Uno de los problemas a los que nos hemos enfrentado al gestionar un blog de WordPress con varios autores es el seguimiento de los nuevos contenidos enviados. Es fácil que las entradas se queden en el tintero, sobre todo cuando tienes que hacer malabarismos con varios escritores y un apretado calendario de publicaciones.
Nos hemos dado cuenta de que recibir notificaciones por correo electrónico cuando las entradas se marcan como “pendientes de revisión” cambia las reglas del juego a la hora de gestionar un flujo de trabajo editorial. Estas alertas pueden ayudarte a saber rápidamente cuándo los escritores o blogueros invitados envían nuevas entradas, lo que nos permite editarlas y publicarlas rápidamente.
En este artículo, le mostraremos cómo configurar notificaciones por correo electrónico para las entradas pendientes de revisión en WordPress.
¿Por qué recibir avisos por correo electrónico de entradas pendientes de reseña / valoración en WordPress?
Recibir notificaciones por correo electrónico de las entradas que están “pendientes de revisión” es importante para gestionar un blog de WordPress con varios autores.
Te ayuda a saber rápidamente cuándo los escritores o blogueros invitados envían nuevas entradas para que puedas editarlas y publicarlas rápidamente. Estos correos electrónicos también garantizan que no se pierda ningún envío, lo que agiliza el flujo de trabajo y ahorra tiempo.
En general, recibir notificaciones por correo electrónico de las entradas marcadas como “pendientes de revisión” puede mejorar tu flujo de trabajo editorial.
Dicho esto, veamos cómo configurar notificaciones personalizadas por correo electrónico cuando las entradas se marcan como “pendientes de revisión” en WordPress.
Cómo recibir correos electrónicos de entradas pendientes de reseña / valoración en WordPress
La mejor forma de crear notificaciones por correo electrónico para un sitio WordPress con múltiples autores es utilizando PublishPress Planner. Este plugin viene con un calendario de contenidos que facilita la programación de publicaciones y permite a los editores publicar comentarios privados y opiniones sobre las publicaciones de los autores.
También es un gran plugin para enviar una notificación por correo electrónico cada vez que una entrada de WordPress tiene un estado de revisión pendiente.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar el plugin PublishPress Planner. Para más detalles, vea nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.
Nota: Existe una versión de pago de PublishPress con características más avanzadas, pero esta guía utiliza la versión gratuita ya que tiene todo lo necesario para establecer avisos por correo electrónico.
Tras la activación, debes dirigirte a Planificador ” Notificaciones en la página de configuración del plugin.
Por defecto, PublishPress Planner envía correos electrónicos al administrador del sitio cuando se publica nuevo contenido y se añaden comentarios editoriales a una entrada.
Para crear un nuevo aviso personalizado, siga adelante y haga clic en “Añadir nuevo”.
Puede empezar escribiendo un título para el aviso.
Esto es sólo para tu referencia, así que puedes usar lo que quieras.
Ahora puede crear la notificación del estado de la publicación utilizando la “Configuración del flujo de trabajo”.
En “¿Cuándo avisar?”, haga clic para seleccionar la siguiente casilla de verificación: “Cuando el contenido pase a un nuevo estado”.
A continuación, debe abrir el desplegable “Nuevo estado” y seleccionar “Pendiente de reseña / valoración”.
A continuación, debe especificar los tipos de contenido que activarán el aviso por correo electrónico en su sitio web de WordPress.
Puede seleccionar el envío de avisos para todas las entradas, todas las páginas, todas las páginas y entradas, o para categorías y etiquetas específicas.
Por ejemplo, si todos los blogueros invitados utilizan la etiqueta “Entrada invitada”, puede seleccionar la casilla “Taxonomía” y, a continuación, “Entrada invitada” en el menú desplegable.
La opción más sencilla es activar los avisos para todas las entradas o páginas marcando la casilla situada junto a “Tipo de contenido”.
Una vez hecho esto, puede abrir el menú desplegable y marcar la casilla siguiente a “Entrada”, “Página” o “Seleccionar todo”.
A continuación, debe indicar a PublishPress a quién debe avisar mediante los ajustes de ‘¿A quién notificar?
Si usted es la única persona a la que hay que avisar, solo tiene que marcar la casilla situada junto a “Administrador del sitio”.
