Das Betreiben eines WordPress-Blogs mit mehreren Autoren kann eine große Herausforderung sein, wie wir aus eigener Erfahrung wissen. Mit Autoren, die ihre Inhalte zu unterschiedlichen Zeiten einreichen, Editoren, die um Überarbeitungen bitten, und Deadlines, die es zu beachten gilt, kann es überwältigend sein.
Im Laufe der Jahre, in denen wir verschiedene WordPress Websites verwaltet und anderen Unternehmern dabei geholfen haben, haben wir festgestellt, dass der richtige redaktionelle Workflow entscheidend ist.
Es geht nicht nur um die Organisation von Inhalten. Es geht darum, ein System zu erstellen, das Ihrem Team hilft, bessere Inhalte effizienter zu produzieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen genau, wie Sie Ihren Redaktionsworkflow in WordPress-Blogs mit mehreren Autoren verbessern können.
Warum ist ein klarer redaktioneller Workflow für WordPress-Seiten wichtig?
Wenn Sie Gastbeiträge akzeptieren oder einen WordPress-Blog mit mehreren Autoren verwalten, kann ein klarer redaktioneller Arbeitsablauf Ihnen helfen, mehr Beiträge zu veröffentlichen und die Qualität Ihrer Blogs zu verbessern.
Wenn Sie einen klar definierten redaktionellen Arbeitsablauf haben, wissen alle Ersteller von Inhalten genau, was sie als nächstes tun müssen.
Auf diese Weise können Sie Verwirrung und Kommunikationsprobleme vermeiden und Ihren WordPress-Blog ohne zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand ausbauen.
Ein optimierter redaktioneller Arbeitsablauf spart Ihnen auch Zeit, so dass Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, z. B. den Aufbau einer E-Mail-Liste, in der Sie Ihre Blogs bewerben oder Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen können.
Sehen wir uns nun einige der verschiedenen Möglichkeiten an, wie Sie Ihren redaktionellen Workflow verbessern können. Sie können die unten stehenden Links verwenden, um zu einem bestimmten Thema zu springen:
- Use PublishPress Pro to Improve Your Editorial Workflow
- Define the Stages of Your Workflow With Custom Statuses
- Add Editorial Comments to Your Blog Post Drafts
- Add Editorial Metadata to Your Blog Posts
- Manage Your Editorial Content Calendar
- Add a Pre-Publish Content Checklist
- Set a Minimum Word Count for Blog Posts
- Customize User Roles and Permissions
In diesem Sinne, lassen Sie uns gleich zur Sache kommen.
1. Verbessern Sie Ihren redaktionellen Workflow mit PublishPress Pro
Unserer Erfahrung nach lässt sich der redaktionelle Workflow von WordPress am besten mit PublishPress Pro verbessern. Mit diesem Plugin können Sie einen Inhaltskalender und individuelle Beitragsstatus erstellen, redaktionelle Kommentare hinzufügen, E-Mail-Benachrichtigungen einrichten und vieles mehr.
Wir werden im Laufe des Artikels mehr über diese Funktionen erfahren.
Hinweis: Es gibt auch eine kostenlose Version von PublishPress Planner, mit der Sie Ihren Workflow unabhängig von Ihrem Budget fein abstimmen können.
In diesem Leitfaden werden wir jedoch die Premium-Version verwenden, da sie zusätzliche Funktionen bietet, einschließlich der Möglichkeit, Slack-Benachrichtigungen einzurichten und Erinnerungsbenachrichtigungen zu senden. Mehr dazu erfahren Sie in unserer ausführlichen PublishPress Rezension.
Als Erstes müssen Sie das PublishPress-Plugin installieren und aktivieren. Weitere Details finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Installation eines WordPress-Plugins.
Gehen Sie anschließend zu Planer “ Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte “Lizenz”.
Fügen Sie nun den Lizenzschlüssel in das Feld “Lizenzschlüssel” ein. Sie finden diese Information unter Ihrem Konto auf der PublishPress-Website.
Danach klicken Sie einfach auf “Änderungen speichern”.
Als Nächstes werden wir die individuellen Status auf der Grundlage Ihres Workflows festlegen.
2. Definieren Sie die Stadien Ihres Workflows mit benutzerdefinierten Status
Der Beitragsstatus ordnet Ihre Artikel danach, wo sie sich im redaktionellen Workflow befinden.
WordPress verfügt über einige Standard-Status wie “Entwürfe”, “Zur Überprüfung anstehend” und “Veröffentlicht”. Wenn Sie jedoch an einem WordPress-Blog mit mehreren Autoren arbeiten, müssen Sie möglicherweise einige zusätzliche Post-Status hinzufügen.
