Wie man in WordPress E-Mail-Benachrichtigungen für zu überprüfende Beiträge erhält

Eine der Schwierigkeiten, mit denen wir beim Betrieb eines WordPress-Blogs mit mehreren Autoren konfrontiert sind, besteht darin, den Überblick über neue Beiträge zu behalten. Es kann leicht passieren, dass Beiträge durch die Maschen fallen, vor allem, wenn man mit mehreren Autoren und einem vollen Veröffentlichungsplan jongliert.

Wir haben festgestellt, dass E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Beiträge als „zur Prüfung anstehend“ markiert sind, den Veröffentlichungs-Workflow erheblich vereinfachen. Mit diesen Benachrichtigungen erfahren Sie schnell, wenn Autoren oder Gastblogger neue Beiträge einreichen, sodass wir sie umgehend bearbeiten und veröffentlichen können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für zu überprüfende Beiträge in WordPress einrichten können.

Warum erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge, die zur Überprüfung anstehen, in WordPress?

E-Mail-Benachrichtigungen für Beiträge, die zur Überprüfung anstehen, sind wichtig für die Verwaltung eines WordPress-Blogs mit mehreren Autoren.

So erfahren Sie schnell, wenn Autoren oder Gastblogger neue Beiträge einreichen, damit Sie diese schnell bearbeiten und veröffentlichen können. Diese E-Mails stellen auch sicher, dass Sie keine Beiträge verpassen, was Ihren Workflow reibungsloser macht und Zeit spart.

Insgesamt kann die E-Mail-Benachrichtigung über Beiträge, die als „zur Überprüfung anstehend“ markiert sind, Ihren redaktionellen Arbeitsablauf verbessern.

Sehen wir uns also an, wie Sie benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen einrichten können, wenn Beiträge in WordPress als „zur Überprüfung anstehend“ markiert werden.

Wie man in WordPress E-Mails für zur Überprüfung anstehende Beiträge erhält

Die beste Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für eine WordPress-Website mit mehreren Autoren zu erstellen, ist die Verwendung des PublishPress Planners. Dieses Plugin verfügt über einen Inhaltskalender, der die Planung von Beiträgen vereinfacht und es Redakteuren ermöglicht, private Kommentare und Feedback zu Autorenbeiträgen zu posten.

Es ist auch ein großartiges Plugin, das jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung sendet, wenn ein WordPress-Beitrag einen ausstehenden Überprüfungsstatus hat.

Als Erstes müssen Sie das PublishPress Planner-Plugin installieren und aktivieren. Weitere Details finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Installation eines WordPress-Plugins.

Nach der Aktivierung müssen Sie auf der Einstellungsseite des Plugins zu Planer “ Benachrichtigungen gehen.

Der PublishPress Planner benachrichtigt den Website-Administrator standardmäßig per E-Mail, wenn neue Inhalte veröffentlicht und redaktionelle Kommentare zu einem Beitrag hinzugefügt werden.

Um eine neue benutzerdefinierte Benachrichtigung zu erstellen, klicken Sie auf „Neu hinzufügen“.

Sie können damit beginnen, einen Titel für die Meldung einzugeben.

Dies dient nur als Referenz, Sie können also alles verwenden, was Sie wollen.

Sie können nun die Benachrichtigung über den Poststatus über die „Workflow-Einstellungen“ erstellen.

Aktivieren Sie unter „Wann benachrichtigen?“ das folgende Kontrollkästchen: Wenn der Inhalt in einen neuen Status verschoben wird“.

Danach müssen Sie das Dropdown-Menü „Neuer Status“ öffnen und „Anhängige Prüfung“ auswählen.

Als nächstes müssen Sie die Inhaltstypen angeben, die die E-Mail-Benachrichtigung auf Ihrer WordPress-Website auslösen sollen.

Sie können wählen, ob Sie Benachrichtigungen für alle Beiträge, alle Seiten, alle Seiten und Beiträge oder für bestimmte Kategorien und Tags senden möchten.

Wenn beispielsweise alle Gast-Blogger das Tag „Gastbeitrag“ verwenden, können Sie das Feld „Taxonomie“ markieren und dann „Gastbeitrag“ aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Am einfachsten ist es, Benachrichtigungen für alle Beiträge oder Seiten zu aktivieren, indem Sie das Kästchen neben „Beitragstyp“ ankreuzen.

