Die Einrichtung eines automatischen Telefonsystems für Ihre Website kann für kleine Unternehmen ein großer Schritt sein. Ein automatisches Vermittlungssystem kann Kosten sparen, die Anrufbeantwortung beschleunigen, den Dienst am Kunden verbessern und Ihrem Unternehmen ein professionelleres Image verleihen.
Wir haben schon zahllosen kleinen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Online-Präsenz geholfen und kennen den Wert eines effizienten Telefonsystems.
In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einfachen Einrichtung eines automatischen Telefonsystems für Ihre WordPress Website.
Was ist ein automatisches Telefonanschlusssystem?
Ein automatisches Telefonanrufsystem ist ein automatischer Anrufbeantwortungsdienst für Unternehmen. Dieses System hilft, Anrufer an die richtige Abteilung oder Person weiterzuleiten, ohne dass ein Mensch jeden Anruf entgegennehmen muss.
Vielleicht sind Sie bei einem Anruf in einem Unternehmen schon einmal auf ein automatisches Telefonsystem gestoßen.
Bei einem automatischen Anruf werden Sie von einer aufgezeichneten Nachricht begrüßt, die Sie auffordert, eine Nummer zu drücken, je nachdem, mit wem Sie sprechen möchten oder was der Zweck Ihres Anrufs ist.
Was brauchen Sie, um ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einzurichten?
Um ein automatisches Telefonanrufsystem richtig einzurichten, müssen Sie einen Anbieter von virtuellen Telefondiensten für Unternehmen nutzen.
Für die meisten Websites von Kleinunternehmen oder Online-Shops können Sie einfach eine Telefonnummer auf Ihrer Website einfügen. Ihre Besucher können die Telefonnummer anrufen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Standard-Telefondienste bieten jedoch keine erweiterten Funktionen wie Anrufweiterleitung, automatische Vermittlung, Anklopfen, Geschäftszeiten und mehr. Außerdem ist das Hinzufügen einfacher Funktionen wie einer automatischen Vermittlung teuer.
Wir empfehlen die Verwendung von Nextiva, da es der beste Dienst für Unternehmen auf dem Markt ist und von Marken wie Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills und anderen verwendet wird.
Damit können Sie Ihre Geschäftsanrufe ganz einfach verwalten, automatische Vermittlungsstellen einrichten und Anrufe weiterleiten – und das zu einem viel günstigeren Tarif als bei einem Festnetz- oder Mobilfunkanbieter für Unternehmen.
Hinweis: Wir verwenden Nextiva hier bei WPBeginner für alle unsere geschäftlichen Telefonanforderungen. Sie können mehr Details in unserer ausführlichen Rezension von Nextiva mit Vor- und Nachteilen lesen.
Da es sich bei Nextiva um einen VoIP-Telefondienst handelt, werden Anrufe über das Internet und nicht über das herkömmliche Festnetz getätigt und empfangen.
Dies hilft Ihnen, Geld zu sparen und gibt Ihnen Zugang zu fortschrittlichen Funktionen wie automatische Vermittlung, Anrufweiterleitung, Anklopfen, Voicemail, Konferenzgespräche und vieles mehr.
Sie können auch eine gebührenfreie Nummer wählen oder eine Geschäftsrufnummer mit beliebigem Standort.
Außerdem können Sie Ihre Anrufe von Ihrem aktuellen Mobiltelefon, Ihrem Computer oder Ihrem Standard-Tischtelefon aus verwalten.
Neben Nextiva können Sie aber auch andere geschäftliche Telefondienste wie RingCentral oder Ooma nutzen, die beide automatische Vermittlungsfunktionen anbieten. Wir empfehlen Nextiva, da wir es selbst nutzen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einrichten können.
Einrichten eines automatischen Vermittlungssystems
Als Erstes müssen Sie sich für ein Nextiva-Konto anmelden. Während der Anmeldung können Sie eine neue geschäftliche Telefonnummer wählen oder eine bestehende mit Ihrem Konto verbinden.
Nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben, können Sie von jedem Gerät aus automatisch Anrufe von Ihrer geschäftlichen Rufnummer tätigen und entgegennehmen.
Als Nächstes können Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einrichten.
Auf Ihrer Kontoseite müssen Sie auf die Menüoption „Kommunikation“ und dann auf die Schaltfläche „Telefonanlage“ klicken.
Sie gelangen zu einem Bildschirm, auf dem Sie verschiedene Optionen für die Einrichtung von Business-Telefonfunktionen finden.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Abläufe aufrufen“.
Auf dem nächsten Bildschirm müssen Sie einen neuen Anrufablauf erstellen.
Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neuen Fluss erstellen“, um zu beginnen.
Wenn Sie Anrufvorlagen für andere Funktionen erstellt haben, werden diese hier aufgeführt.
Wir wählen die Option „Von Grund auf neu beginnen“.
Als Nächstes können Sie Ihrem Anrufablauf einen Namen geben, damit Sie ihn sich besser merken können.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Telefon“.
Dann müssen Sie Ihre Haupttelefonnummer eingeben.
Sie können auch eine Durchwahl und weitere Nummern hinzufügen.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern & Weiter“.
Klicken Sie für den nächsten Schritt auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“.
Daraufhin wird ein Menü angezeigt, in dem Sie die nächste Aktion auswählen können.
Um eine automatische Vermittlung zu erstellen, können Sie die Optionen „Telefonmenü“, „Wählen nach Durchwahl“ oder „Wählen nach Name“ wählen.
Wir wählen die Option „Telefonmenü“, mit der wir eine Begrüßung aufnehmen und den Anrufern dann die Möglichkeit bieten, bestimmte Abteilungen oder Teammitglieder anzuwählen.
Als Nächstes können Sie die „Standardbegrüßung“ aus der Dropdown-Liste „Begrüßung“ auswählen.
Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre eigene Begrüßung aufzunehmen oder hochzuladen.
Danach können Sie die Optionen des Telefonmenüs anpassen, die nach Ihrer Begrüßung abgespielt werden.
Über das Tastenfeld im „Telefonmenü“ können Sie festlegen, welche Nummern Ihre Anrufer wählen und an welche Person oder Abteilung sie weitergeleitet werden.
Für mehrere Optionen klicken Sie auf die Nummer und fügen die entsprechende Abteilung im Abschnitt „Menüoptionen“ hinzu.
Als Nächstes können Sie die Einstellungen der „Erweiterten Optionen“ konfigurieren.
Sie können die Dauer der Zeitüberschreitung festlegen, eine Option für die Anwahl des Vermittlers auswählen und das Kontrollkästchen anklicken, um Anrufern die Möglichkeit zu geben, einzelne Teammitglieder durch Anwahl ihrer Nebenstelle zu erreichen.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Weiter“.
Damit kehren Sie zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufablauf zurück. Sie müssen den soeben erstellten Anrufoptionen Teammitglieder und Telefonnummern zuweisen.
Klicken Sie einfach auf eine der Schaltflächen „Aktion hinzufügen“.
Klicken Sie dann auf die Menüoption „Benutzer und Teams“.
So können Sie die Aktion einem bestimmten Teammitglied oder einer Abteilung zuweisen.
Als Nächstes können Sie auswählen, bei wem der Anruf läuten soll, wie er läuten soll, Einstellungen für die Anrufer-ID und mehr.
Wählen Sie einfach die besten Optionen für Ihr Unternehmen aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern & Weiter“.
Sie müssen die gleichen Schritte für alle zuvor erstellten Anrufmenüoptionen durchführen.
Danach kehren Sie zu Ihrem Hauptbildschirm für den Anrufablauf zurück, wo Sie erneut auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“ klicken müssen, um Ihren Anrufablauf zu beenden.
Danach haben Sie verschiedene Möglichkeiten, was passiert, wenn sich niemand meldet.
Wir wählen die Option „Voicemail“, damit Anrufer eine Nachricht hinterlassen können, wenn niemand ans Telefon geht.
Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Ihre Voicemail-Mailbox und Ihre Nachricht auswählen.