PublishPress fügt automatisch die folgenden benutzerdefinierten Status zu Ihrer Website hinzu:
- Pitch. So können Autoren Themen und Ideen direkt über das WordPress-Dashboard einreichen.
- Zugewiesen. Der Beitrag wird einem bestimmten Autor zugewiesen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass mehrere Personen gleichzeitig an demselben Beitrag arbeiten.
- In Arbeit. Ein Autor arbeitet an dem Artikel. Dies ist bei den ersten Recherchen und Entwürfen nützlich.
- Zurückgestellt. Sie haben zur Zeit keine Pläne, diesen Beitrag zu veröffentlichen.
Sie können den Status eines Beitrags über das Dropdown-Menü “Beitragsstatus” im WordPress-Blockeditor ändern.
Sie können den Status eines Beitrags auch ändern, indem Sie auf Beiträge ” Alle Beiträge gehen.
Bewegen Sie den Mauszeigerkontakt auf den WordPress-Blog, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf den Link “Schnellbearbeitung”, wenn er angezeigt wird.
Öffnen Sie anschließend das Dropdown-Menü “Status” und wählen Sie den gewünschten Status aus.
Klicken Sie dann einfach auf “Aktualisieren”.
Sie können auch Ihre eigenen individuellen Status mit PublishPress erstellen.
Sie können zum Beispiel einen Status “Benutzer eingereicht” oder einen Status “Nicht geeignet” für Gastblogs erstellen, die nicht ganz zu Ihrer WordPress-Website passen.
Detaillierte Anweisungen finden Sie in unserer Anleitung zum Hinzufügen eines benutzerdefinierten Beitragsstatus für Blogbeiträge in WordPress.
3. Fügen Sie redaktionelle Kommentare zu Ihren Blogpost-Entwürfen hinzu
Wenn Sie mit einem Team arbeiten, ist die Kommunikation entscheidend.
Es gibt viele Werkzeuge für die Teamkommunikation, die die Zusammenarbeit erleichtern, aber mit PublishPress können Sie Kommentare direkt im WordPress-Dashboard hinterlassen.
Redakteure können eine beliebige Seite oder einen Beitrag öffnen und dann auf die Schaltfläche “Einen redaktionellen Kommentar hinzufügen” klicken.
Dadurch wird ein Texteditor geöffnet, in den der Redakteur sein Feedback eintippen kann.
Sie können auch Dateien hochladen. Sie könnten zum Beispiel eine PDF-Datei hochladen, die alle Ressourcen enthält, die der Autor für den Beitrag verwenden sollte.
Nach der Veröffentlichung des Kommentars können Autoren und andere Nutzer darauf antworten.
Auf diese Weise können Autoren und Editoren direkt im WordPress-Dashboard eine private Diskussion führen.
Standardmäßig werden Benachrichtigungen an Website-Administratoren gesendet. Sie können das System jedoch leicht so konfigurieren, dass auch die Autoren benachrichtigt werden.
Gehen Sie dazu einfach auf Planer ” Benachrichtigungen.
Der PublishPress Planner sendet E-Mails an den Administrator der Website, wenn neue Inhalte veröffentlicht werden und wenn redaktionelle Kommentare zu einem Beitrag hinzugefügt werden.
Bewegen Sie einfach den Mauszeiger über die Regel “Bei redaktionellen Kommentaren benachrichtigen” und klicken Sie auf den Link “Bearbeiten”, wenn er erscheint.
Diese Regel ist bereits eingerichtet, Sie können also einfach das Kästchen neben “Autoren des Inhalts” ankreuzen.
Klicken Sie anschließend auf “Aktualisieren”, um Ihre Änderungen zu speichern.
Um mehr über diese Einstellungen zu erfahren, lesen Sie bitte unsere vollständige Anleitung, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge in WordPress erhalten.
Wenn Sie es gewohnt sind, mit Google Docs zu arbeiten, können Sie Ihrer WordPress-Website auch eine Funktion zur Zusammenarbeit im Stil von Google Docs hinzufügen.
4. Redaktionelle Metadaten zu Ihren Blogbeiträgen hinzufügen
PublishPress ermöglicht es Ihnen auch, Metadaten zu Ihren Blogbeiträgen hinzuzufügen, damit Redakteure und Autoren Informationen austauschen können.
Standardmäßig fügt es dem WordPress-Inhaltseditor die Metadatenfelder “Datum des ersten Entwurfs” und “Zuweisung” hinzu.
Vielleicht möchten Sie eigene Metadatenfelder hinzufügen. Sie könnten zum Beispiel ein Feld “Fälligkeitsdatum des letzten Entwurfs” oder “Kundenbrief” hinzufügen.
Um eigene redaktionelle Metadatenfelder hinzuzufügen, gehen Sie im WordPress-Dashboard auf Planer ” Redaktionelle Metadaten und klicken Sie dann auf “Neu hinzufügen”.
