6 mejores servicios de fax en línea para pequeñas empresas (2024)

Muchas pequeñas empresas siguen confiando en el fax para la transmisión segura de documentos, pero las máquinas de fax tradicionales pueden resultar ineficaces y anticuadas. Los servicios de fax en línea ofrecen una solución moderna a este reto.

En WPBeginner, hemos visto cómo el servicio de fax en línea adecuado puede mejorar significativamente la eficacia y la seguridad de diversos sectores, desde bufetes de abogados hasta proveedores de atención sanitaria.

En esta guía, te presentamos los 6 mejores servicios de fax online para pequeñas empresas en 2024. Hemos seleccionado cuidadosamente opciones que se adaptan a diferentes necesidades y presupuestos, tanto si eres un empresario en solitario como si gestionas un equipo en crecimiento.

Cómo elegimos los mejores servicios de fax en línea

Nuestro equipo en WPBeginner evaluó cuidadosamente cada servicio de fax en línea utilizando los siguientes criterios:

• Facilidad de uso: evaluamos la facilidad de uso de cada servicio para las pequeñas empresas.
• Características: hemos examinado características clave como el acceso móvil, la firma electrónica y el almacenamiento de archivos.
• Seguridad: evaluamos el nivel de cifrado y el cumplimiento de normativas como la HIPAA.
• Integración: hemos estudiado en qué medida se integra cada servicio con otras herramientas y programas de la empresa.
• Precios – Analizamos la relación calidad-precio, fijándonos en los límites de páginas y las características adicionales incluidas en cada plan.
• Soporte al cliente – Nos fijamos en la calidad y disponibilidad del servicio de atención al cliente.

1. Nextiva

Nextiva es el mejor servicio de fax en línea para la mayoría de las empresas. Tiene precios asequibles, planes flexibles y un amplio conjunto de características.

Es comúnmente conocida por su solución completa de herramientas de comunicación empresarial y servicios de telefonía para empresas.

Sin embargo, Nextiva también ofrece un excelente servicio de fax en línea que se adapta perfectamente a la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas.

Nota: En WPBeginner utilizamos el servicio telefónico para empresas y la plataforma de comunicación Nextiva. Su servicio es siempre fiable, y tienen un soporte al cliente increíble.

Lo que realmente nos gusta de Nextiva vFax es que es perfecto para equipos remotos. Puedes enviar y recibir documentos de fax a través del móvil, el ordenador de sobremesa y la tableta sin necesidad de estar en la oficina.

Si dispone de una máquina de fax tradicional, Nextiva también puede integrarse con ella. Te permiten migrar tu número de fax existente a su plataforma.

Dicho esto, al darse de alta se incluye un número gratuito y un número de teléfono local.

Si su empresa está creciendo y necesita números adicionales, puede añadirlos desde su panel de control con un par de clics.

El almacenamiento en línea también está automatizado. Nextiva guardará todos tus faxes entrantes y salientes durante 6 meses, incluidos todos los archivos grandes. También tienen archivos compartidos integrados, para que puedas descargar y compartir fácilmente tus faxes con otros miembros de tu equipo.

Nextiva es utilizada por organizaciones como Taco Bell, Stanley Steemer y los Buffalo Bills. Sin embargo, los planes también son adecuados para las pequeñas empresas.

Recomendamos adquirir el plan Engage para la plataforma de comunicaciones unificadas que comienza en 28 $ al mes (44% de DESCUENTO) con nuestro cupón Nextiva. Incluye fax ilimitado, llamadas de voz y vídeo ilimitadas, operadora automática, números gratuitos y mucho más.

Si solo necesita un servicio de fax ocasional, también puede adquirir vFax por separado, a partir de 7,95 $ al mes, que incluye 500 páginas. Es una solución rentable, pero este plan es limitado y no te permite utilizar toda la potencia de Nextiva.

En general, es la mejor aplicación de teléfono y fax para empresas en crecimiento.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que Nextiva es el mejor servicio de fax en línea para propietarios de pequeñas empresas. Además del fax, también tienes su completa plataforma de comunicación empresarial.

2. RingCentral

RingCentral es otro gran servicio de fax en línea para empresas pequeñas y en crecimiento.

RingCentral es líder en la prestación de servicios de comunicación empresarial como líneas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias y, por supuesto, faxes en línea.