Danach können Sie das Dropdown-Menü öffnen und das Kästchen neben „Beitrag“, „Seite“ oder „Alle auswählen“ aktivieren.

Als nächstes müssen Sie PublishPress mitteilen, wer benachrichtigt werden soll, indem Sie die Einstellungen unter „Wer soll benachrichtigt werden?“ vornehmen.

Wenn Sie die einzige Person sind, die benachrichtigt werden muss, können Sie einfach das Kästchen neben „Site Administrator“ ankreuzen.

Wenn es mehrere Redakteure gibt, empfehlen wir Ihnen, eine Redakteursrolle anzulegen, falls Sie das noch nicht getan haben. Mehr über die Zuweisung von Rollen erfahren Sie in unserem Leitfaden für Einsteiger über Benutzerrollen und -rechte.

Danach können Sie einfach das Kästchen „Rollen“ ankreuzen und„Editor“ aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Wenn Sie bestimmte Personen benachrichtigen müssen, können Sie auch „Benutzer“ auswählen.

Sie können dann einzelne Benutzer aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Wenn Sie mit der Einrichtung der Benachrichtigung zufrieden sind, können Sie zum Abschnitt „Was soll ich sagen?“ blättern und die Nachricht eingeben, die die Nutzer erhalten sollen.

Hier können Sie eine Mischung aus statischem Text und einem der Shortcodes in der rechten Spalte verwenden.

Jedes Mal, wenn PublishPress eine E-Mail erstellt, werden diese Shortcodes durch echte Werte ersetzt. Auf diese Weise können Sie hilfreichere und nützlichere E-Mails erstellen, indem Sie relevante Informationen wie den Namen des Autors und einen Link zu dem WordPress-Blogpost, der überprüft werden muss, einfügen.

Sie könnten zum Beispiel den folgenden statischen Text und Kurzcode in die Betreffzeile der Benachrichtigungs-E-Mail einfügen:

„[psppno_post title]“ ist bereit zur Überprüfung

Sie können eine ähnliche Mischung aus Shortcodes und einfachem Text im E-Mail-Textformat verwenden.

Wenn Sie mit der Einrichtung der E-Mail zufrieden sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.

Jetzt sendet der PublishPress Planner jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Beitrag zur Überprüfung für die betreffenden WordPress-Nutzer bereit ist.

Mit dem PublishPress Planner können Sie auch benutzerdefinierte Post-Status für Blog-Posts hinzufügen. Auf diese Weise können Sie einen redaktionellen Workflow erstellen, der den Bedürfnissen Ihrer Website entspricht.

Lesen Sie auch unsere Anleitung, wie Sie Autoren per E-Mail benachrichtigen können, wenn Artikel in WordPress veröffentlicht werden. Wenn Sie Gastbeiträge akzeptieren, können Sie Ihre Gastblogger auf diese Weise dazu bringen, Ihre Inhalte mit ihrem Publikum zu teilen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie WP Mail SMTP, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zugestellt werden

Nachdem Sie nun die E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie sicher im Posteingang des Redaktionsteams und nicht im Spam-Ordner ankommen. Leider haben viele Leute ein Problem damit, dass WordPress keine E-Mails versendet.

Das könnte daran liegen, dass Ihr WordPress-Hosting-Server nicht richtig für die Verwendung der PHP-Funktion mail() konfiguriert ist. Viele E-Mail-Anbieter stufen WordPress-E-Mails auch fälschlicherweise als Spam ein.

Hier kommt WP Mail SMTP ins Spiel. Es ist das beste WordPress-SMTP-Plugin, mit dem Sie ganz einfach WordPress-E-Mails über einen beliebigen SMTP-Dienstanbieter versenden und sicherstellen können, dass sie sicher im Posteingang des Empfängers ankommen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Leitfaden zur Einrichtung von WP Mail SMTP bei einem beliebigen Hoster.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Multi-Autoren-Blog verbessern können

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Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, zu erfahren, wie Sie E-Mail-Benachrichtigungen für zu überprüfende Beiträge in WordPress einrichten können. Lesen Sie auch unseren Artikel über den besten Zeitpunkt für die Veröffentlichung eines Blogs und wie Sie ihn testen können sowie unsere Expertenauswahl der besten Plugins für dynamische Inhalte für WordPress.

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