechos y un flujo de trabajo más fluido para tu equipo.

Si su negocio funciona con WordPress y tiene que atender muchas consultas de clientes, Heroic Inbox es un buen candidato. Se conecta directamente a su escritorio de WordPress, por lo que puede gestionar tiques / entradas de soporte sin salir de su entorno familiar.

Por último, para las empresas que quieren gestionar todas las interacciones con sus clientes en un solo lugar, entonces no busque más allá de HubSpot. Esta plataforma va más allá de las bandejas de entrada compartidas básicas con su potente sistema de CRM.

Buzones de correo electrónico compartidos: Preguntas frecuentes

Ahora que hemos visto las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida del mercado, vamos a responder a algunas preguntas frecuentes.

How to manage a shared inbox in Gmail?

Existen varias opciones. Grupos de Google ofrece una solución gratuita, pero sus funciones son limitadas. Para una mejor experiencia, considera Help Scout o Heroic Inbox. Ambas herramientas ofrecen funciones como asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, establecer permisos y automatizar tareas en una interfaz fácil de usar.

Which shared inbox tools are best for small business team collaboration?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot y Help Desk son excelentes herramientas de bandeja de entrada compartida para pequeñas empresas. Estas plataformas ofrecen funciones como el enrutamiento automático del correo electrónico, notas internas, etiquetado de correos electrónicos y respuestas enlatadas para facilitar la comunicación.

Elegir el más adecuado depende de sus necesidades específicas y de su presupuesto.

Which shared inbox tools offer the best integration with Gmail?

Help Scout ofrece un proceso de configuración de Gmail bastante sencillo. Tras conectar tu cuenta, Help Scout importa sin problemas tus correos electrónicos existentes.

Para los usuarios que quieran mejorar su propio Gmail, Hiver es una gran opción. Añade características directamente dentro de Gmail, como la asignación de tareas y el historial de actividades.

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Esperamos que este artículo te haya ayudado a descubrir las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para gestionar los correos electrónicos de tu equipo. También puede marcar / comprobar nuestra lista de los mejores servicios de marketing por correo electrónico y nuestros puntos de vista de expertos sobre lo que hace que una página de destino de alta conversión.

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