RingCentral Fax puede funcionar como un servicio independiente o integrarse con la plataforma de comunicación y VoIP empresarial.

Este servicio de fax es el más adecuado para empresas que envían un gran volumen de faxes, como despachos jurídicos o universidades. Si su empresa utiliza máquinas de fax físicas obsoletas, RingCentral puede integrar y actualizar su sistema de fax actual.

Ofrece funciones de fax estándar nada más sacarlo de la caja, como carátulas de fax personalizadas, integración con servicios de almacenamiento en la nube, cifrado y la posibilidad de añadir un número ilimitado de faxes dedicados.

Existen muchas opciones de integración de flujos de trabajo, como Dropbox, Google Drive, Google Docs, Microsoft Outlook y Amazon, entre otras.

También es una solución verdaderamente móvil. Puede establecer mensajes de texto para que le avisen de los faxes entrantes. O utilizar la aplicación móvil para enviar, recibir, ver y almacenar faxes.

Incluso hay una opción integrada para bloquear los faxes de Spam y reducir el número total de faxes basura que recibes.

Con RingCentral, puede obtener un gran número de páginas a un precio asequible. El plan Fax 3000 cuesta 22,99 $ al mes por 3000 páginas, lo que equivale a 0,007 $ por página.

Pero lo mejor es su plan avanzado por 25 dólares al mes. Este plan te permite enviar por fax un número ilimitado de páginas al mes, además de incluir llamadas telefónicas de empresa, videoconferencias, audioconferencias, mensajes de texto de empresa y mucho más.

La única pega es que el almacenamiento está limitado a los últimos 200 faxes. Tendrás que borrar los faxes existentes o almacenarlos externamente.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que RingCentral Fax es lo mejor para las empresas que necesitan enviar un gran volumen de faxes o quieren agrupar las comunicaciones empresariales. Suele ser una de las opciones preferidas por los clientes empresariales gracias a sus sólidas características de seguridad, como la identificación de dos factores, el control de acceso fácil de usar y mucho más.

3. SRFax

SRFax es otro servicio de fax en línea que ofrece los más altos niveles de seguridad, privacidad y cumplimiento.

SRFax cumple totalmente con la HIPAA para los profesionales sanitarios con sede en EE.UU. y con la PHIPA para aquellos con sede en Canadá.

Muchos servicios de fax por Internet ofrecen el cumplimiento de la HIPAA, pero normalmente, estos servicios ofrecen lo mínimo. Las funciones de seguridad que ofrece SRFax acaban superando la normativa HIPAA.

Por ejemplo, encontrará seguridad de aplicaciones, salvaguardas de hardware y organización, identificación de usuarios, copias de seguridad y seguridad física las 24 horas del día.

Además, los faxes se envían con un cifrado de 2048 bits, mientras que el estándar del sector es de 256 bits.

Más allá de la seguridad, encontrarás características estándar como almacenamiento ilimitado e integración multiplataforma.

También hay clientes específicos para Windows y Mac que te permiten enviar y recibir faxes desde tus programas preferidos.

Los planes de precios son un poco más altos, empezando por el plan Basic Plus por 11,45 $ al mes para 200 páginas. Sin embargo, si necesitas una seguridad sólida, el precio merece la pena.

También puedes enviar faxes internacionales. Las tarifas de fax internacional se basan en el país desde el que envías o recibes faxes.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que SRFax es el mejor servicio de fax en línea para empresas que necesitan los más altos niveles de seguridad.

4. Fax.Plus

Fax.Plus es uno de los mejores servicios de fax en línea para equipos pequeños. Es fácil de usar, y el objetivo del servicio es guardarle el mayor tiempo posible.

Si está buscando una forma de actualizar su proceso de fax actual a un precio asequible, esta es una gran opción.

Incluso puede conservar gratuitamente su número de fax actual o añadir nuevos números de fax locales y gratuitos.

Hay docenas de integraciones para gestionar tus faxes dentro de las plataformas que ya estás utilizando. Esto significa que no es necesario un complicado proceso de configuración ni perder tiempo aprendiendo los entresijos de un nuevo software.

Por ejemplo, se integra con plataformas como Microsoft Office, Google Chrome, Slack, Google Drive, aplicaciones de Google Workspace y otras API, entre otras.