Si hay varios editores, le recomendamos que cree un rol de Editor si aún no lo ha hecho. Puedes aprender a asignar roles en nuestra guía para principiantes sobre roles y permisos de usuario.
Después, sólo tienes que marcar la casilla “Funciones” y seleccionar“Editor” en el menú desplegable.
Si necesita avisar a personas concretas, otra opción es seleccionar “Usuarios”.
A continuación, puede seleccionar usuarios individuales en el menú desplegable.
Cuando estés satisfecho con cómo se ha establecido el aviso, puedes desplazarte hasta la sección “¿Qué decir?” y escribir el mensaje que recibirán los usuarios.
Aquí, puedes utilizar una mezcla de texto estático y cualquiera de los shortcodes de la columna de la derecha.
Cada vez que cree un correo electrónico, PublishPress reemplazará estos shortcodes con valores reales. De esta forma, puede crear correos electrónicos más útiles y provechosos incluyendo información relevante, como el nombre del autor y un enlace a la entrada del blog de WordPress que necesita valoración.
Por ejemplo, puede añadir el siguiente texto estático y shortcode al asunto del correo electrónico de notificación:
“[psppno_post title]” está listo para su reseña / valoración
Puede utilizar una mezcla similar de shortcodes y texto plano en el formato del cuerpo del correo electrónico.
Cuando esté satisfecho con cómo se ha establecido el correo electrónico, siga adelante y haga clic en “Publicar”.
Ahora, PublishPress Planner enviará una notificación por correo electrónico cada vez que una entrada esté lista para ser revisada por los usuarios relevantes de WordPress.
PublishPress Planner también le permite añadir estados de entrada personalizados para las entradas del blog. De esta manera, puede crear un flujo de trabajo editorial que se adapte a las necesidades de su sitio web.
También puede consultar nuestra guía sobre cómo enviar correos electrónicos a los autores cuando se publican artículos en WordPress. Si aceptas artículos de invitados, esto puede animar a tus blogueros invitados a compartir tu contenido con su audiencia.
Consejo profesional: Utilice WP Mail SMTP para asegurarse de que sus correos electrónicos se entregan
Ahora que ha establecido los avisos por correo electrónico, querrá asegurarse de que llegan a salvo a la bandeja de entrada del equipo de edición y no a la carpeta de Spam. Desafortunadamente, muchas personas tienen un problema con WordPress no enviar correos electrónicos.
Esto puede deberse a que su servidor de alojamiento de WordPress no está correctamente configurado para utilizar la función mail() de PHP. Muchos proveedores de correo electrónico también etiquetan incorrectamente los correos electrónicos de WordPress como Spam.
Ahí es donde WP Mail SMTP entra en juego. Es el mejor plugin SMTP para WordPress que le permite enviar fácilmente correos electrónicos de WordPress utilizando cualquier proveedor de servicios SMTP y asegurarse de que llegan de forma segura a la bandeja de entrada del destinatario.
Para obtener instrucciones paso a paso, consulte nuestra guía sobre cómo establecer WP Mail SMTP con cualquier alojamiento.
Más formas de mejorar tu blog multiautor
¿Quiere optimizar su flujo de trabajo editorial y de publicación? Consulte estos artículos:
- Cómo atraer y gestionar eficazmente a blogueros invitados en WordPress
- Cómo programar entradas en masa en WordPress (paso a paso)
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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a configurar las notificaciones por correo electrónico para las entradas pendientes de revisión en WordPress. Quizá también te interese leer nuestro artículo sobre cuándo es el mejor momento para publicar un blog y cómo ponerlo a prueba y nuestra selección experta de los mejores plugins de contenido dinámico para WordPress.
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Syed Balkhi
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Jesse
Is there a single plugin that covers both 1) sending notification to admin when a content contributor submits a post for review and can also 2) send out notification when a schedule post has been published? Thanks in advance!
Charlie
Happened to see this comment by chance. Yes, we have a plugin on the repo titled “Post Status Notifications” that does both. Don’t want to link drop here, so search for it. Thx.
DefSalins
Thanks for the “pending notification” plugin. So simple it’s a dream !
Zee
Nice article, I used the plugin but the notification not working, I am sure the mail feature it worked on my server (tested with forgot password feature).
Thanks