Cómo utilizar WordPress para gestionar documentos o archivos

Uno de los retos habituales a los que se enfrentan los usuarios de WordPress es la gestión de documentos o archivos.

Mantener un seguimiento de las revisiones, el control de acceso y simplemente localizar los archivos que necesita puede convertirse rápidamente en una pesadilla que consume tiempo si está gestionando un equipo. Pero en WPBeginner tenemos la solución.

En este artículo, te mostraremos cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de documentos o archivos. De este modo, dispondrás de un sistema optimizado para almacenar, organizar y colaborar en todos los documentos esenciales de tu sitio web.

¿Por qué utilizar WordPress para gestionar documentos y archivos?

Si formas parte del equipo de contenidos, es posible que utilices varias plataformas para comunicarte y trabajar en tus tareas.

Por ejemplo, puedes compartir borradores utilizando una plataforma como Google Drive, hacer un seguimiento del proyecto con Asana y comunicarte con los miembros de tu equipo mediante Slack. Después, tendrás que publicar el borrador final junto con las imágenes en WordPress.

El problema es que es fácil perder el seguimiento de un documento cuando se utilizan tantas herramientas diferentes.

Si estos archivos y documentos se utilizarán para su sitio de WordPress, entonces le recomendamos mantener todo en un solo lugar en su escritorio de WordPress. De este modo, podrá gestionar, actualizar y publicar contenidos de forma eficaz sin tener que navegar por diferentes herramientas.

Por defecto, WordPress tiene una biblioteca de medios incorporada que puedes utilizar para almacenar varios tipos de archivos. La pega es que solo puedes almacenar y organizar archivos en ella y poco más.

Con esto en mente, te mostraremos cómo utilizar WordPress para gestionar tus documentos y archivos fácilmente. Puedes utilizar estos enlaces rápidos para navegar por los pasos:

Paso 1: Instalar WP Document Revisions y Members Plugins

La forma más sencilla de establecer un sistema de gestión de documentos en WordPress es utilizando WP Document Revisions. Este plugin te permite trabajar en archivos con otras personas, almacenar documentos en línea y ver un historial completo de revisiones de cada documento.

Otro plugin que deberías instalar es Members. Este plugin te permite crear y personalizar los permisos para los perfiles de usuario de WordPress, lo que te será muy útil para gestionar los accesos a los documentos.

Para esta guía, la versión gratuita de Members es suficiente. Sin embargo, es posible que desee actualizar a la versión premium MemberPress para obtener más características, como la adición de niveles de membresía, la creación de contenido cerrado, y restringir el acceso basado en diferentes niveles de membresía.

Lo primero que tienes que hacer es instalar y activar estos plugins. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

A continuación, continúe con el siguiente paso.

Paso 2: Subir un nuevo documento a WP Document Revisions

Después de activar el plugin WP Document Revisions, verá una nueva opción ‘Documentos’ en el menú de la izquierda.

Intentemos subir un documento a WordPress. Para ello, dirígete a Documentos ” Todos los documentos. A continuación, haz clic en el botón “Añadir documento”.

A continuación, debe asignar un título al documento. Debe ser algo que le ayude a identificar el documento, especialmente si comparte el escritorio de WordPress con otras personas, como blogueros invitados.

Una vez hecho esto, haga clic en el botón “Subir nueva versión”.

Esto abre la ventana emergente “Subir documento”, que funciona de forma similar a la biblioteca de medios estándar de WordPress.

Puede arrastrar y soltar el documento en la ventana emergente o hacer clic en “Seleccionar archivo” y elegir un archivo de su ordenador.

WP Document Revisions ahora subirá el archivo a WordPress.

WP Document Revisions tiene potentes características de control de versiones. Esto puede ayudarte a colaborar con otras personas mostrando el historial completo de un documento. Incluso puede abrir versiones anteriores del archivo y restaurar una versión anterior en cualquier momento.

Cada vez que suba o actualice un documento, puede escribir una nota en el Resumen de revisión.

Estas notas aparecerán en el registro de revisiones hacia la parte inferior de la pantalla, junto al nombre de la persona que realizó la actualización.