Sie können nun einen Namen und eine Beschreibung für das Metadatenfeld eingeben.
Dies wird im WordPress-Beitragseditor sichtbar sein, daher sollten Sie etwas verwenden, das klar, hilfreich und beschreibend ist.
Öffnen Sie dann das Menü “Typ” und wählen Sie aus, wie die Metadaten im Beitragseditor aussehen sollen.
Sie können es zum Beispiel als Kontrollkästchen, Dropdown-Menü, Textfeld und mehr hinzufügen.
Es gibt noch einige weitere Einstellungen, die Sie durchgehen können, aber das ist alles, was Sie brauchen, um benutzerdefinierte redaktionelle Metadaten zu erstellen.
Wenn Sie mit den eingegebenen Informationen zufrieden sind, klicken Sie einfach auf “Neuen Metadatenbegriff hinzufügen”.
Diese Metadaten werden nun im WordPress-Inhaltseditor angezeigt.
5. Verwalten Sie Ihren redaktionellen Inhaltskalender
Ein Inhaltskalender hilft Ihnen bei der Planung all Ihrer Inhalte, auch wenn Sie mit mehreren Autoren und Gastbloggern zusammenarbeiten.
Sie bietet auch einen Überblick über den Veröffentlichungszeitplan, so dass Sie sicher sein können, dass Sie alle Beiträge rechtzeitig und wie geplant veröffentlichen.
Viele Redaktionsteams verwenden Google Calendar oder andere Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung wie Asana.
PublishPress ermöglicht es Ihnen jedoch, den Redaktionskalender direkt im WordPress-Adminbereich zu sehen und zu verwalten. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alle Benutzer Zugriff auf den Inhaltskalender haben.
Um diesen Kalender zu sehen, gehen Sie einfach auf Planer “ Inhaltskalender.
Der Kalender zeigt alle geplanten Beiträge, den Status ihres Fortschritts und mehr an.
Um einen Beitrag zum Zeitplan hinzuzufügen, fahren Sie einfach mit dem Mauszeigerkontakt über ein beliebiges Datum und klicken Sie dann darauf. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Informationen zu dem Blog hinzufügen können, den Sie veröffentlichen möchten.
Nachdem Sie diese Informationen eingegeben haben, können Sie auf “Speichern” klicken, um sie dem Zeitplan hinzuzufügen.
Eine weitere Option ist die Auswahl von “Speichern und bearbeiten”, wodurch der Beitrag geplant und ein neuer Entwurf erstellt wird, sodass Sie sofort mit der Bearbeitung des Beitrags beginnen können.
Wiederholen Sie einfach diese Schritte, um dem Kalender weitere Inhalte hinzuzufügen.
Nachdem Sie alle Beiträge hinzugefügt haben, können Sie deren Datum ändern, indem Sie sie einfach per Drag & Drop an eine neue Stelle ziehen.
Sie können PublishPress auch verwenden, um automatisch Beiträge für die Veröffentlichung oder zukünftige Updates zu planen. Weitere Informationen finden Sie in diesen Anleitungen:
- Wie Sie Ihre WordPress-Blogbeiträge automatisch planen
- Automatische Planung von Inhaltsaktualisierungen in WordPress
6. Hinzufügen einer Checkliste für die Vorveröffentlichung von Inhalten
PublishPress hat ein kostenloses PublishPress Checklisten Plugin erstellt, mit dem Sie eine Checkliste vor der Veröffentlichung in den Editor für Beiträge einfügen können.
So können Autoren alle Aufgaben sehen, die sie erledigen müssen, bevor sie den Beitrag zur Rezension einreichen.
Sie können diese Aufgaben als empfohlen oder erforderlich einstufen, d. h. Autoren können einen Beitrag nicht als “zur Überprüfung anstehend” markieren, ohne diese Aufgaben zu erledigen.
Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche “Veröffentlichen” klickt, ohne alle “erforderlichen” Aufgaben erledigt zu haben, zeigt WordPress die Meldung “Bitte erledigen Sie die folgenden Aufgaben vor der Veröffentlichung” an.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserer Anleitung zum Hinzufügen einer Blogpost-Checkliste zum WordPress-Editor.
7. Legen Sie eine Mindestwortzahl für Blogbeiträge fest
Wenn Sie viele Autoren haben, die für Ihren Blog schreiben, kann es schwierig sein, alle Inhalte auf demselben Qualitätsniveau zu halten.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, eine Mindestwortzahl für Beiträge festzulegen. Mit einer Mindestwortzahl können Sie sicherstellen, dass die Themen gut behandelt werden und Ihre Leser einen größeren Nutzen daraus ziehen.