También encontrarás un lote de aplicaciones para iOS y Android para que puedas leer, descargar y enviar faxes sobre la marcha. La aplicación móvil es tan fácil de usar como el portal web.

Te permite explorar documentos desde tu teléfono, añadir firmas digitales, agregar notas, organizar tus archivos, enviar faxes y mucho más.

También puedes optimizar los faxes con un solo clic, lo que facilita su lectura y los enviará más rápido.

Si tiene necesidades sencillas y solo necesita enviar un puñado de faxes al mes, existe un plan gratuito que puede utilizar. Este plan te permite enviar hasta 10 páginas al mes. Sin embargo, no puedes recibir faxes, solo enviarlos.

Aunque Fax.Plus es muy adecuado para empresas muy pequeñas, encontrará una gran variedad de planes de fax para satisfacer todo tipo de necesidades empresariales. El plan Básico cuesta 6,99 € al mes y permite enviar hasta 200 páginas.

Si buscas la mejor oferta, el plan Business te permite enviar 1.000 páginas cada mes por 27,99 €.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que Fax.Plus es la mejor solución de fax en línea para equipos pequeños.

5. eFax

eFax es un nombre muy conocido en el sector de los servicios de fax en línea. Tiene muchas características, es fácil de usar y se centra en el archivo y almacenamiento de faxes.

Esto lo convierte en una gran opción para organizaciones que necesitan almacenar faxes durante mucho tiempo, como instituciones financieras y jurídicas, universidades, oficinas inmobiliarias, contables, organizaciones benéficas y grupos activistas, etc.

Aunque otros proveedores de fax ofrecen almacenamiento y archivo de faxes, ninguno profundiza tanto como eFax. Este proveedor ofrece almacenamiento ilimitado para sus faxes, además de funciones de archivo y organización de faxes en profundidad.

Cuando se guardan los faxes, se almacena información adicional, como la hora y la fecha de transmisión, el nombre del destinatario y del remitente, etc. Esto facilita la clasificación y la búsqueda de la información exacta que buscas.

Tus faxes se almacenan automáticamente, y los más antiguos no se borran para dejar espacio a los nuevos.

Básicamente, con eFax, nunca volverá a perder un fax.

Incluye una aplicación móvil intuitiva disponible tanto para iPhone como para dispositivos Android. Permite archivar, buscar, descargar y reenviar directamente desde el teléfono.

Otra gran característica móvil es la posibilidad de hacer fotos de documentos y enviarlos como fax, todo ello mientras estás fuera de la oficina.

También encontrará funciones estándar como el soporte para firmas electrónicas, múltiples usuarios, integraciones de almacenamiento en la nube, avisos en la bandeja de entrada del correo electrónico y la posibilidad de enviar un fax hasta a 20 destinatarios.

Además, es compatible con faxes internacionales y todos los faxes se envían a través de una conexión SSL cifrada.

Los planes de eFax empiezan en 19,99 $ al mes por 200 faxes entrantes y salientes. También hay una cuota de alta de 10 dólares.

El plan con mejor relación calidad-precio es el plan Pro, que cuesta 29,99 $ al mes y te permite enviar 375 páginas de fax y recibir 375 páginas cada mes.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que eFax es una gran opción para las empresas que necesitan características avanzadas de búsqueda, almacenamiento y archivo.

6. MyFax

MyFax es un excelente servicio de fax en línea para pequeñas empresas y empresas que trabajan desde casa y envían y reciben un volumen reducido de faxes.

Puedes utilizar un servicio de fax gratuito para enviar faxes de vez en cuando. Sin embargo, los servicios gratuitos pueden ser poco profesionales, ya que no puedes cambiar la carátula, y normalmente tampoco puedes recibir faxes.

En su lugar, recomendamos utilizar un servicio asequible como MyFax. MyFax es muy sencillo y también se puede utilizar para enviar faxes a cualquier parte del mundo.

Todos los planes incluyen almacenamiento ilimitado de faxes, un número de fax gratuito y una biblioteca de plantillas de portadas prediseñadas que puede personalizar para adaptarlas a su marca. Incluso puedes buscar en tus archivos de fax.

También hay aplicaciones para Android e iOS para llevar tus faxes a todas partes.

Los equipos más pequeños pueden beneficiarse del plan Home Office por 12 $ al mes, que permite enviar 100 páginas y recibir 100 páginas cada mes.