Si la actualización incluía una nueva subida de archivos, también verá un enlace “Restaurar”.

Basta con hacer clic en el enlace para restaurar esta versión del documento. Aunque vuelvas a una versión anterior del archivo, el historial permanecerá intacto, por lo que no perderás ninguna información.

Una vez hecho esto, puede establecer el estado del flujo de trabajo del documento.

Si comparte el Escritorio con otras personas, esto permite que todos sepan que el documento es un borrador inicial, está en proceso de reseña / valoración, o en algún otro estado. Esto puede ayudarte a evitar malentendidos y a mejorar el flujo de trabajo editorial en blogs de WordPress con varios autores.

Sólo tiene que abrir el desplegable “Estado del flujo de trabajo” y elegir una opción de la lista.

A continuación, puede añadir una descripción, que ayudará a otros usuarios a entender de qué trata el archivo.

Para ello, basta con escribir en el editor de texto. Esta sección incluye todas las opciones estándar de formato de texto, para que pueda añadir un enlace y crear viñetas y listas numeradas, así como añadir formato en negrita y cursiva y mucho más.

También puede añadir una imagen del documento, que puede ayudar a los usuarios a entender el archivo o proporcionar información adicional, similar a un índice o apéndice.

El proceso es similar al de añadir una imagen destacada a entradas y páginas de WordPress. Simplemente seleccione “Establecer imagen del documento” y, a continuación, elija una imagen de la biblioteca de medios o suba un nuevo archivo desde su ordenador.

Cuando subes un archivo, WP Document Revisions te marca como propietario del documento.

Para asignar este archivo a otra persona, sólo tienes que abrir el menú desplegable “Propietario” y elegir un nuevo usuario de la lista. Esto puede ayudarte a mantener tus documentos organizados, especialmente si has añadido muchos usuarios y autores a tu blog de WordPress.

Por defecto, WP Document Revisions publicará el archivo de forma privada para que solo los usuarios conectados puedan verlo.

Otra opción es publicar el documento en su sitio web de WordPress para que la gente pueda acceder a él sin necesidad de conectarse al escritorio.

Aunque publiques el documento, conviene añadir una contraseña al hacer clic en el enlace “Editar” situado junto a “Visibilidad.

A continuación, seleccione “Protegido con contraseña” y escriba una contraseña segura en el campo “Contraseña”.

Una vez hecho esto, haz clic en “Aceptar” para guardar los cambios.

¿No quieres utilizar una contraseña? Entonces, puedes seguir el mismo proceso descrito anteriormente, pero esta vez selecciona ‘Público’.

No importa cómo publiques el archivo, WP Document Revisions mostrará su URL directamente debajo del título. La gente puede ver el archivo visitando esta URL.

Para crear un enlace permanente personalizado, haga clic en el botón “Editar”.

A continuación, escriba la nueva URL y haga clic en “Aceptar”.

Cuando esté satisfecho con la información introducida, haga clic en el botón “Actualizar” para guardar los ajustes.

Paso 3: Cree sus propios estados de flujo de trabajo para los documentos

Como ha visto en el paso anterior, los estados del flujo de trabajo facilitan ver si un documento es un borrador inicial, está en curso o se encuentra en algún otro estado. De forma similar a cómo se guardan entradas de blog como borradores o publicadas, los estados pueden mejorar el flujo de trabajo editorial.

WP Revisiones de Documento viene con cuatro estados de flujo de trabajo por defecto: final, en progreso, borrador inicial, y bajo reseña / valoración. Puede que necesite cambiar estos estados por defecto o añadir más estados.

Para cambiar los estados del flujo de trabajo, vaya a Documentos ” Estados del flujo de trabajo. Si desea personalizar un estado existente, sólo tiene que pasar el cursor sobre él y hacer clic en el botón “Editar”.

Esto abre un editor donde puede cambiar el nombre, slug y descripción del estado del flujo de trabajo. Esto es similar a cómo se editan categorías y etiquetas en WordPress.

Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic en el botón “Actualizar”.

También puede añadir nuevos estados al flujo de trabajo.