PublishPress Checklisten können auch für genau diesen Zweck verwendet werden. Neben der Festlegung einer Mindestwortzahl können Sie auch Benutzerrollen hinzufügen, die von der Anforderung ausgenommen werden sollen.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Festlegen einer Mindestwortzahl für WordPress-Beiträge.
8. Benutzerrollen und Berechtigungen individuell anpassen
WordPress enthält eingebaute Benutzerrollen mit vorgegebenen Berechtigungen. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie diese Berechtigungen feinabstimmen müssen.
Zum Beispiel können Sie Mitwirkenden erlauben, ihre eigenen Beiträge auch nach der Freigabe zu bearbeiten.
Hier wird PublishPress Capabilities super nützlich. Es aktiviert Sie bestehende Rollen der Benutzer und die damit verbundenen Berechtigungen mit Leichtigkeit zu ändern.
Nach der Installation finden Sie die Seite “Berechtigungen”, auf der Sie die verschiedenen Rollen der Benutzer individuell anpassen können.
Um Rollen individuell anzupassen, wählen Sie einfach die Rolle aus, die Sie ändern möchten.
Sie können die Berechtigungen, die Sie zuweisen möchten, ankreuzen und diejenigen, die entfernt werden sollen, abwählen.
Entdecken Sie weitere Tipps zur Verwaltung eines Blogs mit mehreren Autoren
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mehrere Autoren, Redakteure und Mitwirkende in Ihrem WordPress-Blog verwalten können, sollten Sie sich die folgenden Artikel ansehen:
- Wie man Autoren in WordPress Admin auf ihre eigenen Beiträge beschränkt
- Wie man Beitragende ihre WordPress-Beiträge nach der Freigabe bearbeiten lässt
- Maximale Anzahl von Tags für WordPress-Beiträge festlegen
- Wie man Featured Images für Posts in WordPress anfordert
- Wie man ein Autorenfoto in WordPress hinzufügt
- Wie man Autoren am Löschen von Beiträgen in WordPress hindert
- Wie man Redakteuren erlaubt, nur bestimmte Seiten in WordPress zu bearbeiten
- Wie man Autoren per E-Mail benachrichtigt, wenn Artikel in WordPress veröffentlicht werden
- Ändern der Hintergrundfarbe des Editors nach Wortanzahl in WordPress
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, Ihren redaktionellen Arbeitsablauf auf WordPress-Websites mit mehreren Autoren zu verbessern. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere ultimative Liste der besten Blogging-Nischen, mit denen Sie Geld verdienen können, und unsere Expertenauswahl der besten Schreibassistenten für WordPress.
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John Carter
What about coschedule?
GNFB
floundering! Searching for the abilty to either a. have all posts created default to draft. or B Control posts publish/draft option controlled by category sent to any help welcome as you guys seem to have most of the answers
WPBeginner Staff
Set the post status to Assigned under the Publish meta box on the post editor screen. Then click on the screen options on the top right corner of screen an check the box next to author. Scroll down and you will see authors meta box below the post editor. Select the author you want the post assigned to and update the post.
Dok Simon
Thanks for your candid reply, well appreciated !
Dok Simon
About the Editorial Metadata can I use it to assign post to a specific Author…… ??
If yes , how do I do that ??
Karma Bennett
This looks like an almost ideal solution, as we now juggle three plugins to do what this one plugin does. The only thing is that if our editor is going to switch again, the plugin will need to replace Google Doc’s commenting. That is, I’m looking for a solution that allows one to post comments within the text, not beneath it.
I’ve found a post it notes plugin that does that, but it does so on the front end, such that the notes show up in the preview window. That seems counter-intuitive to me, since I’m rarely looking at the preview while editing.
If anyone could shed some light on this, I’d appreciate it.
Jess
Any other plugins similar to EditFlow? It breaks both MailPoet and WP Editorial Calendar. Both of which I love.
Syed Balkhi
Yes, if you have notifications turned on, then the moment you assign to the writer or change status, the writer will be notified.
Mike M
Hi, I am the adviser of my school’s online newspaper, and I am using EditFlow on my Word Press site. Is it possible for writers to access the notifications part of this plugin after they save a story? I would like for them to be able to click on the section editor’s name so that editor will receive an e-mail notifying him or her that a story is ready for editing. Thanks!
WPBeginner Staff
We use EditFlow and we don’t think it slows down our site. Besides EditFlow mostly works on the backend so it should not have any effect on the frontend of your site.
Hilary Rowland
I found that EditFlow slows my site down considerably. I used a P3 plugin speed tester and it’s the one plugin that slows my site down by several seconds of loading. Hopefully they’ll fix this because it’s great otherwise. Does anyone know an alternative that’s fast loading??
Joe
Thank you for the quick outline. I was scratching my head on how to use edit flow. Upon first glance after install, it does not flow