También hay planes más caros si necesitas enviar o recibir más páginas. Si te pasas del límite de páginas, hay una cuota de 0,10 $ por página.

También ofrece un periodo de prueba gratuito, pero tienes que facilitar los datos de tu tarjeta de crédito para acceder.

Reseña / valoración de expertos: Creemos que MyFax es el mejor servicio de fax online para empresas con un presupuesto ajustado.

¿Cuál es el mejor servicio de fax en línea para usted?

Después de investigar todos los principales proveedores de servicios de fax en línea, creemos que Nextiva es el mejor proveedor de fax en línea del mercado.

Puedes enviar un gran volumen de faxes a bajo coste. Además, viene con potentes funciones como teléfono de empresa, videollamadas y otras herramientas de colaboración.

Por estas y otras razones Nextiva es el mejor servicio de fax online y plataforma de comunicación empresarial del mercado. Esta es también la razón por la que WPBeginner utiliza Nextiva.

En nuestra investigación, RingCentral quedó en segundo lugar. El servicio de fax en línea ofrece muchas de las mismas características que Nextiva por un buen precio. Sin embargo, no tiene el mismo nivel de flexibilidad.

Realmente no puedes equivocarte con ninguno de estos dos servicios de fax en línea.

También analizamos otros proveedores de servicios de fax como MetroFax, HelloFax, FaxZero, GotFreeFax, J2 Global, mFax, etc.

Sin embargo, nuestro objetivo es facilitarle la elección del mejor proveedor de fax en línea sin paralizarle la elección, por lo que no los hemos reseñado todos aquí.

Servicios de fax en línea FAQ

Después de ayudar a cientos de empresarios a encontrar los mejores servicios de fax en línea para sus necesidades, nos hemos encontrado con muchas preguntas.

A continuación encontrará algunas de las preguntas más frecuentes que hemos recibido acerca de los proveedores de servicios de fax en línea.

¿Cómo funciona el fax en línea?

El fax en línea convierte tus documentos en un formato de archivo legible por una máquina de fax y viceversa.

Si envía un documento a una máquina de fax, introduzca el número de fax del destinatario en su Escritorio de fax en línea y adjunte su archivo.

Los servicios de fax en línea traducen el documento a un tipo de archivo que la máquina de fax puede leer y lo envía al destinatario a través de una línea telefónica.

A continuación, el documento se imprime y se lee como un fax estándar o se visualiza con su proveedor de servicios de fax en línea.

¿Cuál es el mejor servicio gratuito de fax en línea?

Por lo general, no recomendamos utilizar un proveedor de servicios de fax gratuito, especialmente en un entorno empresarial. Los servicios de fax en línea gratuitos le permiten enviar faxes, pero generalmente no puede recibir faxes ni personalizar la portada.

Si sólo necesita enviar hasta 10 páginas al mes, le recomendamos el nivel gratuito de Fax.Plus.

Esto también le ofrece la posibilidad de actualización si aumentan sus necesidades de fax.

¿Cuál es la aplicación de fax más segura?

Todas las aplicaciones de fax son increíblemente seguras y utilizan cifrado para garantizar la protección de sus transmisiones. El fax es una de las formas de comunicación más seguras.

Sin embargo, SRFax tiene los protocolos de seguridad más altos de todas las aplicaciones de fax en línea. Su objetivo principal es proporcionar un servicio de fax seguro para los profesionales de la salud, que deben cumplir con la HIPAA.

SRFax cuenta con cifrado potente, bloqueo de Spam, identificación de usuario, borrado automático de faxes y mucho más. Básicamente, todo lo que cabe esperar de un plan para empresas.

¿Puedo enviar un fax sin un aparato de fax?

Sí, puedes enviar faxes sin una máquina de fax. Los servicios de fax en línea como Nextiva y RingCentral le permiten enviar faxes a través de Internet, tabletas e incluso dispositivos móviles.

También puedes enviar faxes en línea a una máquina de fax tradicional con un servicio de fax en línea.

Esperamos que esta guía te haya ayudado a elegir el mejor servicio de fax online para tu pequeña empresa. Puede que también quieras ver nuestra comparativa de los mejores servicios de marketing por correo electrónico y el mejor software de chatbot de IA para pequeñas empresas.

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