Wählen Sie einfach das Team oder die Person aus der Dropdown-Liste „Voicemail-Ziel“ und die richtige Abteilung aus der Dropdown-Liste „Team“.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern & Weiter“.
Danach müssen Sie die gleichen Schritte für jede Erweiterung durchführen.
Sobald Sie fertig sind, sollten Sie am Ende der verschiedenen Anrufabläufe „Anruf beendet“ sehen.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Live gehen“ am unteren Rand des Bildschirms, um den Anruffluss zu aktivieren.
Testen Sie die automatische Vermittlungsfunktion, um sicherzustellen, dass die Begrüßung und die Rufumleitung richtig funktionieren.
Neben all den leistungsstarken Funktionen gefällt uns an Nextiva vor allem, dass unsere Teammitglieder eine virtuelle Geschäftsrufnummer haben, so dass sie nur zu bestimmten Zeiten Anrufe erhalten können, ohne ihre Privatsphäre zu verlieren.
Hinzufügen eines Click to Call-Buttons in WordPress
Nachdem Sie nun ein automatisches Telefonanrufsystem eingerichtet haben, sollten Sie Ihrer WordPress-Website einen Click-to-Call Button hinzufügen. Damit wird das Anrufen so einfach wie das Klicken auf einen Button.
Als Erstes müssen Sie das WP Call Button-Plugin installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden für Anfänger zur Installation eines WordPress-Plugins.
Nach der Aktivierung müssen Sie zu Einstellungen “ WP Call Button gehen, um das Plugin einzurichten.
Auf diesem Bildschirm können Sie die Anruftaste einschalten und Ihre Nummer hinzufügen.
Anschließend können Sie das Aussehen Ihrer Schaltfläche anpassen und eine Schaltfläche hinzufügen, die auf dem Bildschirm Ihrer Website schwebt.
Sie haben auch die Kontrolle darüber, wo die Schaltfläche angezeigt wird, und können wählen, ob die Schaltfläche auf bestimmten Beiträgen und Seiten angezeigt oder ausgeblendet werden soll.
Sie können ihn manuell anzeigen, wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, wo der Button erscheint. Klicken Sie dazu einfach auf die Option „Statischer Call Button“ im Menü.
Anschließend können Sie die Einstellungen der Schaltfläche ändern und den Shortcode kopieren, um ihn Ihrer Website hinzuzufügen.
Nachdem Sie die Plugin-Einstellungen angepasst haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.
Sie können auch einen Sticky-Button direkt auf Ihren Seiten, Beiträgen und Widget-Bereichen hinzufügen, indem Sie den WP Call Button-Block verwenden.
In den Blockeinstellungen können Sie die Farben, die Textgröße und die Ausrichtung ändern und das Telefonsymbol ein- oder ausblenden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Aktualisieren“ oder „Veröffentlichen“, um Ihre Änderungen zu speichern.
Jetzt sehen die Besucher die Click-to-Call-Schaltfläche live auf Ihrer Website. Wenn sie auf die Schaltfläche klicken, werden sie zu Ihrem automatischen Telefonanrufsystem weitergeleitet.
Weitere Einzelheiten zur Anzeige eines Click-to-Call Buttons finden Sie in unserer Anleitung zum Hinzufügen eines Click-to-Call Buttons in WordPress.
Neben einem Geschäftstelefon empfehlen wir ein Kontaktformular und sogar einen Live-Chat oder einen KI-Chatbot, damit Ihre Besucher Sie über ihre bevorzugte Methode kontaktieren können.
Wir hoffen, dass Sie in diesem Artikel erfahren haben, wie Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website einrichten. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unseren Leitfaden zur Auswahl des besten Website-Baukastens und unsere Expertenauswahl der besten E-Mail-Marketingdienste für kleine Unternehmen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, dann abonnieren Sie bitte unseren YouTube-Kanal für WordPress-Videotutorials. Sie können uns auch auf Twitter und Facebook finden.
Hast du eine Frage oder Anregung? Bitte hinterlasse einen Kommentar, um die Diskussion zu starten.