En Documentos ” Estados de flujo de trabajo, escriba un nuevo nombre, slug y descripción. A continuación, haga clic en el botón “Añadir nuevo estado de flujo de trabajo”.

Paso 4: Gestionar los perfiles de usuario y el acceso a los documentos en WordPress

Por defecto, WP Document Revisions asigna diferentes capacidades de edición de documentos a las personas en función de su perfil de usuario. Por ejemplo, los autores no pueden editar documentos publicados por otras personas ni leer documentos publicados de forma privada.

Los permisos por defecto deberían ser adecuados para la mayoría de los sitios web. Sin embargo, si desea reseña / valoración y cambiar cualquiera de estos ajustes, entonces la forma más fácil es mediante el uso de Miembros.

Después de instalar y activar Miembros, vaya a la página Miembros ” Roles para ver todos los diferentes perfiles de usuario en su sitio web WordPress.

Aquí, al pasar el cursor sobre el perfil de usuario que desea modificar.

A continuación, puede seguir adelante y hacer clic en “Editar” cuando aparezca, lo que abre el editor de perfiles de usuario.

La columna de la izquierda muestra los distintos tipos de contenido.

En el menú de la izquierda, haga clic en “Documentos”.

Ahora verá todos los permisos que tiene este perfil de usuario, como la capacidad de borrar los archivos de otra persona o editar sus propios documentos.

Simplemente haga clic en la casilla de verificación “Conceder” o “Denegar” para cada permiso.

Cuando esté satisfecho con los cambios realizados, haga clic en “Actualizar”.

Para obtener más información sobre el plugin Members, consulte nuestra guía práctica sobre cómo añadir o eliminar capacidades a los perfiles de usuario en WordPress.

Después de instalar este plugin, puede incluso controlar quién tiene acceso a cada documento. Simplemente dirígete a Documentos “ Todos los documentos.

Pase el cursor sobre cualquier archivo y haga clic en el enlace “Editar” cuando aparezca.

Ahora, desplázate hasta el nuevo cuadro “Permisos de contenido”. Aquí encontrarás un listado de todos los perfiles de usuario de tu anuncio / catálogo / sitio web de WordPress.

Sólo tiene que marcar / comprobar la casilla siguiente a cada perfil que necesite acceder a este documento.

En esta sección, también verá una pestaña de membresías de pago. Esto le permite restringir el acceso a los miembros de pago.

Para más información, consulte nuestra guía definitiva para crear un sitio de membresía en WordPress.

Cuando estés satisfecho con los cambios, haz clic en “Actualizar” para guardar los ajustes como antes.

Más formas de gestionar archivos de WordPress

Esta guía te ha enseñado a utilizar WordPress para mantener organizados todos tus documentos importantes. Pero eso no es todo lo que WordPress puede hacer. Aquí tienes algunas formas de gestionar tus archivos en WordPress de forma aún más sencilla.

¿Necesitas subir archivos como hojas de cálculo o presentaciones a tu sitio web? Nuestra guía sobre cómo añadir tipos de archivo adicionales para ser subidos en WordPress puede ayudarte. Te mostrará cómo hacer que WordPress acepte también esos archivos, para que puedas tenerlo todo en un mismo sitio.

¿Quieres que sea más fácil para la gente saber qué tipo de archivo es de un vistazo? Nuestro artículo sobre cómo añadir iconos de tipo de archivo adjunto en WordPress es perfecto para ti. Le mostrará cómo añadir pequeñas imágenes al lado de sus archivos para que todo el mundo sepa si se trata de un documento, un vídeo u otra cosa.

Por último, si lo que necesitas es subir archivos PDF, también tenemos una guía para ello. Cómo subir archivos PDF a tu sitio WordPress te mostrará una forma sencilla de subir esos archivos PDF a tu sitio web y asegurarte de que tienen el aspecto adecuado.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a utilizar WordPress para gestionar documentos o archivos. Puede que también quieras ver nuestra selección experta de los mejores plugins de seguimiento y registro de actividad de WordPress y nuestra guía sobre cómo vaciar automáticamente la papelera de WordPress.

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